Pag-audit ng mga proseso ng negosyo: kung kailan at paano ito isasagawa? Mga Proseso sa Negosyo - Mga halimbawa

Upang mabuhay sa mabangis na kumpetisyon, mahalaga para sa isang modernong kumpanya na mabilis na tumugon sa mga pagbabago sa merkado at gumawa ng makatuwiran na paggamit ng mga magagamit na mapagkukunan. Gayunpaman, sa paglipas ng panahon, bumababa ang kahusayan - bahagi ng mga aksyon at pamamaraan ay hindi na ginagamit, nagsisimula na madoble ang mga kagawaran sa bawat gawain. Iyon ang dahilan kung bakit napakahalaga ng pag-audit ng mga proseso ng negosyo. Alam ang mga kahinaan ng negosyo, ang pamamahala ay maaaring gumawa ng naaangkop na mga hakbang at ma-optimize ang gawain.

Mga kahulugan

Ang isang proseso ng negosyo ay isang kadena ng lohikal na konektado, pana-panahong paulit-ulit na operasyon kung saan ang mga mapagkukunan ng samahan ay ginagamit upang maproseso ang isang bagay (halos o pisikal). Sa madaling salita, ito ay isang tiyak na bahagi ng gawain ng negosyo na may tunay, masusukat na mga resulta.

Ang isang panloob na pag-audit ng mga proseso ng negosyo ay isang pagsusuri ng lahat ng mga uri ng mga aktibidad ng kumpanya: paggawa, komersyal, panlipunan. Ang gawain nito ay upang matukoy kung gaano kabisa ang pangunahing mga yunit ng istruktura ng kumpanya at ang mga channel ng function ng paglipat ng impormasyon.

Kailan gagastos

1. Pagkatapos ng pagpapakilala ng bagong dokumentasyon at mga tagubilin. Halimbawa, kapag nag-install ng iba pang software. Sa kasong ito, mas mahusay na magsagawa ng isang pag-audit hindi kaagad, ngunit pagkatapos ng ilang sandali, kinakailangan para sa "break-in" at pagsubok. Ang lalim ng pagpapatunay ay nakasalalay sa kadakilaan ng mga pagbabago at kahalagahan ng prosesong ito para sa kumpanya.

2. Naka-iskedyul na audit. Ginagawa ito ayon sa itinakdang iskedyul, hindi bababa sa 1 oras bawat taon.

3. Hindi naka-iskedyul na audit. Ito ay isinaayos sa kahilingan ng senior management o ang manager na responsable para sa isang tukoy na proseso ng negosyo. Ang ganitong pangangailangan ay maaaring lumitaw kung:

• isang pangunahing malfunction ang naganap;
• reklamo mula sa mga kliyente ng proseso (panlabas at panloob) ay pana-panahong natanggap;
• May mga mungkahi at ideya para sa pagpapabuti ng proseso.

Pagbubuod, maaari nating sabihin na ang pag-audit ng mga proseso ng negosyo ay kinakailangan sa lahat ng mga kaso kapag ang anumang mga pagbabago ay naganap sa kumpanya.

Mga uri ng mga proseso ng negosyo

Sa teoryang pamamahala ng modernong, ang paghahati ng mga proseso sa pangunahing at pantulong ay karaniwang tinatanggap. Kasama sa unang pangkat ang lahat na nagbibigay-daan sa isang samahan na kumita ng pera at makamit ang ilang mga layunin:

• paggawa ng mga kalakal / pagkakaloob ng mga serbisyo;
• marketing at benta;
• logistik at paghahatid ng serbisyo;
• pakikipag-usap sa mga supplier at tagapamagitan;
• accounting ng buwis;
• suporta sa customer.

Ang pagsuporta, sa turn, ay ang mga prosesong ito na matiyak ang pagpapatupad ng pangunahing, magbigay ng mga kinakailangang mapagkukunan at impormasyon. Ito ay mga panloob na pag-andar, tulad ng pamamahala ng tauhan, accounting, at pagtiyak sa kaligtasan ng isang bagay.

Mga proseso ng negosyo: mga halimbawa at paglalarawan

Mahalagang tandaan na ang bawat tiyak na kumpanya ay may sariling listahan ng mga proseso ng negosyo, na isinasaalang-alang ang laki at mga detalye ng aktibidad.

Ang mga pangunahing elemento ng anumang PSU ay kinabibilangan ng:

• data ng pag-input;
• mga mapagkukunan (mga tao, kagamitan, imprastraktura, software);
• pamantayan (mga kinakailangan sa customer, pamantayan, batas);
• mga dokumento at talaan (pagbabayad, aplikasyon, order, resibo, invoice);
• output data (produkto, bahagi nito, o kinakailangang impormasyon);
• pagsukat ng mga resulta (audit, monitoring, analysis).

Bilang karagdagan, ang bawat proseso ay dapat magkaroon ng isang itinalagang may-ari na responsable para sa pagtatapos ng resulta.

Tingnan natin kung paano mailalarawan ang mga proseso ng negosyo. Kumuha kami ng mga halimbawa mula sa dalawang ganap na magkakaibang mga spheres sa kanilang kakanyahan.

Ang unang kumpanya ay nagbebenta ng mga prangkisa.Sa kanyang trabaho sa mga kliyente, 4 na pangunahing proseso ng negosyo ay maaaring makilala. Kaugnay nito, ang bawat isa sa kanila ay binubuo ng maraming mga operasyon.

1. Kwalipikasyon. Gawain: iproseso ang aplikasyon. Pinapayagan ka ng yugtong ito na lumikha ng isang funnel at suriin ang pagiging epektibo ng marketing. Pinoproseso ng empleyado ang natanggap na aplikasyon at inililipat ito sa katayuan na "Kwalipikado" o "Pagtanggi". Ang lahat ng mga kwalipikadong aplikasyon ay agad na nahuhulog sa BP-2.
2. Para sa pagbebenta. Mga Gawain: upang gumawa ng isang pagtatanghal, upang gumana sa mga pagtutol, upang makatanggap ng isang kontribusyon at ilipat ang proyekto sa curator. Upang mapabuti ang kahusayan sa trabaho, ang isang sistema ng motibasyon ng empleyado, isang plano at isang forecast ng benta ay binuo. Ang mga transaksyon ay awtomatikong nagmula sa BP-1 o mano-mano ay nilikha ng manager. Matapos ang paglipat sa curator, ang proyekto ay pupunta sa BP-3.
3. Ilunsad. Mga Gawain: appointment ng isang curator, pagsisimula ng trabaho at paghahanda ng isang ulat. Ang prosesong ito ng negosyo ay nagbibigay ng isang sunud-sunod na paglunsad ng franchise. Ang mga bagong pag-andar ay idinagdag: pag-aayos ng dokumento, mga abiso sa mga customer, akit ng mga bagong empleyado at mga kontratista.
4. Royalty. Gawain: sa oras upang makatanggap ng isang kontribusyon (Royalty). Kaagad pagkatapos ng paglulunsad, ang isang bagong proseso ng negosyo ay awtomatikong nilikha at ang petsa ng susunod na pagbabayad ay itinalaga. Ang isang plano ng suporta sa franchisee ay inilalagay din.

Ang pangalawang halimbawa ay isang buong-ikot na ahensya ng advertising na gumagawa ng mga produkto ng pag-print, panlabas na advertising, mga materyales na self-adhesive, pati na rin ang mga accessories sa hotel. Narito ang 3 pangunahing proseso:

1. Paghahanap. Kinakailangan upang makahanap ng mga potensyal na customer, magtatag ng contact at ayusin ang isang pulong. Bilang karagdagan, kailangan mong malaman kung saan nagmula ang kliyente (mula sa database, Internet o iba pang mga mapagkukunan), ang laki ng nakaplanong kampanya (sa libong rubles), at kung kinakailangan, ang mga dahilan ng pagtanggi.
2. Para sa pagbebenta. Sa kahilingan, ang isang komersyal na panukala ay ipinadala, pagkatapos ang isang invoice ay inisyu. Ang form ng pagbabayad ay ipinahiwatig (100%, postpay, sulat ng garantiya). Pagkatapos ang pagkakasunud-sunod ay napupunta sa produksiyon (BP-3). Matapos ang pagpapadala at pagtanggap ng puna, ang pangunahing layunin ay upang gawin ang maximum na bilang ng mga paulit-ulit na benta.
3. Produksyon. Nang matanggap ang order, kinumpirma ng tagapamahala ng produksiyon ang deadline (deadline). Ginagawa ang mga teknolohiyang operasyon - prepres, pag-print, pagproseso ng post-press. Kung ang kliyente ay nasiyahan sa resulta, ang proyekto ay bumalik sa BP-2, kung hindi man ito ay bumalik sa simula ng proseso para sa pagbabago.

Ito ay pinaka-maginhawa upang ilarawan ang mga proseso ng negosyo ng kumpanya sa isang pormang pang-eskematiko, na nagpapakita ng pangunahing mga koneksyon sa pagitan nila (halimbawa, ang paglipat mula sa unang pagtatanghal hanggang sa yugto ng pagbebenta). Maaari ka ring magbigay ng impormasyon sa format ng talahanayan:

Ang dokumentasyon

Ang audit ay binubuo ng mga sumusunod na pangunahing posisyon:

1. Ang pagkakasunud-sunod ng pag-uugali. Ang dokumento na ito ay inaprubahan ng pamamahala ng matatanda at naglalaman ng impormasyon sa mga dahilan ng pag-audit (binalak / hindi naka-iskedyul), mga layunin, pasilidad, mga miyembro ng komisyon. Ang Audit Manager ay agad na hinirang, pati na rin ang mga termino para sa pag-unlad at pag-apruba ng programa.

2. Mga nagtatrabaho na dokumento ng mga auditor. Kasama dito ang lahat ng mga tala na ginagawa ng mga auditor sa panahon ng pag-audit, pati na rin ang nakumpleto na mga talatanungan, mga resulta ng survey, mga form sa pakikipanayam, mga pagsubok, atbp Bilang karagdagan, ang kumpanya ay nag-iimbak ng mga dokumento ng regulasyon na tumutukoy sa mga kinakailangan para sa mga nagtatrabaho na dokumento. Dapat silang maglaman:

• petsa at lugar ng pagsasama, pangalan ng inspektor;
• mga mapagkukunan at pamamaraan ng pagkuha ng impormasyon (panayam, pagmamasid, mga talatanungan);
• detalyadong paglalarawan ng mga pinag-aralan na proseso ng negosyo;
• mga resulta ng lahat ng nakaraang mga pag-audit.

Ang mga nagtatrabaho na dokumento ay napuno sa pareho sa isang di-makatwirang at sa isang paunang itinatag na form - halimbawa, sa anyo ng mga talahanayan, grap, teksto, atbp.

3. Ang plano sa pag-audit. Kasama dito ang ilang pangunahing mga seksyon: pagkolekta at pagbubuod ng impormasyon, pagsasagawa ng malalim na pagsusuri, konklusyon, pagbuo ng mga panukala at rekomendasyon, pagsasama ng isang ulat at paglalahad ng mga resulta. Sa simula ng pag-audit, ang layunin nito, isang paglalarawan ng mga naiimbestigahan na proseso ng negosyo, pati na rin ang mga yugto at pangunahing mga aktibidad sa pag-verify. Para sa bawat yugto, kinakailangan upang matukoy ang mga pangunahing gawain, mga pamamaraan para sa pagkolekta at pagsusuri ng mga datos, mga deadline, mga mapagkukunan at mga responsable para sa resulta.

4. Mag-ulat. Ang dokumentong ito ay nagbubuod sa gawaing nagawa, kinikilala ang mga lakas at kahinaan ng negosyo. Ang unang seksyon ay nagbibigay ng mga pangkalahatang konklusyon, at ang pangalawa ay naglalaman ng detalyadong impormasyon tungkol sa mga mapagkukunan na ginugol at ang mga resulta.

5. ulat ng Auditor. Ipinapakita ang pinakamahalagang mga natuklasan at rekomendasyon para sa pag-optimize ng mga proseso ng negosyo.

Mga kasapi

Depende sa pagiging kumplikado ng samahan, ang istraktura nito, ang bilang ng mga empleyado at mga detalye ng negosyo, nakasalalay sa kung sino ang magsasagawa ng pag-audit. Isaalang-alang ang mga kinakailangang kalahok sa pag-audit.

1. Initiator at taong aprubahan ang pag-audit. Bilang isang patakaran, ito ay isa sa mga pinuno ng negosyo o kanilang mga representante.
2. Komisyon ng Audit. Mga kinakailangan sa mandatory para sa mga kalahok - mas mataas na edukasyon at karanasan sa trabaho ng hindi bababa sa isang tinukoy na panahon.
3. Ang pinuno ng komisyon. Ang posisyon na ito ay itinalaga sa mga empleyado ng isa sa mga independiyenteng dibisyon ng kumpanya (mga kagawaran na direktang nasasakop sa may-ari ng kumpanya at hindi lumahok sa pangunahing proseso ng negosyo - serbisyo ng seguridad, serbisyo sa estratehikong pagbuo, atbp.). Minsan ang mga eksperto sa third-party ay kasangkot.
4. Mga nasuri na tao. Maaari silang maging anumang mga empleyado ng samahan na mayroong impormasyon na kinakailangan para sa pagpapatunay.

Sa mga kagalang-galang na kumpanya ay madalas na lumikha ng mga espesyal na komisyon upang makontrol ang pag-audit.

Pamamaraan

Ang pag-audit ng mga proseso ng negosyo ay isinasagawa alinsunod sa malinaw na tinukoy na mga kinakailangan. Ang mga pangunahing siklo ng negosyo ng kumpanya ay sinisiyasat - supply, produksyon, benta, pamumuhunan (pamumuhunan sa paggawa ng makabago at pagpapalawak), pati na rin ang pamamahala.

Yugto 1: Pag-aaral sa Pangkalahatang Mga pattern

Ang panloob na pag-audit ay nagsisimula sa koleksyon ng mga pangunahing impormasyon tungkol sa mga aktibidad ng negosyo, ang istraktura nito at ang mga aktibidad ng mga yunit. Karaniwan, nakuha ito mula sa mga dokumento ng negosyo - isang estratehikong plano, mga patakaran sa pamamahala, paglalarawan ng trabaho, mga code, atbp. Lahat ng data ay ipinasok sa ulat, na nagpapahiwatig:

• istraktura ng samahan;
• listahan ng mga pangunahing proseso ng negosyo;
• paglalarawan ng gawain ng mga yunit: mga pangalan, function, papasok at papalabas na mga dokumento, mga resulta ng mga aktibidad.

Kadalasan, pagkatapos mag-ulat, ang mga panayam ay isinasagawa sa mga kawani. Pinapayagan ka nitong makita ang mga kawastuhan sa mga unang yugto, upang makita ang pagkakaiba sa pagitan ng totoong estado ng mga bagay at kung paano ang mga empleyado mismo ay kumakatawan sa samahan.

Stage 2: Detalyadong Pagsusuri sa Proseso ng Negosyo

Sa yugtong ito, kinakailangan upang mailarawan ang pagkakasunud-sunod at mga tampok ng iba't ibang mga operasyon sa negosyo. Para sa kaginhawaan, ang mga talahanayan ay pinagsama-sama na naglalarawan sa bawat proseso ng negosyo nang paisa-isa.

Bilang karagdagan, ang mga detalyadong diagram at tsart ng aktibidad ay pinagsama-sama na sumasalamin sa istruktura ng organisasyon ng kumpanya, ang pagkakasunud-sunod ng mga tagubilin sa trabaho, pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga empleyado ng parehong departamento at iba't ibang mga kagawaran. Ang buong pamamaraan ay dapat na dokumentado. Kung maaari, inirerekumenda na ayusin ang pag-record ng audio at video.

Stage 3: Pagmomodelo

Ang layunin ng yugtong ito ay upang maayos ang impormasyon tungkol sa kumpanya at ang mga proseso nito sa visual na graphic form. Ang modelo ay dapat ipakita ang istraktura ng mga proseso ng negosyo, ang mga tampok ng kanilang pagpapatupad, pati na rin ang pagkakasunud-sunod ng daloy ng trabaho.

Una, ang isang modelo ng istruktura ay inihanda na nagpapakita ng pakikipag-ugnayan ng mga kagawaran, dokumentasyon, istraktura ng mga proseso ng negosyo (mula sa mga pangkalahatang grupo hanggang sa pribadong mga gawain). Bilang karagdagan, ipinapakita kung paano inilipat ang data, mga mapagkukunan at mga dokumento sa pagitan ng mga pangunahing kalahok.

Ang natapos na modelo ay naaayon sa mga arkitekto, nangungunang mga programmer at mga espesyalista ng samahan.

Sa yugtong ito, ang isang detalyadong scheme ng daloy ng trabaho ay binuo. Para sa mga ito, ang bawat dokumento ay itinalaga ng kanyang sariling natatanging numero ng code / code. Sa isang pinasimple na anyo, ganito ang hitsura:

Kung sa panahon ng inspeksyon ay matatagpuan ang anumang mga paglihis, kinakailangan na malinaw na maitaguyod ang kanilang kadahilanan. Maaari itong maging panlabas o panloob, layunin o subjective (halimbawa, mababang pagganyak sa empleyado).

Yugto 4: Paghahanda ng ulat at paglalahad ng mga resulta

Batay sa natanggap na impormasyon, ang komisyon ay dapat bumuo ng mga rekomendasyon at mungkahi para sa pagpapabuti ng mga proseso. Sa kasong ito, kinakailangan upang sagutin ang mga pangunahing katanungan:

• Ano ang mga negatibong epekto na maaari kong makatagpo?
• Kailangan ko bang i-update ang lahat ng dokumentasyon?
• Hanggang kailan makikita ang epekto ng mga pagbabago?

Susunod, naghahanda ang manager ng isang ulat at konklusyon, pati na rin ang isang pagtatanghal ng mga resulta. Kaya, ang pag-audit ng mga proseso ng negosyo ay nagbibigay-daan sa mga may-ari ng kumpanya na malaman ang tungkol sa "mga kahinaan" at mga problema sa samahan. Kasabay nito, ang punto ng view ng 2 panig ay isinasaalang-alang nang sabay-sabay - pagsuri at pag-verify.

Ang pagpapabuti at pagpapaunlad ng mga proseso ng negosyo ay maaaring magsama ng mga hakbang para sa karagdagang pagsasanay ng mga empleyado, pag-unlad ng software, mga panukala para sa pagsulong ng mga pagbabago sa tauhan at tauhan.

Mga pamamaraan ng audit at mga mapagkukunan ng impormasyon

Ang pagsisimula ng isang negosyo at anumang makabuluhang pagbabago sa negosyo ay nangangailangan ng paggamit ng pinaka tumpak at maaasahang impormasyon. Ito ay higit sa lahat matematika hula, paghahambing at muling pagkalkula ng data. Ang mga mapagkukunan ng data ay mga dokumento:

• mga pagtatantya, mga tala ng pagpapatupad ng trabaho;
• mga dokumento para sa paglalagay ng mga order;
• magbigay ng mga kontrata;
• mga invoice;
• mga kard para sa pagkalkula ng gastos ng produksyon;
• mga kard ng imbentaryo;
• mga rehistro ng accounting;
• mga ulat sa pagdating at isyu ng mga materyal na mapagkukunan, mga card ng bodega ng bodega;
• mga pahayag sa bangko, mga dokumento sa credit / debit cash, atbp.

Kinakailangan din upang mangolekta ng impormasyon tungkol sa mga tagapagpahiwatig ng proseso - hindi lamang ang eksaktong mga halaga, kundi pati na rin kung paano ang kinakalkula na mga halaga ay kinakalkula, kung anong mga hakbang ang kinuha sa kaso ng mga paglihis. Ang mga datos na ito ay maaaring makuha sa proseso ng pagsubaybay sa pag-unlad ng trabaho, pati na rin sa mga panayam sa mga empleyado, customer at supplier.

Pangunahing Mga Tagapagpahiwatig ng Pagganap

Depende sa layunin kung saan isinasagawa ang pag-audit ng mga proseso ng negosyo, ginagamit ang iba't ibang mga pamantayan at pagtatasa ng mga pamamaraan.

Gamit ang isang balanseng scorecard, maaari mong makita agad kung saan ang mga lugar ng mga problema sa trabaho ay lumitaw. Ang pinakamahirap na panahon sa pagsasaalang-alang na ito ay ang pagsisimula ng isang negosyo, kung wala nang paghahambing sa mga tagapagpahiwatig. Iyon ang dahilan kung bakit maraming mga batang kumpanya ang nakikipag-ugnayan sa labas ng mga eksperto sa pag-audit na maaaring masuri ang mga potensyal na panganib bago sila seryosong makagambala sa gawain ng negosyo.