บริษัท จะต้องคำนึงถึงเวลาที่พนักงานทุกคนขององค์กรทำงานจริงในระหว่างวันหรือเปลี่ยน สิ่งนี้ต้องการการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาสำหรับพนักงาน เอกสารนี้จัดทำขึ้นในรูปแบบพิเศษ บริษัท และผู้ประกอบการแต่ละรายจะต้องกรอกเอกสารนี้ ในการทำเช่นนี้เราจะต้องใช้แบบฟอร์มการลงทะเบียน T-12 และ T-13 ที่พัฒนาโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ การกรอกใบบันทึกเวลาค่อนข้างง่าย แต่สำหรับกฎนี้และข้อกำหนดบางอย่างจะต้องนำมาพิจารณาเพื่อให้รายงานถูกต้อง จากเนื้อหาของมันขึ้นอยู่กับการคำนวณที่ถูกต้องของเงินเดือนของพนักงาน
แนวคิดเรื่องเอกสาร
รูปแบบพิเศษของบัตรรายงานได้รับการอนุมัติในปี 2004 โดย Goskomstat การจัดการใบบันทึกเวลาในองค์กรดำเนินการโดยพนักงานฝ่ายบริการบุคคลหรือฝ่ายบัญชี
ตามแบบฟอร์มนี้การจัดการองค์กรสามารถดำเนินการต่าง ๆ ได้:
- พิจารณาชั่วโมงทำงานของพนักงานแต่ละคนขององค์กร
- ตรวจสอบวินัยในที่ทำงาน
- สะท้อนให้เห็นถึงการเข้าร่วมประชุมและการขาดงานของพนักงาน
- บันทึกความจริงที่ว่าผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนมาสาย
- มีข้อมูลที่ช่วยให้คุณกำหนดได้ว่างานของผู้เชี่ยวชาญใน บริษัท นั้นมีความสมบูรณ์เพียงใด
- ใช้ข้อมูลนี้สำหรับบัญชีเงินเดือนที่มีความสามารถ;
- ป้อนข้อมูลลงในแบบฟอร์มสถิติ
เอกสารนี้มักใช้โดยพนักงานของแผนกบัญชีเมื่อคำนวณเงินเดือนโบนัสและเบี้ยเลี้ยงที่เหมาะสมให้กับพนักงานคนอื่น ๆ ขององค์กร การบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาสำหรับพนักงานสำหรับการบริการบุคลากรช่วยให้คุณสามารถควบคุมการเข้างานและความล่าช้า หากตรวจพบการละเมิดพนักงานที่เกี่ยวข้องขององค์กรจะต้องรับผิดชอบและอาจถูกลงโทษทางวินัยประเภทต่างๆ
ความแตกต่างของการใช้เอกสาร
รหัสภาษีมีข้อมูลที่แต่ละคนทำงานอย่างเป็นทางการใน บริษัท อาจร้องขอใบบันทึกเวลาพร้อมกับเอกสารอื่น ๆ ซึ่งรวมถึงสมุดงาน ข้อมูลนี้มีการระบุไว้ในศิลปะ 84.1 รหัสภาษี
ตั้งแต่ปี 2556 ผู้จัดการองค์กรอาจไม่ใช้แบบฟอร์มรวมเมื่อทำการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาสำหรับพนักงานเนื่องจากถูกยกเลิกไปแล้ว แต่โดยปกติแล้วผู้เชี่ยวชาญของ บริษัท จะใช้เอกสารเหล่านี้มาก แผ่นเวลาตัวอย่างอยู่ด้านล่าง
อนุญาตให้ผู้เชี่ยวชาญของแผนกบัญชีหรือแผนกบุคคลทำการเปลี่ยนแปลงต่างๆในเอกสารนี้ได้อย่างอิสระ พวกเขาขึ้นอยู่กับข้อมูลเฉพาะขององค์กรทั้งหมดและจำนวนพนักงานในรัฐ
แบบฟอร์มที่แนะนำโดย Goskomstat ถือว่าสะดวกดังนั้นจึงสามารถดำเนินการและเปลี่ยนแปลงได้ง่าย บ่อยครั้งที่มันถูกใช้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ
รูปแบบใดที่สะดวก?
เอกสารมีสามรูปแบบที่ใช้งานง่าย คุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนต่างๆได้อย่างง่ายดาย ทางเลือกขึ้นอยู่กับทิศทางขององค์กรและจำนวนตำแหน่งใน บริษัท
การบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาสามารถทำได้โดยใช้สามรูปแบบเป็นเกณฑ์:
- T-13 แบบฟอร์มนี้มักจะใช้โดย บริษัท ที่มีการติดตั้งประตูหมุนหรืออุปกรณ์อื่น ๆ ที่ทางเข้าซึ่งจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อผู้เชี่ยวชาญเฉพาะมาทำงานเอกสารจะถูกกรอกข้อมูลทั้งโดยวิธีการด้วยตนเองและการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ
- T-12 ตัวเลือกนี้เป็นรูปแบบสากล โดยปกติผู้เชี่ยวชาญขององค์กรจะกรอกข้อมูลด้วยตนเอง มีส่วนเพิ่มเติมที่สามารถป้อนข้อมูลจำนวนเงินที่ชำระสำหรับงานที่ทำ
- 0504421 แบบฟอร์มนี้ถือว่าเป็นแบบเฉพาะเนื่องจากมีการใช้งานโดยองค์กรงบประมาณเท่านั้น สิ่งที่เกี่ยวข้องมากที่สุดในหมู่ครูหรืออาจารย์ที่ทำงานในสถาบันการศึกษาต่าง ๆ
เอกสารแต่ละฉบับมีลักษณะเฉพาะของตนเองดังนั้นจึงมีการกรอกข้อมูลในวิธีที่เฉพาะเจาะจง
ใครกรอกใบบันทึกเวลา?
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บริษัท ควรแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาบันทึกเวลา โดยปกติจะมีการเลือกเจ้าหน้าที่บุคคลหรือนักบัญชีสำหรับเรื่องนี้ ในการทำเช่นนี้ควรมีการออกคำสั่งเบื้องต้นในเบื้องต้นโดยมีการโอนอำนาจที่เกี่ยวข้องไปยังผู้เชี่ยวชาญ
ในใบบันทึกเวลาจะต้องลงนามโดยผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาและหัวหน้าฝ่ายบุคลากร ไม่จำเป็นสำหรับ บริษัท ที่จะแยกตำแหน่งสำหรับพนักงานดังกล่าวเนื่องจากแต่ละคนที่ได้รับการบริหารจัดการขององค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ที่เหมาะสมสามารถรับมือกับงานได้ ภาระผูกพันในการดูแลรักษาใบบันทึกเวลาจะถูกโอนตามคำสั่ง มันบ่งชี้ว่าพนักงานขององค์กรที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาเอกสารนี้
จะต้องเพิ่มคำสั่งแยกต่างหากในสัญญาว่าจ้างของผู้เชี่ยวชาญที่เลือก มันบ่งบอกว่าพลเมืองได้รับอำนาจพิเศษ หากกระบวนการนี้ไม่เสร็จสิ้นผู้เชี่ยวชาญอาจปฏิเสธการทำงานเพิ่มเติม
บุคคลที่เลือกที่จะเก็บรักษาใบบันทึกเวลาจะต้องป้อนข้อมูลตลอดทั้งเดือนหลังจากนั้นเอกสารจะถูกถ่ายโอนไปยังหัวหน้าแผนกบุคคล ผู้อำนวยการฝ่ายตรวจสอบข้อมูลกับแหล่งข้อมูลอื่นแล้วลงนามในแบบฟอร์ม จากนั้นจะโอนไปยังแผนกบัญชีเพื่อคำนวณเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนในองค์กร
กรอกกฎ
พนักงานขององค์กรที่ได้รับอนุญาตให้กรอกเอกสารนี้ควรเข้าใจถึงความแตกต่างของกระบวนการในการป้อนข้อมูล กฎสำหรับการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาจะถือว่าง่ายและเข้าใจได้ ขอแนะนำให้ทำความเข้าใจกับพวกเขาเป็นอย่างดีในตอนแรกซึ่งจะทำให้สะดวกและง่ายต่อการทำงานกับรายงาน ประสิทธิผลของการบริการบุคลากรไม่เพียง แต่ยังแผนกบัญชีขึ้นอยู่กับเรื่องนี้ จากข้อมูลที่ป้อนอย่างถูกต้องพนักงานของแผนกบัญชีจะสามารถคำนวณค่าตอบแทนของพนักงานแต่ละคนในองค์กรได้อย่างถูกต้อง
กฎพื้นฐานสำหรับการกรอกเอกสาร ได้แก่ :
- จากจุดเริ่มต้นรูปแบบปัจจุบันของการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาจะถูกเลือกอย่างถูกต้อง
- เอกสารถูกกรอกในหนึ่งสำเนาเท่านั้น
- อนุญาตให้ทำเช่นนี้เพื่อป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือใช้คอมพิวเตอร์
- พนักงานที่เกี่ยวข้องในกระบวนการนี้จะต้องมีอำนาจที่เหมาะสมซึ่งนายจ้างออกคำสั่งก่อน
- เตรียมใบบันทึกเวลาเมื่อต้นเดือนใหม่
- ข้อมูลเกี่ยวกับชื่อของ บริษัท และหน่วยงานที่มีอยู่จะถูกป้อนในหน้าชื่อเรื่อง
- ระบุวันที่เริ่มต้นการบัญชี
- เมื่อสิ้นเดือนจะมีการกำหนดวันที่รายงาน
- แผ่นหลักของใบบันทึกเวลาจะแสดงด้วยตารางที่ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคนขององค์กรและเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องป้อนชื่อทั้งหมดอย่างถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนหรือข้อผิดพลาด
- แน่นอนข้อมูลที่เชื่อถือได้จะต้องมีเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคนและจำนวนที่ได้รับมอบหมายให้ผู้เชี่ยวชาญซึ่งสามารถนำมาในไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกบันทึกด้วย
- คอลัมน์แผ่นเวลาจะแสดงตามวันที่เฉพาะเจาะจงของเดือน
- นามสกุลตรงข้ามมีเซลล์ที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานหรือเปลี่ยนกะ
- หากมีวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดจะต้องระบุข้อมูลนี้ด้วยเครื่องหมายพิเศษ
- ต้องป้อนข้อมูลโดยผู้รับผิดชอบทุกวันซึ่งผู้เชี่ยวชาญจะได้รับคำแนะนำจากเอกสารอย่างเป็นทางการซึ่งรวมถึงคำสั่งต่าง ๆ ข้อความลาป่วยหรือคำแนะนำของผู้บริหาร บริษัท
- หากบันทึกความล่าช้าหรือขาดหายไปจะมีการแก้ไขด้วยรหัสพิเศษซึ่งประกอบด้วยตัวเลขและตัวอักษร
เอกสารถูกยึดด้วยลายเซ็นต์ของหัวหน้าขององค์กร หากไม่มีลายเซ็นนี้จะถือว่าไม่ถูกต้อง ขั้นตอนการเก็บรักษาใบบันทึกเวลานั้นถือว่าง่ายดังนั้นพนักงานทุกคนของการบริการบุคลากรสามารถรับมือกับกระบวนการนี้ได้ หากตรวจพบข้อผิดพลาดหรือการละเมิดมันเป็นผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบข้อมูลนี้
ความแตกต่างของการป้อนข้อมูลที่แตกต่าง
การกรอกเอกสารนี้เป็นเรื่องง่ายมาก ในการทำเช่นนี้คุณจะต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของแต่ละเซลล์ ผู้รับผิดชอบในการกรอกเอกสารควรมีความเข้าใจองค์ประกอบของเอกสารได้ดี คุณสมบัติของกระบวนการเติมประกอบด้วย:
- อนุญาตให้เพิ่มจำนวนคอลัมน์;
- รหัสค่าใช้จ่ายของชั่วโมงจะแสดงที่ด้านบนและด้านล่างแสดงจำนวนผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานจริงในแต่ละวัน
- พนักงานแต่ละคนขององค์กรต้องมีหมายเลขส่วนตัวในใบบันทึกเวลาซึ่งใช้ในการคำนวณเงินเดือนและดำเนินการอื่น ๆ
- หมายเลขสองหมายเลขถูกกำหนดให้กับพนักงานชั่วคราว
- จำเป็นต้องระบุทั้งวันทำงานและจำนวนชั่วโมงที่ผู้เชี่ยวชาญได้ทำงานจริงทุกวัน
- ในตอนท้ายของแต่ละเดือนบัตรรายงานจะถูกส่งมอบให้กับฝ่ายบุคลากรและผู้เชี่ยวชาญของแผนกนี้จะตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานไม่ได้ขาดเวลาทำงาน
- หากมีผู้เชี่ยวชาญออกจากเดือนถัดไปหมายเลขของเขาจะไม่ถูกใช้เมื่อกรอกใบบันทึกเวลา
- ระบุข้อมูลเกี่ยวกับการขาดงานวันหยุดและการขาดงานวันหยุดพักผ่อนการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือเหตุผลอื่น ๆ ที่ไม่มีผู้เชี่ยวชาญในที่ทำงาน
หากระบุความยาวของวันทำงานเป็นชั่วโมงแสดงว่าไม่จำเป็นต้องแก้ไขชั่วโมงที่ไม่สมบูรณ์
เฉพาะสำหรับองค์กรงบประมาณ
องค์กรที่มีงบประมาณใช้รูปแบบที่แตกต่างกันระหว่างการดำเนินการ เรียกว่าหมายเลข 0504421 แบบฟอร์มนี้มีความแตกต่างบางอย่างจากแบบฟอร์มมาตรฐาน T-12 หรือ T-13 นี่คือความจริงที่ว่ามันสะท้อนให้เห็นถึงความแตกต่างทั้งหมดของการทำงานขององค์กรงบประมาณ ในตารางคุณสามารถป้อนรหัสอื่นที่ระบุวันหยุดสุดสัปดาห์ในระหว่างการฝึกอบรมหรือเรียนวันหยุด
ความแตกต่างหลักของการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาสำหรับพนักงานในภาครัฐ ได้แก่ :
- มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะรวมไว้ในหน้าชื่อไม่เพียง แต่ชื่อของสถาบัน แต่ยังรวมถึงรหัสดิจิตอลที่กำหนด;
- หากคุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างกับเอกสารแล้วมีการกำหนดรหัสการแก้ไข;
- มีกราฟที่คุณต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผลรวมย่อย
เมื่อใช้แบบฟอร์มนี้ไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนการคำนวณเพิ่มเติม เมื่อกรอกเอกสารจะใช้กฎมาตรฐาน
ใช้รหัสอะไร
เมื่อกรอกเอกสารนี้คุณต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับรหัสที่ควรป้อน พวกเขาประกอบด้วยตัวเลขและตัวอักษร บนใบปะหน้าของรายงานนี้เป็นการถอดรหัสทั้งหมด บ่อยครั้งที่จำเป็นต้องป้อนรหัสเพิ่มเติมซึ่งมีการออกข้อกำหนดพิเศษโดยหัวหน้าองค์กรในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลา
รหัสหลักที่ใช้ในการกรอกใบบันทึกเวลานี้ ได้แก่ :
- ระยะเวลาของการเลื่อนวัน - Я01;
- งานกลางคืน - Н02;
- กิจกรรมที่พนักงานต้องดำเนินการในวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุด PB03;
- การทำงานล่วงเวลา - С04;
- การส่งผู้เชี่ยวชาญในการเดินทางเพื่อธุรกิจ - K06;
- การลงทะเบียนของลาหยุดจ่าย - OT9;
- ให้ผู้เชี่ยวชาญด้วยการลาเพิ่มเติมจ่าย - OD10;
- ค้นหาคนที่ลาป่วย - 19 บาท
- การลงทะเบียนความพิการชั่วคราวโดยไม่ต้องชำระ - T20
โดยปกติแล้วรหัสมาตรฐานที่กฎหมายกำหนดไว้นั้นเพียงพอที่จะกรอกเอกสารได้อย่างถูกต้อง
มีข้อผิดพลาดอะไรเกิดขึ้นบ่อยครั้ง?
มีความผิดปกติบางอย่างที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดที่สำคัญในเอกสาร เหล่านี้รวมถึง:
- เฉพาะชื่อย่อของพนักงานที่ระบุและในขณะเดียวกันก็ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งที่พวกเขาครอบครอง
- วันหยุดจะถูกลงทะเบียนเป็นวันทำการ;
- ในวันก่อนวันหยุดจะไม่มีการบันทึกว่าการทำงานจะลดลงหนึ่งชั่วโมง
หากพลเมืองมีงานพาร์ทไทม์ที่ บริษัท ก็จำเป็นต้องให้ความสนใจอย่างมากกับระยะเวลาที่แน่นอนของวันทำงานของเขา บ่อยครั้งที่ผู้เชี่ยวชาญเดินทางไปทำธุรกิจและภายใต้เงื่อนไขดังกล่าวรหัส K06 ก็ถูกใช้อย่างง่าย ๆ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องระบุจำนวนชั่วโมงการทำงานของพนักงานต่อวัน
มันเต็มไปด้วยการจ่ายเงินเป็นชิ้น ๆ อย่างไร?
บ่อยครั้งที่ผู้ประกอบการใช้ค่าแรงรายชิ้นซึ่งนำไปสู่ปัญหาในการกรอกใบบันทึกเวลา คำแนะนำสำหรับการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาสำหรับผู้ทำงานเป็นดังนี้:
- ค่าตอบแทนขึ้นอยู่กับปริมาณงานที่ดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญ
- เอกสารควรคำนึงถึงผลลัพธ์สำหรับพนักงานแต่ละคนขององค์กร
- ได้รับอนุญาตให้วัดแรงงานเป็นชั่วโมงเช่นต้องใช้ในโรงเรียนหรือสถาบันการศึกษาอื่นดังนั้นควรเขียนรายงานแสดงเวลาลงในใบบันทึกเวลา
- ในสถานการณ์อื่น ๆ จะใช้รหัส I01 ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องกรอกบรรทัดสุดท้ายของเอกสารนี้
- การทำงานในวันหยุดจะได้รับเงินแยกกันและจำนวนเงินที่จ่ายขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีอยู่ในข้อตกลงร่วม
ดังนั้นแม้จะมีรูปแบบค่าจ้างอัตราชิ้นการกรอกใบบันทึกเวลาค่อนข้างง่าย
ความรับผิดต่อข้อผิดพลาด
ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะ บริษัท ได้รับอนุญาตให้จัดทำใบบันทึกเวลาซึ่งนายจ้างจะออกคำสั่งที่เหมาะสม เขาควรมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับวิธีการเติมตารางอย่างถูกต้อง เพื่อให้กระบวนการง่ายขึ้นโปรแกรมพิเศษมักใช้เพื่อเก็บใบบันทึกเวลา ก็เพียงพอที่จะป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงในบรรทัดที่จำเป็นหลังจากนั้นเอกสารจะถูกพิมพ์และลงนาม หากจำเป็นเพียงทำการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ
หากมีการระบุข้อผิดพลาดในเอกสารนี้โดยหน่วยงานกำกับดูแล บริษัท จะต้องรับผิดชอบ บ่อยครั้งที่ผู้ตรวจสอบพบว่ามีความคลาดเคลื่อนในข้อมูลที่ระบุในแผ่นเวลาด้วยข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารหลัก บ่อยครั้งที่ข้อมูลเงินเดือนแตกต่างจากข้อมูลในเอกสารการชำระบัญชี
หากมีการยืนยันว่ามีการละเมิด บริษัท จะต้องรับผิดชอบในการดำเนินการดังนั้นจึงต้องจ่ายค่าปรับ 5,000 รูเบิล หากไม่มีเอกสารฉบับนี้อย่างสมบูรณ์จะถูกปรับค่าปรับเพิ่มเป็น 50,000 รูเบิลและจะถูกเรียกเก็บจากหัวหน้าองค์กรตามเกณฑ์ของศิลปะ 5.27 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครอง เพื่อป้องกันสถานการณ์นี้ฝ่ายบริหารของ บริษัท จะต้องตรวจสอบความถูกต้องและทันเวลาของการรวบรวมใบบันทึกเวลา
ข้อสรุป
ดังนั้นการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาสำหรับพนักงานจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับแต่ละองค์กร กระบวนการนี้ดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีความรับผิดชอบมอบให้กับหน่วยงานที่เหมาะสมโดยออกคำสั่งพิเศษโดยหัวหน้าขององค์กร
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจกฎสำหรับการกรอกเซลล์ทั้งหมดในเอกสารนี้ หากมีข้อผิดพลาดหรือขาดหายไปอย่างสมบูรณ์จาก บริษัท หน่วยงานกำกับดูแลสามารถถือ บริษัท รับผิดชอบการบริหารจากข้อมูลจากใบบันทึกเวลาจะทำการคำนวณค่าตอบแทนของผู้เชี่ยวชาญ เหมาะสำหรับการจัดการเอกสารเพื่อใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พิเศษที่ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น