การจัดทำไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน: การก่อตัว, กฎการปฏิบัติ

ตามกฎแล้วไฟล์ส่วนบุคคลรวมถึงเอกสารพิเศษที่สะท้อนถึงข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานและงานของเขาในช่วงระยะเวลาหนึ่งหรือเกี่ยวกับนักเรียนและการศึกษาของเขาในสถาบันการศึกษาชั้นสูง โดยทั่วไปแล้วการสร้างและการดำเนินการของไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานจะดำเนินการในระยะเวลานาน ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งรวมอยู่ในจำนวนเอกสารของบุคลากร คำสั่งของเหตุการณ์นี้ในวันนี้คืออะไร? ไฟล์บันทึกข้อมูลพนักงานประกอบด้วยข้อมูลอะไร? ทำไม? คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้และคำถามที่จริงจังอื่น ๆ อย่างเท่าเทียมกันสามารถพบได้ในกระบวนการอ่านบทความนี้

คำถามทั่วไป

อย่างไรก็ตามในการเริ่มต้นนั้นควรสังเกตว่าการจัดการไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานไม่ใช่กระบวนการบังคับที่เกี่ยวข้องกับนายจ้างทุกประเภทอย่างแท้จริง ตามกฎหมายของรัสเซียกิจการส่วนตัวจะต้องดำเนินการเฉพาะกับผู้ที่กรอกตำแหน่งงานบริการสาธารณะเท่านั้น มันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะเสริมว่ากระบวนการที่เกี่ยวข้องถูกควบคุมโดยคำสั่งของประธานาธิบดี "เกี่ยวกับคำสั่งเกี่ยวกับการจัดการของบุคคลที่กรอกตำแหน่งของรัฐรัสเซียในคำสั่งของการแต่งตั้งเช่นเดียวกับตำแหน่งของรัฐที่เกี่ยวข้องกับบริการของรัฐบาลกลาง" ลงวันที่

ภาระผูกพันรวมถึงการก่อตัวและการดูแลรักษาไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานอาจได้รับมอบหมายให้นายจ้าง - รัฐวิสาหกิจ (องค์กร) ด้วยการกระทำบรรทัดฐานอุตสาหกรรม ตัวอย่างเช่น: คำสั่งของการกำกับดูแลผู้บริโภคของรัสเซียลงวันที่ 16 มีนาคม 2548 ซึ่งอนุมัติกฎของราชการพลเรือนที่เกี่ยวข้องกับการกำกับดูแลในด้านการคุ้มครองสิทธิผู้บริโภคและความเป็นอยู่ที่ดีของมนุษย์ (ตามข้อ 7.7 ของบทความนี้กิจการส่วนบุคคล เกี่ยวกับบริการศุลกากรของรัฐบาลกลาง” ลงวันที่ 21 สิงหาคม 2547 ซึ่งผ่านการอนุมัติกฎระเบียบของ FCS บนพื้นฐานของเอกสารนี้ระเบียบเกี่ยวกับ GUK (แผนกบุคคลหลัก) ได้รับการจัดตั้งและนำไปเผยแพร่ ตามข้อบังคับสิบห้าวรรค FCS GUK ได้รับความไว้วางใจให้ดูแลไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานบริการทุกคน

นอกจากนี้ขั้นตอนการจัดการไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานอาจถูกกำหนดโดย บริษัท จัดการ (ในคำอื่น ๆ โดยองค์กรที่สูงขึ้น) ที่องค์กรและองค์กรอื่น ๆ ฝ่ายบริหารได้รับสิทธิในการตัดสินใจเกี่ยวกับความจำเป็นในการดำเนินการตามกระบวนการตรวจสอบและ (ในกรณีที่มีการตัดสินใจในทิศทางที่เป็นบวก) - พนักงานประเภทใดที่แนะนำให้ทำเรื่องส่วนบุคคล ระเบียบเกี่ยวกับการดำเนินการของไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานกำหนดว่าขั้นตอนการวิเคราะห์ตามกฎเกี่ยวข้องกับหมวดหมู่ของประชาชนดังต่อไปนี้:

• พนักงานที่ทำงานในตำแหน่งอาวุโส (หัวหน้าโดยตรงของโครงสร้างผู้ช่วยของเขา (เจ้าหน้าที่) การจัดการที่เกี่ยวข้องกับหน่วยโครงสร้างและอื่น ๆ )
• พนักงาน บริษัท ที่มีความรับผิดตามกฎหมายรัสเซียปัจจุบันได้ถูกจัดตั้งขึ้น (ตัวอย่างเช่นหัวหน้านักบัญชีเจ้าหน้าที่ของเขาแคชเชียร์และอื่น ๆ )

กฎสำหรับการดำเนินการของไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ปรากฏออกมาไม่ได้หมายความถึงภาระผูกพันบางอย่าง อย่างไรก็ตาม บริษัท เอกชนหลายแห่งจัดให้มีการปฏิบัติงานส่วนบุคคลในส่วนที่เกี่ยวกับพนักงานทุกคนสิ่งนี้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับสถานะและอันดับเช่นเดียวกับกิจกรรมการทำงานที่ดำเนินการ (โดยวิธีการนั่นคือสาเหตุที่แม้แต่บุคลากรด้านเทคนิครวมอยู่ที่นี่) ทำไม? ข้อเท็จจริงคือการรักษาไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานเป็นแหล่งข้อมูลที่สะดวกมาก นอกจากนี้บทบัญญัตินี้ใช้กับพนักงานทุกคนอย่างแน่นอน โฟลเดอร์เดียวมีสำเนาคำสั่งซื้อที่สำคัญที่สุดสำหรับพนักงานเอกสารส่วนตัวของเขารวมถึงเอกสารที่จำเป็นอื่น ๆ มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่ามันเป็นคำสั่งสำหรับการดำเนินการของไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานในลักษณะส่วนบุคคลที่ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสำหรับการรวบรวมข้อมูล

การสร้างไฟล์ส่วนตัว

วันนี้การสร้างกิจการของลักษณะส่วนบุคคลจะดำเนินการสำหรับการจัดกลุ่มของเอกสารข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานโอนให้เขาโดยนายจ้างเมื่อโอนหรือจ้างสำหรับตำแหน่งเฉพาะ คำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการเก็บรักษาไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานแสดงให้เห็นว่าการดำเนินการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องไม่ทางใดก็ทางหนึ่งได้รับมอบหมายให้ผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษหรือให้กับบุคลากรบุคคลที่รับผิดชอบการจัดการเอกสารโดยสุจริตใจ

การสร้างกรณีที่มีลักษณะส่วนบุคคลจะดำเนินการทันทีหลังจากการรับหรือโอนพนักงานไปยังตำแหน่งผู้นำหรือตำแหน่งตามที่มีการจัดตั้งความรับผิดตามกฎหมาย ขั้นตอนการดูแลรักษาไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานไม่ได้ยกเว้นตำแหน่งอื่นเมื่อมีการกำหนดโดยคำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการปฏิบัติงานบางอย่างกับไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน

ตามคำแนะนำวิธีการของมอสโกซิตี้อาร์ไคฟ์เช่นเดียวกับ VNIIDAD FAS ของสหพันธรัฐรัสเซียไฟล์ส่วนบุคคลไม่ทางใดก็ทางหนึ่งรวมถึงเอกสารที่จัดทำโดยพนักงานในระหว่างการจ้างงานเช่นเดียวกับที่เกิดขึ้นในกระบวนการของกิจกรรมวิชาชีพ ดังนั้นรวมถึงเอกสารต่อไปนี้:

• แผ่นส่วนบุคคลให้สอดคล้องกับบุคลากรหรือโปรไฟล์ที่เกี่ยวข้อง
• นอกเหนือจากใบสมัครหรือใบบันทึกส่วนตัว
• อัตชีวประวัติของพนักงาน
• สำเนาเอกสารการศึกษา
• สำเนาสัญญาจ้างที่สอง
• สัญญาเกี่ยวกับความรับผิด
• จดหมายรับรองจากสถานที่ทำงานก่อนหน้า (ลักษณะ)
• การสมัครงาน (โอนไปยังตำแหน่งที่เหมาะสม)
• สำเนาของคำสั่งซื้อหรือสารสกัดจากพวกเขาสอดคล้องกับการจ้างงานหรือย้ายไปยังตำแหน่งอื่น
• สารสกัดจากเอกสาร (หรือสำเนาของเอกสาร) เกี่ยวกับรางวัลหรือการลงโทษทางวินัยของพนักงาน
• สำเนา (สารสกัด) ของเอกสารรับรอง (เอกสารรับรองความเห็นและอื่น ๆ )

ความปลอดภัยของไฟล์ส่วนบุคคล

บทบัญญัติเกี่ยวกับการจัดการไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานแสดงให้เห็นว่าในการจัดระเบียบความปลอดภัยและความสะดวกในการจัดการพวกเขาจะถูกจัดวาง (กล่าวคือเย็บด้วยด้ายและเข็มสี่เข็ม) ในโฟลเดอร์แยกต่างหากในกระบวนการสร้างกระดาษ

เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่านอกเหนือจากเอกสารที่ระบุไว้ข้างต้นเอกสารอื่น ๆ อาจถูกวางไว้ในไฟล์ส่วนบุคคล (ตัวอย่างเช่นเอกสารเกี่ยวกับพนักงานที่ผ่านการแข่งขันที่เกี่ยวข้องกับการกรอกตำแหน่งที่ว่าง; สำเนาเอกสารเกี่ยวกับพนักงานที่ได้รับรางวัล นอกจากนี้รูปถ่ายที่ผ่านการรับรองของใบรับรองพนักงานจะถูกวางในไฟล์ส่วนตัว แต่ไม่ได้ยื่น

ลำดับของการดำเนินการไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานยังหมายถึงการลงทะเบียนครั้งแรกของพวกเขา ด้วยวิธีนี้:

• แต่ละไฟล์ส่วนบุคคลจะได้รับหมายเลขบัญชีส่วนตัว
• ตำแหน่งที่เกี่ยวข้องจะถูกเติมลงในกระดูกสันหลังของไฟล์ส่วนบุคคลและบนหน้าปก
• จำเป็นต้องมีสินค้าคงคลังภายในในไฟล์ส่วนบุคคล

การดูแลรักษาสมุดงานและไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน

ควรสังเกตว่าการดำเนินธุรกิจที่มีลักษณะส่วนบุคคลไม่ได้หยุดตลอดระยะเวลาการทำงานของพนักงานแต่ละคนของโครงสร้างเฉพาะเมื่อกฎของมันไม่ขัดแย้งกับเรื่องนี้ ดังนั้นการดำเนินการของกิจการส่วนตัวในกรณีใด ๆ ให้สำหรับจุดต่อไปนี้:

• การเก็บบันทึกในส่วนที่จำเป็นของคดี
• สถานที่ของเอกสารที่จะจัดเก็บเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ส่วนบุคคล
• ยึดเอกสารความต้องการที่ผ่านไปแล้ว
• การตรวจสอบสถานะของไฟล์ส่วนบุคคลเป็นระยะตามหัวเรื่องของการเก็บรักษาเอกสารที่รวมอยู่ในนั้น

การเก็บรักษาบันทึกส่วนบุคคลของพนักงานในองค์กรถือว่ารายการเหล่านั้นถูกจัดทำขึ้นในเอกสารของบันทึกส่วนบุคคลบนพื้นฐานของเอกสารบางอย่างหรือสำเนาที่ได้รับการรับรอง มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะเพิ่มว่าเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจสามารถชี้แจงความแตกต่างที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการตามขั้นตอนก่อนที่จะทำรายการเฉพาะในระหว่างการสนทนาส่วนตัวกับพนักงาน บันทึกทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเมื่อทำไฟล์ส่วนบุคคลด้วยมือด้วยปากกาลูกลื่นหรือปากกาหมึกซึมสีฟ้าสีดำหรือสีม่วง ระเบียบว่าด้วยการดำเนินการของไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานหมายถึงการยกเว้นการแก้ไขในเอกสารรวมทั้งความเหมาะสมของการเขียนด้วยลายมือที่ชัดเจน จากนั้นเมื่อความต้องการที่แท้จริงเกิดขึ้นบันทึกเหล่านี้จะได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจจากบริการการบริหารงานบุคคล นอกจากนี้ บริษัท จะประทับตรา

ข้อมูลเพิ่มเติม

คำสั่งที่คาดการณ์ไว้การดำเนินการของไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานนั้นเป็นไปตามกฎต่อไปนี้: เมื่อมีการสะสมเอกสารมันจะต้องได้รับการแจกจ่ายตามข้อบังคับในไฟล์ส่วนบุคคลตามส่วนต่างๆ นอกจากนี้ในส่วนของกระดาษจะถูกจัดเรียงตามลำดับเวลา มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าเอกสารส่วนบุคคลที่ยื่นในไฟล์ส่วนบุคคลไม่ทางใดก็ทางหนึ่งจะถูกกำหนดหมายเลข ข้อมูลเกี่ยวกับหลักทรัพย์เหล่านี้ (โดยคำนึงถึงการกำหนดหมายเลขหน้าบัญชี) ภายในขอบเขตที่ข้อมูลนั้นอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคลไม่ว่าในกรณีใดก็ตามจะสะท้อนถึงสินค้าคงคลังภายใน

คำสั่งมาตรฐานในการดำเนินการเกี่ยวกับไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานของสาธารณรัฐเบลารุสกล่าวว่าพนักงานรับหน้าที่ให้ข้อมูลแก่เจ้าหน้าที่บริการในเวลาที่เหมาะสม ตามข้อมูลนี้จะตีความการเปลี่ยนแปลงข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งจะรวมอยู่ในองค์ประกอบของไฟล์ส่วนบุคคล ซึ่งมักเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นข้อความ นอกจากนี้เอกสารยืนยันการเปลี่ยนแปลงจะทำหน้าที่เป็นแอปพลิเคชัน ในภายหลังเล็กน้อยเมื่อรายการทั้งหมดถูกป้อนในไฟล์ส่วนบุคคลเอกสารไม่ทางใดก็ทางหนึ่งจะถูกส่งคืนให้กับพนักงาน อย่างไรก็ตามหากจำเป็นต้องทำสำเนาเอกสารเหล่านี้ก่อนและรับรองซึ่งจะแนบมากับไฟล์ส่วนบุคคลในภายหลัง

การจัดเก็บและการบัญชีของไฟล์ส่วนบุคคล

หลังจากการจัดการไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานได้รับการศึกษาอย่างเต็มที่แล้วขอแนะนำให้พิจารณาเรื่องการจัดเก็บและการบัญชี ดังนั้นขั้นตอนเหล่านี้จึงถูกจัดระเบียบเพื่อการค้นหาที่ไม่ผิดพลาดและรวดเร็วสำหรับเรื่องส่วนตัวมั่นใจในความปลอดภัยแน่นอนรวมถึงการรักษาความลับของข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานของ บริษัท จะรวมอยู่ในระบบการตั้งชื่อของหน่วยงานบุคคลตามชื่อทั่วไป“ ไฟล์ส่วนบุคคล” นอกจากนี้ยังระบุระยะเวลาการเก็บรักษาของที่นั่น ตามกฎแล้วระยะเวลาการเก็บรักษาหลักทรัพย์ถึงเจ็ดสิบห้าปี

พระราชกฤษฎีกาเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานกำหนดว่าเอกสารจะถูกเก็บไว้ในแผนกบุคคล (โดยปกติจะเป็นเพื่อวัตถุประสงค์ดังกล่าวที่มีการจัดสถานที่นั้น) แยกต่างหากจากเอกสารอื่น ๆ ต้องเพิ่มว่าการบริการบุคลากรเก็บเฉพาะไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่เกี่ยวข้อง กรณีของคนงานที่ถูกปลดออกจะถูกถ่ายโอนตามขั้นตอนที่กำหนดโดยกฎหมายสำหรับการจัดเก็บไปยังที่เก็บถาวรของโครงสร้างหรือไปยังที่เก็บถาวรในอาณาเขต

ควรสังเกตว่าเงื่อนไขการจัดเก็บไม่ว่าทางใดทางหนึ่งควรมั่นใจในความปลอดภัยของไฟล์ส่วนบุคคลโดยตรงรวมถึงเอกสาร (ข้อมูล) ที่อยู่ในการเปิดเผยหรือการขโมย นั่นคือเหตุผลที่วันนี้ขอแนะนำให้จัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลผ่านตู้นิรภัย (ตู้) วางไว้ในตำแหน่งตั้งตรงบนชั้นวาง (โดยมีรากออกมา)

มีอะไรอีกบ้าง?

โดยวิธีการที่ภายในตู้หรือตู้เซฟที่ประตูสามารถวางคำอธิบายสรุปที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ส่วนบุคคลที่เก็บไว้ เป็นสิ่งสำคัญที่การเข้าถึงข้อมูลนั้นคือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นรวมถึงผู้นำของพวกเขา จากนั้นเมื่อจำนวนไฟล์ส่วนบุคคลเกินกว่าที่อนุญาตพวกเขาจะถูกบันทึกไว้ในรีจิสทรีหรือวารสารเฉพาะ การจัดระบบของกรณีต่างๆดำเนินการโดยหนึ่งในวิธีต่อไปนี้:

• ตามลำดับหมายเลข
• ตามลำดับตัวอักษรโดยตรง
• ตามส่วนตามชื่อหน่วยโครงสร้างตามตารางการรับพนักงานภายในส่วนตามลำดับตัวอักษรของบัญชีโดยตรงหรือตามลำดับตัวเลข

เพื่อลดจำนวนหน่วยการบัญชีทั้งหมดไฟล์ส่วนบุคคลสามารถจัดเก็บเป็นส่วนหนึ่งของชุดที่เรียกว่า - กลุ่มตัวอักษรสำหรับการจัดเก็บ ดังนั้นไฟล์ส่วนบุคคลทุกอย่างที่รวมอยู่ในการสั่งซื้อจะถูกนำหน้าด้วยแผ่นกระดาษที่มีชื่อของพนักงาน มันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะเพิ่มว่าส่วนบุคคลประกอบด้วยคำสั่งจะถูกจัดกลุ่มตามลำดับตัวอักษร ที่จุดเริ่มต้นของชุดเป็นรายการสรุปของไฟล์ส่วนบุคคลรวมอยู่ในนั้น

การออกไฟล์ส่วนบุคคลตรงเวลา

การออกของส่วนบุคคลให้กับพนักงานของโครงสร้างเฉพาะสำหรับการใช้งานชั่วคราวเพื่อให้พวกเขาสามารถทำความคุ้นเคยกับข้อมูลที่ป้อนที่นั่นมักจะทำเฉพาะเมื่อได้รับอนุญาตจากแผนกบุคลากร การทำความรู้จักกับพนักงานที่มีไฟล์ส่วนตัวของตัวเองเมื่อได้รับมักจะดำเนินการโดยตรงต่อหน้าเจ้าหน้าที่ของรัฐที่รับผิดชอบการจัดการเอกสารของแผนดังกล่าว

มันควรจะสังเกตว่าพนักงานมีความคุ้นเคยกับเรื่องส่วนตัวอย่างน้อยหนึ่งครั้งในระหว่างปีเช่นเดียวกับการร้องขอของบุคคลเหล่านี้ในกรณีอื่น ๆ ที่กำหนดโดยกฎหมายของรัสเซีย เมื่อทำความคุ้นเคยกับเรื่องส่วนตัวของพนักงานขององค์กรห้ามไม่ให้ทำสิ่งใดโดยเด็ดขาด:

• ทำการแก้ไขใด ๆ ในบันทึกของไฟล์ส่วนบุคคลที่ได้ทำไปแล้ว
• ทำรายการใหม่ในไฟล์ส่วนตัวของคุณ
• แตกไฟล์เอกสารส่วนบุคคลจากที่นั่นหรือใส่ใหม่เข้าไป
• เก็บรักษาไฟล์ส่วนบุคคลเกินระยะเวลาที่กำหนดโดยผู้มีอำนาจ

ความแตกต่างที่สำคัญ

ในกรณีที่พบความไม่ถูกต้องในบันทึกหรือหากพบเอกสารที่ล้าสมัยในเรื่องส่วนตัวพนักงานมีสิทธิ์ที่จะนำไปใช้กับการบริการบุคลากรของโครงสร้างในเรื่องนี้ ต้องเพิ่มว่าควรแนบเอกสารเข้ากับแอปพลิเคชันตามที่เหมาะสมเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างกับบันทึกที่ทำไว้ก่อนหน้านี้หรือสำเนาของเอกสารบางส่วนของหน่วยงานเพื่อทำการทดแทน

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าการออกเรื่องส่วนตัวเพื่อการใช้งานชั่วคราวนั้นจะดำเนินการอย่างแม่นยำในช่วงเวลาที่จำเป็นในการดำเนินการที่จำเป็นตามรายการของบุคคลที่มีสิทธิ์รับไฟล์ส่วนบุคคลซึ่งได้รับการอนุมัติจากฝ่ายจัดการของโครงสร้าง โดยวิธีการความเป็นจริงของการออกกรณีที่มีลักษณะส่วนบุคคลไม่ทางใดก็ทางหนึ่งจะถูกบันทึกไว้ในบัตรควบคุม (วารสาร)

สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าการทำความคุ้นเคย (งาน) กับไฟล์ส่วนบุคคลนั้นดำเนินการในห้องที่ออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับวัตถุประสงค์เหล่านี้ นอกจากนี้เวลาของการทำความคุ้นเคย (งาน) ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งจะถูก จำกัด ไว้ที่วันทำการดังนั้นในตอนท้ายของวันทำงานพนักงานที่รับผิดชอบในการจัดการเรื่องส่วนตัวจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ส่วนบุคคลทั้งหมดที่ออกเพื่อใช้งานชั่วคราวถูกส่งกลับไปยังที่เก็บข้อมูล หากจำเป็นเจ้าหน้าที่จะดำเนินมาตรการที่เหมาะสมเพื่อส่งคืนหรือค้นหาเอกสาร

การถ่ายโอนไฟล์ส่วนบุคคลหรือเอกสารส่วนบุคคลในองค์ประกอบของพวกเขาสำหรับการใช้งานชั่วคราวไปยังสถาบันอื่น ๆ (องค์กรองค์กร) จะดำเนินการเฉพาะในกรณีที่ได้รับอนุญาตจากการจัดการของโครงสร้างบนพื้นฐานของการร้องขอดำเนินการอย่างถูกต้อง

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่ามีการกระทำเกี่ยวกับปัญหาของไฟล์ส่วนบุคคลสำเนาหนึ่งชุดซึ่งส่งทางเดียวหรืออีกทางหนึ่งจะถูกส่งไปพร้อมกับไฟล์ส่วนบุคคลหรือเอกสารแยกต่างหากไปยังผู้มีอำนาจของฝ่ายที่ร้องขอ สำเนาที่สองจะถูกเก็บไว้ในกิจการของโครงสร้างทันทีก่อนที่จะส่งคืนไฟล์ส่วนบุคคลหรือเอกสารแยกต่างหากไปยังสถานที่จัดเก็บเดิม

การลบเอกสารออกจากไฟล์ส่วนบุคคล

มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าการลบเอกสารบางส่วนออกจากไฟล์ส่วนบุคคลนั้นจะดำเนินการเฉพาะหลังจากได้รับอนุญาตจากฝ่ายบริหารโดยมีการบันทึกไว้ในคอลัมน์“ หมายเหตุ” ของสินค้าคงคลังภายใน ในกรณีที่มีการยึดกระดาษชั่วคราวในสถานที่ (กล่าวคือระหว่างแผ่นเอกสารข้างเคียง) จะมีการใส่บัตรทดแทน (กล่าวอีกนัยหนึ่งว่าใบแทน) ตามกฎซึ่งระบุวันที่และเหตุผลของการยึดพร้อมลายเซ็นของบุคคลที่ออกเอกสาร พนักงานที่ได้รับมันตามกฎการใช้งานชั่วคราวที่เกี่ยวข้องกับโครงสร้าง

เพื่อให้มั่นใจว่าการควบคุมความปลอดภัยของไฟล์ส่วนบุคคลในสถาบัน (องค์กรองค์กร) เป็นประจำทุกปี (กล่าวคือไม่ช้ากว่าไตรมาสแรกที่ตามหลังการรายงานหนึ่งครั้ง) สถานะและความพร้อมใช้งานของพวกเขาจะถูกตรวจสอบ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าข้อบกพร่องและข้อบกพร่องที่ระบุในระหว่างกระบวนการควบคุมจะถูกบันทึกในกรณีใด ๆ ในการกระทำซึ่งทันทีหลังจากได้รับอนุมัติจากประธานคณะกรรมาธิการจะถูกส่งไปยังผู้นำขององค์กรเพื่อพิจารณาและการตัดสินใจภายหลังเกี่ยวกับเอกสารที่สูญหายหรือไม่ถูกต้อง