ในยุคสมัยของเราเอกสาร (การจัดการเอกสาร) จะค่อยๆเคลื่อนย้ายจากแบบฟอร์มกระดาษเป็นแบบดิจิทัล ในเรื่องนี้ผู้ที่มีการศึกษาสมัยใหม่ทุกคนควรมีความคิดเกี่ยวกับแนวคิดของ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" และคุณสมบัติของการประยุกต์ใช้ ให้เราตรวจสอบปรากฏการณ์นี้โดยละเอียดยิ่งขึ้นและดูว่า EDS คืออะไร
สิ่งที่เรียกว่าเอกสาร
ก่อนที่จะพิจารณาแนวคิดและโครงสร้างของ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" มันควรค่าแก่การระลึกถึงรุ่นก่อน
ในความหมายกว้าง ๆ นี่คือชื่อของวัตถุของโลกวัสดุซึ่งมีข้อมูลอยู่ในรูปแบบคงที่

ในความหมายที่แคบลงเอกสารเป็นสื่อกลางของข้อมูลที่ยืนยันข้อเท็จจริงที่สำคัญซึ่งนำเสนอในรูปแบบต่าง ๆ (ข้อความรูปภาพเสียงหรือการบันทึกวิดีโอ มันถูกออกแบบมาเพื่อจัดเก็บและส่งข้อมูลในเวลาและพื้นที่
เอกสารแต่ละฉบับมีรายละเอียดบางอย่างที่สามารถระบุได้
หากสื่อดังกล่าวมีข้อมูลที่เป็นเท็จหรือเมื่อมันถูกสร้างขึ้นบรรทัดฐานทางกฎหมายที่จัดตั้งขึ้นนั้นถูกละเมิดมันจะเรียกว่าเท็จ (ปลอม) และไม่มีอำนาจทางกฎหมาย
ชุดของผู้ให้บริการข้อมูลที่เชื่อถือได้เรียกว่าเอกสาร มันถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของการมุ่งเน้นไปที่ปัญหาเฉพาะปรากฏการณ์กระบวนการบุคคลสถาบัน ฯลฯ กระบวนการในการสร้าง / ออกแบบสื่อนั้นเรียกว่าเอกสาร มีส่วนร่วมในมันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องคำนึงถึงบรรทัดฐานของกฎหมายปัจจุบันเช่นเดียวกับการปฏิบัติตามกฎแห่งชาติเพื่อการรวบรวม อย่าลืมความสามารถของคอมไพเลอร์ด้วย ดังนั้นผู้อำนวยการมีสิทธิ์รับรองใบรับรองการครบกำหนด แต่เขาไม่สามารถลงนามประกาศนียบัตรมหาวิทยาลัย แม่นยำยิ่งขึ้นสามารถทำได้ แต่เอกสารดังกล่าวจะไม่มีอำนาจทางกฎหมาย
อีกแนวคิดที่สำคัญในหัวข้อนี้คือ "เอกสาร" นี่คือชุดของงานเกี่ยวกับการจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการของวัตถุและการจัดระเบียบในการเคลื่อนไหวของผู้ให้บริการข้อมูลดังกล่าวข้างต้น
ในช่วงประวัติศาสตร์ที่แตกต่างกันกระบวนการนี้ดำเนินการกับวัสดุที่แตกต่างกัน เหล่านี้เป็นเม็ดดิน, หิน, ต้นกก, หนัง, ไม้, เปลือกไม้เบิร์ชและอื่น ๆ พวกเขาทั้งหมดถูกแทนที่ด้วยกระดาษ
ตามประเภทของวัสดุผู้ให้บริการวันนี้มีความโดดเด่น:
- เอกสารแบบดั้งเดิม (กระดาษ);
- แบบผสม (กระดาษ + อุปกรณ์คำนวณทางอิเล็กทรอนิกส์);
- อิเล็กทรอนิกส์ (ดิจิตอล)
ขึ้นอยู่กับเนื้อหาและวัตถุประสงค์เอกสารสามารถทำหน้าที่ได้หลายประการ:
- ถูกกฎหมาย
- การจัดการ
- สังคม
- ด้านวัฒนธรรม
- ประวัติศาสตร์
- ข้อมูล
- การสื่อสาร
การพัฒนาแนวคิดของ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์"
ตั้งแต่การประดิษฐ์คอมพิวเตอร์มนุษย์เริ่มมองหาวิธีเปลี่ยนเป็นเอกสารไร้กระดาษ ในสหภาพโซเวียตในยุคเจ็ดสิบของศตวรรษที่ยี่สิบเริ่มคิดเกี่ยวกับการสร้างรูปแบบของงานสำนักงาน จริงในเวลานั้นแนวคิดของ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" (ED) ยังไม่มีอยู่ มีการใช้ชื่อ "สื่อที่เครื่องอ่านได้" แทน
ในช่วงกลางทศวรรษที่แปดเทคโนโลยีดังกล่าวยังไม่ได้รับการพัฒนาอย่างเต็มที่ แต่ในเวลานั้นเนื้อหาของแนวคิดของ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" ได้ถูกสะกดออกมาในกฎหมายแล้ว จริงแล้วมันถูกเรียกว่า "เครื่องอ่านได้" ใน GOST 1984 นี่คือชื่อของเอกสารที่เหมาะสมสำหรับการอ่านข้อมูลที่อยู่ในนั้นโดยอัตโนมัติ
ด้วยจุดเริ่มต้นของการใช้คอมพิวเตอร์อย่างแพร่หลายในยุคเก้าสิบสองแนวคิดนี้ค่อย ๆ ได้รับความหมายในปัจจุบัน
วันนี้เอกสารใดที่เรียกว่า "อิเล็กทรอนิกส์"
แนวคิดสมัยใหม่ของ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" มีหลายวิธีในการตีความซึ่งสะท้อนให้เห็นในกรอบกฎหมาย อย่างไรก็ตามพวกเขาทั้งหมดอยู่ในความเข้าใจในสาระสำคัญของปรากฏการณ์นี้และต้องการการปรากฏตัวของส่วนประกอบดังกล่าว:
- รูปแบบการบันทึกแบบดิจิทัล
- การจัดเก็บข้อมูลบนสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีความสามารถในการอ่านและทำความเข้าใจโดยมนุษย์
จากสิ่งนี้สามารถกำหนดนิยามทั่วไปของแนวคิดภายใต้การพิจารณา

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นเอกสารที่มีข้อมูล (รวมถึงรายละเอียด) ถูกบันทึกในรูปแบบของข้อมูลดิจิตอล ตัวอย่างเช่นเป็นชุดของตัวละครเสียงภาพหรือชุดของมัน
ED สามารถสร้างบันทึกส่งและแปลงโดยใช้วิธีดิจิตอลในรูปแบบภาพที่มนุษย์เข้าใจได้
ข้อดีของเอกสารดังกล่าว
เช่นเดียวกับเอกสารที่เป็นกระดาษ ED ทำหน้าที่ชุดเดียวกัน อย่างไรก็ตามมีคุณสมบัติหลายอย่างที่ทำให้ผู้ให้บริการข้อมูลมีแนวโน้มมากขึ้น:

- ข้อมูลที่บันทึกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถแก้ไขได้ง่ายและรวดเร็ว
- เอกสารดังกล่าวจะถูกเก็บไว้ในทางทฤษฎีตลอดไป
- เทคโนโลยี ED ช่วยลดความยุ่งยากเร่งความเร็วและลดค่าใช้จ่ายในกระบวนการด้านเอกสาร
- เอกสารดังกล่าวสามารถลงนามและส่งจากระยะไกลโดยไม่ต้องเสียเวลากับการประชุมส่วนตัว
- คุณสามารถรับอินสแตนซ์ ED ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้พวกเขาทั้งหมดจะมีอำนาจตามกฎหมาย
คุณสมบัติของ ED เมตาดาต้า
แนวคิดของ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" มีคุณสมบัติสามประการ:
- เนื้อหาคือเนื้อหาที่เป็นข้อความกราฟิกหรือเสียง
- บริบทคือข้อมูลเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของข้อมูลที่มีการจัดทำเอกสารกับบุคคลอื่นทางกายภาพหรือทางกฎหมาย
- โครงสร้างของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นภายในและภายนอก ในกรณีแรกเรากำลังพูดถึงเนื้อหาของ ED โดยตรง ในครั้งที่สอง - เกี่ยวกับสภาพแวดล้อมที่มีอยู่ (สื่อจัดเก็บข้อมูลรูปแบบของไฟล์เอง ฯลฯ )
แนวคิดของ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" ถูกกำหนดโดยข้อมูลเมตา นี่คือชื่อของข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติทั้งหมดของ ED รวมถึงความมั่นใจในสังคม
ข้อมูลเมตาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดเก็บของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใด ๆ พวกเขามีองค์ประกอบของหลักฐานทางกฎหมายธุรกิจองค์กรและหลักฐานขั้นตอนของความสมบูรณ์ของ ED เช่นเดียวกับความถูกต้องของมัน
รายละเอียด ED
อีกแง่มุมที่สำคัญของแนวคิดของ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" - รายละเอียด นี่คืออะนาล็อกชนิดหนึ่งของแผ่นข้อมูลซึ่งมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการสร้าง ED
เหล่านี้รวมถึง:
- ชื่อของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- วันที่และสถานที่รวบรวมเช่นเดียวกับทุกรุ่น (ถ้ามี)
- ข้อมูลบนคอมไพเลอร์หรือคอมไพเลอร์ของ ED
- ข้อมูลเกี่ยวกับระดับความปลอดภัยของเอกสาร
- ข้อมูลที่จะช่วยในการกำหนดความถูกต้องความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของลายเซ็นดิจิตอลอิเล็กทรอนิกส์ของ ED
- ข้อมูลเกี่ยวกับโปรแกรมที่จำเป็นในการเปิดเอกสารนี้ มันเกี่ยวกับรูปแบบของมัน การละเมิดลิขสิทธิ์คอมพิวเตอร์กำลังเฟื่องฟูในพื้นที่ภายในประเทศวันนี้ ในเรื่องนี้ผู้ใช้พีซีส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์ที่ไม่มีใบอนุญาตและไม่เคยสงสัยเลยว่าทุกคนที่เป็นที่รัก. doc, .xls และ. ppt ได้รับการสนับสนุนโดยโปรแกรม Microsoft Office ที่ชำระเงินแล้ว ดังนั้นในสภาวะปกติคุณต้องจ่ายเงินเพื่อใช้งานและไม่ต้องดาวน์โหลดเวอร์ชั่นที่ถูกแฮ็ก นั่นคือเหตุผลที่รูปแบบ ED ที่ใช้กันมากที่สุดสากลและที่สำคัญที่สุดในวันนี้ในโลกคือ. odt ความนิยมของมันทำให้ Microsoft ฝังความสามารถในการอ่านในซอฟต์แวร์ ข้อดีหลัก ๆ ของรูปแบบนี้คือการรวมความสามารถของโปรแกรมต่าง ๆ เช่น Word, Excel, PowerPoint เข้าด้วยกัน
- ลายเซ็นดิจิทัล
ลายเซ็นดิจิทัล
ดังที่ได้กล่าวมาแล้วหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของแนวคิดของ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" เป็นสิ่งที่จำเป็น โดยเฉพาะลายเซ็นดิจิทัลซึ่งแปลจากภาษาอังกฤษเป็น "ลายเซ็นดิจิทัล"

นี่คือชื่อของวิธีการเห็น ED ซึ่งได้มาจากการแปลงรหัสลับของชุดข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ลายเซ็นนี้ช่วยให้คุณสามารถระบุคนที่ใส่มันรวมทั้งยืนยันความสมบูรณ์ของเอกสารทั้งหมด
ภายใต้กฎหมายปัจจุบันในประเทศทันสมัยส่วนใหญ่ EDS นั้นบรรจุด้วยลายเซ็น "เปียก" บนกระดาษ
มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบลิงก์ที่แยกกันไม่ออกระหว่างแนวคิดของ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" และลายเซ็นดิจิทัล แท้จริงแล้วมันคือการปรากฏตัวของที่สองที่ให้การบังคับทางกฎหมายครั้งแรก
แต่ละ EDS มีคีย์ที่ได้รับการรับรองส่วนบุคคลซึ่งเป็นลำดับเฉพาะของตัวเลขขนาด 264 บิต ในการรับมันคุณต้องติดต่อ บริษัท ที่เชี่ยวชาญซึ่งมีจำนวนมากในวันนี้ เป็นเรื่องที่ควรจดจำว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีวันหมดอายุที่แน่นอนรวมถึงระดับความปลอดภัยที่แตกต่างกัน

เมื่อลงทะเบียนลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์รหัสบุคคลเดียวกันจะถูกบันทึกไว้ในแฟลชไดรฟ์ของลูกค้า มันทำงานได้เฉพาะกับกุญแจสาธารณะ - โปรแกรมอื่นที่ใช้โดยบุคคลที่สองและที่สามเพื่อตรวจสอบลายเซ็นดิจิทัลในเอกสารที่ได้รับ
ข้อมูลอยู่ในใบรับรองดิจิทัลที่มีข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของหมายเลขการลงทะเบียนของเขา (เพื่อไม่ให้สับสนกับคีย์ส่วนตัว) และระยะเวลาของลายเซ็นดิจิทัล
เมื่อใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์คุณสามารถส่งเอกสารไปยังมหาวิทยาลัยในระยะไกล (บางครั้งก็เป็นคนต่างชาติ) ทำธุรกรรมธนาคารชำระภาษีและบริการบางส่วนขององค์กรของรัฐในองค์กรเทศบาล
อย่างไรก็ตามมีหลายกรณีที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และลายเซ็นต์นั้นไม่ถือว่าถูกต้องตามกฎหมาย ตัวอย่างเช่นการขอรับใบรับรองการสืบทอดหรือการออกเอกสารการย้าย
ประเภทของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ในขณะนี้ยังห่างไกลจากการจำแนกประเภทหนึ่งของ ED อย่างไรก็ตามเอกสารดังกล่าวส่วนใหญ่มักจะถูกแบ่งออกเป็นประเภทในประเภทต่อไปนี้:
- ประเภทเนื้อหา: ข้อความกราฟิกเสียงภาพเคลื่อนไหวและมัลติมีเดีย ED
- ระดับการเข้าถึง: เปิดและซ่อน เอกสารประเภทแรกไม่มีสิ่งที่เป็นความลับซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมพวกเขาถึงเป็นสาธารณสมบัติและทุกคนสามารถอ่านได้ นี่คือข้อมูลทางเทคนิคของอุปกรณ์หรือองค์ประกอบของผลิตภัณฑ์ข้อตกลงสิทธิ์การใช้งานรายการราคา ฯลฯ ED ED ที่ซ่อนอยู่สามารถอ่านได้โดยกลุ่มคนที่แคบ พวกเขามักจะมีข้อมูลที่แสดงถึงความลับทางการค้าหรือแม้กระทั่งรัฐ นี่อาจเป็นแผนที่ที่ตั้งของหน่วยทหารลับภาพวาดของอุปกรณ์ที่จดสิทธิบัตรหรือองค์ประกอบของยาเสพติดข้อมูลในบัญชีธนาคารของบุคคลหรือนิติบุคคล ฯลฯ
- การมี / ไม่มีลายเซ็นดิจิตอลอิเล็กทรอนิกส์ (EDS) ความถูกต้องตามกฎหมาย / ผิดกฎหมายของเอกสารขึ้นอยู่กับสิ่งนี้
- ทัศนคติต่ออุตสาหกรรมที่เฉพาะเจาะจง เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการยอมรับโดยทั่วไป (รูปแบบและเนื้อหาเหมือนกันสำหรับแอปพลิเคชันทั้งหมด) และเน้นเฉพาะที่แคบ
สัญญาณของ ED
เมื่อพิจารณาถึงแนวคิดและประเภทของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แล้วควรคำนึงถึงคุณสมบัติที่แตกต่าง พวกเขาแยกความแตกต่าง ED จากวัตถุอื่น ๆ ของโลกวัสดุ
- ความหมายของเนื้อหา เอกสารประเภทนี้จำเป็นต้องมีเหตุผลและไม่ใช่ชุดภาพเสียงหรือสัญลักษณ์แบบสุ่ม
- รูปแบบวัสดุที่มั่นคง
- ความสมบูรณ์และความซื่อสัตย์
- มุ่งเน้นไปที่แอปพลิเคชันสำหรับการสื่อสารทางสังคม
ด้านกฎหมาย
เมื่อพิจารณาถึงคุณสมบัติรายละเอียดคุณลักษณะแนวคิดของเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์โครงสร้างและประเภทของเอกสารแล้วควรพิจารณาตรวจสอบด้านกฎหมายของปัญหานี้อย่างรอบคอบมากขึ้น
หาก ED ถูกวาดขึ้นตามบรรทัดฐานทางกฎหมายทั้งหมดและลายเซ็นของมันมีใบรับรองที่จำเป็นทั้งหมดแล้วก็จะมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายเท่ากับเอกสารที่เทียบเท่ากัน
โดยธรรมชาติในแต่ละรัฐข้อบังคับทางกฎหมายของแนวคิดของ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" นั้นแตกต่างกันบ้าง แต่สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆโดยทั่วไปกฎหมายของประเทศต่าง ๆ ก็มีความภักดีต่อ ED เท่ากันเพราะงานในสำนักงานประเภทนี้ในระดับสากลมานานแล้ว ในเรื่องนี้ได้รับความขัดแย้ง อำนาจบางอย่างมีความกังวลมากขึ้นเกี่ยวกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายนอก ในขณะเดียวกันก็อาจจะยังไม่ได้รับการพัฒนาภายในรัฐ นี่คืออะนาล็อกที่พูดเกินจริงเช่นระดับความรู้คอมพิวเตอร์ที่ทันสมัย กับเขาคนรู้วิธีการติดตั้งแอปพลิเคชันต่าง ๆ บน Android แต่ไม่ทราบหลักการพื้นฐานของการทำงานกับตาราง Exel
คุณสมบัติของงานสำนักงานดิจิทัล
เมื่อเทียบกับกระดาษแล้วงานสำนักงานดิจิทัลมีข้อดีที่สำคัญหลายประการ:
- ให้การลงทะเบียนการดำเนินงานการบัญชีการจัดเก็บและการเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- ต้องใช้เงินทุนน้อย
- ต้องการพื้นที่ขั้นต่ำเพื่อรองรับการเก็บถาวร ในความเป็นจริงเอกสารทั้งหมดสำหรับองค์กรขนาดใหญ่วางอยู่บนฮาร์ดไดรฟ์ในกระเป๋า
- ด้วยความช่วยเหลือของงานเสมียนอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่เวลาการผลิตของพนักงาน
- ความเร็วของการเผยแพร่ข้อมูลระหว่างผู้ใช้ที่หลากหลายนั้นเพิ่มขึ้น
- ED สามารถมีได้ทั้งข้อความและรูปภาพ แต่ยังรวมถึงข้อมูลมัลติมีเดีย และสิ่งนี้สำคัญมากหากงานขององค์กรเชื่อมโยงกับงานนำเสนอส่วนตัว
เป็นที่น่าสังเกตว่าการใช้เอกสารกระดาษมักได้รับอนุญาตให้ใช้ในสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตามลำดับความสำคัญในกรณีนี้คือสำหรับ ED อย่างแม่นยำ
องค์กรเอกชนและสาธารณะส่วนใหญ่ในโลกทุกวันนี้มีจุดมุ่งหมายที่จะค่อยๆกำจัดเอกสารกระดาษออกจากเอกสาร แต่ถึงแม้จะอยู่ในประเทศที่พัฒนาแล้วก็ยังห่างไกล หลังจากทั้งหมดนี้เป็นกระบวนการที่ยาวและมีราคาแพง
เราตรวจสอบแนวคิดของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยแยกความแตกต่างทั้งหมดของปัญหา เราหวังว่าข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์กับคุณ