กฎเวิร์กโฟลว์พื้นฐานคืออะไร?

การจัดการเอกสารเป็นหนึ่งในส่วนสำคัญของการทำงานกับเอกสารสำหรับงานบริหาร เพื่อให้พวกเขาสามารถไปทางที่สั้นที่สุดและไปถึงปลายทางสุดท้ายโดยเร็วที่สุดเวิร์กโฟลว์ควรถูกจัดระเบียบอย่างเหมาะสมตามกฎเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้

แนวคิด

โดยการจัดการเอกสารจะเข้าใจกระบวนการซึ่งเป็นผลมาจากการรวบรวมการประสานงานการรับและการโอนการส่งเอกสาร

ในทางตรงกันข้ามมันหมายถึงการเคลื่อนไหวและการเคลื่อนไหวของหลักทรัพย์จากช่วงเวลาที่พวกเขาเกิดขึ้นจนกว่าพวกเขาจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวร (หรือรับ)

เอกสารทั้งหมดสามารถแสดงได้ในสามหมวดหมู่:

• ขาเข้ามาจากสภาพแวดล้อมภายนอก
• ขาออกเข้าสู่สภาพแวดล้อมภายนอก
• internal ถูกสร้างขึ้นภายในองค์กรเองและยังคงอยู่ภายในขีด จำกัด

หมวดหมู่ที่นำเสนอจะกำหนดกระแสเอกสารใน บริษัท ที่มีทิศทางต่างกัน (แนวนอนและแนวตั้ง)

ในรูปแบบหลักของเวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้เป็นไปได้

หลักการพื้นฐาน

เวิร์กโฟลว์มีหลักการพื้นฐาน 4 ประการ

การละเมิดหลักการอย่างน้อยหนึ่งข้อจะนำไปสู่การทำลายระบบการหมุนเวียนเอกสารทั้งหมด

กฎหลัก

พิจารณากฎพื้นฐานของเวิร์กโฟลว์

การจัดการมันเป็นกระบวนการทางเทคโนโลยีที่ยากโดยมีพารามิเตอร์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานทั้งหมดขององค์กร คุณสมบัติหลักของเวิร์กโฟลว์คือเส้นทางของการเคลื่อนไหวซึ่งครอบคลุมทุกสถานการณ์บนเส้นทางการเคลื่อนที่ของเอกสารตั้งแต่ช่วงเวลาของการสร้าง (หรือจากการรับ) จนถึงช่วงเวลาของการใช้งาน มันเป็นเวลาที่สำคัญมากที่ใช้ในการส่งเอกสารบนเส้นทางนี้ ดังนั้นกฎหลักในการรักษาเวิร์กโฟลว์ขององค์กร: การถ่ายโอนจริงของพวกเขาไปตามเส้นทางที่สั้นที่สุดและตรงที่สุดด้วยเวลาน้อยที่สุด

กฎอื่น ๆ

เมื่อจัดระเบียบงานคุณต้องปฏิบัติตามกฎพื้นฐานต่อไปนี้เพื่อจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์:

• การลดที่ใหญ่ที่สุดในกรณีที่ไม่จำเป็นและไม่มีเหตุผลของการถ่ายโอนเอกสาร (เนื่องจากการแยกการดำเนินงานทางเทคโนโลยีสำหรับการประมวลผลกระดาษและหน่วยการจัดการที่ไม่ได้เป็นผลมาจากความต้องการทางธุรกิจของ บริษัท เอง);
• การยกเว้นหรือ จำกัด การส่งคืนเอกสารที่ใหญ่ที่สุด (ระหว่างการประมวลผล - การดำเนินการและการออกเอกสารในระหว่างการเตรียมการ - การตรวจสอบและการอนุมัติ ฯลฯ );
• ความสอดคล้องที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของการมุ่งเน้นและการประมวลผลของหมวดหมู่หลักของเอกสารโดยมีเงื่อนไขว่าแต่ละการเคลื่อนไหวของมันควรจะถูกกำหนด

การใช้หลักการเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมกลไกหลักขององค์กร - ความเชี่ยวชาญความสามารถในการดำเนินการด้านเทคโนโลยีที่เป็นเนื้อเดียวกันจากส่วนกลาง

การปฏิบัติตามกฎทั่วไปของเวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณสามารถประมวลผลเอกสารของเครื่องมือการจัดการได้ดีขึ้นโดย:

• เวิร์กโฟลว์ธรรมดาการกำจัดการดำเนินงานตามวัฏจักรที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมและการประมวลผลเอกสาร
• การไหลของเอกสารสร้างความมั่นใจในการเคลื่อนย้ายอย่างสม่ำเสมอและส่งเสริมปริมาณงานตามสัดส่วน

กฎข้อที่ 1 - การรับและส่งจากส่วนกลาง

ในบรรดากฎของเอกสารและเวิร์กโฟลว์ที่สำคัญที่สุดคือความจำเป็นในการรวมศูนย์ กล่าวอีกนัยหนึ่งว่าเอกสารใดขององค์กรทั้งที่เข้ามา (ไม่ว่าจะใช้วิธีการจัดส่งใด) และส่งออก (ยกเว้นที่ได้รับหรือส่งทางแฟกซ์และอีเมล์และเชื่อมต่อกับนักแสดงเฉพาะ) จะต้องดำเนินการในบริการที่รับผิดชอบอย่างเดียว หน่วย (สำนักงาน) ดังนั้นคุณสามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้ในครั้งเดียว:

• เพื่อปล่อยบริการและแผนกที่เหลือขององค์กรจากการดำเนินการด้านเทคนิค (การตรวจสอบเอกสารขาเข้าการเปิดหรือปิดผนึกซองจดหมายการทำเครื่องหมายจดหมายหรือแฟกซ์)
• เพื่อเพิ่มผลผลิตของการใช้อุปกรณ์สำนักงานในสำนักงาน (เครื่องถ่ายเอกสาร, แฟกซ์, การทำเครื่องหมายและเครื่องอื่น ๆ ที่ใช้สำหรับการประมวลผลเอกสาร)

ในรูปแบบรวมศูนย์ของงานสำนักงานการประมวลผลกระดาษมีความเข้มข้นในบริการสำนักงานและแผนกโครงสร้างได้รับการยกเว้นจากฟังก์ชั่นสำนักงาน (การลงทะเบียนและการบัญชีการจัดเก็บไฟล์ ฯลฯ )

รูปแบบการกระจายอำนาจของเวิร์กโฟลว์หมายความว่าในหน่วยโครงสร้างขององค์กรมีสำนักงานทำงานกับพวกเขา โดยปกติแล้วแบบฟอร์มนี้จะเป็นธรรมในกรณีที่มีการกระจายตัวของดินแดนขององค์กร

ในรูปแบบผสมส่วนหนึ่งของเอกสารจะทำโดยบริการเสมียนและส่วนโดยหน่วย บ่อยครั้งที่ในรูปแบบผสมเอกสารบางอย่างมีการลงทะเบียนตรวจสอบรวบรวมธุรกิจและจัดเก็บโดยสำนักงาน เหล่านี้ส่วนใหญ่เป็นหลักทรัพย์ที่ได้มาโดยผู้บริหารและดำเนินการต่อจากมัน เอกสารเกี่ยวกับปัญหาที่อยู่ในความสามารถของแผนกจะถูกบันทึกควบคุมควบคุมดำเนินการและเก็บไว้ในแผนกโครงสร้างของ บริษัท

กฎข้อที่ 2 - ยกเว้นผลตอบแทนที่ไม่สมเหตุสมผล

การไหลของเอกสารควรมีการจัดการในลักษณะที่พวกเขาไม่ได้กลับไปที่บริการ (แผนก) ซึ่งได้ผ่านไปแล้ว ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือสถานการณ์ที่ได้รับการพิสูจน์จากความจำเป็นทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่นเอกสารสำหรับลายเซ็นของผู้จัดการย่อมผ่านเลขานุการของเขาสองครั้งเนื่องจากเขาเป็นตัวกลางระหว่างผู้จัดการและหัวหน้า

กฎเวิร์กโฟลว์หมายเลข 3 - การศึกษาเบื้องต้นเกี่ยวกับการเข้า

ในมวลรวมของเอกสารขาเข้าคุณต้องเลือกพื้นฐานและสำคัญที่สุดสำหรับองค์กรและศึกษาเอกสารเหล่านั้นก่อน หากข้อมูลที่มีอยู่ในพวกเขาสามารถพิจารณาโดยรองหรือพนักงานที่มีอำนาจอื่น ๆ มันจะดีกว่าที่จะส่งเอกสารโดยตรงกับเขาผ่านผู้จัดการ เพื่อให้วิธีการถ่ายโอนมีความแม่นยำพวกเขาจะต้องตรวจสอบโดยพนักงานสำนักงานที่มีความรู้เกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรหน้าที่ของหน่วยงานและความสามารถของผู้จัดการและพนักงาน

กฎข้อที่ 4 - การลงทะเบียนเอกสารเกิดขึ้นหนึ่งครั้ง

หากเขาเข้าสู่แผนกการจัดการธุรกิจ (สำนักเลขาธิการ) ได้รับการจดทะเบียนและหลังจากศึกษาผู้จัดการ (หรือรอง) อยู่ในแผนกใดแผนกหนึ่งเขาไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนอีก หากกระดาษผ่านการจัดการเข้าสู่แผนกก็จะลงทะเบียนครั้งเดียวในแผนกโดยเฉพาะ กล่าวอีกนัยหนึ่งเอกสารใด ๆ สามารถมีหมายเลขลงทะเบียนเพียงหมายเลขเดียวเท่านั้นในบริการบัญชีหรือในหน่วยโดยตรง

กฎข้อที่ 5 - ความละเอียดของเอกสารระบุวันที่นักแสดงและผู้รับผิดชอบอย่างแม่นยำ

แม้จะมีข้อเท็จจริงที่ว่าผู้จัดการ บริษัท จะทำการตัดสินใจ แต่เลขานุการจะต้องควบคุมกระบวนการนี้ให้อยู่ในระดับที่สามารถควบคุมได้กล่าวอีกนัยหนึ่งเขาควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาของการตัดสินใจถูกนำเสนออย่างถูกต้องที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยไม่รวมคำถามที่น่าจะเป็นของนักแสดง

กฎข้อที่ 6 การแยกการไหลของเอกสาร

ผังเอกสารคือชุดของประเภทหรือปลายทางที่มีเส้นทางเดียวกัน โดยปกติแล้วจะมีการแบ่งสามสตรีม: ขาเข้าขาออกและภายใน (ไม่ได้สร้างเกินขอบเขตขององค์กร) สตรีมเอกสารแต่ละรายการมักจะมีระดับย่อย (โฟลว์ระดับที่สอง) ตัวอย่างเช่นสตรีม "เอกสารขาเข้า" ประกอบด้วยสามประเภท: เอกสารจาก บริษัท แม่แผนกและสำนักงานตัวแทนรวมถึง บริษัท พันธมิตรอุทธรณ์ของผู้คน ฯลฯ

ในเวิร์กโฟลว์ของเอกสารขาออกและภายในจะมีการกระจายระดับย่อยด้วยวิธีเดียวกัน เอกสารที่ถูก จำกัด (ความลับทางการค้าความลับ ฯลฯ ) มักจะอยู่แยกกัน บริการรักษาความปลอดภัยขององค์กรควบคุมการทำงานของพวกเขา

กระบวนการบัญชี

พิจารณากฎพื้นฐานของเวิร์กโฟลว์การบัญชี

ขนาดของมันจะแสดงด้วยจำนวนหลักทรัพย์ทั้งหมดที่องค์กรได้รับและดำเนินการโดยระยะเวลาหนึ่ง ขนาดเวิร์กโฟลว์หมายถึงจำนวนสำเนาที่ถูกต้องของเอกสารภายในที่มาถึง เมื่อคำนวณขนาดของเวิร์กโฟลว์จะมีการพิจารณาสำเนาเอกสารที่ทำขึ้นด้วยการแนะนำวิธีการทางเทคนิคที่หลากหลายด้วย

ตัวบ่งชี้การบัญชีถูกสร้างขึ้นในรูปแบบของข้อมูลสรุปข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับขนาดของเอกสาร แบบฟอร์มของพวกเขากำลังถูกพัฒนาโดยองค์กร ตัวอย่างเช่นองค์กรสามารถกำหนดความถี่ใด ๆ สำหรับการนับเอกสาร: ทุกเดือนสัปดาห์ละครั้งปีละครั้งทุกไตรมาส ทั้งการศึกษาเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพของกระบวนการทำงานสามารถนำมาใช้

ตัวบ่งชี้ที่ได้รับในการคำนวณขนาดของเวิร์กโฟลว์ใช้ในการกำหนดจำนวนพนักงานและโครงสร้างของบริการการจัดการเอกสาร และเพื่อศึกษาภาระงานขององค์กรที่ทำสัญญาและหน่วยงานโครงสร้าง

ดังนั้นในกรอบของบทความนี้จึงได้พิจารณากฎพื้นฐานสำหรับการจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ที่ บริษัท นำไปใช้