การบัญชีบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นเป็นขั้นเป็นตอน การบริหารทรัพยากรมนุษย์

การจัดทำบันทึกข้อมูลบุคลากรในองค์กรนั้นไม่ใช่เรื่องยาก แต่เป็นงานที่ต้องใช้ความอุตสาหะ แก้ไขได้โดยการเปิดตัวกระบวนการบุคลากรซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุมของกฎหมายที่บังคับใช้

โดยทั่วไปแล้วการบำรุงรักษาเอกสารบุคลากรที่ถูกต้องไม่เพียง แต่ช่วย บริษัท จากการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแลเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พนักงานหลีกเลี่ยงปัญหาตัวอย่างเช่นการได้รับเงินบำนาญหรือความเป็นไปได้ในการยื่นขอการค้ำประกันทางสังคมอื่น ๆ บ่อยครั้งที่เกิดขึ้นเนื่องจากการเก็บบันทึกที่ไม่เหมาะสมในสถานที่ทำงานผู้คนต้องใช้เวลาจำนวนมากการเงินและเส้นประสาทในการพิสูจน์ให้เจ้าหน้าที่ของตนทราบถึงสิทธิ์ในการรับผลประโยชน์เบี้ยเลี้ยงและการชำระเงินอื่น ๆ ดังนั้นผู้จัดการแต่ละคนควรจำไว้ว่าการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลบุคลากรและการจัดระเบียบงานสำนักงานที่เหมาะสมเป็นหนึ่งในภารกิจหลักที่เขาต้องรับผิดชอบต่อพนักงานและรัฐ

บทความนี้จะพูดคุยเกี่ยวกับความถูกต้องของการจัดตั้งกระบวนการนี้เช่นเดียวกับความแตกต่างทั้งหมดของมัน จากนั้นมันจะเป็นไปได้ที่จะได้รับคำตอบสำหรับคำถามของวิธีการจัดระเบียบบันทึกของบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นอย่างเป็นขั้นเป็นตอนและไม่ทำผิดพลาด

แนวคิดและคำจำกัดความ

ก่อนที่คุณจะเข้าใจการตั้งค่าของกระบวนการนี้คุณควรกำหนดแนวคิดพื้นฐาน ดังนั้นบันทึกของพนักงาน - นี่คือกระบวนการจัดระเบียบบัญชีของพนักงานซึ่งเกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนการจ้างงานอย่างเป็นทางการย้ายจากตำแหน่งหนึ่งไปอีกตำแหน่งหนึ่งและปล่อยพนักงานรวมถึงการบัญชีสำหรับแรงงานสัมพันธ์ขององค์กรและบุคลากร

การจัดการระเบียนทรัพยากรบุคคลเป็นกิจกรรมที่จัดทำเอกสารและองค์กรที่ทำงานกับเอกสารทรัพยากรบุคคล

ดังนั้นจึงเป็นที่ชัดเจนว่าการจัดการทรัพยากรบุคคลและบันทึกบุคลากรเป็นปรากฏการณ์สองเหตุการณ์ที่มีความสัมพันธ์ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อดำเนินการตามนโยบายส่วนบุคคลขององค์กร

เป้าหมายและวัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์ของการบันทึกข้อมูลบุคลากรคือการสร้างระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพและการจัดการบันทึกข้อมูลบุคลากรและการลงทะเบียนแรงงานสัมพันธ์ที่เหมาะสมระหว่างนายจ้าง (องค์กร) และพนักงาน (บุคลากร) โดยตรง

แต่งานที่บันทึกของบุคลากรได้รับการออกแบบเพื่อแก้ไขมีดังต่อไปนี้ - ควบคุมความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและพนักงานขององค์กรและสร้างกรอบกฎหมายสำหรับแรงงานสัมพันธ์

เมื่อเข้าใจว่าการบัญชีทรัพยากรมนุษย์คืออะไรคุณสามารถเริ่มพิจารณาวิธีการจัดระเบียบบันทึกบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นอย่างเป็นขั้นเป็นตอน

ขั้นตอนของการจัดองค์กรของบันทึกบุคลากร

ดังนั้นก่อนที่คุณจะเริ่มจัดระเบียบบุคลากรบันทึกทีละขั้นตอนคุณต้องมีแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนแบ่งออกเป็นขั้นตอน สิ่งนี้จะช่วยไม่ให้พลาดจุดสำคัญในกระบวนการนี้

ดังนั้นองค์กรของการบันทึกบุคลากรโดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับการผ่านขั้นตอนต่อไปนี้:

1. การสร้างบริการบุคลากร (แผนก) ในกรณีที่ บริษัท วางแผนที่จะจ้างพนักงานจำนวนมากหรือมอบหมายหน้าที่ด้านการบัญชีให้กับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านหาก บริษัท วางแผนที่จะมีพนักงานจำนวนน้อย
2. การพัฒนาเอกสารกำกับดูแลพื้นฐาน (ในด้านการบริหารงานบุคคลขององค์กร)
3. การจัดระเบียบของงานสำนักงาน (การกำหนดว่าใครและอย่างไรจะจัดทำเอกสารการพัฒนาแบบฟอร์มการสั่งซื้อในเรื่องของบุคลากรการดูแลรักษาวารสารการรายงาน ฯลฯ )
4. ระบบอัตโนมัติของบันทึกบุคลากร (ถ้าจำเป็น)
5. การระบุวิธีควบคุมความถูกต้องของการบัญชี (ระเบียบและการมอบอำนาจให้เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบการบัญชีที่เหมาะสม)

แต่ละขั้นตอนเหล่านี้มีงานและงานย่อยบางอย่าง มีความจำเป็นต้องพิจารณาทั้งหมดของพวกเขา

ใครควรเก็บบันทึก

ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้มีสองวิธีในการพิจารณาว่าใครจะมีส่วนร่วมในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรในองค์กร โดยทั่วไปแล้วขึ้นอยู่กับจำนวนคนที่วางแผนจะทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย (ตามกฎแล้วเป้าหมายขององค์กรคือการจัดกิจกรรมเชิงพาณิชย์เพื่อหากำไร)

สำหรับ บริษัท ขนาดใหญ่แนะนำให้สร้างการบริการบุคลากรหรือแผนกบุคคลที่เต็มเปี่ยม สำหรับองค์กรขนาดเล็กอนุญาตให้มีการมอบหมายหน้าที่บุคคลให้แก่นักบัญชีหรือเลขานุการได้ อย่างไรก็ตามมีตัวเลือกที่สามคือ - การถ่ายโอนของการบันทึกบัญชีเพื่อเอาท์ซอร์สไปยังองค์กรพิเศษ

เมื่อสร้างบริการหรือแผนกคุณจะต้องสร้างเอกสารข้อบังคับบางอย่าง ได้แก่ ข้อกำหนดเกี่ยวกับบริการ (แผนก) และรายละเอียดงานของพนักงาน ในกรณีของการมอบหมายหน้าที่ให้กับนักบัญชีหรือเลขานุการจะต้องลงทะเบียนฟังก์ชั่นบุคลากรในรายละเอียดงานของพนักงานที่เลือก หากมีความจำเป็นเช่นนี้ขอแนะนำให้คุณส่งนักบัญชีหรือเลขานุการไปยังหลักสูตร HR สิ่งนี้จะช่วยปรับปรุงทักษะของพนักงานที่จะได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ในเรื่องบุคลากร แต่หากมีการตัดสินใจที่จะร่วมมือกับองค์กรบุคคลที่สามเกี่ยวกับปัญหาการโอนหน้าที่บัญชีให้พวกเขาก็จำเป็นต้องมีสัญญา

การพัฒนาเอกสารบุคลากรที่ได้รับคำสั่ง

มีเอกสารจำนวนหนึ่งที่แนะนำผู้ที่เก็บรักษาบันทึกบุคลากรและการจัดการบันทึก ประการแรกเอกสารดังกล่าวเป็นรายการพนักงาน เป็นเอกสารที่แสดงองค์ประกอบจำนวนพนักงานและเงินเดือนของพนักงานรวมถึงตำแหน่งงาน ในตารางการรับพนักงานโพสต์ของพนักงานแบ่งออกเป็นหน่วยซึ่งทำให้สามารถทำการวิเคราะห์เชิงปริมาณและเชิงคุณภาพของทั้งองค์กร

ขั้นตอนต่อไปคือการพัฒนารูปแบบมาตรฐานของการสั่งซื้อบุคลากรซึ่งจะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับการรับสมัครการถ่ายโอนไปยังตำแหน่งอื่นการส่งการลาและการเลิกจ้างพนักงานขององค์กร

เอกสารที่จำเป็นต่อไปคือข้อบังคับแรงงานภายใน พวกเขาแสดงจุดสำคัญที่ควบคุมกิจกรรมแรงงานของพนักงานทุกคนในองค์กร ตามเอกสารนี้หากพนักงานฝ่าฝืนกฎที่อธิบายไว้ในเอกสารเขาสามารถถูกลงโทษได้โดยการลงโทษทางวินัย

นอกจากนี้ยังมีเอกสารบันทึกของบุคลากรอีกตัวอย่างหนึ่งคือข้อตกลงแบบจำลองในการสรุปความสัมพันธ์ด้านแรงงานระหว่างองค์กรและพนักงาน สัญญาการจ้างงานอาจเป็นประเภทเดียวกันหรือทำงานแยกกันในแต่ละตำแหน่ง นอกจากนี้ บริษัท ต้องมีการพัฒนารายงานแสดงเวลาซึ่งจะแสดงเวลาจริงที่พนักงานจะได้รับค่าจ้าง

คุณควรจำตารางวันหยุดพักผ่อนที่องค์กร เอกสารนี้ได้รับการพัฒนาไม่ช้ากว่าสองสัปดาห์ก่อนสิ้นปี กำหนดการวันหยุดแสดงแผนปฏิทินสำหรับส่งผู้คนในวันหยุดพักผ่อนภาคบังคับ เมื่อจัดทำแผนดังกล่าวควรจำไว้ว่าบุคลากรควรถูกส่งไปพักผ่อนในลักษณะที่การขาดงานของพนักงานบางคนไปพร้อม ๆ กันนั้นไม่ได้นำไปสู่การหยุดพักในกระบวนการแรงงานขององค์กร

เราไม่ควรลืมเกี่ยวกับการพัฒนากฎระเบียบเกี่ยวกับค่าตอบแทนเอกสารนี้แสดงถึงขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานขององค์กรและยังควบคุมการคำนวณการจ่ายเงินเพิ่มเติมเช่นเบี้ยเลี้ยงสิ่งจูงใจหรือโบนัส ขั้นตอนสุดท้ายคือการพัฒนากฎระเบียบในหน่วยงานขององค์กรและรายละเอียดงานของผู้เชี่ยวชาญและคนงาน นอกจากนี้ขอแนะนำให้พัฒนากฎระเบียบเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล เมื่อเอกสารเกี่ยวกับกฎระเบียบพร้อมแล้วคุณสามารถเริ่มจัดทำเอกสารได้

งานเสมียน

เอกสารประกอบด้วยการบำรุงรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการรับการเคลื่อนย้ายและการปลดพนักงานอย่างเหมาะสม

ข้อบังคับคือการดำเนินการของไฟล์ส่วนบุคคลที่กำหนดไว้สำหรับพนักงานแต่ละคนขององค์กร ซึ่งรวมถึงบัตรบันทึกส่วนตัว, ใบสมัคร, สำเนาหนังสือเดินทาง, สำเนาเอกสารการศึกษา, ใบรับรองการตรวจสุขภาพ, สำเนาบัตรประจำตัวทหาร (ถ้ามี) และเอกสารอื่น ๆ ที่สร้างขึ้นในระหว่างการทำงานของพนักงาน . และงานที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งก็คือการกรอกหนังสือทำงาน

นอกจากเอกสารข้างต้นทั้งหมดแล้วยังสามารถพัฒนาเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับข้อมูลเฉพาะขององค์กรเพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินการที่ถูกต้องในด้านการบันทึกบุคลากร

นิตยสารประเภทใดที่ควรอยู่ในการบริหารทรัพยากรบุคคล?

ก่อนอื่นคุณต้องเริ่มต้นนิตยสารดังต่อไปนี้:

• ทำความคุ้นเคยกับกฎของตารางแรงงานภายใน
• การลงทะเบียนคำสั่งบุคลากร
• การลงทะเบียนคำสั่งซื้อเพื่อการจ้างงาน;
• การลงทะเบียนคำสั่งซื้อสำหรับวันหยุดพักผ่อนปกติ
• การลงทะเบียนลาป่วย
• การลงทะเบียนของสัญญาการจ้างงาน;
• การบัญชีสำหรับคนงานที่สอง;
• ติดตามเวลา;
• การบัญชีเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวของหนังสืองาน
• บัญชีของบัตรส่วนบุคคล
• ตรวจสอบบัญชี

นอกจากวารสารแล้วยังสามารถพัฒนาคำแนะนำในการเติมคำลงในสมุดบันทึกด้วยตนเอง และเอกสารทั้งหมดที่ลงทะเบียนในวารสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกกันตามการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ

ระบบบัญชีอัตโนมัติ

เมื่อเห็นได้ชัดจากข้อมูลข้างต้นบันทึกของบุคลากรเป็นกระบวนการที่ต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษจากพนักงานที่รับผิดชอบในการแก้ไขปัญหานี้ ดังนั้นวันนี้มันสามารถทำให้เป็นเรื่องง่ายด้วยระบบอัตโนมัติ

มีหลายโปรแกรมที่ทำให้การทำงานของเจ้าหน้าที่บุคลากรง่ายขึ้นและลดโอกาสในการทำผิดพลาด ตามกฎแล้วองค์กรต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ได้รับสิทธิการใช้งาน อย่างไรก็ตามมันเป็นที่น่าสังเกตว่าการซื้อโปรแกรมดังกล่าวจะจ่ายสำหรับตัวเองในเวลาอันสั้นและจะไม่อนุญาตให้ข้อผิดพลาดร้ายแรงในการทำงาน โดยทั่วไปโปรแกรมดังกล่าวแก้ปัญหาต่อไปนี้:

• เก็บรักษาบันทึกของบุคลากรตามกฎหมายแรงงาน
• การรวบรวมและการรายงานปัญหาของบุคลากร
• ทำให้การอนุมัติทันเวลาของกระบวนการบุคลากรทั้งหมดกับแผนกวางบิลหรือการบัญชี

หนึ่งในโปรแกรมยอดนิยมและเป็นที่ต้องการในปัจจุบันคือ 1C ซึ่งมีการกำหนดค่าของ“ การบริหารทรัพยากรมนุษย์”

จะทำอย่างไรถ้าเป็นไปไม่ได้ที่จะจัดระเบียบบันทึกบุคลากรอย่างเป็นขั้นเป็นตอนตั้งแต่ต้น?

หากองค์กรต้องประสบปัญหาดังกล่าวเมื่อไม่สามารถสร้างกระบวนการบุคลากรได้อย่างอิสระก็ไม่ยากที่จะแก้ไขสถานการณ์ดังกล่าว สำหรับวัตถุประสงค์เหล่านี้มี บริษัท ที่สามารถให้บริการดังกล่าวได้

ผู้เชี่ยวชาญของ บริษัท ที่ปรึกษาจะดำเนินการตรวจสอบและพัฒนาแพ็คเกจเอกสารที่จำเป็น โดยทั่วไปองค์กรดังกล่าวถูกเรียกร้องให้แก้ไขปัญหาดังกล่าว

1. เลือกระบบการบริหารงานบุคคลที่ดีที่สุดที่องค์กร
2. พัฒนาเอกสารกำกับดูแลภายใน
3. พัฒนาคำแนะนำและข้อบังคับที่จำเป็น

นอกจากนี้ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวสามารถนำไปสู่การสร้างบริการการจัดการบุคลากรและแผนกการจัดการเอกสารหากจำเป็น โดยทั่วไปแล้วการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญบุคคลที่สามจะช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถสร้างงานในทิศทางนี้ สิ่งนี้มีประโยชน์มากสำหรับองค์กรโดยรวมโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสร้างมันขึ้นมา

ข้อสรุป

สรุปบทความนี้เป็นที่น่าสังเกตว่าการบัญชีบุคลากรและการจัดการบุคลากรเป็นกระบวนการที่สัมพันธ์กันซึ่งนโยบายบุคลากรขององค์กรจะขึ้นอยู่กับคุณภาพขององค์กรในครั้งแรกอย่างสมบูรณ์

ไม่ว่าในกรณีใดควรมองข้ามปัญหาของบุคลากรเพราะไม่เพียง แต่กิจกรรมขององค์กรจะขึ้นอยู่กับพวกเขา แต่มักจะเป็นชะตากรรมของพนักงาน มีเพียงแค่จินตนาการว่าคนเหล่านี้ไม่พอใจเพียงใดที่ไม่สามารถได้รับการเกษียณอายุที่สมควรได้รับหรือการจ่ายเงินอื่น ๆ เนื่องจากเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานที่มีคุณภาพไม่ดี

เมื่อพิจารณาถึงคำถามของวิธีจัดระเบียบบันทึกบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นเราสามารถเริ่มใช้โปรแกรมเพื่อสร้างกระบวนการนี้ในองค์กร สิ่งที่สำคัญที่สุดคือไม่ละเลยคำแนะนำของประมวลกฎหมายแรงงาน, การตัดสินใจของกระทรวงแรงงาน, Goskomstat, Rosarkhiv และหน่วยงานรัฐบาลอื่น ๆ

หลังจากปรับกระบวนการบุคลากรทั้งหมดภายในแล้วอย่ามองเห็นพวกเขา สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคนงานที่มีส่วนร่วมในบันทึกของบุคลากรควรส่งอย่างน้อยบางครั้งถึงหลักสูตรการบริหารทรัพยากรบุคคลเพื่อพัฒนาทักษะของพวกเขา และควรดำเนินการตรวจสอบตามปกติของกระบวนการบัญชีในด้านบุคลากร สิ่งนี้จะช่วยในการติดตามงานในทิศทางนี้