รายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ: การเตรียมตัวอย่างการโพสต์

การเดินทางเพื่อทำธุรกิจจะแสดงโดยการเดินทางไปทำธุรกิจในระหว่างที่พนักงานขององค์กรแก้ไขปัญหาสำคัญสำหรับองค์กร การเดินทางสามารถอยู่ในรัสเซียหรือในประเทศอื่น ๆ นายจ้างเป็นผู้จ่ายเงินให้ซึ่งพนักงานจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ เอกสารนี้มีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ใช้ไปในการเดินทาง จากรายงานนี้ผู้ทำบัญชีจะต้องโอนเงินจำนวนที่ต้องการให้กับพนักงานเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น

แนวคิดเรื่องเอกสาร

สำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจรายงานล่วงหน้าในปี 2560 รวบรวมในรูปแบบของ AO-1 ในปี 2018 รูปแบบของเอกสารนี้ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง เอกสารนี้ได้รับการอนุมัติจากหน่วยงานทางสถิติ แต่แต่ละ บริษัท มีโอกาสที่จะทำการเพิ่มเติมใด ๆ ในรายงานนี้

คุณไม่เพียง แต่สามารถเพิ่มคอลัมน์ใหม่ แต่ยังสามารถยกเว้นบางบรรทัดที่ถือว่าซ้ำซ้อนได้ รายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจแสดงโดยเอกสารการบัญชีหลัก มันทำหน้าที่เป็นการยืนยันว่าเงินที่ออกให้กับพนักงานสำหรับการเดินทางถูกส่งไปเพื่อวัตถุประสงค์หนึ่งหรืออื่น

การรวบรวมความแตกต่าง

การรวบรวมรายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจนั้นค่อนข้างง่าย กระบวนการนี้ดำเนินการโดยผู้รับผิดชอบหรือพนักงานตัวแทนที่ได้รับเงินจำนวนหนึ่งสำหรับการเดินทางจากหัวหน้าของ บริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าเงินเหล่านี้ถูกใช้จริงในระหว่างการเดินทางเพื่อทำธุรกิจจะมีการรวบรวมและส่งรายงานไปยังบัญชีของ บริษัท

รายงานจะถูกตรวจสอบโดยหัวหน้าบัญชีและโอนไปยังผู้อำนวยการเพื่อลงนาม หากพนักงานใช้เงินเกินกว่าที่เขาได้รับก่อนการเดินทางในรูปแบบของการล่วงหน้าเขาก็จะได้รับค่าตอบแทน มันออกเป็นเงินสดจากโต๊ะเงินสดขององค์กร สำหรับสิ่งนี้พลเมืองคนแรกได้รับคำสั่งจ่ายเป็นเงินสดซึ่งบ่งชี้ว่ากองทุนใช้ไปเพื่อวัตถุประสงค์ใด

ฉันสามารถใช้รูปแบบใดได้บ้าง

เมื่อจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายพนักงานขององค์กรสามารถใช้เอกสารดังต่อไปนี้:

• แบบฟอร์ม AO-1 ได้รับการอนุมัติจากนักสถิติ;
• แบบฟอร์มที่พัฒนาขึ้นเป็นพิเศษโดย บริษัท เฉพาะบนพื้นฐานของแบบฟอร์ม AO-1
• เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หาก บริษัท ใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หาก บริษัท ตัดสินใจที่จะพัฒนารูปแบบของตัวเองมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องกรอกรายละเอียดที่จำเป็นลงไป หากพวกเขาไม่อยู่ก็อาจทำให้เกิดปัญหาบางอย่างกับผู้ตรวจสอบภาษี

มันทำออกมาได้อย่างไร?

พนักงาน บริษัท ทุกคนที่เดินทางไปทำธุรกิจควรเข้าใจวิธีการกรอกรายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารนี้ว่าพวกเขาจะสามารถยืนยันความถูกต้องและถูกต้องตามกฎหมายของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น กฎการออกแบบรวมถึง:

• แบบฟอร์มรายงานออกให้กับพนักงานโดยผู้เชี่ยวชาญในแผนกบัญชี
• คุณสามารถกรอกเอกสารด้วยตนเองหรือด้วยความช่วยเหลือของนักบัญชี
• ข้อมูลจะถูกป้อนทันทีหลังจากการเดินทาง;
• ข้อมูลบางอย่างเหมาะสมกับนักบัญชีของ บริษัท

พนักงานจะต้องแนบเอกสารอื่น ๆ ไปยังรายงานดังกล่าวซึ่งจะเป็นการยืนยันค่าใช้จ่ายบางอย่าง นำเสนอโดยการตรวจสอบใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารการชำระเงินอื่น

ตัวอย่างรายงานค่าใช้จ่ายเดินทางสามารถดูได้ด้านล่าง

มีข้อมูลอะไรบ้าง?

การกรอกเอกสารนี้ดำเนินการตามเอกสารทางการที่มีให้กับพนักงานของ บริษัท ซึ่งเดินทางมาจากการเดินทางเพื่อธุรกิจหากมีการคำนวณเป็นเงินสดจะมีการแนบเอกสารการชำระเงินที่แตกต่างกันกับรายงาน หากมีการใช้ค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่เงินสดจะต้องมีการแยกข้อมูลจากธนาคาร

ข้อมูลต่อไปนี้รวมอยู่ในเอกสารประกอบ:

• ข้อมูลเกี่ยวกับพลเมืองที่เดินทาง
• ข้อมูลเกี่ยวกับนักบัญชีที่กรอกข้อมูลในหลายย่อหน้าของรายงานนี้
• ชื่อขององค์กรที่พลเมืองทำงาน
• จำนวนบุคลากร
• จุดประสงค์ของการชำระเงินล่วงหน้าแสดงโดยค่าใช้จ่ายในครัวเรือนหรือค่าความบันเทิง
• ข้อมูลเกี่ยวกับการใช้จ่ายเกินดุลหรือยอดเงินสด
• แสดงรายการเอกสารที่ยืนยันค่าใช้จ่ายของพลเมืองขณะเดินทางไปทำธุรกิจ
• จำนวนเงินทั้งหมดที่พนักงาน บริษัท ใช้จ่ายในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• ลายเซ็นพลเมือง

หลังจากศึกษารายงานนี้แล้วนักบัญชีได้ใส่ลายเซ็นของเขาลงไป นอกจากนี้ยังระบุหมายเลขและวันที่ของรายงาน ค่าใช้จ่ายที่จะได้รับจะถูกกำหนดเช่นเดียวกับจำนวนบัญชีการบัญชี เอกสารที่วาดขึ้นอย่างถูกต้องและตรวจสอบแล้วจะถูกถ่ายโอนไปยังผู้อำนวยการของ บริษัท เพื่อศึกษาและลงนาม

ตัวอย่างของการกรอกรายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจอยู่ด้านล่าง

แนบเอกสารอะไรบ้าง?

พนักงานของ บริษัท ในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจจะต้องเก็บเอกสารการชำระเงินทั้งหมดที่ยืนยันค่าใช้จ่ายบางอย่าง พวกเขาจะถูกบันทึกไว้ในรายงานในช่วงที่เสร็จสิ้น เอกสารนี้อาจนำเสนอในรูปแบบที่แตกต่างกัน ดังนั้นเอกสารต่อไปนี้จะแนบมากับรายงาน:

• แคชเชียร์เช็คเป็นเอกสารที่ใช้กันมากที่สุด
• แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด
• ใบสำคัญแสดงสิทธิเงินสด
• ใบเสร็จรับเงิน;
• ค่าใช้จ่าย;
• เอกสารการชำระเงินอื่น ๆ

เอกสารทั้งหมดเหล่านี้ควรได้รับการตรวจสอบและเก็บรักษาอย่างระมัดระวังภายใต้สภาวะที่เหมาะสม หากพวกเขาสูญหายพนักงานจะไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าเขาใช้เงินจริงที่ได้รับจากนายจ้างเพื่อวัตถุประสงค์ที่จำเป็น ในกรณีนี้การบัญชีอาจปฏิเสธที่จะจ่ายคืนค่าใช้จ่าย

หากมีการใช้เงินในองค์กรและร้านค้าที่ไม่ได้ออกเช็คแคชเชียร์คุณจะต้องขอตรวจสอบสินค้า

อะไรคือความยากลำบาก?

ในกระบวนการกรอกรายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจอาจมีปัญหาหลายอย่างเกิดขึ้น เหล่านี้รวมถึง:

• หากบุคคลถูกส่งไปยังประเทศอื่นเขาจะต้องยืนยันค่าใช้จ่ายด้วยเอกสารการชำระเงินที่ได้รับจากชาวต่างชาติ แต่ถ้าเขาไม่มีความรู้ภาษาต่างประเทศเขาก็อาจไม่มีใบเสร็จและเช็คต่างกัน
• บ่อยครั้งทันทีหลังจากการเดินทางพลเมืองเดินทางไปพักผ่อนดังนั้นเขาจึงไม่มีเวลาจัดทำรายงานทันทีหลังจากเดินทางมาถึง แต่คุณสามารถกำหนดเอกสารได้ทันทีหลังจากพัก
• เอกสารทั้งหมดที่ได้รับจากชาวต่างชาติจะต้องแปลเป็นภาษารัสเซีย

ขึ้นอยู่กับความถูกต้องของการกรอกรายงานและจัดเตรียมเอกสารอื่น ๆ ว่าค่าใช้จ่ายจะถูกคืนให้แก่พลเมืองอย่างถูกต้องหรือไม่

คุณสมบัติเมื่อเดินทางไปต่างประเทศ

การเดินทางเพื่อธุรกิจสามารถดำเนินการได้ไม่เพียง แต่ภายในประเทศรัสเซียเท่านั้นเนื่องจากจำเป็นต้องมีการเยี่ยมเยียนหุ้นส่วนต่างประเทศดังนั้นจึงจำเป็นต้องเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศ วิธีการออกรายงานค่าใช้จ่ายในกรณีนี้? สำหรับเรื่องนี้คุณสมบัติที่นำมาพิจารณา:

• กลับมาจากการเดินทางพนักงานต้องจัดทำรายงานภายในสามวันทำการ
• หากมีการออกเงินเป็นสกุลเงินต่างประเทศจะมีการระบุไว้อย่างชัดเจนในเอกสาร;
• ข้อมูลเกี่ยวกับการใช้จ่ายในสกุลเงินต่างประเทศจะต้องป้อนโดยไม่ต้องโอนเงินที่อัตราแลกเปลี่ยนรูเบิล
• หากเอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายบางอย่างเป็นภาษาต่างประเทศคุณจะต้องจัดการกับการแปลบรรทัดต่อบรรทัดเป็นภาษารัสเซีย
• กระบวนการแปลสามารถดำเนินการโดยพนักงานโดยตรงของ บริษัท หรือพนักงานของ บริษัท เฉพาะ
• ถ้าตั๋วสำหรับยานพาหนะต่าง ๆ ถูกสร้างขึ้นในภาษาต่างประเทศดังนั้นการโอนรายละเอียดที่จำเป็นต้องใช้ชื่อเต็มหมายถึงผู้โดยสาร, สถานที่ที่เดินทางมาถึง, เที่ยวบิน, วันที่ออกเดินทางและการมาถึง, เช่นเดียวกับราคาตั๋ว;
• ไม่จำเป็นต้องแปลข้อมูลที่ไม่มีความสำคัญใด ๆ ตัวอย่างเช่นรวมถึงกฎการบินหรือคุณลักษณะของการขนส่งสัมภาระ
• ไม่จำเป็นต้องมีการโอนหากพลเมืองมีตั๋วอิเล็กทรอนิกส์เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดถูกกรอกไว้บนพื้นฐานของข้อกำหนดของ Unified International Codifier
• ต้องมีการถ่ายโอนสำหรับเอกสารสนับสนุนอื่น ๆ ทั้งหมดซึ่งรวมถึงใบเรียกเก็บเงินของโรงแรมหรือเช็คสำหรับการเช่ารถ

เมื่อคำนึงถึงข้อกำหนดข้างต้นทั้งหมดแล้วพนักงานของ บริษัท จะสามารถยืนยันการใช้จ่ายเงินเป้าหมายที่ได้รับจากนายจ้าง หากพนักงานของ บริษัท ผู้เชี่ยวชาญมีส่วนร่วมในการโอนค่าใช้จ่ายในการบริการดังกล่าวจะรวมอยู่ในค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ของ บริษัท

พนักงานสามารถไปพักร้อนหลังจากเดินทางได้หรือไม่?

บ่อยครั้งที่การเดินทางเพื่อธุรกิจนั้นยาวนานพอดังนั้นทันทีหลังจากการเดินทางดังกล่าวพนักงานต้องการพักผ่อน อนุญาตให้ใช้วันหยุดทันทีหลังจากการเดินทางดังกล่าว สำหรับสิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องมาทำงานและโอนทันทีรายงานล่วงหน้าในการเดินทางเพื่อธุรกิจ

ได้รับอนุญาตให้จัดทำเอกสารทันทีหลังจากออกจากวันหยุดและไม่เกินสามวันหลังจากกลับจากการเดินทาง

กำหนดส่งของ

เอกสารให้เช่าภายในสามวัน การนับถอยหลังเริ่มต้นด้วยประเด็นต่อไปนี้:

• กลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• ออกจากวันหยุด;
• กลับจากลาป่วย

ดังนั้นการนับถอยหลังในสามวันจึงเริ่มจากช่วงเวลาที่ประชาชนกลับมาทำงานเพื่อสานต่ออาชีพของเขา หากกำหนดเวลาสำหรับการโอนรายงานล่วงหน้าในการเดินทางเพื่อธุรกิจถูกละเมิดสิ่งนี้นำไปสู่ความจริงที่ว่าพนักงานไม่ได้รับเงินจาก บริษัท เพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับเขา นอกจากนี้สถานการณ์นี้อาจกลายเป็นพื้นฐานสำหรับการถือครอง บริษัท ที่รับผิดชอบหากมีการระบุการละเมิดโดยผู้ตรวจสอบภาษี

สายไฟอะไรที่ใช้?

ในการอนุมัติรูปแบบรายงานกรอกล่วงหน้าอย่างถูกต้องเกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจจำเป็นต้องป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงในบันทึกการบัญชี ในการทำเช่นนี้นักบัญชีใช้การผ่านรายการเพื่อสะท้อนรายรับหรือรายจ่าย มีการผ่านรายการค่าใช้จ่ายไปยังบัญชี 71

หากพลเมืองใช้เวลาในการเดินทางมากกว่าที่เขาได้รับจากนายจ้างเขาสามารถนับค่าชดเชยสำหรับค่าใช้จ่ายดังกล่าวได้ ในการทำเช่นนี้เขาต้องยืนยันด้วยเอกสารอย่างเป็นทางการ เฉพาะในกรณีนี้ข้อมูลที่จำเป็นจะถูกป้อนโดยนักบัญชีในการบัญชีของ บริษัท

ข้อสรุป

บริษัท ใด ๆ อาจต้องการการเดินทางเพื่อธุรกิจด้วยเหตุผลหลายประการ พวกเขาสามารถดำเนินการในรัสเซียหรือในประเทศอื่น ๆ คนงานที่เดินทางไปทำธุรกิจสามารถคาดหวังว่าจะได้รับค่าชดเชยสำหรับค่าใช้จ่ายของพวกเขา ในการทำเช่นนี้พวกเขาจะต้องบันทึกเอกสารการชำระเงินเพื่อยืนยันค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น

หลังจากเดินทางไปทำธุรกิจพนักงานของ บริษัท จะจัดทำรายงานล่วงหน้า มันมีข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายทั้งหมดในระหว่างการเดินทาง เอกสารอื่น ๆ ที่แนบมาจะถูกศึกษาโดยนักบัญชีและผู้อำนวยการของ บริษัท จากรายงานนี้ข้อมูลที่จำเป็นจะถูกป้อนเข้าบัญชีของ บริษัท