การเอาท์ซอร์สการพิมพ์ วิธีการประหยัดการพิมพ์ด้วยเอกสารที่ใช้งานอยู่

แม้แต่ บริษัท ที่ร่ำรวยที่สุดที่เป็นเจ้าของผลิตภัณฑ์ที่คุ้มค่ามากที่สุดก็ให้คิดถึงการประหยัดที่สมเหตุสมผล เฉพาะในกรณีนี้เธอจะมีวิธีการและโอกาสมากขึ้นในการรักษาธุรกิจของตัวเองลอยและพัฒนาต่อไป

มันไม่มีความลับว่ายิ่งองค์กรใหญ่ยิ่งมีต้นทุนมากขึ้น นอกจากนี้รายการงบประมาณรองซึ่งรวมถึงการพิมพ์เอกสารร่วมกันครองส่วนแบ่งของสิงโต และด้วยอัตราแลกเปลี่ยนดอลลาร์ปัจจุบันไฟล์ที่พิมพ์สามารถเป็น“ ทองคำ” ได้อย่างแท้จริง

ใช้เงินเท่าไหร่ในการพิมพ์เอกสาร?

ตามสถิติที่เผยแพร่โดย Hewelett-Packard แต่ละองค์กรที่สามารถจัดเป็นธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่ใช้เวลาประมาณ 6% ของกำไรจากต้นทุนกระดาษ สำหรับบางคนเปอร์เซ็นต์นี้อาจจะดูเล็กน้อย แต่ก็ไม่ใช่ทั้งหมด

หากรายได้เฉลี่ยต่อเดือนของ บริษัท คือ 10 ล้านรูเบิลก็จะมีค่าใช้จ่ายประมาณ 600,000 รูเบิลในการพิมพ์เอกสาร! มันยากมากที่จะเรียกรูปนั้นเล็กหรือไม่มีนัยสำคัญ

การเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนการพิมพ์อย่างเหมาะสมจะช่วยให้บริการใหม่และยังไม่เป็นที่นิยม - การพิมพ์เอาท์ซอร์ส

Print outsourcing คืออะไรและทำงานอย่างไร

บริการนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเงินสำหรับธุรกิจขนาดกลางขนาดใหญ่และขนาดใหญ่มากโดยมีเวิร์กโฟลว์ภายในและภายนอกขนาดใหญ่ การพิมพ์เอาต์ซอร์ซในบางครั้งเรียกว่า "การบำรุงรักษาสำเนา"

การคำนวณตัวเลขที่แน่นอนของค่าใช้จ่ายในการพิมพ์นั้นบางครั้งไม่เพียง แต่ยาก แต่ไม่น่าเชื่อ สิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากการซื้อที่ทำโดยแผนกต่าง ๆ :

• สำนักงาน (กระดาษ) ได้มาจากผู้จัดการสำนักงานเลขานุการพนักงานของเอเอ็กซ์โอคนอื่น ๆ
• แผนกไอทีมีหน้าที่รับผิดชอบในการสั่งซื้อและซ่อมแซมอุปกรณ์การพิมพ์ในเวลาที่เหมาะสม
• ตลับหมึกเติมเช่นวัสดุสิ้นเปลืองอื่น ๆ ได้รับการดูแลโดยฝ่ายจัดซื้อ

ในเมืองและภูมิภาคต่าง ๆ มีคนงานหลายสิบคนหลายร้อยคนและหลายพันคนทำซ้ำงานของกันและกันในแต่ละวัน อุปกรณ์สำนักงานเป็นครั้งคราวไม่เพียง แต่ต้องมีการปรับเปลี่ยนหรือเติมเชื้อเพลิง แต่ยังซ่อมแซม ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเมื่อเงินทุนของ บริษัท ถูกใช้อย่างไม่มีเหตุผล: เครื่องพิมพ์หมดหมึกและสัญญาดูซีดจางพิมพ์แผ่น "ทดสอบ" เมื่อคุณต้องการตรวจสอบการทำงานของอุปกรณ์การพิมพ์ ฯลฯ

การจ้างงานพิมพ์เป็นบริการที่ครอบคลุมกว่าอุปกรณ์การพิมพ์ ผลประโยชน์ทั้งหมดคือลูกค้าจ่ายเฉพาะสำเนาของเอกสารที่ทำ

บัญชีการพิมพ์ถูกเก็บรักษาไว้อย่างไรและจะลบตัวนับการคัดลอกจากเครื่องพิมพ์ได้อย่างไร

สำหรับเทคโนโลยีการพิมพ์รุ่นใหม่ทุกรุ่นจะมีการคัดลอกสำเนาผลิตขึ้น เป็นไปได้ที่จะอ่านจากตัวนับนี้ด้วยตนเองหรือเป็นไปได้ในโหมดอัตโนมัติ

วิธีการแบบแมนนวลซึ่งจัดเตรียมสำหรับการพิมพ์หน้าการกำหนดค่าตามปกติไม่ใช่วิธีที่สะดวกที่สุด แต่ถูกต้องที่สุด การใช้ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ที่ช่วยตรวจสอบเครื่องพิมพ์ (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor เป็นต้น) เป็นที่นิยม

โปรแกรมที่ระบุไว้ทั้งหมดแสดงจำนวนหมึกที่มีอยู่ในตลับหมึกการมีอยู่ของแผ่นงานพิมพ์เวลาโดยประมาณจนกว่าจะเปลี่ยนตลับหมึก ฯลฯ

ลบสำคัญว่าวิธีอัตโนมัติมีการรวมบังคับกับอินเทอร์เน็ต ไม่ใช่ทุกสถาบันของรัฐหรือเอกชนที่จะเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลภายใน

ประโยชน์ที่ชัดเจนของการใช้

โดยไม่คำนึงถึงวิธีการที่เลือกเอาต์ซอร์ซของการพิมพ์สามารถเรียกได้ว่าเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการบัญชีสำหรับกระบวนการพิมพ์เอกสาร นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณทำงานร่วมกับผู้ให้บริการการพิมพ์รายอื่นและเพิ่มประสิทธิภาพชั่วโมงการทำงานของแผนกไอทีซึ่งไม่เพียง แต่จะช่วยบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์เป็นประจำ แต่ยังช่วยเติมเชื้อเพลิงติดตั้งและซ่อมบำรุง

ในกรณีนี้คุณสามารถลืมอย่างสมบูรณ์เกี่ยวกับประสิทธิภาพเชิงปริมาณของตลับหมึกลักษณะทางเทคนิคการเติมน้ำมัน

รูปแบบบริการนี้จัดให้มีการชำระเงินเมื่อเสร็จงานกล่าวคือเงินจะจ่ายให้กับเอกสารที่พิมพ์คุณภาพ เช่นเดียวกับข้อตกลงอื่น ๆ ข้อตกลงการจ้างให้กำหนดเวลาที่ชัดเจนสำหรับการให้บริการค่าใช้จ่ายและเวลาในการชำระเงิน

บริษัท ที่ได้ทำสัญญาเช่นนี้จะช่วยลดความกังวลเล็กน้อยลงได้อย่างสมบูรณ์: การซื้อกระดาษอุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลืองอื่น ๆ ไม่ต้องกังวลกับการซ่อมอุปกรณ์ประหยัดไฟฟ้าและพิมพ์เอกสารตามความต้องการส่วนบุคคลของพนักงาน

แสตมป์ใดจะไม่ได้รับเงิน?

อันที่จริงข้อตกลงนั้นให้ผลงานพิมพ์คุณภาพเท่านั้น แผ่นพิมพ์ที่มีคุณภาพไม่ควรรวมถึง:

• จุดต่าง ๆ บนกระดาษ
• แถบและรอยประทับ
• เสียงจากภายนอกที่หลากหลาย
• กระดาษติดและความเสียหายทางกล
• ภาพเพี้ยน
• ผงหมึก

การชำระค่าบริการมีวิธีใดบ้าง?

ค่าใช้จ่ายของหนึ่งสำเนาของเอกสารที่จ่ายโดยลูกค้าได้รวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับวัสดุการบำรุงรักษาและซ่อมแซมอุปกรณ์

คู่สัญญาสามารถเสนอวิธีชำระค่าบริการที่เป็นไปได้หลายวิธี:

1. บ่อยครั้งที่องค์กรต่างๆทำข้อตกลงแบบดั้งเดิมซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายของแต่ละสำเนา
2. องค์กรขนาดใหญ่ที่มีเวิร์กโฟลว์ขนาดใหญ่สนใจทำสัญญาราคาเดียว กล่าวอีกนัยหนึ่ง: สำหรับการใช้งานอุปกรณ์ไม่ จำกัด บริษัท จะจ่ายภาษีศุลกากรเป็นรายเดือน
3. ลูกค้าที่ทราบความต้องการเล็ก ๆ ของพวกเขาอย่างชัดเจนจะดีกว่าโดยใช้สัญญาราคาคงที่ ในกรณีนี้การชำระเงินรายเดือนแบบบังคับรวมถึงการ จำกัด หน้าในราคาพิเศษและหาก บริษัท พิมพ์มากกว่ามาตรฐานที่ระบุเอกสารที่พิมพ์ซึ่งทำเกินกว่าบรรทัดฐานปกติจะซื้อในราคาปกติ

ข้อผิดพลาดและข้อเสียที่ซ่อนอยู่

แม้จะมีข้อดีของบริการ แต่ก็มีข้อเสียซ่อนอยู่มากมาย:

1. เนื่องจากบริการมีราคาสูงจึงแนะนำให้ใช้เฉพาะองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น ราคานี้เป็นราคาเฉพาะตลับหมึกและอะไหล่แท้สำหรับอุปกรณ์ของพวกเขา
2. ผู้จัดจำหน่ายแต่ละรายให้บริการเฉพาะสำหรับผลิตภัณฑ์ของตนและการเปลี่ยนไปใช้เครื่องพิมพ์ของแบรนด์ที่แตกต่างกันอาจส่งผลให้เสียเงิน เมื่อพิจารณาสถานการณ์ปัจจุบันในตลาดสกุลเงินโลกการพึ่งพาผู้ผลิตต่างประเทศจึงไม่อาจเรียกได้ว่าปลอดภัย ไม่ใช่เครื่องใช้สำนักงานเดียวและค่าบำรุงรักษาฟรีที่เสี่ยง
3. เมื่อติดตั้งอุปกรณ์ให้ยืนยันด้วยเลเซอร์ ความจริงก็คือมันง่ายกว่าและสะดวกกว่าในการเก็บบันทึกสำเนาที่พิมพ์ไว้อย่างชัดเจน
4. เครื่องพิมพ์บางเครื่องไม่มีเคาน์เตอร์พิมพ์
5. ไม่มีผู้ขายพิจารณาว่าจะทำการพิมพ์ในรูปแบบอื่นที่ไม่ใช่ A4 หากองค์กรต้องการพิมพ์เอกสารในรูปแบบ A3 จะนับเป็น 2 แผ่น A4
6. การเปลี่ยนมาใช้การพิมพ์ในสำนักงานเป็นกระบวนการที่ยาวนาน การปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าการประสานงานของทุกส่วนของสัญญาสามารถลากได้นานถึงสองเดือนในขณะที่องค์กรจะมีปัญหาอย่างมากกับการโอนสาขาในภูมิภาค ผู้เชี่ยวชาญทราบว่าโดยเฉลี่ยกระบวนการแนะนำบริการอาจใช้เวลานาน (จาก 3 ถึง 6 เดือน) ผู้จัดการสาขาในภูมิภาคอาจขัดแย้งกับนวัตกรรม อาจมีหลายเหตุผล แต่ที่พบบ่อยที่สุดในหมู่พวกเขาคือผลประโยชน์ส่วนตัวในการทำงานกับซัพพลายเออร์โดยเฉพาะสำหรับเจ้าหน้าที่ดังกล่าวการรวมศูนย์ของสื่อมวลชนสามารถฝันถึงในฝันที่น่ากลัวและนี่อาจกลายเป็นปัญหาร้ายแรง ก่อนที่จะทำการตัดสินใจที่จริงจังเช่นการเปลี่ยนไปใช้การพิมพ์แบบเอาท์ซอร์สของสำนักงานให้คิดอย่างรอบคอบและวิเคราะห์สถานการณ์ด้วยเวิร์กโฟลว์ใน บริษัท

ลองคำนวณต้นทุนการพิมพ์สำนักงานต่อเดือนไตรมาสและปี ตัวเลขจะต้องแม่นยำ! ในขณะเดียวกันให้พิจารณาค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่ทั้งหมด (การใช้พลังงานจำนวนเวลาที่ใช้กับเครื่องพิมพ์ที่ให้บริการการพิมพ์ไฟล์ส่วนบุคคลโดยพนักงาน ฯลฯ ) ตรวจสอบข้อเสนอการพิมพ์สำหรับสำนักงานในวันนี้ อย่าเลือกผู้ขายซึ่งได้รับคำแนะนำจากราคาที่ต่ำเป็นพิเศษ ความร่วมมือดังกล่าวเต็มไปด้วยอาการปวดหัว ประสบการณ์และชื่อเสียงที่สำคัญจำนวนโครงการที่ประสบความสำเร็จ