Kontorschef är en av de mest nödvändiga personalen i arbetet i ett modernt företag. Ett brett spektrum av ansvar inkluderar funktionerna hos en organisations- och tillsynspecialist. Den kombinerar samtidigt upp till tre befullmäktigade: sekreterare, chef, administratör. Kontorschefs uppgifter innebär huvudsakligen stort ansvar och hög omsorg.
Specialistkrav
Instruktionerna för jobbkontorledaren innehåller de nödvändiga kraven för att anställa och genomföra det i framtiden. Det första en kandidat för denna position ska ha är lämplig utbildning och yrkeskunskaper. Den anställde måste ha ett examensbevis för avslutad specialiserad, ofullständig högre eller högre utbildning.
Färdigheterna ska ha kunskap om kontorsstrukturen och dess funktioner. Zonering av rummet är en viktig faktor i funktionaliteten. Om kontorschefen känner till principerna för att organisera aktiviteter kommer det att vara lätt för honom att kontrollera enskilda arbetsställningar. Personal bör fördelas enligt uppgifter så att annat arbete inte störs. Kontorschefen måste känna till omfattningen av arbetet och varje specialistansvar.
Kontorsadministratörsansvar
Chefen är skyldig att organisera optimalt bekväm produktion i kontorsbyggnaden. Utöver zonering måste chefen hantera anställda så att alla funktioner i varje ram utförs stabilt. Grunderna för kontoret fastställs av administratören på artiklarna:
- Urval och placering av specialister.
- Planera strategier och taktiker på jobbet.
- Bygga kontorets organisationsstruktur.
För ett stabilt arbetsskick på kontoret är det nödvändigt att se till att varje skott lyckas med sin verksamhet. Positiva resultat av arbetet realiseras genom metoder för att motivera och hantera sin strategi. Utveckling och implementering av innovativa metoder för att förbättra kvaliteten och öka produktiviteten är en kontorschefs uppgifter.
Företagskommunikation i arbetsteamet bygger på moral och professionell etik. En kontorschef är ett exempel på artig ton och respekt för anställda.
Intern kontroll
Alla beslut som fattas måste kontrolleras av administratören. Kontrollen utförs inom följande yrkesområden:
- Introduktion och underhåll av den interna arbetsplanen.
- Överensstämmelse med specifika företagskommunikationsstandarder.
- Kontroll över talkulturen vid kommunikation med kunder och affärspartners.
- Klädkod är en viktig punkt i företagets arbete. Anställda måste bära lämpliga uniformer som är fastställda enligt standarder. affärsmiljö och bolagets stadgar.
Kontorschefen, vars arbetsuppgifter inkluderar personalhantering och aktivitetskontroll, bör utveckla sin egen organisationsmetodik och struktur för att bedöma kvaliteten på arbetet. Varje anställd är ansvarig för disciplinansvar vid brott mot arbetsplanen och arbetsetiken. Chefen bär själv ett sådant ansvar. Systemet med åtgärder för att förhindra kränkningar, metoder för att lösa konflikter med ledningen och andra anställda och metoder för moraliska incitament utvecklas av administratören.
Chefens skyldigheter
Chefens funktioner kan också utföras av kontorschefen. I detta fall måste han förse personal och lokaler med nödvändiga leveranser. Varje anställd måste ha ett märke och visitkort så att hans personlighet, namn, position, kontaktinformation alltid kan hittas och hanteras korrekt. Specialistens ansikte är kontors- och företagets ansikte.
Kontorsmaterial tillhandahålls regelbundet och är kontorschefens ansvar. Ekonomiska planer upprättas för tillhandahållande av varor med hänsyn till mängden produkter som levererats till företaget, kostnaden för bulkköp och rabattsystem. Ständiga leveranser av kontorsmaterial, inklusive papper och förbrukningsvaror för utrustning, utförs med avslutande av transaktioner med leverantörer och serviceföretag med direkt deltagande av kontorschefen. Mottagandet av varor kontrolleras av betalnings- och bokföringsregister. Frågan om brevpapper och leveranser till personal görs med utnämning av ansvariga personer och tillgången till system och förfaranden för fördelning av ekonomiska värden.
All utrustning styrs av leverantören, i detta fall kontorschefen. Ansvaret inkluderar övervakning av teknisk utrustning, kommunikation. I händelse av nedbrytning av apparater och maskiner anropas ett serviceföretag eller reparationstekniker och resultaten av hans arbete kontrolleras. Sådan kontroll sker också när ny utrustning levereras till kontoret.
En inventering av utrustning och leveranser utförs av kontorschefen genom att regelbundet förena tillgänglighet och tekniska villkor för ekonomisk egendom med redovisningsuppgifter.
Under hans ansvar hanterar ekonomisk support de medel som tilldelas kontoret för inköp av varor som är nödvändiga för företaget och för de tekniska behoven i lokalerna. Leverantörschefen organiserar material och teknisk leverans av övervägande evenemang, konferenser, förhandlingar.
Sekreterare och hans uppgifter
Alla ovanstående nyckelprocesser i chefens arbete och hans beslut bör officiellt fastställas, och därför ansvarar kontorschefen, sekreteraren i en person med dokumentationsstöd för organisatoriska aktiviteter. Varje dokument, beroende på syftet, har sin egen form och struktur för sammanställningen. Först då har beslutet eller planen en rättslig grund och kräver ett strikt genomförande av alla punkter. Så här byggs ett tydligt och sammanhängande företags verksamhet.
Samarbete och integration
Sekreterare-chef organiserar ett möte och mottagning av gäster. Delegationer och uppdrag, partners, kunder är viktiga besökare i företaget. Företagets aktiviteter och dess utveckling beror direkt på dem. Kommunikation sker på affärsnivå med en formellt vänlig etik utan att flytta till personliga relationer och interaktion - bara arbete. Kontorschefen bör symbolisera kultur och respekt inte bara som en ledande representant utan också för företaget som helhet. Mottagande och överföring av kontaktinformation utförs direkt av sekreteraren. För samarbete och lösning av viktiga interaktionsfrågor genomförs utbyte av visitkort, deras analys och lagring i avdelningen. Kontorschef ansvarar för att upprätthålla affärskorrespondens med partners och filialer. Han gör elektronisk och budfirma som skickar nödvändigt material, tar emot och analyserar information, underhåller affärskorrespondens.
Chef i ledningsstrukturen
Chefen är i de flesta fall direkt underordnad bolagets chef och företagsledningen. Ansvar och rättigheter föreskrivs av myndigheterna, som övervakar deras efterlevnad.Kontorschefens uppgifter för återupptagningen inkluderar en rapport om den genomförda interna kontorsorganisationen, uppnåendet av produktivitetsresultat och svårigheterna i arbetet och tillhandahållandet av aktiviteter. De lägger fram förslag för att förbättra förhållandena, ekonomiska och ekonomiska frågor angående köp av utrustning och material, begäran om omlokalisering, marknadsföring och uppsägning av arbetare. Disciplinära straff och incitament för utmärkta specialister godkänns.
Specialistinstruktion
Anställningen av en ny chef åtföljs av sammanställningen och antagandet av en uppsättning uppgifter, rättigheter och skyldigheter. Kontorschefens instruktioner innehåller en komplett lista över alla ovanstående normer och regler för arbete och organisation, den inkluderar också personer eller positioner som rapporterar till administratören.
Karriärstege
Chefs karriär bygger på intern utveckling och professionell tillväxt, vilket är att förbättra färdigheterna. Förändringen av inflytande sker tillsammans med en ökning eller minskning av myndighet i underordnade och andra anställdas ögon. Positionens vertikala positiva rörlighet fastställs av framgångar för att uppnå de mål som ställts av företaget, initiativ och sällskapliga kvaliteter, innovativa förmågor och effektiva arbetsmetoder.
Kontorschef är ett av de mest eftertraktade yrkena. En effektiv specialist bör ägna stor uppmärksamhet åt mänskliga resurser, detta krav är kontorschefens ansvar för CV. Korrekt matchad av intern ledarskapsförmåga och en högt kvalificerad personal kommer att påverka dynamiken i utvecklingen av företaget positivt.
