Personlig assistent för chefen: uppgifter och krav

Organisationens huvudresurs är dess anställda. De bidrar till produktionens tillväxt och välstånd. Kompetenta chefer värderar sina anställda. Bland andra viktiga inlägg är assisterande chef särskilt synlig. Uppgifter och vars vikt är svårt att överskatta. Det här är den högra handen och huvudrådgivaren, evenemangsarrangören och mötekoordinator. Utan en bra assistent kommer det att vara mycket svårt för en toppchef att hantera ett företag.

Särskilda egenskaper och detaljer hos assistenten

Det finns ingen sådan position som skulle vara så motstridiga och tvetydiga vad gäller krav som assistentchef. Ansvaret för anställda som bedriver denna typ av verksamhet inkluderar en hel del punkter. Dessutom förväxlas personliga assistenter ofta med sekreterare eller kontorschefer. Även om de är liknande, är de olika typer av aktiviteter.

Assistentchefens funktionella uppgifter:

• Säkerställa chefens arbetsdag - schema, möten, underteckna dokument och affärsresor;
• tillhandahålla en bekväm arbetsplats för en toppchef - ta hand om mikroklimatet, städningen och komforten i rummet;
• arbeta med huvuddokument, särskilt med inkommande brev och samtal;
• säkerställa överordnade psykologiska komfort;
• inledande förhandlingar;
• översättning;
• tillhandahålla ledarskap brevpapper, etc.

Denna lista är mycket bredare än sekretariats- och administrativa uppgifter. Emellertid kommer de anställdas ställning som "personlig assistent vid chefen" att stå för, ansvarsområdena och nyanserna för verksamheten kommer att vara olika för olika arbetsgivare.

Det händer att detta huvudsakligen är sekretariatsarbete. Eller assistenten är uteslutande engagerad i att säkerställa chefen och komforten. Vissa assistenter är fullmäktiga suppleanter och har underordnade av sina anställda.

Arbetsgivarens professionella förfrågningar för kandidaten för tjänsten som ”biträdande chef”, uppgifter och krav på utbildning

Kraven på grundutbildning och arbetslivserfarenhet kommer att variera beroende på ledningens uppfattningar. Oftast betraktas denna lediga plats som en startkarriär. En seriös toppchef kommer dock att leta efter sig själv som assistenter för en person med en viss professionell och livserfarenhet.

Minimikravet är sekundärutbildning relaterad till administration eller rättsvetenskap. Dessutom förväntar arbetsgivare följande yrkesmässiga egenskaper från sökande:

• förmåga att arbeta i alla kontorsprogram;
• hög hastighet utskrift;
• kunnighet;
• kunskap om minst ett främmande språk, oftast engelska;
• kunskap om grunderna i programmering och icke-standardiserade datorprogram;
• förmåga att utföra pappersarbete och korrespondens i enlighet med lagstadgade krav;
• kunskap om grunderna i gällande lagstiftning;
• kompetent, föredrag.

Detta är minimikraven för den sökande för tjänsten som "personlig assistent för chefen." Ansvar kan också kompletteras, beroende på organisationens omfattning. I vissa företag är en förutsättning för antagning till sådant arbete profil eller relaterad utbildning. Dessutom betraktas ytterligare affärsutbildning eller fortbildningskurser som ett stort plus.

Assistent personliga attribut

Förutom professionell presenteras ett antal personliga krav till assistentcheferna.Specifikationerna för ”assistentchef” -position, arbetsuppgifter och arbetsfunktioner kräver ett speciellt karaktärslager.

Först och främst är det:

• stressmotstånd - när allt kommer omkring måste en assistent ofta ta sin chefs ilska först och lyssna på missnöjen hos sina underordnade;
• multitasking - förmågan att utföra flera uppgifter samtidigt är den mest värdefulla kvaliteten hos en bra assistent;
• positivt tänkande - utan detta karaktärsdrag kommer assistentchefen inte att hantera ytterligare ansvar, eftersom hans aktiviteter ofta går utöver ramen för standard affärssamarbete;
• hög inlärningsförmåga - önskan att lära sig nya saker och få en god förståelse för arbetsflödet bör finnas i varje bra assistent.

Det här är bara de grundläggande, grundläggande karaktärsdrag som krävs för varje assistentchef för en framgångsrik professionell karriär. Men det viktigaste personliga kravet - chefens och assistentens temperament och beteende bör inte dissonera, utan helst komplettera varandra.

Allmänna ansvar

Assistenten arbetar direkt med ledningen av organisationen och utför både personliga uppgifter och professionella uppgifter. De inkluderar vanligtvis:

• bedriver kontorsarbete för huvudet, och i vissa fall hela organisationen. Vid enskilda företag hanterar assistenter organisationens sekretariat;
• ledningssamordning. Schemalägga affärsmöten, påminna överordnade om evenemang och aktiviteter av olika slag;
• genomföra korrespondens på organisationens vägnar;
• mottagning och omfördelning av inkommande telefonsamtal;
• förse chefen med all nödvändig information på begäran.

Ytterligare ansvar från assistenten till organisationschefen

En personlig assistent för chefen med ytterligare ansvar och funktioner är den vanligaste vakansen för detta verksamhetsområde. Oftast letar ledningen efter en ganska mångfaldig anställd som kan utöka ansvaret.

De vanligaste tilläggsansvaren är:

• översättning från ett främmande språk, inklusive under förhandlingar. Ledningen kan inte alltid lita helt utanför arbetarna, och kunskaper om åtminstone engelska kommer att vara mycket användbara här;
• organisering av huvudresor och ackompanjemang i resor. En sådan aktivitet förutsätter att assistenten kommer att ta hand om alla inhemska stunder: flytta, beställa en taxi och hotell, catering och pappersarbete;
• eskortera överordnade till protokollhändelser;
• hushållstjänster.

Denna lista är långt ifrån komplett. Oftast är det ganska svårt att entydigt svara på frågan om vad som är en assistentchefs ansvar? Denna aktivitet är mycket mångfaldig. Varje chef ställer sina egna krav, det viktigaste är att se till att alla av dem ligger inom lagen.

Personligt assistentläge

En av huvudfunktionerna i denna aktivitet är beroendet av den anställdes arbetstid på ledningen. Naturligtvis föreskrivs normativt en arbetsdag på åtta timmar. Faktum är att assistenterna jämför deras regim med cheferna.

Denna "suddighet" av arbetstid och behovet av att alltid hålla kontakt med ledningen skrämmer ofta kandidater från dessa lediga jobb. I själva verket måste du arbeta mer än på någon annan plats. Det är bara så att tiden för vila och arbete blir instabil.

Jobbbeskrivning Assistant Manager

Strukturen för posten "assistentchef", arbetsuppgifter, krav på utbildning och arbetslivserfarenhet ska anges i arbetsbeskrivningen. Detta är ett dokument som ger öppenhet i ledningskraven och enkel kontroll över utförandet av anställdas uppgifter.

Jobbbeskrivningen är normativ och bindande.I det här dokumentet beskrivs alla finesser i en assistentchef. Detta är praktiskt taget en guide till handling. Dokumentet innehåller inte bara skyldigheter, utan också rättigheter, skyldigheter och funktioner i lösningen av arbetstvister.

I samband med detaljerna i assistentchefens aktiviteter bör utarbetandet av hans arbetsbeskrivning behandlas med särskild uppmärksamhet. Var noga med att föreskriva funktionerna i arbetet, nyanserna för att organisera tiden för arbete och vila, kompensation för bearbetning.

Det är nödvändigt att särskilja assistentens arbetsbeskrivning från samma dokument för ”assistent” projektledare. ” Det senare är ofta tillfälligt, liksom själva arbetet.

Dessutom ska arbetsbeskrivningen tydligt ange namnet på positionen. Oftast anger "sekreterare", "sekreterare-referent", "riktningschef". Se noga till att denna post är förenlig med gällande regler och är uppdaterad.

Vad du ska ange i den verkställande assistenten CV

Positionen som personlig assistent är en bra start för en kandidatkarriär. Således kan du få ditt första jobb och få makalös professionell erfarenhet. För arbetssökande med erfarenhet kan emellertid denna ledighet verkar intressant. Särskilt om du planerar att ändra aktivitetsomfånget.

Att känna till huvudansvaret för en biträdande chef är det inte svårt att skriva ett CV. Detta dokument antar att du har läst den teoretiska delen av frågan och är redo att börja arbeta. Studera noggrant kraven för den sökande och börja skriva texten.

Uppgifter som måste anges i CV för vakanten "assistent" eller "personlig assistent på huvudet":

1. Det fullständiga namnet på efternamnet och patronym, i CV för ett utländskt företag är det bara de två första som är tillåtna.
2. Civilstånd. Detta är en obligatorisk punkt - assistentens ställning antar ofta oregelbunden arbetstid. Man måste vara säker på att ett sådant schema inte kommer att påverka familjens ansvar negativt.
3. Utbildning. Anges i kronologisk ordning. Om du fortfarande studerar ska du kontrollera hur lång tid det kommer att ta. Ofta tar arbetsgivare som sista assistenter studenter på de senaste kurserna, följt av karriärutveckling. Här anges också kunskapen om ett främmande språk och kompetensnivån.
4. Arbetslivserfarenhet. Ange från det sista. Om inte redan, ange dina volontärprojekt, deltagande i samhällsaktiviteter eller yrkesorganisationer, utbildningspraxis och andra lämpliga aktiviteter. Om du inte kan ge något, ta en karaktäristik vid examenavdelningen och skriv att du är redo att tillhandahålla det.
5. Personliga egenskaper. Ge dig själv den mest sanningsenliga bedömningen. Beskriv karaktären i fråga om klassisk psykologi och se till dina styrkor och svagheter.
6. Ytterligare information. Här bör du skriva varför arbetsgivaren ska välja dig från andra sökande. Se till att du anger ytterligare färdigheter, som att ha ett körkort. Även vid denna tidpunkt kommer det att vara användbart att skriva om tillgängligheten till ytterligare utbildning, fortbildningskurser, affärsutbildning.
7. Kontakter. Lämna så många sätt som möjligt att kontakta dig: mobiltelefon och hemtelefon, e-postadress, skype, länk till en sida på ett socialt nätverk. Ange endast aktuell information.

Ett korrekt sammanställt CV kommer inte att märkas av arbetsgivaren.

Den biträdande enhetschefens ansvar

Vanligtvis söker arbetssökande ett jobb som personlig assistentchef. Men det är lättare att starta kampanj i denna karriärnisch, med positionen ”assistentchef försäljningsavdelning. " Denna anställds uppgifter är inte så omfattande, men erfarenheterna och utsikterna är ojämförligt större.

Den största skillnaden mellan assistentledare för avdelningar i deras mer specifika och snävt fokuserade aktiviteter. De utför arbete relaterat till ett specifikt produktions- eller ledningsområde. Denna erfarenhet är ovärderlig för ytterligare karriärutveckling.

Uppgifterna för assistenten för enhetschefen inkluderar alla samma som för företagets chef. Men det finns en speciell specificitet:

• behovet av att grundligt känna till kärnan i produktionen, förvaltningen eller handelsprocessen för enheten;
• kontakt med assistenter från andra avdelningar och en assistent för generaldirektören;
• förvara specifik dokumentation av enheten.

Karriärutsikter för en personlig assistent

Unga människor ser detta inlägg som en karriärstart. Du måste dock skilja på vilken typ av kampanj du vill ha. Horisontellt eller vertikalt? På det här företaget, eller är det bara startlinjen i en framtida CV? Strategin för ytterligare åtgärder beror på svaren på dessa frågor.

Ledningen uppskattar bra assistenter och detta är tyvärr dåligt för deras karriärstillväxt. Chefen vill inte släppa den ideala anställden, samtycker till att höja sin lön och ger ytterligare förmåner - detta är ett alternativ för en horisontell karriär. Vanligast bland personliga assistenter.

Det enklaste sättet är att flytta upp karriärstegen i en viss organisation från positionen som biträdande enhetschef. Sådana positioner tas ofta med tanke på att lära känna den anställde bättre och utbilda. Om du vill ha en vertikal karriär, så är detta din väg.

Assistentchefens position är inte synlig för det yttre ögat, men mycket betydelsefullt för organisationen. En kompetent assistent kan förbättra chefernas effektivitet och därmed ge mer vinst till företaget.