Ко је административно особље компаније?

Данас се радна активност у административној служби структуре често доживљава као почетна фаза каријере или као рад за студенте прве године, за које по правилу није потребна озбиљна припрема. Шта се подразумева под појмом административно особље? Ко је у вези у одговарајућу категорију? Зашто? Одговори на ова и друга подједнако важна питања могу се наћи у процесу читања овог чланка.

Заједничке карактеристике

И поред чињенице да административно особље често подразумева само почетак раста, многи људи граде успешну каријеру и добијају професионално признање у овој области. Такви запослени неће ово дело назвати не захтевајући одговарајућу квалификацију и изузетно је лако. Које су одговорности обично услуга која обавља? Административно особље обавља низ послова који се односе на организацију основних пословних процеса. Међу њима су следећи предмети:

• Вођење евиденције
• Контрола у смислу извршења наредби и налога шефа за различита одељења и одељења.
• Административно особље ангажован у пружању социјалних, кућанских, економских и материјално-техничких услуга структури.
• Организација и накнадни поправак у канцеларији, ако је потребно.
• Организација селидбе.
• Административно особље је запослени од којих се тражи интеракција са оперативним службама.
• Интеракција са изнајмљивачима.
• Организација и накнадно одржавање корпоративних догађаја. Важно је додати да је у овом случају административно особље пружа само додатну помоћ.

Важно је напоменути да се ова листа може конкретизирати и надопуњавати у зависности од потреба и задатака компаније.

Практични аспект проблема

Као што се испоставило, административно особље је запослени чија област делатности обухвата спровођење управљачких функција или обављање послова који се тичу организационих менаџерских питања у техничком погледу.

Дакле, у државним организацијама, одељење за особље које управља особљем и бира особље често је укључено у административно одељење, одељење за пословну администрацију и тако даље. Међутим, таква пракса у вези са великим организацијама приватне својине није широко распрострањена - овде је одељење за управљање неовисна структура, на челу са шефом. Важно је напоменути да у административно особље често нису укључени лични помоћници руководиоца и помоћници одељења. Дакле, по правилу се односе на особље одређене структуралне јединице и подређени су одговарајућем шефу. Њихови задаци своде се директно на решавање питања ове јединице. Карактеришући исто група административног особља колеге решавају проблеме целе организације.

Треба напоменути да број административних запослених предузећа углавном зависи од његове унутрашње структуре, величине и области делатности. На пример, многа државна удружења, компаније за управљање великим предузећима или велика имања раздвајају административно особље у независно одељење. У правилу се назива административним одељењем или општим одељењем.Одељење је сложена организација, чији шеф организује управљање кадром и извештава шефа компаније.

Државне институције

Административни одсек државне институције може да обухвата следећа одељења независног начина деловања:

• Подршка за документацију.
• Протокол-организациони.
• Одељење за контролу
• Подршка домаћинстава.
• Јавни сервис и тако даље.

Важно је напоменути да у великим комерцијалним структурама посао. Административно особље у овом случају представља пословно одељење. Укључује руководиоце канцеларија, секретаре, особље за одржавање (возаче, чистаче, курире). Шеф одговарајуће категорије у потпуности је одговоран за рад одјељења.

У компанијама које имају сложену структуру која укључује неколико канцеларија, административно и техничко особљепо правилу се формира по јединственој шеми. Његов рад је под надзором активности административног директора. Њени задаци обухватају управљање и координацију активности административне структуре у целини. Административни директор је подређен шефовима административних одељења, као и руководиоцима канцеларија структуралних јединица и независних канцеларија.

Мале компаније

Административно особље у малим предузећима са комерцијалним циљевима по правилу се састоји од једног запосленог. Његова позиција се назива канцеларијским менаџером или секретаром. Ако тога нема, одређене административне функције (на пример, организација папирологије, управљање документима или наређивање канцеларије) додељују се одређеном млађем запосленику као додатно оптерећење.

Традиционално административно особље укључује секретара, помоћног одељења, личног помоћника шефа, шефа административног одељења. Поред тога, на овој листи су руководиоци канцеларије и административни директор. Важно је напоменути да то укључује одређени број запослених особља за одржавање (на пример,, административно и техничко особље за електричну сигурност) У наредним поглављима биће прикладно размотрити најчешће административне положаје.

Оффице манагер

Као што се испоставило, карактеризирајући административно особље подељен на административну и техничку сферу. Директор канцеларије припада првој групи. На други начин, називају га административним менаџером или вишим администратором. Руководилац канцеларије подноси извештај директору који је регрутује или извршном директору. У кругу његових подређених налазе се само запослени који подржавају функционисање структуре. Главни циљ вишег администратора је да осигура адекватно функционисање канцеларије и њен несметан рад. Уред менаџера како административно особље за подршку обавља следеће функције:

• Омогућавање контроле расположивости и рада канцеларијске опреме.
• Буџетирање трошкова за канцеларијску подршку.
• Обезбеђивање благовремене обраде долазних и послатих дописника, њихово слање у складу са наменом.
• Учешће у попису комплекса канцеларијске имовине.
• Вршење контроле над роковима извршења хартија од вредности и њихово компетентно извршење.
• Организација и контрола рада подређених радника, међу којима су по правилу телефонски оператори, секретари, возачи, чистачи и заштитари.
• Контрола и подршка компанијског датотечног система.
• Резервација карата, обезбеђивање визне подршке и резервација соба за запослене у компанији.

Следећи захтеви у вези са искуством и квалификацијама су релевантни за канцеларијског менаџера:

• Одговарајуће образовање (средње или више образовање).
• Жељено знање једног или више страних језика.
• Одлично познавање рачунарске технологије.
• Познавање канцеларијске технологије.
• Радно искуство у административној области најмање годину дана.
• Друштвеност, отпорност на стрес, способности у организационим стварима.

Шеф правног одељења

Шеф овог одељења извештава искључиво генералног директора. Његови подређени укључују све запослене у правном одељењу. Сврха делатности шефа је формирање и даље управљање правном службом предузећа. Дотични запосленик обавља следеће функције:

• Избор и усавршавање правних службеника.
• Легализација организационе структуре предузећа.
• Формирање стандарда интерне корпорације.
• Стварање процеса рада према развијеним корпоративним правним стандардима.
• Организација правне обуке за запослене у компанији.
• Правна експертиза пројеката различите правне документације, чија се припрема врши у предузећу.
• Организација припреме закључака у складу са правним питањима која се јављају током структуре.
• Заступање интереса предузећа у правосудним органима, као и јавним и државним удружењима у проучавању правних питања.
• Надгледање и предузимање мера за поврат дуговања у складу са раније постигнутим споразумима.

Услови за стручњака у погледу квалификације и искуства:

• Правно образовање (по могућности виши).
• Искуство на одговарајућој специјалности више од пет година.
• Знање енглеског на просечном нивоу.
• Искуство у преговарању и предистражном решавању питања.
• Спремност за путовања и пословна путовања.
• Познавање у следећим правним областима: цивилно, пореско, административно, привредно, арбитражно и друге гране права.

Административно особље за електричну безбедност

Електрично особље које изводи радове на електричним инсталацијама разврстано је у следеће категорије:

• Административни и технички радници су руководиоци и специјалисти који обављају послове повезане са организацијом рада и одржавања, инсталације, поправке и пуштања у рад у вези с електричним инсталацијама.
• Оперативни радници - особље које пружа одржавање и оперативно управљање електричним инсталацијама. Ово укључује инспекцију, припрему радног места, оперативно пребацивање, пријем и накнадни надзор запослених, обављање послова у складу са тренутним радом.
• Особље за поправку - особље које врши поправку и одржавање, пуштање у погон, инсталацију и тестирање опреме.
• Оперативно и поправно особље - поправно особље које је посебно оспособљено и обучено за сервисирање оперативног фокуса у одређеној количини електричних инсталација које су му додељене.

Адвокат

Често се адвокат назива правним саветником на другачији начин. Извештава генералног директора или шефа одговарајућег одељења. Подређени адвокати су службеници овог одељења. Главни циљ његових активности је пружање подршке раду правног одељења. Кључни задаци специјалиста су следеће тачке:

• Израда правне документације.
• Давање методолошких упутстава за правне активности компаније.
• Спровођење мера за јачање финансијске, уговорне и радне дисциплине.
• Консултације са особљем структуре у погледу професионалних питања, помоћ у припреми документације и регулаторних аката имовинске оријентације.

Правни саветник врши следеће функције:

• Учешће у изради правне документације и уговора.
• Учешће у правним споровима.
• Давање савета запосленима и менаџменту предузећа у складу са правним аспектима.
• Учешће у провјери писмености документације, као и уговора с правног становишта.
• Одржавање датотечног система уговора.
• Пружање помоћи запосленима у одговарајућем одељењу у развоју различитих врста пројеката.

Диспечер

Диспечер извештава директно шефу производње, али нема подређене. Главни циљ његовог рада је оперативно регулисање производног процеса и других активности структуре. Диспечер врши следеће функције:

• Праћење расположивости залиха које су неопходне за несметан процес производње одељења предузећа (компоненти, материјали, транспорт, опрема).
• Организовање оперативне контроле производног процеса, испоруке готовог производа, извођења радова или услуга према распореду производног процеса.
• Вођење диспечерског часописа, формирање извештаја о извештавању и друге техничке документације у смислу производног процеса.

У случају диспечера, следећи захтеви у погледу квалификација и искуства су релевантни:

• Присуство средњег стручног образовања.
• Знање из области планирања производње у предузећу.
• Отпорност на стрес, друштвеност.

Генерални секретар

На други начин, положај се може назвати личним асистентом или референтом секретара. Запослени подноси извештај директору за људске ресурсе или генералном директору. Нема подређених генералног секретара. Главни циљ рада секретара је пружање висококвалитетне административне подршке директору. Лични асистент обавља следеће задатке:

• Осигуравање исправног рада.
• Организација дана директора у радном плану.

Помоћник секретара углавном обавља следеће функције:

• Заказивање генералног директора, организација пословних састанака и пословних путовања.
• Уређивање, превод и извршење пословних писама и документације.
• Омогућавање контроле долазне преписке и телефонских позива.
• Припрема и извршење пословних писама, извештаја и друге документације.
• Организација интеракције између директора и осталих запослених у структури.
• Контрола квалитета припреме, исправно састављање, накнадна координација и одобравање документације која се подноси на потпис директно директору организације.
• Организација рада пријема генералног директора.
• Испуњавање индивидуалних упутстава главе.
• Праћење главе на пословним путовањима.

Стварни услови за искуство и квалификације у овом случају су:

• Присуство високог образовања.
• Познавање страног (по могућности енглеског) језика.
• Одлична употреба рачунара.
• Висок стандард у погледу пословног етикета.
• Најмање две године радног искуства.
• Презентативан изглед, друштвеност.