Као одговор на питање: "Шта је ЕДИ?" дан је кратак излет у историју радног тока, утврђују се врсте и сврха интерне и екстерне циркулације докумената организације. Откривени су фактори успеха имплементације ЕДИ система у предузећу и улога електронског управљања документима као средства за оптимизацију набавке. Електронски потписи, центри за сертификацију и оператори сматрају се кључним компонентама ЕДИ-ја. Организација рада са владиним агенцијама представљена је као средство за смањење времена и трошкова. ЕДМ систем московске владе дат је као пример имплементације безпапирног рада у мегалополиској скали.
Шта је ЕДИ?
Ток документа - кретање докумената организације од тренутка када су створени или примљени до завршетка извршења или слања; комплекс рада са документима: пријем, регистрација, слање, контрола извршења, формирање предмета, складиштење и поновна употреба документације, референтни рад. Концепт електронског управљања документима фиксиран је у државном стандарду. Даје строгу, али уску дефиницију:
Електронско управљање документима (ЕДФ) је јединствени механизам за рад са документима достављеним у електронском облику, уз примену концепта „безпапирне папирологије“.
(ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Ток рада: од глинених таблета до индустрије 4.0
Први системи управљања документима појавили су се изумом писања, тачније симболичког писања. Глава породице је исецкала на дрвену ознаку број сакупљених кесица жита и рођена јањади. Ово се може сматрати почетком интерног тока рада предузећа.
Асирски свештеници и службеници древних кинеских краљевстава, након што су добили писмо од проналазача, одмах су га прилагодили задатку јавне управе - прикупљању пореза, кодификацији закона, слању налога гувернерима и дипломатији. Овај радни ток је мање или више формализован.
То је већ био међудржавни и чак међудржавни ток докумената.
С развојем цивилизације правила за размјену информација снимљених на медију постали су сложенији. Прва револуција у току рада настала је проналаском приступачног папира. Писци пишући најважније на пергаментним свитцима множили су се бројем и формирали масу нижих чиновника - не доносиоци одлука, већ копирање докумената других људи, прављење копија, издавање потврда, писање захтева, узимајући у обзир документе који су се уносили у часописе и достављали важне папире другом одељењу.
И у том тренутку курири, курири, курири ... можете и сами да замислите тридесет и пет хиљада курира!
А. Грибоедов
Бирократија је као технологија управљања добила инструмент огромне моћи. Понекад је срушило државу, економију и друштво.
До друге револуције дошло је проналаском писаћих машина. Технологија управљања није се променила, продуктивност бирократа и њихова моћ су повећани.
Трећа - појавом рачунара и е-поште. У првој фази, која се данас завршава, промениле су се технологије израде и достављања докумената. Технологије управљања остале су готово непромењене. Бирократија је пробавила ову револуцију. У овој фази се појавио концепт ЕДИ. Испрва је електронско управљање документима детаљно репродуцирало све процесе управљања, поступке и руте традиционалног промета докумената.
Четврто - долазак и куцање на вратима. Његова суштина је да програми и уређаји почињу размењивати податке и доносити одлуке без људске интервенције. Хладњак наручује испоруку производа, систем РТЕ класе (предузеће у реалном времену) прима наруџбине, купује сировине, реконфигурише производну линију и испоручује производе купцу. У овој фази човечанство добија прилику да се реши армија службеника који не доносе одлуке и не производе додатну вредност. Напредна предузећа и државе то већ раде.
Место ЕДИ система међу информационим системима
У зависности од степена зрелости информационог система у предузећу или институцији, ЕДИ систем може бити:
- Посебно имплементирани софтверски производи повремено размењују податке са другим подсистемима преко интерфејса или ручно.
- Одвојени софтвер, дубоко интегрисан са системом управљања предузећем, размена података се организује на мрежи или по настанку одређеног догађаја.
- Модул великог система управљања предузећем (класа ЕРП или ПЛМ).
Међу системима представљеним на светском тржишту, ЕДИ системи заузимају место између система протока рада и система за управљање записима.
Директна примена електронског управљања документима заснованог на западним системима у руском предузећу (организацији) ретко је успешна. Свјетоназори и етичке разлике између пословних модела и модела услуга су превелики. Дирљива препрека је и дирљива руска љубав према бирократији, не као технологија и средство, већ као самодовољан циљ службеника или службеника.
Електронско управљање документима: врсте и сврха
Кружење докумената предузећа или организације подељено је на две главне врсте - спољну и унутрашњу. Историјски гледано, аутоматизација интерног тока рада прво се развила.
У добро изграђеном информационом окружењу предузећа или организације, сви подсистеми за управљање документима су међусобно повезани, размењују податке један са другим и опремљени су системом унакрсних референци. Тако је, на пример, коначни договорени текст уговора доступан логистици за формирање захтева за плаћање, финансијерима за контролу, технолозима и пројектантима - у смислу задатака, итд.
Главна сврха интерног ЕДИ система је пружити учесницима система информације потребне за њихов рад и доношење менаџерских, техничких, финансијских и кадровских одлука. Организација контроле над спровођењем донесених одлука је такође једна од најважнијих функција ЕДИ-ја. Електронско управљање документима је такође средство за организовање електронске архиве.
Спољни ЕДИ има додатне функције - омогућава организацијама да размењују правне и финансијски значајне документе путем комуникационих канала. Важну улогу овде игра електронски потпис, који омогућава идентификовање пошиљаоца чак и поузданије од уобичајених потписа и печата на традиционалним документима.
Аутоматизација у току рада
У време када је донета одлука о аутоматизацији, компанија има систем рада на папиру. Запослени стварају документе у разним програмима, шаљу их једни другима путем е-маила. Има одређени ниво зрелости и огледа се у регулаторним документима: уредбама, упутствима и прописима.
Тим који ће се бавити аутоматизацијом дефинитивно би требао проучити скуп ових докумената, схватити колико они одражавају пословне процесе који су се заправо развили у организацији. У систему електронског управљања документима сваки ток информација треба да одражава стварни ток:
- материјал;
- финансијски;
- рада.
И служе одређеном пословном процесу.
Пословни модел створен на основу такве анализе не треба да се примењује само у информационом систему, већ би требало да се одрази и у ажурираној регулаторној документацији.
Запослени у организацији стварају већину докумената у електронском облику у разним програмима, шаљу их једни другима путем е-маила. Облик докумената је регулисан, међутим правила за таква слања, време и садржај реакције нису веома формализовани. То се већ може назвати ЕДИ системом на ембрионалном нивоу развоја. Сада можемо разговарати о аутоматизацији управљања електронским документима - изградњи система за креирање, попуњавање, обраду, усмеравање електронских докумената. Важан додатак систему биће подсистем за надгледање перформанси и извештавање.
Ако је зрелост процеса у предузећу довољна, све су шансе да ће прелазак на електронско управљање документима бити успешан. Главни фактор успеха у примени су запослени у предузећу. Они такође представљају главни ризик.
Током организације електронских система за управљање документима, тим за имплементацију мора да прилагоди не само облике докумената и стандардних рута одобравања, већ често - основну логику система. У супротном, немогуће је удовољити захтевима купца који је уверен да се пословни процеси који су се историјски развијали у њиховој организацији не могу побољшати и не могу се додирнути ни у којем случају.
Такав компромис доводи до поскупљења и саме имплементације и подршке система - свака инсталација ажурирања од добављача претвара се у минијатурну имплементацију. Квалитет система је смањен.
Као што показује Гартнер група, истински јединствени пословни процеси, попут оних који компанији дају конкурентску предност, чак су мање од 1-5% у водећим предузећима. Преостали процеси, без утицаја на организацију, могу се (и треба) заменити стандардним из основне конфигурације система.
Заправо, основна конфигурација је уопштено искуство најуспешнијих предузећа у индустрији. Прелаз на стандардне пословне процесе доводи до нижих трансакционих трошкова и повећања укупне пословне ефикасности. Електронско управљање документима биће лако и практично. Ово ће у потпуности платити једнократни напор за организационе промене, прилагођавање прописа и обуку запослених. Током обуке потребно је стрпљиво и доследно објашњавати корисницима шта је ЕДИ, како ће им променити живот и живот целог предузећа на боље.
ЕДИ између предузећа. Екосистеми тока рада
ЕДИ (Елецтрониц Дата Интерцханге) системи појавили су се на Западу 70-их година КСКС века.
Обављали су електронску циркулацију докумената између организација, дозвољавали предузећима да издају и примали наруџбе на тржишту, сређивали испоруку произведених производа купцу и генерисали одговарајуће логистичке и финансијске документе у електронском облику.
Ако је потребно, папирнати документи су састављени крајем месеца или тромесечја, њихово формирање, достава, прихватање, враћање робе нису успорили комерцијални и производни процес. Истовремено, формиран је ЕДИ стандард за размену података, који је преживео до примене КСМЛ-а.
Повезивање са системом електронског управљања документима ЕДИ увелико је убрзало комерцијалне и производне активности предузећа.
ЕДИ са владом
Такође потиче са запада. Субјекти финансијске и привредне делатности крајем прошлог века могли су да поднесу декларацију о приходима у електронском облику. У двадесетом веку, ову прилику добили су и руски глумци. Последњих година достављање информација пореској инспекцији, пензијском фонду (ПИО), инспекција рада у електронском облику постало је обавезно, најпре за велика, затим за средња, а у последњим фазама - за мала предузећа и организације.
Од предузећа се захтева да закључе споразум са ФИУ о електронском управљању документима. Грађани су добили и могућност да своју комуникацију са пореском службом преводе у електронском облику. Сваке године популарност таквих услуга расте међу становништвом.
Елементи спољних ЕДИ система
Клијент - организација или појединац који учествује у ЕДИ и који има електронски потпис. Оператор ЕДИ својим клијентима пружа платформу за размену докумената.
Електронски потпис (ЕС) - посебно формирани скуп података који вам омогућава јединствену идентификацију учесника ЕДИ. Овај комплет је приложен у електронском документу и потврђује његову аутентичност.
Електронски потпис - подаци у електронском облику који су у прилогу другим информацијама у електроничком облику (потписани подаци) или су на неки други начин повезани с таквим информацијама и користе се за одређивање потписника информација. (Савезни закон од 06. априла 2011. бр. 63-ФЗ "О електроничком потпису" ")
У Руској Федерацији су прихваћене три класе електронског потписа. Разликују се у нивоу заштите и намену.
- Једноставни потпис - потврђује да је документ послала одређена особа - власник овог потписа. Користи се за потврђивање идентитета пошиљаоца е-поште на адресу званичних институција на различитим нивоима или одређених званичника.
- Појачани неквалификовани потпис - потврђује и слање електронског документа од стране одређене особе и чињеницу да у документу нису извршене никакве промене од тренутка потписивања. Користи се приликом овере докумената за које штампање није обавезно. Овај потпис се генерише помоћу алата за шифровање, дозволе издате од стране неквалификованог сертификационог тела су дозвољене.
- Побољшани квалификовани електронски потпис (ЦЕП) - генерише се помоћу софтвера за шифровање који је сертификовао ФСБ. ЦЕП користи потврду акредитованог сертификационог тела која делује као гарант аутентичности потписа. ЕД потписан од стране ЦЕП-а има једнака права са документом на папиру овереним личним потписом. Протестни ЦЕП је могућ само судским налогом. ЦЕП се користи за интеракцију владиних агенција користећи државне информационе системе
Ауторитет за потврђивање (ЦА) - државна или јавна организација која издаје електронски потпис (потврде).
Углед ЦА прихватају све стране које су укључене у промет електронских докумената. ЦА издаје сертификате за организације и појединце - учеснике у промету. Током трансакција, ЦА потврђује аутентичност одређеног електронског потписа.
Акредитовани сертификациони центар је у уговорном односу са основним службеним лицем и мора се придржавати свих захтева законодавства земље локације.
ЕДО оператор - комерцијална организација која учесницима пружа технолошку платформу за имплементацију ЕДИ-ја. Одредба се врши на комерцијалној основи уз закључивање уговора. Оператор ЕДИ подлеже обавезној сертификацији у државним органима
Електронска трговачка платформа (ЕТП) је комплекс комуникационих канала, софтвера и хардвера, осмишљен да организује трговину између комерцијалних и државних организација, као и приватних лица.
Платформа за електронско трговање уједињује продавце и купце разних производа и услуга у јединственом информационом окружењу, пружајући им бројне сродне услуге. Многи ресурси глобалне мреже нуде услуге окупљања добављача и потрошача, помажу им да закључе посао и делују у већој или мањој мери као гарант таквог посла.
Да би минимизирали своје трошкове, купци могу организовати електронско надметање у облику директних и обрнутих аукција, конкурентских набавки, захтева за понуде и понуде, оптимизујући трошкове.Продавци добијају лак, брз и практичан приступ тржишту и погодну платформу за промоцију својих производа.
- ЕТП за издавање државног налога је ЕТП који су изабрали Министарство економског развоја РФ и ФАС за отворене аукције у електронском облику.
- ЕТП за продају имовине дужника (у стечају). Они су постали сви електронски сајтови који врше јавне набавке.
- ЕТП за давање налога под 223-ФЗ.
- ЕТП за комерцијалне купце - комерцијална предузећа овде нуде понуде у складу са флексибилнијим правилима.
- Комерцијални ЕТП-ови комерцијални креирани за одређену корпорацију. На пример: сајт Газпрома за продају нафтних деривата.
- Комерцијалне мултидисциплинарне електронске платформе за трговину са универзалним сетом производа и услуга.
ЕТП-ови попут Алиекпресс-а и Е-баи су надалеко познати.
За њих су права потрошача заштићена и правилима платформи и системом рејтинга - сваки купац процењује продавца.
Службе владе
Веб страница државних служби интегрише интернет портале многих државних агенција и служби у јединствени консолидовани портал. Настао је у развоју државног концепта „Јединственог прозора“ како би се грађанима поједноставила комуникација са државним властима. Након што се једном пријави помоћу квалификованог електронског потписа, грађанин Руске Федерације може добити информације о свом:
- Власништво.
- Порези.
- Образовање.
- Накнаде за пензије.
- За превоз.
- До докумената.
И многе друге важне тачке.
Можете да проверите и платите порезе, новчане казне и државне таксе. Грађанин такође има могућност да затражи издавање било ког званичног документа, потврде, пасоша, визе, потврде итд. За то не треба сам да иде у институцију или чак у мултифункционални центар - пријава се доставља електронским путем, у истом облику се дају копије потребних докумената.
Након припреме траженог документа довољна је једна посета МФЦ-у, где ће се документи верификовати, евиденција биометријских параметара (ако је потребно) и издавање потребног документа. Ова врста електронског управљања документима штеди много времена и грађанима и запосленима у институцијама - не морају да троше време на првобитни пријем грађана и докумената, а за личне додатке и исправке такође није потребно лично присуство.
Систем електронског управљања документима владе Москве
У главном граду је формиран МосЕДО систем и успешно функционише од 2011. године. Електронски промет докумената уз његову помоћ између себе врше владина тела, службе, комерцијалне и јавне организације. Систем је добро успостављен и ужива заслужено признање међу Московљанима.
Систем имплементира и одржава Електронски ОЈСЦ и обједињује више од 78.000 корисника из 3.000 организација. Канцеларијски посао, организациони и административни и управљачки тијек владе Москве у потпуности се преносе у систем МосЕДО. Електронско циркулирање докумената владе највећег града је одличан доказ перспективе и одрживости система ЕДИ у државним органима.
Са развојем технологије електронско управљање документима заменице традиционално у наредним годинама. Главни разлози у корист ЕДИ су они које он пружа:
- Брзина.
- Ниска цена.
- Погодност за све учеснике.
- Висока сигурност.
- Ефикасна контрола.
Већ се већина набавки у земљи обавља помоћу ЕДИ-ја. Традиционална документација се саставља по завршеним трансакцијама. Ускоро ће се издавати папирнати документи само у најважнијим, изузетним случајевима и питањем „Шта је ЕДИ?“. коначно изгубити своју релевантност.