Чак и најбогатија компанија која посједује најисплативији производ, размишља о разумним уштедама. Само у овом случају, она ће имати више средстава и могућности за одржавање властитог посла у води и даљи развој.
Није тајна да што је предузеће веће, то су већи и његови трошкови. Штавише, секундарне ставке буџета, које укључују штампање докумената, заједно заузимају њен лавовски део. А с обзиром на тренутни курс долара, одштампане датотеке могу бити заиста „златне“.
Колико новца треба за штампање докумената?
Према статистичким подацима које је објавила Хевелетт-Пацкард, свако предузеће које се може сврстати у средња и велика предузећа троши око 6% своје добити на трошкове папира. Некима се тај проценат, као проценат, може чинити малим, али уопште није.
Ако је просечни месечни приход компаније 10 милиона рубаља, то кошта око 600 хиљада рубаља за штампање документације! Веома је тешко назвати такву цифру малом или безначајном.
Разумно оптимизирање трошкова штампања помоћи ће новој, а не баш популарној услузи - оутсоурцингу штампања.
Шта је оутсоурцинг штампе и како то функционише
Ова услуга ће вам помоћи да уштедите новац само за средња, велика и веома велика предузећа са великим унутрашњим и спољним радним токовима. Преписивање оутсоурцинга понекад се назива и „одржавање копија“.
Израчунавање тачне цифре трошкова штампања понекад није само тешко, већ је једноставно невероватно. То се дешава зато што куповину врше различита одељења:
- Канцеларију (папир) добија руководилац канцеларије, секретар, било који други запосленик АКСО.
- ИТ одељење је одговорно за благовремено куповину и поправку штампарске опреме.
- Уложак за поновно пуњење, као и било који други потрошни материјал, брине одељење за набавку.
У различитим градовима и регионима, десетине, стотине, па чак и хиљаде радника дуплирају рад из дана у дан. Повремено канцеларијска опрема захтева не само прилагођавање или допуну горива, већ и поправку. Трошкови се повећавају када се средства компаније користе нерационално: штампачу је понестало мастила и уговор изгледа изблиједио, листови „тестног“ штампања, када треба да проверите рад штампарске опреме итд.
Аутсоурцинг штампе није ништа друго до свеобухватна услуга штампарске опреме. Сва његова корист је што купац плаћа само копије направљених докумената.
Како се чува књиговодство штампања и како уклонити бројач копије са штампача?
На свим новим моделима технологије штампе предвиђен је бројач произведених примерака. Очитавање са овог бројача могуће је ручно, или је могуће и у аутоматском режиму.
Ручни метод, који предвиђа уобичајено штампање конфигурационе странице, није најприкладнији, али и најтачнији. Употреба различитих софтвера који помажу у праћењу штампача (ПаперЦут, СНМП Дисцовери, ПринтМонитор итд.) Је популарна.
Сви наведени програми приказују количину мастила која се налази у кертриџима, присуство одштампаних листова, приближно време до замене кертриџа итд.
Значајан минус који има аутоматска метода је обавезна интеграција са Интернетом. Неће свака јавна или приватна институција ризиковати пропуштање унутрашњих података.
Очигледне предности коришћења
Без обзира на изабрану методу, оутсоурцинг штампе се може назвати ефикаснијим начином обрачуна процеса штампања докумената. Поред тога, омогућава вам сарадњу са другим провајдером услуга штампања и оптимизујете радно време ИТ одељења које се бави не само редовним одржавањем штампача, већ и допуњавањем, подешавањем и поправком.
У овом случају можете потпуно заборавити на квантитативну ефикасност кертриџа, њихове техничке карактеристике, допуну горива.
Овај формат услуге предвиђа плаћање по завршетку рада, односно новац се плаћа за квалитетне штампане документе. Као и други споразуми, споразум о оутсоурцингу предвиђа јасне рокове за пружање услуга, њихове трошкове и време плаћања.
Компанија која је закључила такав уговор потпуно се ослобађа многих малих брига: купује папир, опрему и други потрошни материјал, не брине се за поправку опреме, штеди на електричној енергији и исписује документе за личне потребе запослених.
Који печат неће бити плаћен?
У ствари, споразум пружа само квалитетан испис. Квалитетни штампани лист не треба да садржи:
- разне тачкице на папиру;
- пруге и отисак;
- разне вањске буке;
- застој папира и механичка оштећења;
- изобличење слике;
- честице тонера.
Који су начини плаћања услуге?
Трошак једне копије документа, коју купац плаћа, већ укључује све трошкове за материјал, одржавање и поправку опреме.
Друга страна може понудити неколико могућих начина плаћања својих услуга:
- Најчешће предузећа склапају традиционалне споразуме који укључују трошкове сваке копије.
- Велика предузећа са огромним током рада заинтересована су за уговор о јединственој цени. Другим речима: за неограничену употребу опреме компанија плаћа једну тарифу месечно.
- Купцима који јасно знају њихове мале потребе боље је коришћење уговора о фиксној цени. У овом случају, обавезна месечна уплата укључује ограничење странице по посебној цени, а ако компанија штампа више од наведеног стандарда, штампан документ, који је направљен изнад норме, купује се по уобичајеној цени.
Замке и скривене недостатке
Упркос многим предностима услуге, има много скривених недостатака:
- Због високих трошкова услуге, препоручљиво је користити само велике организације. Цена је искључиво због оригиналних кертриџа и резервних делова за њихову опрему.
- Сваки добављач пружа услуге искључиво за своје производе, а прелазак на штампаче различитог бренда може резултирати прилично новцем. С обзиром на тренутну ситуацију на глобалном тржишту валута, зависност од страног произвођача тешко да се може назвати сигурном. Ни једна канцеларијска опрема и њено бесплатно одржавање не кошта такве ризике.
- Када инсталирате опрему, инсистирајте на ласеру. Чињеница је да је много лакше и практичније водити јасан запис штампаног примерака.
- Неки штампачи немају бројаче штампања.
- Ниједан продавач не разматра штампање на форматима осим А4. Ако организација мора да испише документ у А3 формату, он ће се рачунати као 2 листа А4.
- Прелазак на оутсоурцинг штампе у уреду је дуг процес. Пракса показује да координација свих клаузула уговора може да се продужи до два месеца, док ће организација имати великих потешкоћа око преноса огранака у регионима. Стручњаци напомињу да би процес увођења услуге у просеку могао да траје дуго (од 3 до 6 месеци). Руководиоци подружница у регионима могу се сукобити са иновацијама. Разлога може бити много, али најчешћи међу њима је лични интерес за рад са одређеним добављачем.За такве званичнике о централизацији штампе може се сањати само у страшним сновима, а то може постати озбиљан проблем. Пре него што донесете тако озбиљну одлуку - прелазак на оутсоурцинг канцеларијско штампање, добро размислите и анализирајте ситуацију са током рада у компанији.
Покушајте да израчунате трошкове канцеларијског штампања по месецу, кварталу и години. Бројка мора бити тачна! У исто време, узмите у обзир и све скривене трошкове (потрошња енергије, количина времена утрошена на сервисирање штампача, штампање личних досијеа запослених и сл.). Погледајте данашње понуде за оутсоурцинг за штампање уреда. Никада не одаберите продавца, вођен изузетно ниском ценом. Таква сарадња је преплављена главобољом. Важно искуство и репутација, број успешних пројеката.