Pokiaľ ide o produktivitu, všetci čelíme rovnakému problému - iba 24 hodín denne. Zdá sa však, že niektorí ľudia majú dvakrát toľko času alebo majú nadprirodzenú schopnosť držať krok so všetkým, čo je plánované. Aj keď spravujú niekoľko projektov súčasne, napriek ťažkostiam určite dosiahnu svoje ciele.
"Čas je jediný kapitál, ktorý má obyčajný človek, a jediná vec, ktorú si nemôže dovoliť stratiť," uviedol Thomas Edison.
Všetci chceme zo života vyťažiť maximum. Pravdepodobne neexistuje lepší spôsob, ako to dosiahnuť, než nájsť spôsob, ako spravovať svoj drahocenný čas. Produktívni ľudia to vedia a snažia sa vytlačiť čo najefektívnejšie každú hodinu bez vynaloženia veľkého úsilia. Na tento účel používajú jednoduché pravidlá, ktoré sa dajú veľmi ľahko implementovať. Tak jednoduché, že to dokážete aj dnes. Tieto životné hacky vám pomôžu vybudovať kariéru.
Boj proti tyranii urgentných vecí
Tyranie urgentných vecí je tendencia objavovať sa malé úlohy, ktoré sa dostanú do cesty k naplneniu toho, na čom skutočne záleží. To predstavuje veľký problém, pretože malé podniky majú zriedkavo vážne výnosy.
Ak podľahnete tyranii naliehavosti, potom pri spätnom pohľade si všimnete, že uplynulo niekoľko dní alebo dokonca celé týždne, ale nič skutočne efektívne sa nestalo. Organizované a zamerané na dosiahnutie výsledkov, ľudia môžu rozlíšiť, keď ich „chytanie múch“ odvádza pozornosť od práce. Snažia sa delegovať alebo ignorovať úlohy, ktoré narúšajú skutočne dôležité činnosti.
Nikdy opakovať
Ľudia, ktorým sa podarí urobiť všetko, sa už nikdy nevrátia k svojim už dokončeným úlohám a veci neodkladajú na neskôr - je to strata času. Ak vás už niečo upútalo (napríklad telefonát alebo list), tento problém vyriešite na mieste sami, delegujte ho na niekoho alebo ho zo zoznamu svojich vecí odstráňte.
Jedzte žabu
„Jesť žaby“ je obrazné vyjadrenie autorstva Marka Twaina, čo znamená odolnosť voči otáľaniu. Inými slovami, produktívni ľudia začínajú svoj deň najnepríjemnejšími úlohami. To umožňuje skončiť s priťažujúcimi vecami ráno a urobiť niečo inšpirujúce a vzrušujúce.
Podľa Eisenhowerovej metódy možno zoznam úloh rozdeliť do 4 kategórií:
- Úlohy, ktoré nechcete robiť, ale skutočne ich musíte urobiť.
- Úlohy, ktoré chcete robiť, av skutočnosti je potrebné ich vykonať.
- Úlohy, ktoré chcete robiť, ale v skutočnosti ich nemusíte robiť.
- Úlohy, ktoré nechcete robiť, a v skutočnosti ich nemusíte robiť.
„Jesť žaby“ na základe tejto klasifikácie odkazuje na „úlohy, ktoré nechcete robiť, ale v skutočnosti je potrebné ich vykonať“.
Rozhodnutie najbolestivejšieho podnikania pre vás ráno vám prináša výhody, pretože sa tým budete zaoberať, budete mať jasnejšiu myseľ a tichú kanceláriu. Pamätajte, že ak odložíte poslednú chvíľu „žabú úlohu“, budete unavení a stratíte vôľu čoraz viac.
Nepokúšajte sa multitaskovať
Úspešní ľudia vedia, že multitasking je hlavným nepriateľom produktivity. Neustály prechod z jedného prípadu na druhý zabíja vašu pozornosť, schopnosť zapamätať si informácie a rýchlo dokončiť novú úlohu po dokončení predchádzajúcej. V roku 2009 to dokázala štúdia uskutočnená na Stanfordskej univerzite (USA).Vedci porovnali dve skupiny ľudí, z ktorých jedna sa skladala z notoricky známych multi-taskerov, a druhá - ľudí, ktorí boli ochotní starostlivo vykonávať jednu úlohu. Ukázalo sa, že časť ľudí, ktorí sa domnievajú, že je realistické paralelne robiť veľa vecí, má výrazne väčšie problémy s organizáciou duševnej činnosti a je ťažké odlíšiť relevantné informácie od irelevantných.
Príprava na nasledujúci pracovný deň
Produktívni ľudia dokončujú každý pracovný deň prípravami na nasledujúci deň. Tento zvyk má dvojitý účinok: pomáha vám upevniť to, čo ste dnes urobili, a zajtra vám poskytuje záruku na rovnakú produktívnu produkciu. Trvá to iba pár minút, ale to výrazne uľahčuje nasledujúce ráno.
Príprava plánu vám pomôže nezabudnúť na niečo zmysluplné. Je dôležité, aby sa nahráva niekde: v kalendári, poznámkovom bloku alebo uloženom v počítači. S najväčšou pravdepodobnosťou zistíte, že sa budete musieť občas odchýliť od plánu vypracovaného vopred. Napriek tomu jej prítomnosť pomôže lepšie zorganizovať váš čas, pripraviť sa na projekty a poskytne vám jasnejšiu predstavu o všetkom, čo musíte urobiť.
Schopnosť povedať nie
Pre osobu, ktorá sa snaží dosiahnuť maximálnu účinnosť, je veľmi dôležité, aby bola schopná odmietnuť. Odmietnutie by malo byť jednoznačné a malo by byť vyjadrené slovom „nie“ a nie rozmazanými frázami ako „Myslím, že nebudem mať čas“ alebo „nie som si istý, či to dokážem.“ Nesúhlas s prevzatím nových povinností je dodržiavanie úloh, ktoré už máte pridelené. Keď pochopíte, že je skutočne nemožné potešiť každého, začnete žiť pohodlnejšie.
Štúdie na Kalifornskej univerzite (USA) dokázali, že čím ťažšie je slovo „nie“ dané, tým je pravdepodobnejšie, že budeš zdôrazňovaný a depresívny. Naučte sa odmietnuť. Nezáleží na tom, aký protirečivý zvuk môže zvýšiť, zvýši sa vaša produktivita.
Majte vyhradený čas na kontrolu e-mailov
Produktívny človek ho nikdy nenechá rozptýliť od dôležitých vecí. Okrem toho bude využívať všetky funkcie tohto systému: hodnotiace písmená podľa dôležitosti, ako aj nastavenie zvukových výstrah pre správy od kľúčových dodávateľov a zákazníkov. Niektorí dokonca používajú funkciu záznamníka, ktorá odosielateľovi oznámi, kedy bude jeho žiadosť spracovaná.
Technologické práce pre ľudí
Moderné technológie sú kritizované za odvádzanie zamestnancov z pracovného procesu. Pri správnom používaní však môžu pomôcť a ušetriť čas. Automatizácia manuálnych procesov je skvelý spôsob, ako zvýšiť produktivitu.
Používajte nástroje, ktoré vám uľahčia prácu. Pomocou aplikácie kalendára v mobilnom telefóne môžete dostávať pripomenutia dôležitých udalostí, stretnutí a všetkých druhov plánov. Pochopte nastavenia svojho e-mailu. Napríklad môžete použiť aplikáciu Boomerang na prácu s programom Outlook. Tento nástroj zefektívni správu pošty a pomôže vyčistiť schránku archivovaním dôležitých správ až do momentu, keď ich potrebujete.
