Účtovníci majú často pochybnosti o tom, ako správne vystaviť faktúru a kedy by to malo byť uvedené v účtovných knihách. Pozrime sa, čo je tento dokument a ako ho používať.
Faktúra je distribuovaný dokument, podľa ktorého sa účtuje platba za tovar aj odpočet dane. V medzinárodnom účtovníctve vyzerá tento dokument takto:
Čo hovorí daňový zákon
Podľa daňového poriadku je lehota na vystavenie faktúry obmedzená na 5 pracovných dní - v skutočnosti na jeden týždeň. Toto obdobie sa počíta takto:
- v deň prijatia zálohy (úplne alebo úplne) za ďalšie dodávky alebo prevod vlastníctva;
- v deň skutočnej prepravy tovaru (poskytnutie služieb alebo vykonanie práce), prevod vlastníctva.
Päťdňová lehota sa považuje za deň nasledujúci po dátume prvej zásielky. Ak bola faktúra vystavená za práce alebo za poskytnutie služieb, konečný termín pre fakturáciu sa počíta od dátumu úplného poskytnutia diela alebo služieb. Poznámka: nejde o začatie práce, ale o úplné poskytnutie dohodnutých služieb alebo práce. Výnimkou sú prípady, keď sa práca vykoná na zálohovej platbe a táto okolnosť je výslovne uvedená v hospodárskej zmluve. V takom prípade sa zmluvnej strane vystaví zálohová faktúra. Lehota na vydanie týchto dokumentov je päť dní odo dňa, keď boli peniaze pripísané na účet.
Pracovné dni a dni voľna
Stáva sa, že konečný termín vydania pripadá na deň pracovného pokoja. V tomto prípade čl. 6.1 daňového poriadku umožňuje predávajúcemu odložiť faktúru o prvý pracovný deň po päťdňovej lehote. Táto norma by sa však mala používať veľmi opatrne, pretože ani jednodňové oneskorenie povedie k tomu, že sa faktúra nebude pri najbližšej daňovej kontrole započítavať. Audítori a skúsení hlavní účtovníci preto v tomto prípade odporúčajú fakturáciu vopred, a to bez toho, aby čakali na koniec päťdňovej lehoty. Fakturáciu je možné vykonať v ten istý deň, keď bola vykonaná príslušná obchodná transakcia. V prípade potreby je možné faktúru vždy upraviť.
Zjednotené faktúry
Podľa daňového poriadku môžu niektoré obchodné spoločnosti vydávať jednotlivé (konsolidované) faktúry za predaj na základe výsledkov vykazovaného mesiaca. Právo na prácu na jednom účte musí byť stanovené v zmluve. Je dovolené pracovať v tejto forme pre dodávateľov, ktorí vykonávajú:
- nepretržitá dodávka tovaru;
- nepretržite poskytujú prepravné alebo logistické služby;
- dodávka elektriny, palivových zdrojov;
- Poskytovanie komunikačných služieb;
- denne a nepretržite predávať tovar.
Ak protistrany pracovali menej ako 30 kalendárnych dní, faktúra by sa mala vystaviť do termínu dodania. V tomto prípade však môžu inšpektori trvať na porušení zásady pravidelnosti a kontinuity dodávok. Preto by sa k novým protistranám s jednotnou sadzbou faktúry malo pristupovať opatrne.
Pokiaľ ide o daňový zákon, obdobie na vystavenie faktúr za vykazovaný mesiac trvá do piatich dní od mesiaca nasledujúceho po vykazovacom mesiaci. Musíte však zaregistrovať takéto účty v mesiaci, v ktorom sa uskutočnil prvý predaj prijatého tovaru.
Zodpovednosť za nedodržanie termínov
Trestný zákon neukazuje sankcie za porušenie lehôt na vystavenie faktúr. Inšpektori sa však spravidla riadia čl.120 daňového zákonníka, a žiada sa o oneskorené vyúčtovanie, ako aj o nevyfakturovanie všeobecne. Platí to najmä pre dokumenty, ktoré sa musia vytvoriť na križovatke dvoch období vykazovania. Napríklad, ak má byť faktúra vystavená minulý mesiac, ale vytvorená iba v aktuálnom mesiaci, inšpektori to môžu považovať za nedostatok faktúry a pokutu spoločnosti.
Zálohy
Doteraz sme hovorili o faktúrach vydaných za prvú udalosť, napríklad o dodaní tovaru alebo o skutočnej prezentácii služieb. A ako napísať a vypočítať konečný termín fakturácie? Ako skoro by mala byť predložená protistrane?
Načasovanie zálohových faktúr priamo súvisí s daňovou povinnosťou spoločnosti. Peniaze prijaté spoločnosťou v súvislosti s obchodnou činnosťou sa automaticky stávajú základom dane a faktúra je dokladom potvrdzujúcim správnosť prijatia peňazí.
Ak je prvou udalosťou príjem prostriedkov na bežný účet, lehota na vystavenie faktúry vopred začína v rovnakom období a za rovnakých podmienok ako faktúra za dodanie tovaru. Pre vopred prevedené prostriedky teda vzniká daňová povinnosť do piatich dní od prijatia peňazí, čo by sa malo odraziť v príslušnom dokumente. Tieto lehoty na vystavenie zálohových faktúr sú stanovené v článku 164 ods. 4 súčasného daňového poriadku.
Elektronické dokumenty
02.02.2010 Daňová služba Ruskej federácie uznala právo daňovníkov pracovať s elektronickými vzorkami daňových a účtovných dokladov. Prvýkrát sa elektronický dokument považuje za rovnocenný a prijíma sa spolu s dokumentmi v papierovej podobe. Táto norma je stanovená v odseku 1 čl. 169 Daňový zákon. Lehoty na vystavenie elektronických faktúr sú podobné obdobiu na uchovávanie papierových dokumentov, pretože v tomto prípade sú papierové aj virtuálne dokumenty rovnaké.
Na vykonanie tohto ustanovenia osobitná objednávka daňovej služby schválila formáty elektronických faktúr, účtovné vestníky pre tieto dokumenty a iné knihy. Postup pri práci s takýmito dokumentmi je podobný pracovnému postupu v papieri. Jeden deň je uvedený pre každú výmenu účtov, ale v skutočnosti vďaka internetu trvá operácia niekoľko sekúnd. Výmena účtov je stanovená v príkaze 174n a pozostáva z:
- Dátum, kedy sa faktúra objaví v účtovníctve protistrany, je dátum, keď operátor dostane takýto súbor. Poznámka: nie dátum fakturácie, ale dátum prijatia operátorom.
- Prijatie elektronických faktúr s DPH, lehota na vystavenie týchto dokladov sa nepočíta od dátumu uvedeného v doklade, ale od odoslania faktúry kupujúcemu operátorom. Lehota na fakturáciu zo strany predávajúceho teda nezávisí iba od prvého prípadu, ale aj od prenosu elektronického dokumentu prevádzkovateľovi.
Dôkazom o prijatí dokumentu môže byť oznámenie. Predtým to bola povinná požiadavka na elektronickú faktúru. Tento dokument je teraz prílohou k účtu a vykonáva sa iba v prípade dodatočnej dohody medzi zmluvnými stranami.
Registrácia faktúry
Účtovanie faktúr, ktoré sú základom pre daňové transakcie, sa vykonáva v účtovných knihách. Od januára 2015 sú povinní viesť takéto časopisy iba daňovníci. Existujú však výnimky z tohto pravidla. Podľa existujúcich pravidiel a predpisov by preto mal byť k dispozícii denník faktúr:
- s daňovými poplatníkmi;
- osoby oslobodené od povinnosti byť daňovníkom;
- osoby, ktoré nie sú zaregistrované ako daňovníci, ak pri obchodovaní pravidelne vydávajú alebo dostávajú faktúry, pričom zastupujú záujmy iných osôb na základe dvojstranných dohôd.
Úplný zoznam zásad spracovania a uchovávania týchto dokumentov je uvedený v Pravidlách vedenia registra faktúr schválených v roku 2011.
Postup vyplnenia faktúr
Podľa Pravidiel plnenia majú daňovníci v tomto dokumente možnosť uviesť ďalšie informácie. Patria sem:
- podrobnosti o primárnom dokumente (faktúra, výpis z účtu);
- meno osoby vystavujúcej faktúru s aktuálnymi zákonnými a zúčtovacími údajmi.
Uvedenie primárnych dokumentov umožňuje predávajúcemu uviesť doplňujúce informácie nielen pre predávajúcich, ale aj pre kupujúcich, napríklad je možné určiť dátum prevzatia tovaru alebo lehotu na dokončenie diela, ďalšie informácie, ktoré sú zaujímavé pre opačnú stranu. S cieľom regulovať tok potrebných informácií bol takýto doplnok povolený.
Nové zmeny
V roku 2017 bol dokument zmenený a doplnený. Povinnou požiadavkou je teda kód druhu tovaru TN FEA, ktorý je potrebný na kontrolu odpočtov pre komoditnú skupinu tovaru. V prípade komoditnej skupiny sa odpočítanie akceptuje v pôvodnom poradí a pri transakciách s netriedeným tovarom sa odpočítanie uskutoční v novej forme. Kód druhu tovaru TN VVED sa stal povinným na uvádzanie v doklade. Dôvodom je skutočnosť, že tento kód je potrebný na sledovanie odpočtov za tovar komoditnej skupiny, ktoré sú akceptované v starej objednávke. Všetky ostatné skupiny výrobkov sú zostavené v aktuálnej podobe.
V nových účtoch je potrebné uviesť adresu, ktorá musí zodpovedať údajom z registra. Predtým stačilo spresniť podrobnosti zo zakladajúcich dokumentov, teraz nové pravidlá ukladajú povinnosť korešpondencie tak na faktúre, ako aj v registri právnických osôb.
Úprava fakturácie
Vyrovnávacie faktúry sa vystavujú, ak došlo k zmene hodnoty tovaru, služieb alebo práce. Veľkosť zmien v tomto prípade je uvedená v stĺpci 5 faktúry. Ak sa zmení počet jednotiek dodaných tovarov alebo služieb, zmeny sa vykonajú v stĺpci 3.
Fakturačné obdobia pre rozpočet a úpravu
Predtým, ako sa dozviete o načasovaní vydávania vyrovnávacích faktúr, nebude zbytočné oboznámiť sa so zmluvou, podľa ktorej sa obchodná činnosť tohto podniku vykonáva so zmluvnou stranou. Ak zmluva naznačuje možnosť vykonať zmeny, potom by sa mali vykonať v lehote piatich dní po schválení. Potvrdenie takého súhlasu môže slúžiť ako akt preukázaného rozporu, potvrdený oboma stranami.
Všetky daňové konania s faktúrami a opravnými faktúrami sa vzťahujú na obdobie, v ktorom boli tieto doklady vydané. Na základe opravnej faktúry vystavenej v smere zníženia celkových nákladov na dodanie má dodávateľ právo znížiť svoje vlastné daňové povinnosti. Na získanie odpočtu DPH predávajúci vystaví zápornú faktúru. Čiastka DPH sa teda zníži o sumu úplnej faktúry mínus suma opravnej faktúry. Kupujúci má naopak dodatočnú povinnosť zvýšiť svoju DPH na základe faktúry. Na elektronické faktúry sa vzťahujú podobné požiadavky. Lehota na vystavenie faktúry za úpravu elektronického formátu je rovnaká ako v prípade papierových dokumentov - do piatich dní od podpísania správy o nezrovnalostiach.
Oprava chýb vo faktúrach
Je to možné, ak sa vo faktúre našli tieto údaje:
- chyba v údajoch o kupujúcom alebo predávajúcom;
- Nesprávna sadzba dane
- jednoduchý preklep.
Ak by sa mala faktúra opraviť, mal by sa pre ňu pripraviť nový revidovaný dokument. Bez ohľadu na to, kedy bola oprava vykonaná, opravená faktúra je priradená k rovnakému zdaňovaciemu obdobiu, v ktorom bola operácia vykonaná a bola vyhotovená pôvodná faktúra.Ak faktúra, ktorá bola vystavená s chybou, nevedie k odmietnutiu vrátenia DPH, nie je možné ju opraviť.
Číslovanie hlavných a opravných faktúr v rámci jedného obdobia je nepretržité. Opravy opravných faktúr sa pripravujú rovnakým spôsobom ako pôvodné faktúry. Číslovanie opravených účtov v rámci jedného účtu sa však vždy začína jedným. Do účtovných denníkov sa zapisuje: faktúra je taká a taká, oprava č. 1 a je to taký účet, ktorý by sa mal zohľadniť pri výpočte DPH.