As empresas devem levar em conta quanto tempo todos os funcionários da empresa realmente trabalham durante o dia ou turno. Isso requer a manutenção de uma folha de ponto para os funcionários. Este documento é preparado de forma especial. Cada empresa e empresário individual deve preencher esta documentação. Para fazer isso, é preciso usar os formulários de registro T-12 e T-13 desenvolvidos pelo Comitê de Estatística do Estado. Preencher a planilha de horas é bastante simples, mas para isso algumas regras e requisitos devem ser levados em conta para que o relatório esteja correto. De seu conteúdo depende do cálculo correto do salário dos empregados.
Conceito de documento
A forma especial do boletim foi aprovada em 2004 pelo Goskomstat. A gestão de folhas de tempo nas organizações é realizada por funcionários do serviço de pessoal ou departamento de contabilidade.
Com base nesse formulário, o gerenciamento corporativo pode executar várias ações:
- levar em conta todas as horas trabalhadas por cada funcionário da empresa;
- monitorar a disciplina no local de trabalho;
- refletir todos os atendimentos e absenteísmo dos funcionários;
- registre o fato de que cada especialista está atrasado;
- possuir informações que lhe permitam determinar quão plenamente o trabalho foi realizado por um especialista na empresa;
- use esta informação para folha de pagamento competente;
- insira dados em formulários estatísticos.
Este documento é mais utilizado pelos funcionários do departamento de contabilidade quando calculam o salário ideal, bônus e subsídios para outros funcionários da empresa. A manutenção de uma folha de horas para os funcionários para o serviço de pessoal permite que você controle a frequência e o atraso. Se as violações forem detectadas, os funcionários relevantes da empresa serão responsabilizados, e diferentes tipos de sanções disciplinares poderão ser aplicadas.
As nuances do uso do documento
O Código Tributário contém informações de que cada pessoa trabalhando oficialmente em uma empresa pode, após a demissão, solicitar uma folha de ponto juntamente com outros documentos, que incluem o livro de trabalho. Esta informação é indicada no art. 84.1 Código Tributário.
Desde 2013, os gerentes de empresa não podem usar formulários unificados ao manter uma planilha de horas para funcionários, desde que eles tenham sido cancelados. Mas geralmente os especialistas da empresa usam esses mesmos documentos. Uma folha de tempo de amostra está abaixo.
É permitido que os especialistas do departamento de contabilidade ou departamento pessoal façam várias alterações nesse documento. Eles dependem das especificidades de toda a empresa e do número de funcionários no estado.
O formulário introduzido pelo Goskomstat é considerado conveniente, por isso pode ser facilmente processado e alterado. Muitas vezes é usado sem alterações.
Quais formas são convenientes?
Existem três formas de documento que são consideradas fáceis de usar. Você pode facilmente fazer vários ajustes para eles. A escolha depende da direção do empreendimento e do número de cargos na empresa.
A manutenção de uma planilha de horas pode ser realizada usando três formulários como base:
- T-13 Este formulário é normalmente usado por empresas nas quais uma catraca ou outro equipamento é instalado na entrada, com base no qual ele é registrado automaticamente quando um especialista em particular chega ao trabalho.A documentação é preenchida pelo método manual e usando vários programas de computador.
- T-12 Esta opção é uma forma universal. Geralmente é preenchido por especialistas da empresa manualmente. Possui uma seção adicional na qual informações sobre a quantia de pagamento do trabalho executado podem ser inseridas.
- 0504421. Este formulário é considerado específico, pois é usado apenas por organizações orçamentárias. O mais relevante entre professores ou professores que trabalham em diferentes instituições educacionais.
Cada documento tem suas próprias características, portanto, é preenchido de uma maneira específica.
Quem está preenchendo a folha de tempo?
Especificamente, a empresa deve nomear uma pessoa específica responsável por manter a planilha de horas. Normalmente, um oficial de pessoal ou contador é selecionado para isso. Para fazer isso, uma ordem deve ser emitida inicialmente, com base na qual os poderes correspondentes são transferidos para o especialista.
Na folha de horas deve ser assinado pela pessoa responsável pela manutenção da folha de ponto e pelo chefe do departamento de pessoal. Não é necessário que a empresa aloque separadamente uma posição para tal funcionário, uma vez que cada pessoa dotada da administração da empresa com a autoridade apropriada pode lidar com a tarefa. A obrigação de manter uma planilha de horas é transferida com base em um pedido. Indica qual funcionário da empresa é responsável por manter este documento.
Uma cláusula separada deve ser adicionada ao contrato de emprego do especialista selecionado. Isso indica que um cidadão está investido de poderes específicos. Se este processo não for concluído, o especialista pode recusar trabalho adicional.
A pessoa selecionada para manter a planilha de horas deve inserir informações durante todo o mês, após o que a documentação é transferida para o chefe do departamento de pessoal. O diretor do departamento verifica as informações com outras fontes e assina o formulário. Em seguida, é transferido para o departamento de contabilidade para calcular o salário de cada empregado da empresa.
Regras de preenchimento
Um funcionário da empresa que está autorizado a preencher este documento deve entender as nuances do processo de inserção de informações. As regras para manter uma folha de ponto são consideradas simples e compreensíveis. É aconselhável compreendê-las bem inicialmente, o que tornará conveniente e fácil trabalhar com o relatório. A produtividade não apenas do serviço de pessoal, mas também do departamento de contabilidade depende disso. Com base nos dados inseridos corretamente, os funcionários do departamento de contabilidade poderão calcular corretamente a remuneração de cada funcionário da empresa.
As regras básicas para o preenchimento de um documento incluem o seguinte:
- desde o início, a forma atual de manter uma folha de ponto é selecionada corretamente;
- o documento é preenchido em apenas uma cópia;
- é permitido inserir manualmente dados ou usar um computador;
- o empregado envolvido neste processo deve ter a autoridade apropriada, para a qual o empregador primeiro emite uma ordem;
- preparar a planilha de horas no início do novo mês;
- informações sobre o nome da empresa e as divisões existentes são inseridas na página de título;
- a data do início da contabilização é indicada;
- no final do mês, a data do relatório é definida;
- a folha principal da planilha de horas é representada por uma tabela na qual os dados sobre cada funcionário da organização são inseridos, e é importante inserir corretamente todos os nomes para evitar confusão ou erros;
- certamente informações confiáveis devem estar disponíveis sobre cada funcionário, e o número atribuído ao especialista, que pode ser obtido em um arquivo pessoal, também é registrado;
- colunas de quadro de horários são representadas por dias específicos do mês;
- sobrenomes opostos, existem células nas quais são inseridas informações sobre todas as horas trabalhadas ou turnos;
- se houver fins de semana ou feriados, essas informações devem ser indicadas com marcas especiais;
- informações da pessoa responsável devem ser inseridas diariamente, para o qual o especialista é guiado por documentos oficiais, que incluem várias ordens, declarações, licença médica ou instruções da administração da empresa;
- se atraso ou absenteísmo forem registrados, então eles são fixados com códigos especiais consistindo de números e letras.
O documento é preso com a assinatura do chefe da empresa. Sem essa assinatura, ela não será considerada válida. O procedimento para manter uma planilha de horas é considerado simples, portanto, todos os funcionários do serviço de pessoal podem lidar com esse processo. Se erros ou violações forem detectados, então é o especialista designado responsável por essa informação.
As nuances de inserir informações diferentes
O preenchimento deste documento é bastante simples. Para fazer isso, você só precisa entender o propósito de cada célula. As pessoas responsáveis com autoridade para preencher a documentação devem ter uma boa compreensão da composição do documento. Características do processo de enchimento incluem:
- permitido aumentar o número de colunas;
- os códigos de despesas da hora são exibidos na parte superior e a parte inferior indica quanto o especialista realmente trabalhou em um determinado dia;
- cada funcionário da organização deve ter um número pessoal na planilha de horas, que é usado para calcular salários e executar outras ações;
- dois números são atribuídos a funcionários em tempo parcial;
- é necessário indicar tanto os dias trabalhados quanto o número de horas efetivamente trabalhadas por um especialista todos os dias;
- no final de cada mês, o boletim é entregue ao departamento de pessoal, e os especialistas desse departamento verificam a exatidão do documento e asseguram que as horas de trabalho perdidas pelos funcionários não sejam de absenteísmo;
- se algum especialista sair, a partir do próximo mês, o seu número não será usado no preenchimento da folha de ponto;
- Indique dados sobre absenteísmo, folgas, e também sobre absenteísmo, férias, viagens de negócios ou outras razões para as quais não há especialista no local de trabalho.
Se a duração do dia útil for indicada em horas, não será necessário fixar horas incompletas.
Especificidades para organizações orçamentárias
As empresas que são orçamentárias usam uma forma diferente durante a operação. É chamado no. 0504421. Este formulário tem algumas diferenças do formulário padrão T-12 ou T-13. Isso se deve ao fato de que reflete todas as nuances do trabalho de uma organização orçamentária. Na tabela, você pode inserir códigos diferentes que indicam um fim de semana durante os feriados de treinamento ou de estudo.
As principais nuances de manter uma planilha de horas para os funcionários do setor público incluem o seguinte:
- é importante incluir na página de título não apenas o nome da instituição, mas também o código digital atribuído;
- Se você precisar fazer certas alterações no documento, o código de correção é prescrito;
- existem gráficos onde você precisa inserir informações sobre os subtotais.
Ao usar este formulário, não é necessário registrar cálculos adicionais. Ao preencher um documento, regras padrão são usadas.
Quais códigos são usados?
Ao preencher este documento, você deve ter informações sobre quais códigos devem ser inseridos. Eles consistem em números e letras. Na capa deste relatório, há uma transcrição de todos os códigos. Muitas vezes, é necessário inserir códigos adicionais, para os quais uma disposição especial é emitida pelo chefe da empresa na manutenção de uma folha de ponto.
Os principais códigos utilizados para preencher esta folha de horas incluem:
- a duração do turno diurno - Я01;
- trabalho noturno - Н02;
- as atividades que os funcionários têm que realizar nos finais de semana ou feriados - PB03;
- horas extras atribuídas - С04;
- enviando um especialista em uma viagem de negócios - K06;
- registro de licença remunerada compulsória - OT9;
- fornecer ao especialista uma licença remunerada adicional - OD10;
- encontrar uma pessoa em licença médica - B19;
- registo de incapacidade temporária sem pagamento - T20.
Normalmente, os códigos padrão introduzidos por lei são suficientes para preencher corretamente um documento.
Que erros são feitos frequentemente?
Existem algumas irregularidades comuns que causam erros significativos no documento. Estes incluem:
- apenas as iniciais dos empregados são indicadas e, ao mesmo tempo, não há informações sobre a posição que ocupam;
- Feriados são registrados como dias úteis;
- no dia anterior ao feriado, não se nota que o turno de trabalho é reduzido em uma hora.
Se um cidadão tiver um emprego de meio período na empresa, muita atenção deve ser dada à duração exata de seu dia de trabalho. Frequentemente, os especialistas fazem uma viagem de negócios e, nessas condições, o código K06 é simplesmente usado, portanto, não é necessário indicar quantas horas um funcionário trabalha por dia.
Como é preenchido com pagamento por peça?
Com muita frequência, as empresas usam salários por tarefa, o que leva a dificuldades no preenchimento da planilha de horas. As instruções para manter uma planilha de horas para os trabalhadores são as seguintes:
- a remuneração depende da quantidade de trabalho realizado por um especialista;
- o documento deve levar em conta o resultado de cada empregado da empresa;
- é permitido medir o trabalho em horas, por exemplo, é exigido em escolas ou outras instituições educacionais, portanto, a planilha de horas deve ser escrita na planilha de horas;
- em outras situações, o código I01 é usado, portanto, não é necessário preencher a última linha desta documentação;
- o trabalho em feriados é pago separadamente, e o valor do pagamento depende das informações contidas no acordo coletivo.
Assim, mesmo com um formulário de salário por peça, o preenchimento de uma planilha de horas é bastante simples.
Responsabilidade por erros
Um especialista específico da empresa está autorizado a manter uma planilha de horas, para a qual o empregador emite um pedido apropriado. Ele deve ter um bom entendimento de como preencher a tabela corretamente. Para simplificar o processo, um programa especial é freqüentemente usado para manter uma planilha de horas. É suficiente inserir os dados relevantes nas linhas necessárias, após as quais o documento é impresso e assinado. Se necessário, basta fazer várias alterações.
Se forem identificados erros neste documento pelas autoridades reguladoras, a empresa será responsabilizada. Na maioria das vezes, o inspetor revela que há discrepâncias nas informações indicadas no quadro de horários com os dados contidos nos documentos primários. Freqüentemente, a informação salarial difere dos dados na documentação de liquidação.
Se for estabelecido que existem violações, então a empresa é responsabilizada administrativamente, portanto, paga uma multa de 5 mil rublos. Se a ausência completa deste documento é revelada, a multa aumenta para 50 mil rublos, e é cobrado à cabeça da empresa com base nas disposições do art. 5.27 do Código de Delitos Administrativos. Para evitar essa situação, o gerenciamento da empresa deve monitorar a exatidão e a pontualidade da compilação de uma folha de ponto.
Conclusão
Assim, manter uma folha de horas para os funcionários é obrigatório para cada organização. Este processo é realizado por um especialista responsável, dotado da autoridade apropriada, mediante a emissão de uma ordem especial pelo responsável da empresa.
É importante entender as regras para o preenchimento de todas as células deste documento. Se ele contiver erros ou estiver completamente ausente da empresa, as autoridades supervisoras poderão responsabilizar administrativamente a empresa.Com base nas informações da planilha de horas, é feito o cálculo da remuneração de especialistas. É ideal para o gerenciamento de documentos usar programas de computador especiais que simplifiquem esse processo.