Definição do termo
Acredita-se que na Rússia, pela primeira vez, em comparação com a prática estrangeira, foi estabelecido um sistema de gestão de documentos, cujo objetivo é estabelecer o procedimento para documentar as atividades de manejo dentro do estado. Em 1973, tal sistema foi chamado de Serviço Alfandegário do Estado Unificado, que significa “um estado unificado. sistema de manutenção de registros. " No total, a URSS desenvolveu 16 sistemas unificados.
A padronização de documentos é o resultado da reorganização do fluxo de documentos do sistema em questão que atende a certos padrões. Reduzir a correspondência e reduzir a complexidade de compilá-la, bem como o desejo de evitar a duplicação de dados, são considerados problemas urgentes que precisam ser abordados no trabalho de gerenciamento. Um resultado efetivo pode ser alcançado através da unificação e padronização de informações sobre o conteúdo e a forma.
A padronização de documentos é a formação das mesmas formas padronizadas para protocolos semelhantes de propósito, o que auxilia no uso mais eficiente do papel na impressão de atos e decisões. A padronização facilita o fluxo de trabalho de contabilidade, bem como a documentação de arquivamento.
Terminologia semelhante
Uma definição praticamente semelhante é “unificação”, que é o processo de trazer algo, incluindo atos documentados, para uma única forma ou sistema comum, o que leva a uma redução no conjunto inicial dos objetos em questão. A unificação, padronização e padronização de documentos leva à formação de uniformidade racional em qualquer campo de atuação, especialmente na documentação. A redução da variedade injustificada de formulários de dados e o estabelecimento de uma estrutura única ocorrem por meio de estruturas de linguagem, detalhes, informações contábeis e seu armazenamento. Cadeias de documentos em excesso são removidas ao longo do tempo para evitar a duplicação desnecessária de elementos.
A unificação de documentos permite estabelecer uma única imagem das formas de documentos administrativos que executam as funções e tarefas do formato gerencial. Essa abordagem levará ao trabalho com um grande volume de documentos para normalizá-los no sistema de produção, além de acelerar a troca de dados de negócios.
Aumentar a eficiência
Um único sistema administrativo promove o processamento operacional, reduz o tempo gasto no trabalho com documentos que afetam toda a equipe administrativa: de funcionários comuns a gerentes.
Os objetos de padronização de documentos podem ser sua composição e formas. A unificação da composição de documentos é a alocação e consolidação da totalidade de documentos necessários para solucionar tarefas gerenciais. Como resultado de tais ações, espera-se reduzir a composição dos documentos.A unificação de formulários é a seleção e consolidação de indicadores de informação, incluindo detalhes que correspondem à finalidade dos documentos, bem como a definição de requisitos gerais para sua criação e execução. No trabalho de escritório, a unificação pode ocorrer tanto como um estágio de padronização quanto como um processo independente.
A essência da padronização
A Lei Federal "Sobre o Regulamento Técnico" No. 184 especifica o princípio da definição: padronização de documentos é um trabalho holístico que visa estabelecer regras para seu uso voluntário, com o qual a informação deve ser simplificada nas áreas de produção e circulação de produtos, além de maior competitividade serviços.
“Padrão” pode ser chamado de documento que indica as características dos produtos, as regras para a implementação de vários processos em produção, os recursos característicos de transporte e armazenamento, trabalho ou serviços. O padrão inclui certos requisitos para terminologia, rotulagem, simbolismo, embalagem, rótulos.
Os documentos normativos sobre padronização contêm regras e requisitos ótimos para o projeto, preparação, armazenamento e contabilização de documentos comerciais, que foram aprovados da maneira prescrita e recomendados para uso repetido em trabalhos de escritório. A padronização (em palavras simples) é a formação e aprovação de regras uniformes que são apresentadas aos documentos para simplificá-las.
A padronização envolve a construção dos requisitos básicos para documentos em uma norma legal. Graças a este processo, a formação de numerosos documentos ocorre de acordo com uma regra, que é mais fácil para os destinatários perceberem. A padronização de documentos é o resultado da unificação ou de sua forma mais alta.
Elementos típicos do processo
Transformações podem estar relacionadas a certos tipos de documentos (o GOST é indicado com um número), regras de estrutura e design, elementos de um sistema de documentação unificada (DCL). Tal sistema consiste em uma combinação de formas inter-relacionadas de documentos que dão uma idéia informativa de alguns tipos de atividades econômicas e gerenciais. O USD é baseado em regras e requisitos uniformes, possui os dados necessários para gerenciar qualquer campo de atividade.
O sistema de documentação usual é organizado de forma a satisfazer as necessidades de documentar certas atividades, e os documentos do sistema de padronização são o resultado do processo de trazer documentos para uma única forma e sistema, quando a uniformidade prevalece e um conjunto injustificado de modelos de documentos, seus detalhes e indicadores são reduzidos. No processo de padronização, há uma transição para a uniformidade racional no fluxo de trabalho.
Nível de Aprovação e Categorias Relacionadas
A padronização é uma forma de aprovação legal dos resultados da unificação, que é uma combinação de estado. padrões e uma única forma de documentos incluídos.
USD é dividido em:
- estado padrões;
- formas padronizadas de documentos;
- diretrizes para seu uso.
Os detalhes do documento unificado são aplicados de acordo com a tarefa alvo e o nível de aprovação estabelecido. Há uma divisão de documentos de padronização na Federação Russa em categorias:
- Departamental (divisão por ramos). Eles são usados para documentar processos de gerenciamento que são comuns a todas as empresas, independentemente da atividade e das normas legais. A aprovação ocorre no nível federal.
- Formas de documentos de empresas, organizações e empresas. Definido localmente.
- Todo russo. Os criadores dessas formas são a Agência Federal de Arquivos, o Ministério das Finanças da Rússia, o Serviço Federal do Estado. estatísticas, Banco Central da Federação Russa.Essas formas de documentos são obrigatórias para uso em todas as organizações, independentemente da forma de propriedade e subordinação (por exemplo, registros contábeis para contabilidade e remuneração, que foi aprovada por decisão do Comitê Estadual da Federação Russa de 5 de fevereiro de 2004).
- Formas de documentos de entidades constituintes da Federação. Sua aprovação ocorre nos níveis regional, regional ou local. Essas formas são comuns no assunto relevante da Federação Russa.
As especificidades do suporte de informação
Além de sistemas interdisciplinares de gerenciamento de documentos, são utilizadas formas de documento do sistema nacional de padronização, que refletem as características das atividades de indústrias específicas. Esses recursos são divididos em:
- Requisitos adicionais de dados para a resolução de funções gerenciais de um plano típico (por exemplo, dispensa / admissão de pessoal de educação ou de saúde).
- Outras atividades para o funcionamento das quais uma indústria similar e suas regras de gestão foram organizadas. Documentação específica pode incluir:
- receitas;
- história médica;
- licença por doença;
- folhas de testemunhas;
- guias;
- Inventário de casos (arquivo);
- cartões;
- bem assuntos (produção de exploração);
- declarações de desempenho;
- cronograma (documentação de treinamento).
Definição de documentação
Esta questão é abordada por departamentos e organizações autorizadas especiais, por exemplo, o estado russo. a biblioteca cuida de determinar a composição da documentação que está disponível em todas as bibliotecas do país. Formas setoriais de documentos são de natureza normativa se estiverem dentro da estrutura de um sistema departamental (como um notarial ou judicial), modelos semelhantes também são usados em organizações específicas envolvidas em atividades similares (por exemplo, médicas ou de seguros).
O uso de documentos de padronização nas empresas permite reduzir os custos de compilação, processamento, fabricação, processamento de documentos e sua transferência. Assim, o fluxo de documentos dentro da organização é acelerado. A reorganização do conteúdo dos documentos melhora a qualidade das tarefas de gerenciamento. A composição do documento é fixada na Folha de Formulário (um documento regulamentar único que consiste em uma lista de documentos necessários para a implementação das tarefas da atividade de gerenciamento da empresa que tem status legal) e as transformações de formulários de documentos são corrigidas no Álbum de Documentos. A folha de horas organiza o processo de documentação, cria um esquema visual para contabilizar todos os tipos de atividades. O boletim é formado de forma a estabelecer certas regras para fixar o local e o horário, bem como os tomadores de decisão.
Recursos salientes
São apresentados os tipos de documentos de padronização relativos ao álbum de formulários de documentos (uma coleção de modelos para formulários unificados necessários para o gerenciamento documental em uma instituição):
- uma amostra de referência (em papel) armazenada no departamento ou escritório do escritório;
- contraparte eletrônica disponível em todos os locais de trabalho.
As características distintivas da formação destes documentos são:
- uniformidade de criação de regulamentação do conteúdo de documentos, exclusão de duplicidade de informações;
- terminologia e convenções comuns, que permitem comparar indicadores de diferentes níveis de gestão e os sistemas em consideração;
- a formação de modelos uniformes para a construção de formas específicas de documentos.
Princípios e fundamentos da padronização de documentos
A Comissão CMEA descreveu uma padronização composta, em que há um estabelecimento e aplicação proposital de um sistema de requisitos relacionados para um objeto e seus elementos, a fim de fornecer uma solução ideal para um problema específico. A aprovação de documentos é baseada nos requisitos do estado.normas e regras da CMEA, ISO e outras organizações internacionais que trabalham no campo da unificação e padronização de documentos.
Uma mudança brusca no conteúdo habitual dos documentos pode afetar negativamente a reestruturação psicológica dos funcionários da organização. Portanto, o processo de conversão deve ocorrer sem problemas, afetando apenas as mudanças mais necessárias, mantendo as regras e fundamentos dos documentos nacionais de padronização, bem como sem causar danos econômicos. Primeiro, mudanças mínimas são introduzidas e mudanças radicais. A conversão em fases de padrões permite que todos os participantes do processo padronizem totalmente seu fluxo de trabalho.
Processamento de informação
Encontrar documentos comuns e criar um único modelo geralmente aceito simplifica os métodos manuais de processamento de dados, o trabalho se torna mais eficiente, os custos do plano financeiro são reduzidos e o tempo usado anteriormente para treinar a equipe gerencial é reduzido, resultando em inegáveis dinâmicas positivas. É importante prestar atenção ao cumprimento dos requisitos gerais para documentos de gestão nas condições de funcionamento dos sistemas de controlo automatizados, quando o efeito de unificação e padronização de todos os documentos aumenta acentuadamente.
O arquivamento, que estuda os fundamentos teóricos e práticos da arquivística, influencia o aprimoramento das formas de documentos. Automação de processos de padronização começou com a classificação do esquema de documento na economia nacional, e depois continuou na esfera de gestão, onde atingiu a sua forma efetiva atual. Agora este processo afeta organizações internacionais e nacionais, 10 organizações estrangeiras estão trabalhando para simplificar o fluxo de trabalho das relações de comércio exterior, incluindo a Comissão de Comércio Exterior, o Comitê de Desenvolvimento Comercial ECE, a Organização Internacional para Padronização, etc.