Verificar as atividades financeiras e econômicas da instituição é o método mais confiável e preciso para confirmar o fato de que a organização trabalha de maneira produtiva, de acordo com as leis aplicáveis, e todos os seus funcionários trabalham de boa fé. Recomenda-se organizar atividades para auditar atividades regularmente, analisando toda a gama de fatores.
Cheques como um caminho para o sucesso
Os instrumentos econômicos não foram inventados por acaso: todos eles, de uma forma ou de outra, visam assegurar que a empresa se desenvolva de maneira eficiente, rápida, bem-sucedida e com boa lucratividade. Para atingir esses objetivos, tecnologias de gerenciamento foram inventadas, mas apenas a sua introdução na produção ainda não permite alcançar o resultado desejado. Para máxima eficiência, será necessário organizar regularmente verificações das atividades financeiras e econômicas da organização.
A melhor opção é atrair auditores independentes terceirizados. Especialistas com um alto nível de qualificação, ampla experiência de trabalho pode realizar uma auditoria com precisão, claramente, tendo em conta todos os fatores importantes e, como resultado, fornecer um relatório com conclusões e recomendações que permitam otimizar o trabalho da empresa. As auditorias de atividades financeiras e econômicas abrangem diferentes áreas e aspectos da gestão, o que dá à administração um quadro completo do que está acontecendo na empresa.
Trabalho do auditor: características importantes
Um especialista que verifica o plano de atividade financeira e econômica coleta informações sobre os processos na empresa e avalia a abrangência dos métodos e formulários contábeis aplicados. O auditor estuda como a contabilidade confiável das atividades da empresa é conduzida e propõe ao gerente um plano de medidas que melhorará a eficiência da empresa. Como regra geral, a introdução de novas técnicas requer algum esforço. O auditor faz recomendações para minimizá-las e otimizá-las. De acordo com os resultados das inovações no futuro previsível, a empresa receberá uma receita maior em meio à otimização dos custos de produção.
Os benefícios da auditoria
Uma auditoria das atividades financeiras e econômicas é necessária porque qualquer empresa moderna é uma estrutura complexa, que inclui contabilidade e tributação. Apelar ao auditor é a melhor maneira de obter os resultados de uma avaliação independente da contabilidade na empresa. No futuro, isso nos permite esclarecer os dados sobre se a contabilidade integral é mantida, quais as desvantagens e quais erros são sistematicamente feitos. Os trabalhadores externos qualificados sugerirão formas de resolver os problemas existentes.
Verificar as atividades financeiras e econômicas da empresa envolve um estudo abrangente da corporação, projetado para identificar:
- situação financeira;
- obrigações da empresa;
- ativos e passivos.
De acordo com os resultados de auditorias de atividades financeiras e econômicas, é revelada informação que é usada com alta eficiência para decisões administrativas no futuro próximo. Mas essa tarefa é muito responsável, por isso é impossível confiar uma auditoria a ninguém. Recomenda-se envolver especialistas externos: são entidades independentes, formas de avaliar todos os processos sem envolver interesses emocionais, financeiros ou outros interesses pessoais.O auditor deve ter um bom conhecimento das leis aplicáveis e entender os padrões, os principais requisitos aplicáveis nas empresas, bem como mecanismos para otimizar o processo de trabalho.
Principais atividades de análise
Em regra, o procedimento de verificação das atividades financeiras e econômicas é o seguinte:
- estudo de documentos;
- análise de dados econômicos sobre a empresa;
- estudo de constituição, certificação, documentação de licenciamento;
- estudo de documentação pessoal, incluindo aspectos de responsabilidades, instruções, autoridade;
- avaliação especializada dos acordos feitos, análise da confiabilidade dos valores mobiliários, cumprimento das leis, tempestividade;
- o estudo do componente de crédito do balanço;
- análise do uso de recursos da empresa.
Métodos de auditoria e verificação de atividades financeiras e econômicas:
- estudo de documentação;
- entrevistando funcionários;
- realização de testes de pessoal e fluxo de trabalho;
- Monitoramento de fluxo de trabalho
- análise.
A última é a aplicação de ferramentas matemáticas, regras e leis formais e lógicas.
Tarefa de auditoria
A auditoria das atividades financeiras e econômicas de uma instituição estatal, uma entidade orçamentária ou privada - em uma palavra, absolutamente qualquer negócio - tem como principal objetivo estudar e analisar relatórios. Contra o pano de fundo das informações recebidas, será possível tirar conclusões sobre quais reservas a organização tem, até o momento, não envolvidas no trabalho, mas aceitáveis de estar envolvidas no processo de produção.
Assim, uma auditoria é um evento que, como resultado, tem uma opinião especializada demonstrando o que os inspetores chegaram, o que eles conseguiram identificar e quais métodos de melhoria da situação foram descobertos. Os documentos gerados no final da auditoria são enviados aos responsáveis da organização para que possam tomar uma decisão informada sobre quais caminhos de desenvolvimento da empresa serão mais eficazes e eficientes.
Recursos do evento
Uma auditoria fiscal realizada por especialistas qualificados freelance, uma auditoria de atividades financeiras e econômicas é sempre individual. Isso significa que os gerentes descrevem uma série de questões econômicas, financeiras e tributárias. É neles que a atenção dos inspetores está concentrada.
Quanto mais documentos a empresa tiver, quanto maior o leque de aspectos para análise, mais o campo de trabalho e a complexidade da tarefa técnica, mais tempo a auditoria levará. Se a cooperação com uma organização terceirizada for escolhida, o preço do serviço dependerá disso. Em geral, envolver os funcionários da organização na auditoria economiza no evento, mas os melhores resultados são mostrados pelas verificações realizadas por auditores terceirizados, pois essas pessoas são mais objetivas.
Revisão: um olhar interno
Quando necessário, a verificação das atividades financeiras e econômicas de uma instituição orçamentária é realizada por meio de recursos próprios. Como regra, eles usam trabalhadores envolvidos em sistemas de controle interno. Se necessário, você pode solicitar assistência de autoridades estaduais, autoridades responsáveis pelo controle, bem como entidades independentes. Recomenda-se que seja dada preferência àqueles que já tenham experiência na realização de auditorias.
Como regra, um grupo de auditoria é formado na empresa entre seus próprios funcionários ou de uma organização convidada. Incluirá supervisores, especialistas e especialistas em diversas áreas. O trabalho é regulado pelos termos de referência que estão sendo elaborados no início, os aspectos a partir dele, para identificar qual é a auditoria da atividade econômica e financeira do empreendimento.
Com base nos termos de referência, um plano de ação é elaborado com uma indicação do tempo e volume da informação sendo elaborada. Os planos são a base para criar agendas de trabalho. Um cronograma individual é criado para cada uma das comissões.Como resultado, através de esforços conjuntos, eles preparam um ato de verificação de atividades financeiras e econômicas. Em alguns casos, ele assumirá a forma de um relatório, às vezes é elaborado como uma conclusão. Os aplicativos certamente irão para ele. Como no futuro aplicar o ato de verificação de atividades financeiras e econômicas, decida o Diretor Geral, o chefe da organização. Em particular, a prática de enviar esse documento para autoridades superiores é generalizada.
Verificação, controle e confiança
Por que precisamos de uma verificação das atividades financeiras e econômicas? Este não é apenas um método para garantir que uma empresa seja eficiente e confiável. É também uma ferramenta para alcançar a localização, confiança dos investidores, órgãos de gestão, agências governamentais. Em qualquer organização comercial, uma auditoria ajuda a proteger o dinheiro dos acionistas e os ativos públicos.
A empresa deve organizar:
- a presença e adoção de um plano financeiro de negócios;
- introdução de controle interno;
- proporcionar um sistema de gestão transparente para evitar o abuso de autoridade;
- medidas para prevenir e detectar riscos associados a dinheiro, operações;
- precisão dos dados publicados.
A auditoria das atividades financeiras e econômicas visa determinar até que ponto todos os itens listados são implementados na prática. Para que a auditoria seja correta, é possível organizar um comitê especial e atribuir o controle sobre a auditoria ao conselho de administração.
Sistema de controle: o caminho para o sucesso
Para começar, vale a pena esclarecer um fato: não importa quão moderno, eficiente, bem pensado e progressivo seja o sistema de controle sobre seus gastos introduzidos na empresa, ele não pode servir como garantia absoluta da ausência de perdas imprevistas. Por outro lado, a introdução de tal sistema reduz o risco de sua ocorrência.
Criar um sistema e sua implementação no fluxo de trabalho é uma tarefa que uma empresa deve resolver por conta própria. Ao mesmo tempo, o sistema de controle sobre a atividade deve funcionar todos os dias, a regularidade é necessária. De acordo com a lei, a auditoria das atividades financeiras e econômicas recai sobre a comissão de auditoria. Para que o controle seja suficientemente efetivo, mecanismos que funcionem bem para o monitoramento diário da dinâmica dos eventos devem funcionar dentro da corporação. Apenas esse acompanhamento total das operações de negócios eliminará completamente a incorreção de fazer negócios.
Aspectos teóricos
Antes de a empresa introduzir um sistema de monitoramento diário regular das atividades da empresa, é necessário estabelecer as definições de termos associados às atividades da estrutura de auditoria com documentos internos.
Definição do conceito de "controle interno". Você pode formulá-lo da seguinte maneira: controle de todos os tipos de gestão, operações financeiras da organização, inclusive seguindo o plano aprovado, no contexto de unidades, departamentos, órgãos existentes na estrutura da empresa. Os procedimentos que compõem esse controle não interferem com as operações reais, mas permitem que você encontre os não padronizados e os conduza com alta eficiência, sem perdas. A auditoria interna da atividade financeira e econômica também é gerenciamento de risco.
Controle interno: a negligência é inaceitável
A auditoria regular é o método mais confiável para identificar riscos e prevenir abusos. Se fosse possível organizá-lo de forma eficiente e correta, a empresa teria custos menores com o aumento da qualidade do sistema de gestão. Para eficiência máxima, um departamento especial é criado na estrutura - um serviço responsável pelo controle de auditoria.
Esta é uma unidade que verifica todos os dias. É importante que seja independente dos órgãos executivos da empresa.O regulamento deve conter as regras segundo as quais os funcionários do departamento de auditoria são escolhidos. A composição, estrutura, requisitos são determinados nos atos normativos locais da organização ou outra documentação interna. Todos os trabalhos relacionados às atividades do serviço de auditoria devem ser aprovados pelo diretor executivo da empresa.
Eficiência e Confiabilidade
A criação da comissão de auditoria permite monitorar a implementação do plano econômico e monetário da empresa. Isso é provisoriamente aprovado pelo diretor executivo da organização ou do conselho de administração. No futuro, este órgão de administração influenciará o trabalho do organismo de inspeção. Para que os gerentes possam controlar efetivamente o fluxo de trabalho, eles criam um comitê de auditoria. Ele é responsável apenas pelas auditorias internas da empresa. A forma como o comitê de auditoria funciona é controlada pelo CEO, pessoalmente ou por meio do comitê de auditoria.
Recomendou-se que o processo de trabalho seja estabelecido de tal maneira que as pessoas, órgãos relacionados às atividades econômicas e financeiras tenham competências claramente limitadas registradas no papel. Alguns devem ser responsáveis pelo desenvolvimento de medidas de controle interno, outros pela aprovação, alguém deve ser responsável pela aplicação do plano, outros pela avaliação do resultado.
Essa abordagem permite que você atinja a eficácia do sistema de gerenciamento na empresa. Os especialistas aconselham a atribuição de responsabilidades para o desenvolvimento de procedimentos de controle para o comitê de auditoria, serviço de auditoria e estruturas executivas da empresa. Somente o conselho de administração (ou o diretor geral) pode aprovar projetos.
Responsabilidades e Práticas
As estruturas executivas da organização devem ter a responsabilidade da aplicação prática das medidas de controle. Avaliação da eficácia, desenvolvimento de recomendações para melhorar a situação da empresa deve ser confiada ao comitê de auditoria. A composição de tal nomeação, com foco em alcançar o máximo controle sobre o trabalho financeiro econômico.
Para que o controle seja estabelecido, além de eficaz, mas também objetivo, é importante que o comitê de auditoria tenha pessoas independentes, inclusive gerentes. Se razões objetivas não permitirem a seleção de tal composição, um diretor independente é eleito como o comitê gestor, e os diretores não executivos são incluídos na composição.
Quem incluimos?
A carta deve mencionar as qualificações dos membros do comitê de auditoria e do comitê de auditoria. É necessário que as pessoas tenham uma educação no campo da contabilidade, tenham uma ideia precisa das regras e normas que fazem demonstrações financeiras.
A proporção ideal dos funcionários da comissão é a seguinte: dois terços dos participantes e o líder devem ser pessoas com uma educação econômica e jurídica mais elevada. Sem isso, apenas trabalhadores técnicos podem ser. O líder deve ser nomeado como uma pessoa com pelo menos cinco anos de experiência na direção correspondente à educação recebida.
Ao selecionar os participantes do comitê de auditoria, é dada especial atenção às propriedades e qualidades pessoais dos membros em potencial. Nenhum deles deve levantar dúvidas sobre sua lealdade à empresa, confiabilidade e honestidade, trabalho árduo e responsabilidade. Recomenda-se escolher apenas os funcionários cuja reputação é impecável, pois o sucesso da auditoria depende diretamente de como todos os participantes trabalham pelos interesses da empresa e não em favor de ganhos pessoais. É categoricamente não recomendado admitir a participação em tal comissão daqueles que têm por trás deles crimes econômicos, arbitrariedade e ofensas relacionadas ao empreendedorismo.
Outro aspecto que merece atenção especial: um possível conflito de interesses entre os membros da comissão de auditoria.Tão logo haja suspeita de tal situação, a eficácia do cheque diminui imediatamente, a confiabilidade dos resultados diminui. Então, se um certo membro da comissão de auditoria também ocupa uma posição, consiste no corpo diretivo, em virtude do qual será de seu interesse esconder algo do quadro geral do empreendimento, é necessário impedir sua participação no trabalho. Com base nisso, vale a pena excluir da lista de auditores potenciais aqueles que ocupam altos cargos dentro de entidades jurídicas que competem com a empresa que organiza a auditoria.
Independência como garantia de confiabilidade
Ao escolher os participantes da comissão de auditoria, você precisa levar apenas aqueles que não podem ser pressionados pelos órgãos executivos da empresa. Apenas a independência total pode garantir resultados de verificação precisos e corretos. Na presença de pressão, alavancas de controle de auditores, a verificação se torna ineficaz, principalmente em operações não padronizadas.
A fim de selecionar auditores independentes e garantir a eficácia de seu trabalho, é necessário não apenas selecionar cuidadosamente cada participante na auditoria, mas também concluir acordos com todas as pessoas selecionadas em nome do conselho de administração. Os contratos estipulam a responsabilidade pelo descumprimento dos princípios de verificação confiável e a remuneração devida ao auditor que tenha tratado adequadamente suas obrigações.
Os contratos também especificam com que frequência os auditores terão que participar de reuniões dedicadas à auditoria interna na empresa. Recomenda-se organizar esses eventos todos os meses. Para cada reunião regular da comissão terá que preparar recomendações com base em informações recebidas ao longo do tempo. Nas reuniões, eles não apenas consideram os resultados do trabalho realizado durante o mês, mas também analisam o quão bem o plano está sendo implementado, quais operações merecem atenção especial da equipe de gestão, e quais deveres oficiais estão em dúvida. A reunião deve ser presidida pelo presidente. Se empresas de auditoria terceirizadas estiverem envolvidas, seus representantes devem estar presentes em cada evento.
Para resumir
Verificar as atividades financeiras e econômicas da empresa é uma ferramenta indispensável para monitorar a eficácia da empresa, identificando reservas e eliminando violações. Durante a auditoria, determine quais passivos, capital da empresa, ativos e condições em geral. Os resultados da auditoria são necessários para tomar decisões gerenciais que permitam levar a empresa a um novo nível. É inaceitável negligenciar inspeções regulares, e somente profissionais independentes com uma educação legal e econômica devem estar envolvidos nelas.
