Quando se trata de produtividade, todos enfrentamos o mesmo problema - apenas 24 horas por dia. No entanto, parece que algumas pessoas têm o dobro do tempo ou têm uma habilidade sobrenatural para acompanhar tudo o que é planejado. Mesmo quando gerenciam vários projetos ao mesmo tempo, apesar das dificuldades, certamente alcançarão seus objetivos.
"O tempo é a única capital que uma pessoa comum tem, e a única coisa que ele não pode perder", disse Thomas Edison.
Nós todos queremos tirar o máximo proveito da vida. Provavelmente, não há melhor maneira de conseguir isso do que encontrar uma maneira de gerenciar seu precioso tempo. As pessoas produtivas sabem disso e tentam extrair o máximo de eficiência de cada hora, sem fazer muito esforço. Para fazer isso, eles usam regras simples que são muito fáceis de implementar. Tão simples que você pode fazer isso hoje. Esses hacks da vida ajudarão você a construir uma carreira.
Combate à tirania dos assuntos urgentes
A tirania dos assuntos urgentes é uma tendência para pequenas tarefas aparecerem que atrapalham o cumprimento daquilo que realmente importa. Isso representa um grande problema, já que as pequenas empresas raramente têm retornos sérios.
Se você sucumbir à tirania da urgência, então, olhando para trás, você notará que os dias se passaram, ou mesmo semanas inteiras, mas nada verdadeiramente efetivo foi feito. Organizadas e destinadas a obter resultados, as pessoas podem distinguir quando "pegar moscas" as distrai do trabalho. Eles tentam delegar ou ignorar tarefas que interferem em atividades verdadeiramente importantes.
Nunca refazer
As pessoas que conseguem fazer tudo nunca voltam às suas tarefas já concluídas e não deixam as coisas para depois - isso é uma perda de tempo. Se algo já tiver atraído sua atenção (por exemplo, um telefonema ou uma carta), resolva esse problema no local, delegue-o a alguém ou remova-o da lista de seus assuntos.
Coma o sapo
"Eating Frogs" é uma expressão figurativa da autoria de Mark Twain, que significa resistência à procrastinação. Em outras palavras, pessoas produtivas começam o dia com as tarefas mais desagradáveis para elas. Isso torna possível acabar com as coisas agravantes de manhã e fazer algo inspirador e excitante.
De acordo com o método de Eisenhower, a lista de tarefas pode ser dividida em 4 categorias:
- Tarefas que você não quer fazer, mas realmente precisam ser concluídas.
- As tarefas que você quer fazer e, de fato, precisam ser feitas.
- As tarefas que você quer fazer, mas na verdade elas não precisam ser feitas.
- Tarefas que você não deseja fazer e, na verdade, elas não precisam ser feitas.
"Comendo sapos", com base nessa classificação, refere-se a "tarefas que você não quer fazer, mas realmente precisam ser concluídas".
A decisão do negócio mais doloroso para você de manhã lhe dá vantagens, uma vez que você vai lidar com isso, ter uma mente mais clara e um escritório tranquilo. Lembre-se de que, deixando de lado a “tarefa de sapo” pela última vez, você se cansa e perde cada vez mais a força de vontade.
Não tente multitarefa
Pessoas de sucesso sabem que a multitarefa é o principal inimigo da produtividade. A mudança constante de um caso para outro mata sua atenção, a capacidade de memorizar informações e rapidamente assumir uma nova tarefa depois de concluir a anterior. Em 2009, isso foi comprovado por um estudo realizado na Universidade de Stanford (EUA).Os cientistas compararam dois grupos de pessoas, um dos quais consistiu em notórios multi-taskers, e o segundo - de pessoas que estavam inclinadas a executar uma tarefa meticulosamente. Descobriu-se que a parte de pessoas que acredita que é realista fazer muitas coisas em paralelo tem significativamente mais dificuldades com a organização da atividade mental e é difícil distinguir informações relevantes de irrelevantes.
Preparando-se para o próximo dia útil
As pessoas produtivas completam cada dia de trabalho com as preparações para o próximo. Esse hábito tem um efeito duplo: ajuda a consolidar o que você fez hoje e lhe dá uma garantia para o mesmo amanhã produtivo. Isso leva apenas alguns minutos, mas facilita muito a manhã seguinte.
Preparar um plano ajudará você a não esquecer algo significativo. É importante que seja gravado em algum lugar: em um calendário, bloco de notas ou salvo em um computador. Muito provavelmente, você descobrirá que precisará desviar-se do plano elaborado antecipadamente de tempos em tempos. Apesar disso, a sua presença ajudará a organizar melhor o seu tempo, preparar-se para projetos e dar uma ideia mais clara de tudo o que você precisa fazer.
Capacidade de dizer não
Para uma pessoa que se esforça para atingir a máxima eficiência, é muito importante ser capaz de recusar. A negação deve ser inequívoca e expressa com a palavra "não", e não com frases borradas como "eu acho que não vou ter tempo" ou "não tenho certeza se posso". Desacordo para assumir novas obrigações é o respeito pelas tarefas já atribuídas a você. Uma vez que você entenda que é realmente impossível agradar a todos, você começará a viver mais confortavelmente.
Estudos da Universidade da Califórnia (EUA) provaram que quanto mais difícil a palavra “não” é dada a você, maior a probabilidade de você estar estressado e deprimido. Aprenda a recusar. Não importa quão contraditório possa parecer, isso aumentará sua produtividade.
Tenha um tempo dedicado para verificar e-mails
Uma pessoa produtiva nunca permitirá que o email o distraia de assuntos importantes. Além disso, ele utilizará todos os recursos deste sistema: classificando as letras por importância, bem como definindo alertas sonoros para as mensagens dos principais fornecedores e clientes. Alguns até usam o recurso de secretária eletrônica, que informa ao remetente quando seu pedido será processado.
Tecnologia funciona para pessoas
A tecnologia moderna é criticada por distrair os funcionários do processo de trabalho. No entanto, com o uso adequado, eles podem ajudar e economizar tempo. Automatizar processos manuais é uma ótima maneira de aumentar a produtividade.
Use ferramentas que ajudem a tornar seu trabalho o mais fácil possível. Você pode usar o aplicativo de calendário em seu celular para receber lembretes de eventos importantes, reuniões e todos os tipos de horários. Entenda suas configurações de e-mail. Por exemplo, você pode usar o aplicativo Boomerang para trabalhar com o Outlook. Essa ferramenta tornará o gerenciamento de mensagens mais conveniente, ajudará a limpar a caixa de correio, arquivando mensagens importantes até o momento em que você precisar delas.
