Contadores muitas vezes têm dúvidas sobre como emitir corretamente uma fatura e quando deve ser observado em livros contábeis. Vamos ver o que é este documento e como usá-lo.
Uma fatura é um documento distribuído, de acordo com o qual o pagamento pela mercadoria e a dedução do imposto são cobrados. Na contabilidade internacional, este documento se parece com isto:
O que diz o código tributário
De acordo com o Código Tributário, o prazo para emissão de uma fatura é limitado a 5 dias úteis - na verdade, uma semana. Este período é contado da seguinte forma:
- no dia do recebimento do adiantamento (integral ou integralmente) em relação a novas entregas ou transferência de propriedade;
- no dia do embarque real das mercadorias (prestação de serviços ou execução de trabalho), transferência de propriedade.
O período de cinco dias é considerado a partir do dia seguinte à data da primeira remessa. Se a fatura foi emitida para trabalho ou prestação de serviços, o prazo para faturamento é calculado a partir da data de fornecimento integral do trabalho ou serviços. Por favor note: não se trata de começar o trabalho, mas da provisão total dos serviços ou trabalhos acordados. A exceção são os casos em que o trabalho será feito mediante pagamento antecipado e esta circunstância é expressamente indicada no contrato econômico. Nesse caso, uma fatura antecipada é emitida para a contraparte. O prazo para a emissão desses documentos é de cinco dias a partir da data em que o dinheiro foi creditado na conta.
Dias úteis e dias de folga
Acontece que o prazo para emissão cai em um dia não útil. Neste caso, o art. 6.1 do Código Tributário permite que o vendedor adie a fatura no primeiro dia útil após um período de cinco dias. Mas essa norma deve ser usada com muito cuidado, pois mesmo um atraso de um dia levará ao fato de que a fatura não será contada na próxima auditoria fiscal. Portanto, os auditores e contadores-chefes experientes recomendam o faturamento antecipadamente neste caso, sem esperar pelo final do período de cinco dias. O faturamento pode ser feito no mesmo dia em que a transação comercial correspondente foi realizada. Se necessário, a fatura sempre pode ser ajustada.
Faturas Unificadas
De acordo com o Código Tributário, algumas empresas comerciais podem emitir faturas (consolidadas) únicas para vendas com base nos resultados do mês de referência. O direito de trabalhar em uma única conta deve ser fixado no contrato. É permitido trabalhar neste formulário para empreiteiros que realizam:
- fornecimento contínuo de mercadorias;
- fornecer continuamente serviços de transporte ou logística;
- fornecimento de eletricidade, recursos de combustível;
- fornecer serviços de comunicação;
- diariamente e continuamente vender mercadorias.
Se as contrapartes tiverem trabalhado menos de 30 dias corridos, a fatura deve ser emitida no prazo de entrega. Mas, neste caso, os inspetores podem insistir em que o princípio de regularidade e continuidade de fornecimento seja violado. Portanto, novas contrapartes com uma taxa de faturamento uniforme devem ser abordadas com cautela.
Quanto ao Código Tributário, o prazo para emissão de faturas para o mês de referência segue dentro de cinco dias do mês seguinte ao relatório. Mas você precisa registrar essas contas no mês em que as primeiras vendas das mercadorias recebidas foram realizadas.
Responsabilidade pelo não cumprimento dos prazos
O Código Penal não indica penalidades por violação dos prazos para emissão de notas fiscais. Mas, via de regra, os inspetores são guiados pelo art.120 do Código Tributário e é chamado de faturamento atrasado, como para não-faturamento em geral. Isso é especialmente verdadeiro para documentos que devem ser criados na junção de dois períodos de relatório. Por exemplo, se uma fatura deve ser emitida no mês passado, mas criada apenas no mês atual, os inspetores podem considerar isso como falta de uma fatura e multa da empresa.
Adiantamentos
Até agora, falamos sobre as faturas emitidas para o primeiro evento, como a entrega de mercadorias ou a apresentação real dos serviços. E como escrever e calcular antecipadamente o prazo para faturamento? Em quanto tempo deve ser submetido à contraparte?
O momento das faturas antecipadas está diretamente relacionado à responsabilidade tributária da empresa. O dinheiro recebido pela empresa em conexão com a atividade comercial automaticamente se torna a base para a tributação, e a fatura é um documento que certifica a exatidão do recebimento do dinheiro.
Se o primeiro evento for o recebimento de fundos na conta corrente, o prazo para a emissão de uma fatura antecipada começará no mesmo período e nas mesmas condições da fatura para a entrega de mercadorias. Assim, para fundos pré-transferidos, surge um passivo fiscal no prazo de cinco dias após o recebimento do dinheiro, que deve ser refletido no documento relevante. Estes prazos para emissão de faturas antecipadas estão fixados no artigo 164, parágrafo 4º do atual Código Tributário.
Documentos eletrônicos
09/02/2010 O serviço de impostos da Federação Russa reconheceu o direito dos contribuintes de trabalhar com amostras eletrônicas de documentos fiscais e contábeis. Pela primeira vez, um documento eletrônico é reconhecido como equivalente e é aceito junto com documentos em papel. Esta norma é fixada no parágrafo 1 do art. 169 Código Tributário. Os prazos para a emissão de faturas eletrônicas são semelhantes ao período para a realização de documentos em papel, já que nesse caso tanto documentos em papel quanto virtuais são idênticos.
Para implementar essa provisão, uma ordem separada do serviço tributário aprovou os formatos de nota fiscal eletrônica, os diários de contabilidade desses documentos e outros livros. O procedimento para trabalhar com esses documentos é semelhante ao fluxo de trabalho em papel. Um dia é dado para cada troca de contas, mas, na verdade, graças à Internet, a operação leva vários segundos. A troca de contas é fixada na Ordem 174 n e consiste no seguinte:
- A data em que a fatura aparece na contabilidade da contraparte é a data em que o operador recebe tal arquivo. Por favor note: não a data da fatura, mas a data de recebimento pelo operador.
- O recebimento das faturas eletrônicas de IVA, o prazo para a emissão desses documentos não é contado a partir da data do documento, mas do envio da fatura ao comprador pelo operador. O prazo para faturamento pelo vendedor, portanto, depende não apenas do primeiro evento, mas também da transmissão de um documento eletrônico para o operador.
Um comprovante de recebimento do documento pode ser um aviso. Anteriormente, era um requisito obrigatório de uma fatura eletrônica. Agora, este documento é um acréscimo à conta e é executado apenas em caso de acordo adicional entre contrapartes.
Registro de fatura
Contabilidade de faturas, que são a base para transações fiscais, é realizada nos livros contábeis. Desde janeiro de 2015, apenas os contribuintes são obrigados a manter essas revistas. Mas há exceções a essa regra. Portanto, de acordo com as regras e regulamentos existentes, o diário de faturas deve estar disponível:
- com os contribuintes;
- pessoas isentas da obrigação de contribuinte;
- pessoas não registradas como contribuintes se elas emitirem ou receberem faturas periodicamente ao realizar negócios, enquanto representam os interesses de outras pessoas com base em acordos bilaterais.
Uma lista completa dos princípios para processamento e armazenamento desses documentos está contida nas Regras para manutenção do registro de faturas aprovadas em 2011.
O procedimento para o preenchimento de faturas
De acordo com as Regras de preenchimento, os contribuintes têm a oportunidade de indicar informações adicionais neste documento. Estes incluem:
- detalhes do documento principal (fatura, extrato bancário);
- nome da pessoa que está emitindo a fatura com os detalhes estatutários e de liquidação atuais.
A identificação de documentos primários permite que o vendedor indique informações adicionais não apenas para vendedores, mas também para compradores, por exemplo, é possível especificar a data de aceitação das mercadorias ou o prazo para conclusão do trabalho, outras informações de interesse para o lado oposto. Para regular o fluxo de informações necessárias, tal adição era permitida.
Novas mudanças
Em 2017, o documento foi alterado. Portanto, o requisito obrigatório é o código do tipo de mercadoria TN FEA, necessário para a supervisão das deduções do grupo de mercadorias. No caso de um grupo de mercadorias, a dedução é aceita na ordem antiga e, em transações com mercadorias não graduadas, a dedução é realizada na nova forma. O código do tipo de mercadoria TN VVED passou a ser obrigatório para indicar no documento. Isso se deve ao fato de que esse código é necessário para monitorar as deduções de mercadorias do grupo de mercadorias, que são aceitas na ordem antiga. Todos os outros grupos de produtos são elaborados no formulário atual.
Em novas contas, é necessário indicar o endereço que deve corresponder aos dados do registro. Anteriormente, bastava especificar os detalhes dos documentos constituintes, agora as novas regras obrigam a fazer correspondência tanto na fatura quanto no registro de pessoas jurídicas.
Faturamento de ajuste
As faturas de ajuste são emitidas se houver uma alteração no valor de mercadorias, serviços ou trabalho. O tamanho das alterações neste caso é indicado na coluna 5 da fatura. Se o número de unidades de bens de trabalho ou serviços fornecidos for alterado, as alterações serão feitas na coluna 3.
Períodos de cobrança de orçamento e ajuste
Antes de aprender sobre o momento de emitir faturas de ajuste, não será supérfluo se familiarizar com o contrato sob o qual o negócio desta empresa é conduzido com a contraparte. Se o contrato indica a possibilidade de fazer alterações, elas devem ser feitas em um período de cinco dias após a aprovação. A confirmação de tal consentimento pode servir como uma lei de discrepância estabelecida, certificada por ambas as partes.
Todas as ações fiscais com faturas e faturas corretivas estão relacionadas ao período em que esses documentos foram emitidos. Com base na factura de ajuste emitida no sentido de reduzir o custo total de entrega, o fornecedor tem o direito de reduzir as suas próprias obrigações fiscais. Para receber uma dedução do IVA, o vendedor faz uma fatura negativa. Assim, o valor do IVA é reduzido pelo valor da fatura completa menos o valor da fatura corretiva. O comprador, ao contrário, tem uma obrigação adicional de aumentar seu IVA com base na fatura. Para faturas eletrônicas, aplicam-se requisitos semelhantes. O prazo para a emissão de uma fatura de ajuste de formato eletrônico é o mesmo para documentos em papel - no prazo de cinco dias após a assinatura do Relatório de discrepância.
Correção de erros em faturas
Isso é possível se o seguinte for encontrado na fatura:
- um erro nos detalhes do comprador ou vendedor;
- Taxa de imposto incorreta
- erro de digitação simples.
Se a fatura deve ser corrigida, um novo documento revisado deve ser preparado para ela. Independentemente de quando a correção foi emitida, a fatura corrigida é atribuída ao mesmo período de tributação no qual a operação foi executada e a fatura inicial foi elaborada.Se a fatura, que foi emitida com um erro, não leva a uma recusa de reembolso do IVA, então não pode ser corrigida.
A numeração das faturas principais e corretivas dentro de um período é contínua. As correções das faturas de ajuste são preparadas da mesma maneira que as originais. Mas a numeração das contas corrigidas em uma conta sempre começa com uma. Uma entrada é feita nos registros contábeis: a fatura é tal e tal, a correção nº 1, e é essa conta que deve ser levada em conta ao calcular o IVA.