Mesa de caixa operacional - o que é isso? Qual é o mecanismo do seu trabalho? Para que finalidade eles são criados e como funcionam? Existem algumas maneiras de minimizar os custos, embora nem todos sejam universais. Vamos considerar uma das opções agora.
Informações gerais
Inicialmente, vamos lidar com o termo “caixa de caixa operacional”. O que é isso Este é o nome da divisão especial do banco que fornece serviços de gerenciamento de caixa no território de uma determinada empresa. É necessário que as empresas proporcionem à sociedade acesso a serviços e bens, tais como: lojas atacadistas e varejistas, concessionárias de veículos, pontos de venda de eletroeletrônicos, joalherias, agências de viagens, etc.
O caixa operacional do banco funciona como uma ferramenta para usar dinheiro. Por que isso é necessário? Como isso é organizado? Quais são os requisitos?
Por que isso é necessário?
O caixa de caixa operacional é uma ferramenta universal cuja tarefa é facilitar o uso direto de dinheiro. Graças a isso, você pode fornecer o pagamento de bens ou serviços em moeda estrangeira. Durante o processo de compra, ele será convertido automaticamente em rublos e encaminhado para o saldo da organização. Além disso, você pode recusar um balcão de caixa pessoal, devido ao qual será possível eliminar faltas, relatórios diários, recontagem de dinheiro, entrega de dinheiro ao banco, papelada, verificação de notas falsificadas. Além disso, a velocidade de giro interno dos fundos aumenta, e há uma boa oportunidade de economizar reduzindo os custos internos. Após a venda, o dinheiro vai imediatamente para a conta da empresa. Além disso, essas relações estreitas permitem que você obtenha empréstimos rápidos e lucrativos. Não devemos esquecer a possibilidade de pagar por mercadorias usando cartões de plástico.
Como você pode ver, os caixas de operações operacionais são bastante úteis. A moeda de qualquer país pode ser usada a qualquer momento, o que tem um efeito positivo no nível de amenidades. Ao mesmo tempo, a gestão da empresa não precisa pensar em vários pontos e nuances. Apenas corrige que recebe dinheiro. Tudo o resto é a preocupação dos bancos, que são responsáveis pelos fundos recebidos.
Processo de arranjo
Para construir uma caixa registradora operacional, são necessários aproximadamente entre três e cinco mil dólares norte-americanos. O serviço todo mês também atrai 750-900 "presidentes" verdes. Além disso, para abrir uma mesa de caixa operacional, você precisa cuidar da presença de um caixa que atenda a todos os requisitos apresentados aos bancos na Federação Russa. Assim, o local de trabalho deve ser cercado dos clientes e das instalações externas com vidro à prova de balas que possa resistir a tiros de armas de fogo. Além disso, você deve ter um dispositivo especial para negociações, uma gaveta de dinheiro e um botão de alarme. Também é necessário conectar as instalações a uma estação central de monitoramento de segurança ou à unidade de plantão da polícia. Não devemos esquecer o equipamento necessário: computador, impressora, modem.
É importante notar que os bancos separadamente para cada empresa estão trabalhando em trabalho técnico único e individual. Portanto, as tarifas para o serviço de caixas registradoras operacionais não estão em um intervalo bem definido. Bem, uma certa influência é exercida pelo banco em cujo favor a escolha foi feita.
Trabalho
Contabilização de caixas registradoras operacionais, recapitulação de embalagem e dinheiro, processamento de moeda, entrega de recursos aos coletores bancários - tudo isso é confiado a um funcionário responsável.Na verdade, ele também é responsável por depositar os fundos recebidos na conta de uma entidade legal, enviar dinheiro para uma instituição financeira, verificar as notas por autenticidade, etc. A presença de um caixa também pode aumentar o nível de segurança ao trabalhar com dinheiro. Além disso, eles podem ser atendidos não apenas pelos clientes, mas também pelas necessidades internas da empresa. Assim, se for necessário fazer pagamentos de natureza social, salários ou emitir despesas de viagem a empregados, então o caixa de caixa operacional é muito valioso aqui.
Outro ponto importante é trabalhar com cheques. Além de sua emissão, o nome da empresa, a data da operação, sinais do regime fiscal, e também, se desejado, outros dados também são indicados. Além disso, o caixa assume parte do trabalho de compilação de vários relatórios. Quando o dia de trabalho termina, ele remove a fita de controle. E aqui o restante do caixa de caixa operacional torna-se relevante. Se uma quantia significativa for acumulada, é aconselhável ligar para um colecionador no final do dia e deixar um pouco no dispositivo de liquidação. Você pode equipar e um cofre para guardar dinheiro. Mas, neste caso, não se deve esquecer da segurança, porque sempre houve pessoas suficientes que queriam lucrar às custas de outra pessoa.
Quanto dinheiro deveria ser?
Normalmente, é fornecido um fornecimento mensal de fundos para despesas. Se isso não for suficiente, o reforço do caixa de caixa operacional é usado. Esse é o nome de uma série de ações que prevê o fornecimento de valores adicionais para cobrir as solicitações existentes. O uso deste cenário é considerado indesejável, portanto, a situação é calculada e avaliada com antecedência para minimizar a probabilidade de sua ocorrência. Deve-se observar que o dinheiro recebido pelo caixa operacional deve ser gasto exatamente para o que é destinado (despesas com salário, despesas domésticas ou viagens de negócios). Se houver um desvio desse requisito, isso é considerado uma violação com todas as conseqüências negativas.
Sobre o limite
Mas o acúmulo de fundos demais também não é bem-vindo. Quando um contrato é concluído, é acordado que a conta do caixa de caixa operacional não deve exceder um determinado valor. Multas são geralmente fornecidas se este item for violado. A única exceção é que é permitido ultrapassar o limite por três dias, mas somente quando os salários são pagos. No caso oposto, de 40 a 50 mil rublos podem ser recuperados da organização e de 4.000 a 5.000 além de sua cabeça.Embora os valores não sejam muito grandes, é melhor não cair sobre eles.
Momentos contábeis
Para resumir as informações sobre o movimento e a disponibilidade de fundos, bem como a documentação relacionada, a conta 50 “Caixa” é usada. O fluxo de caixa é mostrado em débito, despesa de empréstimo. Se as transações em dinheiro forem realizadas, as subcontas correspondentes devem ser abertas, como 50-1 (2,3 ...). Como conseguir dinheiro? Inicialmente, você precisa emitir um pedido de recebimento de caixa. Então, uma entrada é feita no recebimento do formulário N KO-4. Como é emitido dinheiro? Inicialmente, elabore um mandado de dinheiro descartável. Então, um registro é feito sobre a emissão de dinheiro usando a mesma fórmula para isso. É assim que funciona o caixa de caixa operacional.
Importante neste caso é um inventário. Na verdade, isso é uma reconciliação dos saldos de caixa no balcão de caixa com dados contábeis em documentos. É imperativo levar em conta o débito da conta 50. A documentação regulamentar prevê o inventário obrigatório. Por exemplo, quando o caixa está mudando. Para evitar confusão e acusações ridículas, é necessário um inventário. Verificações adicionais podem ser realizadas de acordo com as políticas contábeis aceitas.
Relatórios
Durante seu trabalho, o caixa precisa preencher vários formulários em papel e / ou eletrônicos. Isso depende muito da situação específica.Além disso, existe a necessidade de corrigir periodicamente uma determinada situação. Por exemplo, redefinindo contadores de caixa para zeros. Ou reembolsos previamente aceitos. Como o trabalho é realizado com quantias significativas de dinheiro (geralmente bastante significativo), não é de surpreender que haja requisitos bastante rigorosos em relação a isso. De fato, o controle fraco geralmente leva ao aumento do abuso. Vamos ver alguns exemplos.
Sobre a transferência de contadores para zero e levando suas leituras
Em tais casos, os atos são elaborados. Você pode encontrar o primeiro quando um novo dispositivo for colocado em operação. O ato é elaborado pela comissão, que é nomeada pelo chefe. Além disso, deve incluir um inspetor fiscal. O ato é elaborado em duplicado e assinado por todos os membros da comissão. Então, um permanece no empreendimento e o segundo é transferido para o escritório de impostos. Se o carro for entregue para conserto e retornado dele, então é necessário elaborar um ato sobre os contadores de controle e soma. Um formulário padrão é fornecido para este caso. Ao compilá-lo, uma comissão também é criada. Um inspetor fiscal deve estar presente como observador (mas não como participante). No ato, os valores dos contadores são exibidos, após o que uma instância é transferida para o departamento de contabilidade.
Sobre o reembolso
Neste caso, um ato é elaborado. A base para isso pode ser:
- Retorno pelo comprador.
- Erro no recibo do caixa quebrado.
Uma comissão participa na sua elaboração. Neste caso, é necessário indicar a máquina registradora na qual isto está acontecendo, seu modelo (tipo, classe, marca), fabricante e números de registro. Considere um pequeno exemplo. Há Baby LLC, especializada na venda de roupas. O caixa incorretamente quebrou o manto, e em vez do preço de 4,5 mil rublos entrou no montante de 5 500. Neste caso, é necessário:
- Quebre o cheque correto e passe para o comprador.
- Primeiro, elabore a Lei de Retorno.
- Anexar um recibo errado.
E isso é tudo.
Conclusão
Então, vamos resumir todos os itens acima. O caixa de caixa operacional é uma ferramenta de facilitação de negócios que é usada para minimizar os custos de caixa. Mas, ao mesmo tempo, exigências significativas estão sendo apresentadas a ele. Embora, deve-se notar que o alívio é feito frequentemente, e em muitos aspectos, a gestão da empresa é guiada pela situação atual. Então, em cadeias de lojas fechando caixas atrás de vidros à prova de balas é irracional. Já para grandes empresas ou estruturas organizacionais, esse é um tópico bastante relevante.
Também deve ser observado que nem sempre todos os requisitos apresentados pelos documentos normativos se aplicam em todos os lugares. Muitas vezes você pode encontrar opções simplificadas. Considere um pequeno exemplo. Suponha que o comprador já tenha comprado a mercadoria, mas no caixa de pagamento ele pegou alguma coisa e mudou de ideia. Neste caso, existe um procedimento de cancelamento. Para não perturbar a gerência de cada vez, basta a confirmação do representante de segurança que está no salão.