Uma viagem de negócios é uma palavra assustadora para alguns, mas para outros é uma verdadeira celebração da vida. O termo envolve o desempenho de funções de trabalho fora do local habitual. Um empregador que planeje enviar um funcionário em uma viagem de negócios deve levar em conta que isso só pode ser feito em relação a uma pessoa oficialmente registrada. Um pré-requisito é a conclusão de um contrato de trabalho. O acordo deve declarar que viagens de negócios são possíveis. Mas se o trabalho é oficialmente de natureza itinerante, então cada viagem individual não pode ser chamada de viagem de negócios. Define as normas de despesas de viagem do Ministério das Finanças.
Viagem de negócios: quem e como?
Em uma viagem de negócios, você também pode enviar um funcionário trabalhando em uma base remota, cujo local de trabalho é em casa. O principal é que a pessoa está na equipe da organização, o que lhe dá exatamente os mesmos direitos que aqueles que trabalham no território do empregador. A taxa de reembolso de despesas de viagem para um emprego a tempo parcial é o seu salário médio na empresa da qual a pessoa viajou.
Em alguns casos, uma pessoa faz uma viagem de negócios para dois empregos ao mesmo tempo - os empregos principais e de meio período. Nesta situação, os empregadores devem concordar com o pagamento do subsídio de viagem. A taxa de despesas pressupõe a contabilização simultânea de ambos os empregos - isto é, uma empresa assume o pagamento de alguns dos custos, enquanto a outra tem a obrigação de pagar o saldo.
Padrões: isso é importante
As despesas de viagem na Rússia são reguladas pelo Código do Trabalho. Os artigos 167º e 168º são dedicados a isso. Tanto as organizações estatais como as empresas privadas são igualmente obrigadas a cumprir o TC. Os requisitos da lei se aplicam a todas as formas de empreendedorismo, propriedade. A contabilidade deve calcular e controlar a taxa de despesas de viagem diárias, levando em conta as regras geralmente aceitas.
Custos têm vários itens. Isso inclui despesas diárias de subsistência, transporte e acomodação.
Despesas diárias
Despesas de viagem dentro das normas assumem a atribuição de cada dia não mais de 700 rublos. Nenhum imposto é cobrado sobre esse valor. Posso ganhar mais dinheiro com a empresa? É possível estabelecer despesas de viagem que excedam a norma com um ato regulador local em vigor dentro da organização. Isso fornecerá acesso a grandes quantidades, mas a contabilidade será forçada a cobrar e cobrar impostos sobre quantias superiores a 700 rublos.
Um item igualmente importante da despesa é o custo do transporte. Elas envolvem a contabilização do custo de bilhetes para todos os modos de transporte usados durante a viagem de negócios do funcionário. Eles levam em conta tanto o caminho para o local de trabalho quanto o retorno. Para esta categoria não há nenhuma norma de despesas de viagem, bem como nenhuma restrição no tipo de transporte usado. Um bilhete é necessário. Em sua base, o dinheiro é acumulado.
Recursos importantes
Em alguns casos, você precisa ir em uma viagem de negócios do aeroporto, porto ou estação localizada a uma distância do local de trabalho. Se isso acontecer, o custo de viajar até este ponto também está incluído nas despesas de viagem.
O acordo coletivo celebrado na empresa (se houver) pode conter regras para o reembolso de outros custos de transporte. Por exemplo, se um funcionário não usa transporte público, mas usa um carro particular - táxi, aluguel de carro, então é possível recuperar o dinheiro gasto com isso de acordo com uma carta emitida em 2011 ao Ministério da Fazenda.
Vivemos às custas da empresa: é possível?
De acordo com a lei, as normas de despesas de viagem no exterior e dentro da Rússia levam em conta a compensação por despesas de subsistência. Os valores dependem da categoria de habitação. Vários métodos de pagamento são possíveis. A reserva é permitida, o que é levado em consideração no cálculo da base tributária.
Os serviços adicionais não afetam a base de cálculo de impostos, caso estes tenham sido solicitados pelo funcionário que fez uma viagem de negócios. Por exemplo, um funcionário pode pedir roupas especiais, ir ao ginásio e à sauna, mas a empresa não deve pagar por isso. Ao alugar uma casa para um empregado, a taxa de despesas de viagem é o valor sob o arrendamento. Os custos são registrados na categoria "outros".
Relatório e viagem de negócios
O mesmo que as normas estabelecidas de despesas de viagem, a empresa aloca alguns fundos ao enviar uma pessoa em uma viagem de negócios. A empresa é obrigada a fornecer dinheiro ao empregado, e o que exatamente ele fará com ele é o seu negócio pessoal. Ou seja, o dinheiro que a organização envia em uma viagem de negócios, você pode economizar e usar para seu próprio benefício. Per diem é calculado com base no número de dias gastos na viagem. Eles incluem dinheiro destinado a alugar um lugar para dormir, isso inclui dias de descanso.
Como regra geral, você não precisa depender de diárias, é necessário concluir uma tarefa de trabalho na cidade onde o funcionário da empresa reside. No entanto, as normas de despesas de viagem não incluem o dinheiro gasto pelo funcionário que foi enviado em uma viagem para o assentamento mais próximo - já que, por padrão, acredita-se que ele pode voltar para casa. Em uma organização privada, o chefe tem o direito de determinar as normas das despesas de viagem, emitindo uma ordem interna. Ele prescreve o que os funcionários, especialistas líderes e outras unidades de pessoal podem contar. É possível agrupar alguns indivíduos de acordo com alguma característica.
Dinheiro: pague trabalhadores?
Se as normas para despesas de viagem foram estabelecidas, isso significa que, mais cedo ou mais tarde, os funcionários que são enviados em uma viagem de negócios terão que pagar. Os custos incorridos pelos funcionários na execução de tarefas de produção em diferentes locais são reembolsados quando eles fornecem documentos de relatório. Os trabalhos devem confirmar todas as despesas pelas quais uma pessoa afirma ser reembolsada.
Se um determinado funcionário não puder fornecer documentos a tempo de reembolsá-lo pelo dinheiro gasto, se não houver contratos, poderá contar com um reembolso somente de acordo com os padrões da segunda parte do Artigo 168 da Lei Trabalhista, bem como com a carta do Ministério da Fazenda mencionada acima. A taxa básica para o cálculo é de 700 rublos para uma viagem noturna. Também é possível que o empregado incorra em despesas que excedam os padrões adotados pela empresa. Segundo eles, um reembolso só é permitido se for regulamentado por regulamentos locais dentro da organização. Regulamentação adicional também é possível por meio de acordos de negociação coletiva.
Como pagar? Recursos do cálculo
Quando se trata de retornar a um funcionário da organização os fundos gastos por ele em uma viagem de negócios, é necessário considerar métodos de pagamento diferentes. Por exemplo, um funcionário pode pagar em dinheiro ou com um cartão bancário. Para pagamento em dinheiro, você terá que enviar para o escritório de contabilidade no local de trabalho um cheque do hotel ou um acordo concluído no momento do check-in, bem como um ato em um formulário especial. Se o pagamento foi feito por cartão na chegada ao local de trabalho, cheques fiscais e de hotel são submetidos ao departamento de contabilidade.
É importante monitorar a coincidência de datas. Todos os documentos que confirmam o pagamento durante a viagem devem ter números que correspondam às datas da viagem. Todos os movimentos, chegada, partida de um lugar são registrados na ordem de envio em uma viagem de negócios. As verificações devem ser consistentes com este documento interno. Sem cobrar impostos, o reembolso da escrituração contábil durante uma viagem de negócios é devolvido para comunicação e bagagem.Se um vôo foi feito, a taxa de serviço do aeroporto terá que ser devolvida ao funcionário, bem como o custo de transporte até o local de partida em uma viagem de negócios.
Mais ou menos?
A lei afirma que uma pessoa que envia uma viagem de negócios pode contar com pelo menos 700 rublos por dia passado fora de casa. Mais dinheiro pode conseguir alguém que trabalhe em uma empresa generosa. Se a pessoa tiver assinado um contrato para estabelecer outro valor que exceda esse limite mínimo - excelente, você poderá obter um reembolso mais agradável.
O valor da diária afeta o imposto de renda pessoal. Além disso, documentos locais internos podem regular os custos de transporte - você pode inserir outros adicionais. Como regra geral, eles tentam organizar tudo isso de maneira a minimizar a quantidade de impostos que devem ser retidos. Ao mesmo tempo, a empresa deve manter registros contábeis corretamente, caso contrário, uma simples viagem de negócios durante uma auditoria fiscal pode ser um grande problema.
Tempo e quadro financeiro: obrigatórios
Quando um funcionário retorna de uma viagem de negócios, ele deve escrever um relatório sobre a viagem perfeita em três dias úteis. Com base neste documento, a contabilidade calculará quanto dinheiro ainda precisa ser pago. Como regra geral, mesmo antes de uma viagem de negócios, eles dão uma pequena quantia antecipadamente, e no cálculo final esse valor é deduzido. Escrituração calcula e transfere o imposto de renda, e também paga o seguro social.
Quando um funcionário chega de uma viagem de trabalho, ele aprova uma folha de ponto que indica quantas horas foram trabalhadas. Todos os dias gastos na partida são designados como "K" ou "06". Um relógio não é necessário. Uma situação é possível quando a viagem capturou um dia de folga, ou seja, o funcionário não pôde gastar o tempo prescrito por lei a seu próprio critério. Se isso aconteceu, o dia é marcado com o código “03” ou com os símbolos do PB. O pagamento é feito levando-se em conta os requisitos do artigo 153 da CT - o dobro do que para um simples dia útil. No entanto, você pode pagar como um simples dia de trabalho, mas depois tem que dar ao empregado um dia de folga adicional.
Viagem de negócios: dias de folga, doenças e outros problemas
Acontece que em seu dia de folga a pessoa enviada em uma viagem de negócios estava na estrada - viajando para um lugar ou retornando de lá. Estes dias são legalmente classificados pelos trabalhadores, rotulados, como indicado acima, "03" ou "RV". O empregador deve primeiro discutir com o empregado as características de sua saída no fim de semana. Em alguns casos, o representante da administração da empresa pode achar desnecessário deixar os dias em que o funcionário deve ter um dia de folga legal, ou seja, ele se recusará a pagar por ele conforme o esperado pelo viajante.
Deve ser entendido que durante uma viagem de negócios, um funcionário pode estar ferido ou doente. Em qualquer um desses casos, a situação se desenvolve de acordo com os padrões atuais do Código do Trabalho. O empregado retém todos os direitos e privilégios que lhe são devidos.
Padrões e restrições
É importante garantir que os padrões especificados nos atos locais e as despesas reais do funcionário sejam acordados. Também é importante regulamentar, com documentos internos, como as despesas com imóveis podem ser grandes. Os custos de viagem não são apenas os custos de transporte diretamente. Este capítulo também inclui despesas relacionadas a seguro de viagem e o custo de documentos em viagem. Em alguns casos, você tem que pagar taxas especiais (por exemplo, no aeroporto), pagamentos. Todos eles também são registrados na categoria de transporte.
Viagem de negócios ao exterior: o que e como?
Se um funcionário precisar ser enviado ao exterior, a viagem para ele deve ser calculada de acordo com um esquema especial, um pouco diferente das viagens de trabalho em seu país natal. O limite considerado no cálculo do imposto de renda pessoal é de 2.500 rublos.O montante é emitido na moeda do país para o qual o empregado é enviado em uma viagem de trabalho. O adiantamento também é cobrado na moeda que está em uso no país de destino. Um adiantamento é calculado, levando em conta quantos dias ele deve permanecer em uma viagem de negócios. Se parte da viagem passar pelo território russo, o pagamento antecipado é cobrado em rublos durante esse período, mas para todos os dias, a partir do momento de cruzar a fronteira, é necessário pagar com a moeda que é usada lá. O esquema funciona na direção oposta - o pagamento de uma viagem de negócios em rublos é realizado todos os dias, desde o momento de cruzar a fronteira em direção à casa e até o momento da chegada em casa.
Essa viagem é possível quando uma pessoa no exterior passa apenas um dia. Neste caso, as despesas de viagem são cobradas pela metade em moeda estrangeira. Se o país de destino for um dos países da CEI, você não precisará nem mesmo colocar uma nota confirmando o fato de cruzar a fronteira.
Viagem de negócios: dor de cabeça contábil
A viagem é calculada levando em conta os padrões do sistema tributário simplificado. Algum tempo atrás, as tarefas oficiais foram canceladas em nível estadual e os certificados de viagem eram igualmente coisa do passado. No entanto, isso não cancelou as viagens de negócios, apenas simplificou seu apoio documental. O fato de que a tributação de despesas relacionadas a viagens de negócios não é fornecida se as normas forem cumpridas é declarado no terceiro parágrafo do artigo 217 do Código Tributário.
Se a viagem foi organizada usando a máquina pessoal do funcionário, isso não significa que foi por conta dele. Basta fazer um memorando indicando as datas exatas, quilometragem, direção, número da ordem na direção da viagem. Isso é suficiente para a contabilidade acumular. É importante considerar que a empresa é obrigada a reembolsar todas as despesas de viagem e acomodação e ser guiada por essa regra.