Hoje, a atividade laboral no serviço administrativo da estrutura é frequentemente percebida como o estágio inicial de uma carreira ou como trabalho para alunos do primeiro ano, o que, via de regra, não requer preparação séria. O que se entende pelo conceito pessoal administrativo? Quem está relacionado para a categoria apropriada? Por quê? Respostas a estas e outras questões igualmente importantes podem ser encontradas no processo de leitura deste artigo.
Características comuns
Apesar do fato de que pessoal administrativo muitas vezes implica apenas o início do crescimento, muitas pessoas constroem uma carreira de sucesso e recebem reconhecimento profissional nesta área. Esses funcionários não chamarão esse trabalho de não exigir qualificações apropriadas e extremamente fáceis. Quais são as responsabilidades que um serviço normalmente desempenha? Pessoal administrativo executa várias tarefas relacionadas à organização de processos de negócios fundamentais. Entre eles estão os seguintes itens:
- Manutenção de registros
- Controle em termos de execução de ordens e ordens do chefe para diferentes departamentos e divisões.
- Pessoal administrativo engajados na prestação de serviços sociais, domésticos, econômicos, materiais e técnicos à estrutura.
- Organização e posterior reparo no escritório, se necessário.
- Organização da realocação.
- O pessoal administrativo é funcionários que precisam interagir com os serviços de operações.
- Interação com senhorios.
- Organização e posterior realização de eventos corporativos. É importante acrescentar que neste caso pessoal administrativo fornece apenas assistência adicional.
É importante notar que esta lista pode ser concretizada e complementada dependendo das necessidades e tarefas da empresa.
O aspecto prático da questão
Como se viu, pessoal administrativo é empregados cuja área de atuação inclui a implementação de funções gerenciais ou a execução de trabalhos relacionados a questões gerenciais organizacionais em termos técnicos.
Assim, nas organizações governamentais, o departamento pessoal, que gerencia o pessoal e seleciona o pessoal, é frequentemente incluído no departamento administrativo, no departamento de administração de empresas e assim por diante. No entanto, tal prática em relação a organizações de grande escala de propriedade privada não é generalizada - aqui o departamento de gestão é uma estrutura independente, é claro, encabeçada pelo chefe. É importante notar que em pessoal administrativo muitas vezes, gerentes assistentes pessoais e assistentes de departamento não estão incluídos. Então, eles se relacionam, em regra, com o pessoal de uma dada unidade estrutural e são subordinados à cabeça correspondente. Suas tarefas são reduzidas diretamente para resolver os problemas desta unidade. Caracterizando o mesmo grupo de funcionários administrativos colegas resolve os problemas de toda a organização.
Deve-se notar que o número de funcionários administrativos da empresa depende principalmente de sua estrutura interna, tamanho e área de atuação. Por exemplo, muitas associações estaduais, empresas de gestão de empresas de grande porte ou grandes holdings separam o pessoal administrativo em um departamento independente. Por via de regra, chama-se o departamento administrativo ou o departamento geral.O departamento é uma organização complexa, cujo chefe organiza gestão de pessoal e relatórios para o chefe da empresa.
Instituições do Estado
O departamento administrativo de uma instituição estadual pode incluir os seguintes departamentos de um modo independente de atividade:
- Suporte de documentação
- Protocolo organizacional.
- Departamento de controle.
- Apoio doméstico.
- Serviço público e assim por diante.
É importante notar que em grandes estruturas comerciais trabalho. Pessoal administrativo neste caso, representa o departamento comercial. Inclui gerentes de escritório, secretárias, pessoal de manutenção (motoristas, faxineiros, correios). O chefe da categoria correspondente é totalmente responsável pelo trabalho do departamento.
Em empresas que possuem uma estrutura complexa que inclui vários escritórios, pessoal administrativo e técnico, por via de regra, forma-se segundo um único esquema. Seu trabalho é supervisionado pelas atividades do diretor administrativo. Suas tarefas compreendem a gestão e coordenação das atividades da estrutura administrativa como um todo. O diretor administrativo é subordinado aos chefes dos departamentos administrativos, bem como aos gerentes de escritórios de unidades estruturais e escritórios independentes.
Pequenas empresas
Pessoal administrativo em pequenas empresas com objetivos comerciais, como regra, consiste em um empregado. Sua posição é referida como um gerente de escritório ou secretário. Se isso estiver ausente, certas funções administrativas (por exemplo, organização de papelada, gerenciamento de documentos ou pedido do escritório) são atribuídas a um determinado funcionário júnior como um encargo adicional.
Tradicionalmente pessoal administrativo inclui secretário, assistente de departamento, assistente pessoal do chefe, chefe do departamento administrativo. Além disso, esta lista inclui um gerente de escritório e diretor administrativo. É importante notar que isso inclui vários funcionários da equipe de manutenção (por exemplo,pessoal administrativo e técnico de segurança elétrica) Nos capítulos seguintes, será apropriado considerar os cargos administrativos mais comuns.
Gerente de escritório
Como se viu, caracterizando pessoal administrativo subdivididos em esferas administrativas e técnicas. O gerente do escritório pertence ao primeiro grupo. De outra forma, ele é chamado de gerente administrativo ou administrador sênior. O gerente do escritório se reporta ao diretor de recrutamento ou ao diretor executivo. No círculo de seus subordinados, há apenas funcionários apoiando o funcionamento da estrutura. O principal objetivo do administrador sênior é garantir o funcionamento adequado do escritório e seu bom funcionamento. Gerente de escritório como pessoal de apoio administrativo executa as seguintes funções:
- Fornecendo controle sobre a disponibilidade e operação de equipamentos de escritório.
- Despesas orçamentárias para suporte de escritório.
- Garantir o processamento atempado da correspondência recebida e enviada, de acordo com a finalidade.
- Participação no inventário de complexos imobiliários de escritórios.
- Exercício de controle sobre os prazos para a execução de títulos e sua execução competente.
- Organização e controle do trabalho de trabalhadores subordinados, entre os quais, via de regra, telefonistas, secretárias, motoristas, faxineiros e seguranças.
- Controle e suporte do sistema de arquivos da empresa.
- Reservas de bilhetes, fornecendo suporte para vistos e reserva de quartos para funcionários da empresa.
Os seguintes requisitos em relação à experiência e qualificações são relevantes para o gerente do escritório:
- Educação apropriada (secundária especial ou superior).
- Conhecimento desejado de uma ou mais línguas estrangeiras.
- Excelentes conhecimentos em informática.
- Conhecimento de tecnologia de escritório.
- Experiência de trabalho no campo administrativo por pelo menos um ano.
- Sociabilidade, resistência ao estresse, habilidades em questões organizacionais.
Chefe do Departamento Jurídico
O chefe deste departamento reporta-se exclusivamente ao diretor geral. Seus subordinados incluem todos os funcionários do departamento jurídico. O objetivo da atividade do chefe é a formação e gestão adicional do serviço jurídico da empresa. O empregado em questão executa as seguintes funções:
- Seleção e treinamento adicional de oficiais legais.
- Legalização da estrutura organizacional da empresa.
- Formação de padrões corporativos internos.
- Criação de fluxo de trabalho de acordo com padrões legais corporativos desenvolvidos.
- Organização de treinamento jurídico para funcionários da empresa.
- Expertise jurídica de projetos de diversas documentações legais, cuja elaboração é realizada na empresa.
- Organização da elaboração de conclusões de acordo com questões legais surgidas no decorrer da estrutura.
- Representação de interesses da empresa nas autoridades judiciais, bem como associações públicas e estaduais no estudo de questões jurídicas.
- Acompanhamento e tomada de medidas para recuperação de dívidas de acordo com acordos previamente firmados.
Requisitos para um especialista em termos de qualificações e experiência:
- Educação jurídica (preferencialmente maior).
- Experiência na especialidade relevante há mais de cinco anos.
- Conhecimento de Inglês em um nível médio.
- Experiência em negociação e pré-julgamento de resolução de problemas.
- Prontidão para viagens e viagens de negócios.
- Conhecimento nas seguintes áreas jurídicas: civil, tributária, administrativa, societária, arbitragem e demais ramos do direito.
Pessoal Administrativo de Segurança Elétrica
O pessoal elétrico que realiza trabalhos em instalações elétricas é classificado nas seguintes categorias:
- Os trabalhadores administrativos e técnicos são gerentes e especialistas que desempenham as funções associadas à organização de operação e manutenção, instalação, reparo e comissionamento em relação às instalações elétricas.
- Funcionários operacionais - pessoal que fornece manutenção e gerenciamento operacional de instalações elétricas. Isso inclui inspeção, preparação do local de trabalho, troca operacional, admissão e supervisão subsequente dos funcionários, desempenho do trabalho de acordo com a operação atual.
- Pessoal de reparo - pessoal que fornece reparo e manutenção, comissionamento, instalação e teste de equipamento.
- Pessoal operacional e de reparos - pessoal de reparo especialmente treinado e treinado para atender o foco operacional em uma certa quantidade de instalações elétricas atribuídas a ele.
Advogado
Muitas vezes, um advogado é chamado de conselheiro legal de uma maneira diferente. Ele se reporta ao diretor geral ou ao chefe do departamento relevante. Os subordinados do advogado são os funcionários desse departamento. O principal objetivo de suas atividades é fornecer suporte para o trabalho do departamento jurídico. As principais tarefas do especialista são os seguintes pontos:
- Desenvolvimento de documentação legal.
- Fornecer orientação metodológica para as atividades jurídicas da empresa.
- Implementação de medidas para fortalecer a disciplina financeira, contratual e trabalhista.
- Consulta do pessoal da estrutura em termos de questões profissionais, assistência na elaboração de documentação e atos normativos de uma orientação de propriedade.
O consultor jurídico desempenha as seguintes funções:
- Participação no desenvolvimento de documentação legal e contratos.
- Participação em disputas legais.
- Prestar assessoria aos colaboradores e gerência da empresa de acordo com os aspectos legais.
- Participação na verificação de literacia de documentação, bem como contratos de um ponto de vista legal.
- Manter o sistema de arquivos de contratos.
- Prestar assistência aos funcionários do departamento relevante no desenvolvimento de vários tipos de projetos.
Despachante
O despachante se reporta diretamente ao chefe de produção, mas não tem subordinados. O principal objetivo de seu trabalho é a regulamentação operacional do processo de produção e outras atividades da estrutura. O dispatcher executa as seguintes funções:
- Acompanhamento da disponibilidade de estoques necessários para um processo ininterrupto de produção das divisões da empresa (componentes, materiais, transporte, equipamentos).
- Organização do controle operacional sobre o processo de produção, entrega do produto acabado, execução de obra ou serviços de acordo com o cronograma do processo de produção.
- Realização de um diário de expedição, a formação de relatórios de relatórios e outra documentação técnica em termos do processo de produção.
No caso de um despachante, os seguintes requisitos em relação a qualificações e experiência são relevantes:
- A presença do ensino profissional secundário.
- Conhecimento no campo de planejamento de produção na empresa.
- Resistência ao estresse, sociabilidade.
Secretário Geral
De outra forma, a posição pode ser referida como assistente pessoal ou secretário-referente. O funcionário se reporta ao Diretor de Recursos Humanos ou ao Diretor Geral. Não há subordinados do Secretário Geral. O principal objetivo do trabalho do secretário-referência é fornecer suporte administrativo de alta qualidade à estrutura do diretor. Um assistente pessoal executa as seguintes tarefas:
- Garantindo fluxo de trabalho adequado.
- Organização do dia do diretor no plano de trabalho.
O secretário adjunto desempenha principalmente as seguintes funções:
- Agendamento para o CEO, organização de reuniões de negócios e viagens de negócios.
- Edição, tradução e execução de cartas comerciais e documentação.
- Fornecendo controle de correspondência recebida e telefonemas.
- Elaboração e execução de cartas comerciais, relatórios, outras documentações.
- Organização da interação entre o diretor e outros funcionários da estrutura.
- Controle de qualidade da preparação, compilação correta, coordenação e aprovação subseqüente da documentação enviada para assinatura diretamente ao diretor da organização.
- Organização do trabalho de recepção do Diretor Geral.
- Cumprimento de instruções individuais da cabeça.
- Acompanhante da cabeça em viagens de negócios.
Os requisitos reais para experiência e qualificações neste caso são:
- A presença do ensino superior.
- Conhecimento de um idioma estrangeiro (preferencialmente inglês).
- Excelente uso de PC.
- Alto padrão em relação à etiqueta comercial.
- Pelo menos dois anos de experiência profissional.
- Aparência apresentável, sociabilidade.