A classificação de documentos em contabilidade será brevemente discutida neste artigo. Um documento é uma prova escrita de uma transação comercial e o direito de vendê-la. A qualidade da contabilidade é determinada principalmente pela preparação correta e oportuna dos documentos. O papel deste último é extremamente importante, uma vez que são os documentos que servem para controlar a segurança da propriedade, a legalidade e a necessidade de várias operações comerciais. Então, qual é a classificação dos documentos na contabilidade?
Controle de Documentação
Os principais funcionários da instituição realizam o controle preliminar assinando o documento que subjaz à comissão de qualquer operação (por exemplo, pagamento de dinheiro, recebimento de materiais, etc.) Quando um funcionário assina um documento, ele se torna automaticamente responsável pela conveniência dessa operação. sua permissão.
O controle adicional é realizado principalmente por meio de auditorias documentais, quando todos os documentos recebidos são verificados na contabilidade, bem como pela auditoria.
Componente contábil
A documentação como meio de processamento das operações e a base dos registros contábeis é um dos componentes do método contábil. Intimamente relacionados são itens como estoque e faturas. Documentos justificam os registros de transações no sistema de contas, são amplamente utilizados na análise do funcionamento econômico da organização, para a gestão e gestão oportuna da instituição, pois justificam as ações dos funcionários. Somente os documentos executados de acordo com os requisitos podem refletir as operações conduzidas no sistema contábil. Eles permitem que todos os dias vejam o movimento de valores materiais, bens, recursos financeiros.
A classificação de documentos em contabilidade é importante.
Diferenças entre documentos
Como as operações realizadas no processo de funcionamento financeiro e econômico da instituição são diversas, existem diferenças entre os documentos pelos quais elas são executadas. Uma variedade de documentação também pode ser explicada por suas características distintas na contabilidade.
Para selecionar o formulário mais apropriado para processar qualquer operação, os documentos são agrupados dependendo de:
- destino;
- uma maneira de cobrir as operações em andamento;
- ordenar operações de reflexão;
- número de contas;
- lugar de formação.
Organizações em seu trabalho diário criam documentos cobrindo várias tarefas de atividade econômica, social, financeira, industrial: decisões, ordens, acordos, cartas, protocolos, telegramas, atos, certificados, declarações, etc.
Os princípios de classificação de documentos em contabilidade
Os documentos contábeis são classificados de acordo com os seguintes tipos de contabilidade:
- produtos agrícolas;
- trabalho e seu pagamento;
- materiais;
- Principais recursos e ativos intangíveis;
- trabalho de construção de mecanismos e máquinas;
- trabalho na construção de capital;
- trabalho em veículos motorizados;
- resultados de inventário;
- operações de trading;
- operações de caixa.
Atividades de gestão são registradas nos formulários prescritos de várias maneiras informações relevantes e, portanto, cria um documento.
Como as credenciais são criadas?
Os documentos contábeis podem ser criados em papel e em mídia de computador. Eles são necessários porque, por algum tempo, com base neles, você pode aplicar as informações de gerenciamento necessárias para várias finalidades. Um lugar importante é ocupado pela classificação dos documentos primários em contabilidade.
Como o objetivo da contabilidade é fornecer aos usuários internos e externos dados, indicadores de desempenho da empresa para uma conclusão objetiva sobre sua propriedade e situação financeira, é resolvido pela compilação dos documentos necessários, o que causou um aumento significativo no volume de informações e aumento de requisitos de conteúdo e qualidade. A este respeito, é necessário atribuir um controle efetivo sobre a verdade da informação contábil como uma das principais fontes para fundamentar várias decisões gerenciais. É por isso que o problema de melhorar a qualidade dos documentos e sua circulação está atualmente ganhando importância científica e prática. Como é a classificação dos principais documentos contábeis na contabilidade? Sobre isso ainda mais.
Requisitos
Documentos incluem elementos independentes ou métricas chamadas de requisitos.
O número total de detalhes do documento afeta a escolha do formulário. Cada documento deve atender a certos requisitos e tarefas, por isso é importante compor de tal forma como é habitual na categoria a que pertence. O poder legal, probatório, está diretamente relacionado à qualidade e qualidade da documentação, uma vez que atua como evidência atestando fatos específicos. Quaisquer detalhes são divididos em obrigatórios e adicionais.
A seguir estão os requisitos para a classificação de documentos primários em contabilidade.
Requisitos obrigatórios em documentos primários
Os seguintes documentos devem ser incluídos na composição dos documentos primários:
- nomeação de funcionários responsáveis pela condução da transação comercial e sua execução correta;
- assinaturas pessoais com descriptografia, incluindo os casos em que os documentos são criados usando ferramentas de computação técnica.
Se necessário, detalhes adicionais são adicionados ao documento: emblema da empresa, o Emblema do Estado da Federação Russa, indicação de uma autoridade superior, um link para a data e índice do documento recebido, código postal, endereço telegráfico, número, barra, restrição de acesso, vistos, resolução, etc. Tudo isso está incluído no documento, a critério da empresa.
Formulário
Os detalhes dos documentos, localizados em uma determinada seqüência, são chamados coletivamente de formulário. Se for usado para um tipo específico de documento, é típico (por exemplo, para protocolos ou pedidos). Tal formulário contém um conjunto fixo de detalhes que são organizados em uma ordem estrita, seu conteúdo e posicionamento são determinados pelo GOST. Na maioria das vezes há uma classificação de documentos contábeis como pretendido.
Qualquer documento primário deve ser elaborado no momento em que a transação está sendo executada, se for impossível cumprir essa condição, a documentação será executada imediatamente após a sua conclusão.
Ativos, transações comerciais e vários passivos são documentados na moeda da Federação Russa (isto é, em rublos) e em russo. No caso de um documento em outro idioma, ele deve ter uma tradução linha por linha em russo.
Os documentos contábeis primários e consolidados podem ser digitados na máquina e no papel. Abaixo será apresentada a classificação dos documentos em contabilidade com exemplos.
Documentos sobre operações relacionadas a empréstimos, finanças, dinheiro, devem ser assinados pelo contador chefe e pelo chefe da empresa ou por pessoas que desempenham suas funções e têm poderes especiais. Pessoas que têm direito a primeira e segunda assinaturas são prescritas na ordem de organização.
Requisitos de documentos
Cada documento do tipo gerencial deve atender aos seguintes requisitos: compilado de forma estritamente definida e, em alguns casos, obedecer aos padrões; emitidos por uma autoridade competente ou uma pessoa com poderes oficiais, bem como por aqueles a quem esse direito é concedido por lei ou diretiva; publicado a fim de cumprir as normas legais e não contradizê-las. A classificação dos documentos em contabilidade e seus detalhes obrigatórios devem ser controlados pelo chefe da empresa.
Os textos no documento são preferencialmente divididos em duas partes principais. No primeiro, os motivos para a formação do documento são anotados, no segundo, as propostas, conclusões, decisões, solicitações, ordens são explicadas. Se o documento contiver uma frase, a primeira parte ainda deve indicar a base da criação e a segunda - a ordem direta. Em alguns casos, o documento pode conter apenas a parte final, se esta carta ou solicitação não tiver qualquer explicação. O texto do documento deve ser preciso e compreensível.
Todos os documentos contábeis estão relacionados ao Sistema Unificado de Classificação e Codificação (ESKK). O código atua em vez do nome e serve como uma maneira de identificar o objeto. Ele é usado para simplificar o processamento de informações em documentos primários. Por exemplo, o código 5002 denota a questão do dinheiro do balcão de caixa em um formulário responsável.
Tais classificações são uma ligação padrão em todas as entidades comerciais. Além disso, um grande papel na padronização e unificação de documentos é desempenhado por GOSTs, soluções típicas de design de natureza intersetorial, processamento de dados usando computadores e pacotes de software de aplicativo.
O movimento de documentação de fonte processada de alta qualidade ao longo de certas rotas, desde o local de formação ou aparência na instituição até o arquivamento ou envio para pessoas físicas e jurídicas interessadas neles é chamado de fluxo de documentos.
Por nomeação
Há uma classificação de documentos em contabilidade por finalidade:
- Vouchers (executivo) - confirmação da operação (recibos, atos, faturas).
- Administrativo - inclui uma indicação do desempenho de qualquer operação (ordens, ordens de pagamento para o banco, cheques, procurações, ordens, etc.)
- Execução contábil - documentos que preparam contas (declarações de distribuição e agrupamento, cálculos de referência, etc.)
- Combinado - documentos com o conteúdo simultâneo da encomenda e confirmação da sua implementação (folha de pagamento, relatório sobre o cálculo do pagamento antecipado).
Pelo método de compilação
- Primário - emitido para cada transação comercial no momento em que é concluído (exigências, garantias em dinheiro, etc.).
- Consolidado - elaborado com base em documentos primários (relatório de depósito, caixa, etc.).
A composição das operações de negócios
- Dinheiro - mostra o movimento do dinheiro e sua disponibilidade (títulos, cheques, ordens de pagamento).
- Material - contém dados sobre a presença e movimentação de propriedade pertencente à organização.
- Liquidação - mostra os cálculos da empresa com outras pessoas físicas ou jurídicas (relatórios antecipados, ordens de pagamento, cheques de liquidação, etc.).
Pelo método de expressar transações comerciais e traçar desenhos
- Uma vez - reflete uma ou mais operações no momento em que são realizadas (pedidos em dinheiro, faturas).
- Cumulativo - feito em um determinado período de tempo, acumulando registros repetitivos do mesmo tipo (por exemplo, quadros de horários). Por qual critério a classificação dos documentos contábeis ainda é realizada?
Preenchendo o método
- Feito à mão.
- Compilado usando equipamento técnico.
No local de registro
- Interno - elaborado diretamente na organização (folha de pagamento, relatórios de mercadorias).
- Externa - recebida de outras organizações (por exemplo, extratos bancários).
O fluxo de trabalho é um reflexo da estrutura organizacional do aparato administrativo que se desenvolveu na instituição. É muito importante cumprir os prazos para a submissão de documentos, uma vez que a violação deles leva à perda de eficiência e relevância.
Consideramos a classificação de documentos em contabilidade.