Hoje, o negócio está se desenvolvendo mais rapidamente. O tempo determina o dinheiro e vice-versa. Quanto mais móveis os funcionários da empresa, mais forte é sua posição de mercado. Portanto, o carro tornou-se não apenas um meio de transporte, mas também uma maneira de lucrar e alcançar o sucesso.
Atualmente, o uso de um carro pessoal para fins oficiais é usado em muitas empresas onde o pessoal tem trabalho de natureza viajante. Os gerentes também usam veículos particulares para resolver vários problemas de trabalho na estrada.
Modos de registro de relações com o empregado no uso de transporte
Este artigo irá descobrir como documentar isso. Relacionamentos são elaborados com um funcionário que usa seu carro para cumprir as obrigações oficiais de várias maneiras.
Em primeiro lugar, você pode especificar a cláusula sobre a exploração da propriedade no contrato de trabalho e pagar uma indemnização conforme previsto na lei.
Em segundo lugar, você também pode redigir e assinar um contrato com o funcionário (que é chamado de lei civil), indicando a locação de seu próprio transporte com a prestação de assistência de gestão e uso técnico. Ao mesmo tempo, observando as normas para o uso de um carro pessoal para fins oficiais.
Vantagens e desvantagens de cada opção
Cada opção tem vantagens e desvantagens. Vamos considerá-los em mais detalhes.
A diferença com outros meios de adquirir veículos para uso é que, neste caso, o carro é operado tanto nos trabalhadores quanto em seus assuntos pessoais. Assim, os pagamentos pelo uso do carro de um funcionário podem ser inferiores a um aluguel, o que está implícito de acordo com um contrato de locação de carro com um motorista. Mas, como mostra a prática, a operação do seu próprio carro é determinada pelo escopo de seu uso: geralmente são viagens de negócios, onde é mais fácil chegar ao seu próprio carro, ou são lugares onde o transporte público ou outro não vai. Várias reuniões de negócios geralmente envolvem o uso de um carro. Onde mais poderia ser necessário transporte pessoal? Por exemplo, a atividade de um funcionário envolve movimentação constante pela cidade, de um cliente para outro. Fazer isso a pé não funcionará, já que muito tempo é gasto. É benéfico para uma empresa contratar uma pessoa com uma máquina. Ele terá tempo para ir aos clientes e a empresa irá compensá-lo pelas despesas.
Além disso, a operação do próprio carro no âmbito de uma relação de trabalho pode ser considerada como o cumprimento por um funcionário de suas funções oficiais. E a compensação pelo uso de um carro pessoal para fins oficiais, que é devido a um funcionário, não deve ser tributada. Mas essas compensações, em regra, têm suas próprias nuances na legislação trabalhista. O direito civil fornece às partes de um relacionamento uma escolha. Isso permite considerar as várias opções e valores de pagamento associados à operação do carro, para que todos os participantes interessados sejam atendidos. Mas isso sugere que os impostos e contribuições serão subtraídos do valor da compensação.
Uso pessoal de um carro da empresa
Não importa qual método seja escolhido, a empresa ficará melhor se o funcionário viajar em seu próprio transporte.A empresa não precisará arcar com o ônus de grandes despesas na compra ou aluguel de um carro, respectivamente, os custos deste período não aumentarão. As despesas com manutenção e uso diminuirão: em parte a empresa paga, em parte o empregado (transportador), que a utiliza para suas próprias necessidades. Além de reduzir o desperdício, a empresa reduz os custos com documentos e mão-de-obra para contabilizar o uso do carro.
As relações entre o empregado e o empregador são reguladas pelas normas da legislação trabalhista, prevendo pagamentos compensatórios pela depreciação do veículo, sua depreciação e peculato, que estão associados ao uso do próprio carro do funcionário para as necessidades oficiais. Portanto, um pedido deve ser emitido para o uso de um carro da empresa para fins pessoais.
Conforme já observado, as regras para a devolução de custos ao empregado e o valor da indenização estão previstos na legislação trabalhista e, na ausência de tais regras, são determinadas por acordo das partes do contrato de trabalho, o qual é celebrado por escrito. Então surge a pergunta antes do contador: como redigir um ato na operação do próprio transporte por um empregado corretamente?
Pagamento pelo uso de um carro pessoal para fins oficiais
Como opção, a documentação regulatória existente para pagamentos de compensação para a operação de seu próprio carro é tomada como base, por exemplo, aprovada pelo governo da Federação Russa (refere-se apenas aos padrões de pagamento, mas não ao seu tamanho):
- O pessoal dos órgãos internos.
- Funcionários de organizações e órgãos dos sistemas penitenciários, bombeiros federais dos serviços de bombeiros do Estado, autoridades de controle de drogas e autoridades alfandegárias.
- Funcionário do governo federal.
Apesar do fato de que a documentação é dirigida a várias subcategorias de pessoas, os princípios de nomeações e pagamentos de compensação são os mesmos:
- A compensação é paga aos trabalhadores que têm trabalho de natureza viajante.
- A base para o empregado usar seu próprio carro para as necessidades oficiais é a ordem de gerenciamento.
- Para funcionários que usam veículos pessoais para necessidades oficiais por procuração de seu proprietário, os pagamentos de compensação são acumulados da mesma maneira.
- Para pagar uma indemnização pelo uso de um carro pessoal para fins oficiais, um funcionário deve apresentar uma candidatura indicando quais as obrigações laborais cumpridas e por quanto tempo o seu próprio carro foi utilizado.
Se tudo estiver corretamente formalizado, não haverá problemas em receber um pagamento de compensação. Vamos ver qual pacote de documentos o funcionário deve coletar.
Documentação fornecida pelo funcionário
Com uma declaração, o funcionário fornece outra documentação necessária:
- Uma cópia do certificado de registro de um carro pessoal ou um passaporte para um veículo (PTS), uma procuração que fornece o direito de dirigir um carro.
- A carta de porte, os detalhes necessários e o cronograma de entrada que são adotados pelas autoridades que implementam a política estadual e regulamentação regulatória no campo de transporte.
- Documentação confirmando o desperdício de usar seu próprio carro para as necessidades oficiais (verificações de combustível, certificados de manutenção).
O contador também deve preencher um conhecimento de embarque, pois este é o documento principal que confirma o uso do transporte pessoal por um funcionário para fins oficiais. A forma desta folha foi aprovada pela Resolução do Comitê de Estatística da Federação Russa. Outras organizações podem usar uma carta de porte do formulário ou outro documento que confirme o custo de materiais combustíveis. Todos os detalhes prescritos por lei devem ser indicados:
- nome do documento;
- data de emissão;
- organização do documento;
- operação comercial e seu conteúdo;
- unidades de medida;
- cargos de pessoas responsáveis;
- assinaturas das pessoas especificadas.
Além disso, você precisa especificar a localização específica do veículo. Caso contrário, pode ser difícil pagar uma indemnização. Quando um formulário uniforme é aplicado, há menos conflitos.
Toda a documentação fornecida deve confirmar a operação para as necessidades da empresa e não para as necessidades do funcionário. Mas deve-se ter em mente que a decisão de pagar pelo uso de um carro pessoal para fins oficiais é tomada pelo chefe em um determinado período de tempo, levando em conta:
- A necessidade de operar o carro para cumprir as obrigações trabalhistas que estão associadas a freqüentes viagens de negócios.
- Tempo de operação do veículo para necessidades oficiais.
- O montante de fundos que foram alocados à empresa para o trabalho.
Recuperação de custos empresariais
O uso de um carro pessoal para fins comerciais incorre em vários custos, mas nem todos eles serão reembolsados pela empresa. De acordo com a prática de usar o seu próprio transporte, o desfalque entre o empregado e o empreendimento deve ser distribuído da seguinte forma: o empregado deve devolver o desvio para a compra de combustível e lubrificantes mediante o fato confirmado pela documentação (cheques, recibos, etc.). A compensação é paga separadamente com o reembolso do pecúlio listado.
A remuneração não é paga a um funcionário nas seguintes situações:
- durante as férias;
- durante uma viagem de negócios;
- durante um período de incapacidade temporária, que é confirmado pela licença por doença;
- em outros casos, quando o carro não funciona.
Ao operar seu próprio veículo (depois de preencher o consentimento para usar seu carro pessoal para fins oficiais de acordo com o modelo), o funcionário não receberá um pagamento separado para obter assistência em seu gerenciamento e manutenção. O próprio funcionamento do seu próprio veículo é realizado dentro dos limites dos direitos trabalhistas, para os quais o empregado tem direito a uma remuneração, que é o salário. O cálculo dos pagamentos de compensação pelo uso de um carro é análogo ao pagamento de aluguel, que inclui a depreciação de um veículo.
Quando um contrato de locação de veículo prevê o aluguel, ele está sujeito ao imposto de renda pessoal como regra geral. O imposto de renda pessoal não é cobrado apenas sobre a compensação pela operação do carro pessoal de um funcionário e as despesas incorridas. Isso será descrito em mais detalhes abaixo.
Reflexão de despesas em contabilidade
A contabilização de pagamentos de compensação pela operação do próprio veículo para as necessidades oficiais e o retorno do desfalque associado ao uso de um veículo pessoal são mantidos em conta 302 12 “Outros pagamentos”.
Na contabilidade, as empresas indicam apenas duas postagens ao usar um carro pessoal para fins oficiais:
- Crédito do valor da indenização e ressarcimento de despesas sobre o fato.
- Pagamento de indenização ao empregado no valor prescrito.
No departamento contábil de uma empresa orçamentária ou autônoma de educação física e esportes, são feitos registros de contabilidade para o conteúdo da operação:
- Reflexão de despesas para pagamento de compensação.
- A implementação da questão da compensação do caixa da instituição.
- Houve uma transferência para um cartão bancário para um empregado.
Mas se o uso do carro pessoal de um funcionário para fins oficiais for realizado sob um contrato de trabalho, use a conta 302 24 “Arrendamentos e aluguéis”. Na coluna "Crédito", nesta conta, o crédito da taxa de aluguel é indicado, e na coluna "Débito" - sua transferência para a conta do funcionário ou emissão do balcão de caixa da empresa.
No departamento contábil de uma empresa orçamentária ou autônoma de educação física e esportes, são feitos registros de contabilidade para o conteúdo da operação:
- Taxa de aluguel de carros.
- O aluguel foi pago no caixa da instituição.
- Transferido para um cartão bancário para um empregado.
Mas vale a pena notar que não há registros de passivos tributários para transações simplificadas. Deve ser tributado e o uso de um carro pessoal para fins oficiais.
Em que situações o imposto de renda pessoal é cobrado sobre a indenização?
Agora vamos falar sobre impostos. Todos os lucros feitos por pessoas físicas, incluindo funcionários de empresas, são tributados sobre a renda pessoal. Todos os tipos de compensação previstos pela legislação trabalhista estão isentos de tributação.
Ou seja, o valor não tributável é aquele indicado no contrato para o uso de um carro pessoal para fins oficiais. Neste caso, deve haver documentação confirmando a propriedade do veículo em uso pelo contribuinte. Além disso, com a ajuda de documentos, será necessário confirmar o funcionamento real do veículo para os interesses da empresa e a quantidade de resíduos associados a ele.
Mas nem as leis trabalhistas nem tributárias contêm:
- Uma lista de documentação que pode confirmar o funcionamento do seu próprio veículo.
- Provisões que proíbem o chefe da empresa de reembolsar os empregados por desvio de fundos incorridos no cumprimento de obrigações trabalhistas.
Segue-se que o próprio chefe da empresa pode criar regras para determinar os pagamentos de compensação isentos de impostos para os funcionários que usam um carro pessoal para fins oficiais, proporcionando seu próprio tamanho.
Se os funcionários usarem carros pessoais para o trabalho, a compensação por isso não será tributada, mas sob as seguintes condições:
- a utilização de transporte e compensação é fixada por escrito (um acordo separado está sendo elaborado ou isso é previsto por um contrato de trabalho);
- os funcionários enviaram documentos para o carro (certificado de registro, título);
- a organização elabora folhas de rota.
Prêmios de seguro
Ao calcular os prémios de seguro, deve ser lembrado que eles são cobrados sobre os pagamentos e prêmios que são acumulados para um indivíduo no âmbito de um contrato de trabalho e contrato de direito civil. Cálculo de pagamentos de compensação por usar o veículo para trabalhar dentro do valor estabelecido pelo contrato entre o empregador e empregado não é remuneração, remuneração pelo cumprimento de trabalho ou outras obrigações, benefício material. Consequentemente, essa compensação não está sujeita a um prêmio de seguro.
Se um funcionário da organização usar um carro oficial, enquanto não houver guias de embarque e outros documentos de apoio, esse indivíduo terá um benefício econômico no valor estimado. Este tipo de renda está sujeito ao imposto de renda pessoal quando se utiliza um carro da empresa para fins pessoais.
Além das explicações dos funcionários, fica claro que a provisão de um carro por procuração não tem uma transferência de propriedade, e este carro não pode ser considerado propriedade de um fiduciário. De acordo com o artigo 185 do Código Civil da Federação Russa, uma procuração é uma cessão escrita que é emitida por uma pessoa para outra para representação perante um terceiro.
Pagamento de compensação sob um contrato de trabalho para a operação do próprio veículo, que é fornecido ao funcionário para gerenciamento por procuração, também não é tributado. Deve ser lembrado que o motorista é responsável por usar o carro da empresa para fins pessoais.
As liquidações de acordo com um contrato de aluguel de carro com um motorista não podem ser tomadas como pagamento de compensação a um funcionário que tenha recebido uma procuração para dirigir um veículo.Assim, o tema de prêmios de seguros para fundos extra-orçamentários está ausente.
Quando é que um waybill é necessário?
Muitos contadores fazem a pergunta: “Um conhecimento de transporte é necessário para pagamentos de compensação pela operação do meu próprio veículo?”. Ao mesmo tempo, todos sabem que tal folha obriga a preencher a Lei Federal “Carta do Transporte Rodoviário e Transporte Terrestre Urbano”, que proíbe o transporte de bagagem, carga, passageiros em transporte público (ônibus, trólebus, bondes), carros e caminhões sem conhecimento adequado. transporte, como na ordem de usar um carro da empresa para fins pessoais. O conhecimento de embarque está incluído na lista de documentos necessários para a operação de um carro de propriedade de uma entidade legal.
O que a lei de transporte nos diz sobre isso? Instituições e empresas que usam veículos para transportar passageiros e mercadorias não ficarão sem um conhecimento de transporte. Se o carro é operado por uma pessoa para suas próprias necessidades, então não há necessidade de elaborar tal folha, como é assumido nos atos normativos acima para pessoas jurídicas e empreendedores que usam veículos.
Guía de passagem ao usar o carro pessoal de um funcionário
Uma opinião semelhante é formada em relação ao uso por um funcionário de um carro pessoal para fins oficiais. Mas aqui a necessidade de sua execução é ditada não pelas regras da legislação de transporte, mas pelas normas de legislação trabalhista e tributária, que obrigam a confirmar o funcionamento oficial do veículo do próprio funcionário. Para confirmar o desperdício na compra de combustíveis e lubrificantes para as necessidades do trabalho geral de produção, precisamos de um conhecimento de embarque corretamente preparado, que indique o consumo real de combustível. Informações que não permitem a verificação dos custos de combustíveis e lubrificantes como produção geral podem ser executadas pelos controladores.
Resumindo, deve-se observar o seguinte. Para que os pagamentos para a operação do próprio veículo do funcionário sejam compensatórios, é necessário observar o procedimento para usar um carro pessoal para fins oficiais:
- O funcionamento do carro está relacionado ao cumprimento das obrigações trabalhistas.
- Os pagamentos compensatórios serão emitidos com base numa ordem do empregador. O valor do reembolso dos custos indicados é obrigado a atender despesas economicamente justificadas.
Se estas regras não forem cumpridas, vale a pena assinar um acordo ou um acordo com o funcionário sobre o uso de um carro pessoal para fins oficiais com o motorista e levando em consideração todos os impostos e taxas.