Muitos daqueles que interagem constantemente com o gerenciamento eletrônico de documentos provavelmente se deparam com um conceito como a assinatura eletrônica. No entanto, para a maioria das pessoas, este termo permanece desconhecido, mas aqueles que conseguiram experimentar esta ferramenta não ficaram desapontados. Em termos simples, uma assinatura eletrônica é um análogo de uma assinatura manuscrita. Muitas vezes, esse método é usado ao trabalhar com documentos eletrônicos, independentemente do campo de atividade. Vamos dar uma olhada mais de perto no que é, no que é usado e como obter uma chave de assinatura eletrônica.
O que é uma assinatura eletrônica?
As pessoas que ainda não tiveram tempo de se familiarizar com essa ferramenta têm questões lógicas sobre o motivo, em geral, de uma EDS, quando você pode simplesmente imprimir um documento em uma impressora, endossá-lo e colocar a impressão usual?
Portanto, há várias razões pelas quais uma assinatura eletrônica é mais valiosa que uma assinatura real. Vamos considerá-los em mais detalhes:
1. Gerenciamento eletrônico de documentos. No contexto da moderna informatização, não há necessidade de salvar documentos em papel, como foi feito anteriormente. Agora, todas as organizações estatais reconhecem a força legal e a conveniência dos documentos eletrônicos por vários motivos:
- eles não ocupam espaço;
- armazenados com segurança;
- o processo de troca de informações é muito simplificado e assim por diante.
Na circulação intercorporativa de documentos, a assinatura eletrônica não tem análogos, uma vez que resolve completamente a questão das viagens com o objetivo de assinar documentação em subsidiárias. O acesso do computador aos documentos das empresas combinadas é assegurado pela assinatura eletrônica, que é garantia de autenticidade, além de facilitar a comunicação dos gestores.
2. Relatórios. A documentação, apoiada por uma assinatura eletrônica, tem força legal, o que significa que você não precisa enviar um mensageiro ou entregar documentos, basta abrir o documento com um relatório, consertar o EDS e enviá-lo ao destinatário por e-mail. Todas as ações levarão apenas alguns minutos.
3. Serviços governamentais. A principal vantagem é que você não precisa gastar tempo em linhas longas. Um indivíduo pode simplesmente inserir uma assinatura eletrônica em um cartão eletrônico universal (UEC), que já possui todos os dados importantes.
4. Licitação online. Nesta situação, a EDS garante que uma pessoa real participa do leilão, que assume uma obrigação material pelo não cumprimento dos termos do contrato.
5. O tribunal arbitral. Documentos eletrônicos suportados por documentos eletrônicos são reconhecidos como evidência completa.
6. Transferência de documentação. Esta opção é especialmente útil para pessoas jurídicas, porque dá o direito de:
- Introduzir relatórios eletrônicos na empresa, realizando assim a troca de documentos entre departamentos, estruturas e outras cidades.
- Elaborar e assinar acordos legais com parceiros de outras cidades e países.
- Fornecer provas em processos eletrônicos no julgamento, sem presença pessoal.
- Envie relatórios para órgãos governamentais sem sair do escritório.
- Receber serviços do estado, confirmando o direito a eles com um documento eletrônico.
Chefes de organizações com um sistema integrado de gerenciamento eletrônico de documentos irão se livrar para sempre de questões relativas ao processamento e preservação de pastas com documentos importantes.Pensando em como obter um certificado de chave de assinatura eletrônica agora? Você encontrará a resposta para essa e muitas outras perguntas relevantes abaixo.
Como isso funciona?
Um tipo qualificado de chave eletrônica é o mais comum, já que o princípio de sua operação é extremamente simples - a assinatura digital é registrada na Autoridade de Certificação, onde sua cópia eletrônica é armazenada.
Não sabe como obter um certificado de chave de verificação de assinatura digital? Uma cópia é enviada aos parceiros e a empresa proprietária tem acesso ao certificado de chave original.
Tendo recebido a chave eletrônica, o proprietário instala um programa especial no computador que gera uma assinatura, que é um bloco com os seguintes dados:
- Data de assinatura do documento.
- Informações sobre a pessoa que assinou.
- Identificador de chave.
Depois de receber a documentação, os parceiros devem receber um certificado qualificado de uma chave de verificação de assinatura eletrônica para o processo de descriptografia, ou seja, autenticação. O certificado de assinatura digital é válido por um ano e armazena as seguintes informações:
- Placa de licença
- Período de validade
- Informações sobre o registro na Autoridade de Certificação (CA).
- Informações sobre o usuário e a CA em que ele foi fabricado.
- Lista de indústrias onde você pode usar.
- Autenticidade garantida.
É quase impossível falsificar uma assinatura digital, por isso, não é realista garantir a fraude. Todos os processos que utilizam chaves são executados exclusivamente dentro do programa, cuja interface original auxilia na implementação do gerenciamento eletrônico de documentos.
O procedimento para obter EDS. Instruções passo a passo
Tendo estudado todas as vantagens da EDS, você decidiu obtê-la. Ótimo! Mas aqui surge a pergunta, como obter uma chave de assinatura eletrônica? A resposta está na descrição detalhada passo-a-passo abaixo.
- A escolha do tipo de assinatura digital.
- Seleção de uma organização certificadora.
- Aplicativo para a produção de assinaturas eletrônicas.
- Pagamento por fatura após o pedido ser confirmado.
- Preparação de um conjunto de documentos.
- Obtendo uma assinatura digital. É necessário para chegar ao centro de certificação com os documentos originais (ou fotocópias certificadas por um notário) que são necessários para a assinatura digital, com um recibo para pagamento da fatura, além disso, as pessoas jurídicas e empresários individuais devem ter um selo com eles.
O processo de obtenção por si só é muito simples, no entanto, em algumas situações, o recebimento de uma assinatura eletrônica pode ser recusado, por exemplo, dados errados são indicados na aplicação ou um pacote incompleto de documentos é fornecido. Em tais casos, os erros devem ser corrigidos e o aplicativo reaplicado.
Em seguida, consideramos cada item com mais detalhes.
Etapa 1. Escolhendo o tipo de EDS
Não sabe como obter uma chave de assinatura eletrônica não qualificada? Primeiro de tudo, você deve entender os tipos de assinaturas digitais, que, de acordo com a lei federal, são várias:
- Simples Contém informações sobre o detentor da assinatura para que o destinatário da documentação possa entender quem é o remetente. Tal assinatura não tem proteção contra falsificações.
- Reforçado. Também é dividido em subespécies:
- Não qualificado - contém dados não apenas sobre o remetente, mas também sobre as alterações feitas após a assinatura.
- Qualificado - o tipo de assinatura mais confiável. Ela tem alta proteção, e também possui força legal, 100% corresponde à assinatura à mão. Uma assinatura qualificada é emitida exclusivamente em organizações credenciadas pelo FSB.
A maioria dos clientes preenche uma solicitação de assinatura qualificada, o que é compreensível, já que golpistas de várias categorias buscam assinaturas eletrônicas, bem como outras chaves que fornecem acesso a informações pessoais e transações relacionadas a finanças.
Etapa 2. Autoridade de Certificação
Não sabe onde obter sua chave de assinatura digital? No centro de certificação, é uma instituição que atua na fabricação e emissão de assinaturas digitais eletrônicas. Agora, na Rússia, existem mais de cem desses centros.
Etapa 3. Aplicação
Depois de escolher o tipo de assinatura e organização certificadora, é hora de se inscrever. Não sabe como obter uma chave de assinatura eletrônica? Você pode preencher um formulário de inscrição de diferentes maneiras: pessoalmente no escritório de representação da empresa ou preenchendo-o no site. Ao enviar um pedido on-line, os documentos são enviados para a CA por correio ou correio, com uma visita pessoal são transmitidos junto com o aplicativo.
Um aplicativo on-line permitirá que você economize tempo pessoal, além disso, ele contém uma quantidade mínima de informações: iniciais, número de telefone para comunicação e endereço de e-mail. Após o envio dentro de uma hora, será feita uma chamada para o telefone de um funcionário do centro de certificação para esclarecer os dados inseridos. Durante a conversa, ele poderá responder a todas suas perguntas e aconselhar sobre os tipos de assinaturas digitais eletrônicas.
Etapa 4. Pagamento
Não sabe como obter uma chave de assinatura eletrônica? Primeiro você precisa pagar a conta, isso é feito antes de receber o EDS. Imediatamente após confirmar a solicitação e concordar com as nuances com o cliente, uma fatura é emitida em seu nome. O custo de uma assinatura digital varia, dependendo da organização escolhida, da área de residência e do tipo de assinatura. O custo inclui:
- Geração de um certificado de chave de assinatura.
- O software necessário para gerar uma assinatura e enviar a documentação.
- Suporte técnico.
O custo de uma assinatura digital começa em 1.500 rublos, a média varia de 5 a 7 mil rublos. Ao solicitar um grande número de assinaturas, por exemplo, para toda a organização, o custo mínimo pode ser menor.
Passo 5. Preparação da documentação
Não sabe como obter uma chave de assinatura eletrônica para um IP? A lista de documentos para diferentes categorias de cidadãos varia significativamente: um indivíduo, uma entidade legal ou um empreendedor individual, portanto, analisaremos o pacote de documentos necessários para obter uma EDS separadamente para cada grupo.
Entidades jurídicas
- Passaporte original do CEO.
- Fotocópia de 2 e 3 páginas em 1 exemplar.
- Certificado de OGRN.
- Documentos sobre o estabelecimento da organização (Carta ou acordo de constituição).
- INN
- SNILS
- Aplicativo para fabricação de assinatura digital eletrônica.
- Extrato do cadastro estadual unificado de pessoas jurídicas (o formulário deve necessariamente conter o selo do Serviço de Impostos Federal, bem como a assinatura, sobrenome e cargo do empregado do departamento).
Empreendedores Individuais
Para receber uma chave de assinatura eletrônica para um imposto, um empreendedor individual deve fornecer o seguinte conjunto de documentos:
- Passaporte original.
- Uma cópia das folhas 2 e 3 no passaporte - 1 cópia.
- Uma fotocópia do documento sobre o registo do estado de um indivíduo como uma cópia IP - 1.
- SNILS
- Uma fotocópia do documento de registro fiscal - 1 cópia.
- Extrato do USRIP certificado por um notário público (o prazo para emissão não deve exceder 30 dias).
- Aplicativo para fabricação de assinatura digital eletrônica.
- Pedido de adesão às Regras da Autoridade de Certificação.
- Consentimento para o processamento das informações pessoais do candidato.
Se houver uma procuração e um passaporte, a assinatura digital de um empreendedor individual pode ser feita por seu representante autorizado.
Indivíduos
Como obter uma chave de assinatura eletrônica para um contribuinte? Primeiro de tudo, os seguintes documentos devem ser preparados:
- Passaporte de um cidadão.
- INN
- SNILS
- Aplicativo para a produção de assinaturas eletrônicas.
Etapa 6. Obtenção de uma assinatura digital: estágio final
E finalmente, chegamos à última pergunta: onde obter a chave de assinatura eletrônica para serviços públicos e outros serviços? Isso pode ser feito em pontos de distribuição especiais localizados em toda a Rússia. Informações detalhadas sobre os centros de certificação estão localizadas no site oficial da organização, em uma seção especial.Em geral, o período para obtenção de uma assinatura digital não excede três dias.
Possível atraso por parte do solicitante, devido a atraso no pagamento da fatura ou erros na documentação.
Importante! Preste muita atenção ao extrato do cadastro estadual unificado de pessoas jurídicas e físicas, já que o processo de elaboração do documento leva 5 dias úteis!
Agora você sabe onde e como obter a chave de assinatura eletrônica. O processo de registro é bastante simples e, com uma preparação adequada, levará muito pouco tempo.
