Os serviços de transporte de carga são considerados bastante populares, mas, para sua provisão, as empresas devem compilar corretamente vários documentos de transporte. Se estiver ausente, isso pode se tornar a base para problemas com a polícia de trânsito ou com a inspeção fiscal. Todos os serviços que envolvem o transporte de mercadorias são encaminhamento de frete. Para sua prestação, é necessário entre o cliente, representado pelo consignatário ou o remetente da carga, e o despachante concluir um acordo de expedição, para o qual os requisitos do art. Código Civil 801. Um recibo de encaminhamento contendo informações sobre as mercadorias transportadas deve ser anexado a ele. Cada participante em tal acordo deve entender para que serve o recibo de encaminhamento, como é elaborado, por quem é assinado e quais informações contém.
Conceito de documento
O recibo de encaminhamento é apresentado pela documentação gerada quando o cliente transfere as mercadorias para o encaminhador. Os cidadãos muitas vezes se perguntam se um recibo de encaminhamento é necessário. É obrigatório o registro, pois é uma parte indispensável do contrato para o transporte de mercadorias.
A documentação é preenchida pelo remetente direto, mas ao mesmo tempo deve ter a assinatura do remetente. Por que preciso de um recibo de encaminhamento? Ele serve como prova de que o despachante realmente aceitou os bens, portanto, é obrigado apenas a transportá-lo para o local designado a tempo.
Além disso, este documento serve como prova de que o despachante atua como o proprietário da carga transportada por um determinado período de tempo. É ele quem deve tomar cuidado para que nenhuma circunstância possa afetar adversamente a integridade dos itens transportados. O transitário é responsável pela carga, por isso, se estiver danificado, o especialista terá de cobrir os danos causados ao cliente.
Tipos de documentos de encaminhamento
A cláusula 5 das Regras de Atividades de Encaminhamento, aprovadas pelo PP nº 554, lista todos os documentos que devem estar disponíveis para o despachante. Estes incluem:
- recibo de encaminhamento direto;
- uma encomenda destinada ao expedidor e elaborada pelo expedidor;
- recibo do armazém.
Por que preciso de um recibo de encaminhamento? É à custa dela que o transportador de carga pode confirmar que recebeu mercadorias específicas do cliente. Depois de transportar itens, ele deixa de responder por eles.
É obrigatório compilá-lo?
Ao formar o contrato de expedição de transporte, é obrigatório anexar documentação adicional a ele. Frequentemente, os participantes de uma transação têm uma dúvida sobre se um recibo de encaminhamento é necessário. É um documento indispensável elaborado por escrito e assinado por ambas as partes no processo.
Se este documento não estiver disponível, as dificuldades surgirão levando em consideração o custo do transporte. Isso levará à incapacidade de calcular corretamente o imposto de renda.
A cláusula 6 das Regras estabelece que, em vez de um recibo de encaminhamento, outros documentos podem ser usados para confirmar a aceitação e o transporte de uma carga específica. Estes documentos são compilados por escrito e incluem uma lista de todas as mercadorias transportadas pelo despachante. O contrato estabelecido entre as duas partes da transação deve indicar quais documentos adicionais estão anexados ao contrato.
Quem elabora?
O preenchimento de um recibo de encaminhamento é considerado um processo simples e o próprio encaminhador deve lidar com ele. Um especialista pode entrar em contato com o cliente para obter informações adicionais sobre as mercadorias transportadas.
É emitido para o cliente depois que todas as mercadorias forem aceitas. É com base neste documento que o transitário tem o direito de possuir os bens até ao final do seu transporte. Portanto, o conhecimento de embarque e o recibo de encaminhamento são os documentos mais importantes para qualquer transportadora. Com base nesta documentação, a contabilidade adequada é fornecida em qualquer empresa.
Um recibo pode ser usado em vez de uma fatura?
Muitas vezes, os cidadãos têm a questão da necessidade de uma fatura, se houver um recibo. Os recursos de compilação de documentos diferentes incluem:
- se o contratado agir como um despachante, seus custos de transporte serão confirmados pelos documentos de encaminhamento correspondentes;
- o despachante não precisa elaborar um conhecimento de embarque, mas é um documento vinculativo para o transportador, que é freqüentemente envolvido para o transporte direto de mercadorias;
- esses documentos são completamente diferentes e não podem substituir um ao outro.
Se o transitário se envolver de forma independente no transporte, portanto, ele não envolve uma transportadora terceirizada, então ele não precisa de uma fatura, portanto, apenas um recibo é suficiente. O cliente pode rastrear as mercadorias em um recibo de expedição da mesma forma que em outros documentos de transporte.
Como é elaborado corretamente?
É importante não apenas entender para que serve o recibo de encaminhamento, mas também como compilá-lo corretamente para que seja realmente usado como documentação oficial. Ao formar este documento, as regras são levadas em conta:
- necessariamente fixa a data em que o recibo é elaborado;
- a matrícula do documento é registrada;
- informações sobre o consignador e o consignatário são indicadas;
- outras pessoas envolvidas no processo de transporte de carga são listadas;
- informações sobre o forwarder direto que é responsável pela carga durante o transporte são inseridas.
Todos os participantes do processo podem ser indivíduos e empresas diferentes. Se a organização atua como participante, seu nome e detalhes de contato são registrados no recibo. Se um indivíduo agir como parte da transação, será necessário registrar o nome completo do cidadão, o número do telefone e os dados do passaporte.
Tipo e conteúdo do documento
Não há nenhuma forma restrita de recibo de encaminhamento, portanto, a documentação pode ser elaborada em folha A4 padrão ou em papel timbrado da organização de transporte. Para isso, uma versão impressa ou manuscrita pode ser usada.
Um exemplo de recibo de encaminhamento está localizado abaixo.
A assinatura do transitário é necessariamente incluída no documento, o que confirma que todas as informações inseridas no documento são confiáveis, e o especialista realmente aceitou a carga para armazenamento. Um recibo é gerado exclusivamente em duas cópias, uma vez que uma permanece com o cliente da organização e a outra é transferida diretamente para o remetente.
Se necessário, cópias adicionais podem ser feitas, que são necessariamente assinadas pelo remetente. Sem sua assinatura, eles são considerados inválidos. Assim que a carga é entregue no endereço de destino, o recibo do cliente não é devolvido ao encaminhador, mas permanece com o remetente. Portanto, o documento não é negociável.
O procedimento para preencher a documentação
Fazer um recibo de encaminhamento é considerado um processo simples. Para fazer isso, basta inserir certas informações seqüencialmente. Portanto, recomenda-se usar o seguinte algoritmo:
- inicialmente, a data é definida quando o recebimento é formado e deve obedecer à data em que o encaminhador recebe as mercadorias do cliente;
- um número específico é atribuído à documentação, para a qual os recursos do fluxo interno de documentos de uma determinada organização de transporte são levados em consideração;
- os dados do cliente submetidos pelos seus dados de F. I. O. e passaporte são inseridos no formulário, e se ele for uma empresa, seu nome, detalhes, endereço legal e informações de contato são indicados;
- dados sobre a transportadora direta são fornecidos, e se ele é uma pessoa privada, seus dados de passaporte devem ser incluídos;
- o país de origem das mercadorias é indicado;
- um número de identificação ou código de mercadoria da carga é fornecido a fim de apresentar esta informação aos inspetores quando o veículo estiver parado;
- são fornecidas informações sobre a marcação, que permite estabelecer, sob tais condições, que as mercadorias devem ser transportadas, quais condições devem ser atendidas e, geralmente, a marcação é representada por diferentes sinais holográficos, símbolos ou outros sinais;
- o tipo de embalagem é indicado, pois pode ser representado por um recipiente de plástico, uma caixa de papelão, uma sacola ou outros itens;
- prescreve quanto espaço a carga leva no transporte;
- o peso da carga é indicado, tanto líquido quanto bruto;
- dados sobre o volume e dimensões dos itens transportados são inseridos;
- o valor total da carga é dado com base nos documentos de pagamento disponíveis recebidos do cliente;
- especialmente muita atenção é dada às condições de transporte, que indicam as obrigações do armador para garantir a segurança da carga durante seu transporte;
- uma linha é criada para condições especiais em que informações diferentes podem ser inseridas se ambas as partes concordarem com sua disponibilidade;
- no final, a assinatura do remetente com a transcrição é colocada no recibo.
Não é necessário certificar o documento com o selo da organização. Um exemplo de recibo de encaminhamento está localizado abaixo.
Outras nuances
O recibo não é apresentado com um documento negociável, portanto, o cliente da empresa não deve devolvê-lo ao despachante depois que ele cumprir suas obrigações nos termos do contrato existente.
Erros no documento não são permitidos e correções não são permitidas. Se o agente de carga cometer um erro durante a preparação da documentação, então ele só precisa recomeçar para redigir o recibo. A maioria dos campos deste documento destina-se diretamente a descrever a carga, facilitando sua identificação. Isso é necessário não apenas para o forwarder, mas também para os inspetores de trânsito que podem parar o caminhão para inspeção. Eles geralmente estudam as informações que as faturas e o recibo de encaminhamento contêm. Nestes documentos, os dados devem ser idênticos.
Outros documentos de encaminhamento incluem um recibo de depósito e um pedido gerado diretamente para o encaminhador. Com base nesses documentos, o forwarder assume a responsabilidade não apenas de transportar a carga, mas também de protegê-la, para que permaneça intacta durante o transporte. É para esses serviços que se destina uma taxa de especialista.
Se necessário, o contratante pode contratar organizações terceiras para realizar a tarefa. Na maioria das vezes, os serviços de operadora são usados para isso.
É possível rastrear a carga?
Outra finalidade exclusiva do recibo é a capacidade do cliente de rastrear exatamente onde sua carga está localizada. Para fazer isso, você pode usar vários serviços localizados na Internet.
O rastreamento de carga em um recibo de encaminhamento é considerado um processo simples, já que é suficiente inserir o número do documento e da carga, bem como o número do aplicativo no serviço selecionado. Com base nas informações inseridas, o cliente será capaz de entender exatamente onde sua carga está localizada, bem como a rapidez com que os termos do contrato serão cumpridos pelo despachante.
Assessoria Jurídica
O recibo de encaminhamento é considerado um documento importante não apenas para o cliente, mas também para o encaminhador direto.Isso se deve ao fato de que o documento é usado na contabilidade fiscal para calcular os custos incorridos por um especialista durante o transporte de mercadorias. Portanto, deve ser elaborado com cuidado, tendo em conta numerosos requisitos e sem erros. Se diferentes manchas ou imprecisões forem identificadas, isso pode se tornar a base para que os funcionários do Serviço de Impostos Federal se recusem a usá-lo para reduzir a base tributária.
O recibo contém dados apenas sobre as partes do contrato e a carga. Não contém informações sobre o período de transporte de carga. Portanto, também é necessário emitir separadamente e pagar uma fatura para pagamento. O despachante deve cuidar da formação do conhecimento de embarque.
Todo o pacote de documentos é exigido não apenas pelo contratado direto, mas também pelo cliente. Isso permitirá que você lide facilmente com cálculos de impostos e escrituração contábil.
Conclusão
O recibo de encaminhamento é considerado um documento importante para todas as organizações e indivíduos especializados no transporte de mercadorias. É com base nisso que a responsabilidade por bens específicos é transferida para o despachante.
É necessário abordar com responsabilidade o preenchimento e o preenchimento desse recibo. Deve conter informações extremamente confiáveis e precisas. Isso permitirá no futuro, em caso de imprevistos, confirmar que as mercadorias foram aceitas e entregues por uma empresa de transporte específica para o seu destino.