Diretor Administrativo: Responsabilidades, Funções e Requisitos do Trabalho

Qual é a descrição do trabalho? Este documento importante limita as funções funcionais do funcionário, assegura sua autoridade oficial, estabelece requisitos obrigatórios para o candidato para um lugar vago, introduz o cidadão a seus direitos inalienáveis ​​(no local de trabalho), total responsabilidade por ações / inações, decisões. Hoje vamos apresentar-lhe a descrição do trabalho do diretor administrativo. Ou seja, com as principais disposições deste documento, sua estrutura padrão e conteúdo. Começamos nossa história com um conhecimento geral do cargo.

Sobre a posição

Diretor Administrativo é uma unidade de tempo integral mais característica de grandes corporações com um extenso sistema de gerenciamento. O que faz um especialista? Na maioria das vezes, este é o vice-diretor para o trabalho administrativo. No entanto, os seguintes itens geralmente estão dentro de sua competência:

• escritório;
• Departamento de TI;
• secretaria;
• arquivos e assim por diante.

O escopo do funcionário

A diretoria administrativa lida principalmente com questões organizacionais. Em alguns casos, o escopo de sua autoridade e deveres inclui o seguinte:

• Segurança na organização.
• Ética corporativa.
• Questões de disciplina de trabalho em uma empresa ou empresa.

Diretor Administrativo - um gerente de nível suficientemente alto. Os deveres oficiais deste funcionário significam que ele está autorizado a se envolver na administração geral do trabalho de suas unidades subordinadas. E isso significa que seus funcionários estão diretamente subordinados a esse funcionário. Daí resulta diretamente que exigências de qualificação bastante rígidas são impostas aos diretores administrativos.

Legislação

Como regra, ao elaborar descrições de cargos, os especialistas do serviço de pessoal da organização são orientados pelo CEN (o Guia de referência de qualificação unificada para gerente, especialistas e outros funcionários). O ato foi aprovado por ordem do Ministério do Trabalho nº 37 em 1998.

Mas não há diretor administrativo (descrição de trabalho do empregado) no TSA. Segue-se que, ao preparar um documento para esse funcionário, o especialista em RH pode confiar em atos para postos semelhantes:

• Chefe da unidade de negócios;
• o chefe do escritório;
• administrador chefe (senior);
• Chefe do departamento de arquivos e assim por diante.

Plano de Descrição do Cargo

Não há um padrão estritamente definido aqui. No entanto, a descrição do trabalho do Diretor Adjunto para o Trabalho Administrativo deve necessariamente conter as seguintes seções:

• Disposições Gerais
• Os principais objetivos da atividade.
• Responsabilidades funcionais de um especialista.
• Os direitos de um funcionário.
• Responsabilidade do empregado.

Com base neste documento, convidamos o leitor a se familiarizar com os aspectos das atividades do chefe do trabalho administrativo.

Disposições gerais da descrição do trabalho

Começamos a analisar a estrutura desta seção do documento:

1. Nome completo da posição. No nosso caso, tudo é simples: "diretor administrativo".
2. Descrição da posição, requisitos para subordinação. No nosso caso, o especialista é subordinado ao CEO. Ele, por sua vez, pode, por sua vez, ter unidades menores e seus líderes.
3. As condições para a admissão do requerente em um lugar vago, bem como as condições para sua demissão, não contradizendo a legislação trabalhista russa atual. No nosso caso, a recepção e a demissão ocorrem sob as ordens do diretor geral da organização.
4. Indicação do funcionário que atuará temporariamente como diretor da parte administrativa na ausência deste último no local de trabalho.

Requisitos de qualificação para o candidato para a posição

Como o trabalho do diretor administrativo não é indicado diretamente na TSA, é muito difícil destacar os requisitos de qualificação para o oficial de pessoal. Na maioria das vezes, indicam que é necessário um funcionário com nível superior (em uma especialização relacionada às atividades da empresa empregadora no campo da gestão de pessoal), bem como experiência em cargos gerenciais.

Conhecimento e orientação necessários

Esta seção da descrição do trabalho indica o seguinte:

1. A lista de conhecimento que um funcionário deve possuir. Este é o Código Trabalhista Russo, o procedimento de relatório (incluindo registros pessoais), etc.
2. A lista de atos normativos pelos quais o diretor administrativo deve ser orientado em suas atividades oficiais. Estas são a legislação russa, atos e ordens locais da organização empregadora, regulamentos trabalhistas internos, etc.

As principais funções do funcionário

Nesta seção, para o diretor do departamento administrativo, é importante indicar as principais tarefas do especialista no local de trabalho. O padrão é o seguinte:

1. Controle sobre as atividades das subdivisões estruturais da organização.
2. Trabalhar com uma variedade de documentação econômica e administrativa.
3. Procure escritórios e instalações de produção para a empresa.
4. Fornecer aos funcionários da corporação os artigos de papelaria necessários, equipamentos de escritório, móveis, etc.
5. Seleção de pessoal para vagas em unidades estruturais subordinadas.
6. Tomar decisões responsáveis ​​para encorajar empregados subordinados distintos, penalizando aqueles que violam a disciplina do trabalho.

Deveres funcionais de um funcionário: versão nº 1

Ao compilar instruções para o diretor administrativo (vice-chefe), o oficial de pessoal deve nesta seção de forma concisa, mas em detalhes e descrever claramente as funções de um especialista. Como não há recomendações específicas no CEN, oferecemos várias versões do conteúdo desta seção.

O primeiro ficará assim:

1. Mantendo o cronograma de férias.
2. Registros de tempo.
3. Controle da disciplina de trabalho na empresa.
4. Comunicação direta aos funcionários comuns das instruções da administração da empresa.
5. Monitorando a execução oportuna pelos trabalhadores departamentais das ordens da cabeça.
6. Estabelecendo contatos com parceiros, contratados, agências governamentais. Solicitar documentação deles, participando de discussões, resolvendo questões que não exijam a presença obrigatória de executivos seniores.
7. Organização de eventos corporativos de massa para os trabalhadores da empresa.
8. Controle sobre como garantir a segurança da propriedade da organização empregadora.
9. A implementação de medidas que contribuam para a prevenção e eliminação de conflitos oficiais dentro da empresa.
10. Organização de limpeza de escritórios, instalações industriais, território adjacente.
11. Fornecer aos funcionários da empresa o necessário escritório, acessórios de produção, máquinas, equipamentos, etc.
12. Realização de um briefing inicial com funcionários recém-contratados - sobre medidas de segurança, normas de segurança contra incêndio, proteção trabalhista.
13. Avaliar a contribuição dos trabalhadores para o desenvolvimento da corporação, tomando decisões responsáveis ​​sobre a promoção dos empregados.
14. Participação na resolução de questões de violação da disciplina do trabalho, submissão à alta gestão de propostas de ação disciplinar.

Funções funcionais de um funcionário: versão nº 2

Agora imagine outra versão da descrição do trabalho. Ou seja - a seção que representa os deveres do diretor administrativo da empresa:

1. Gerenciamento geral das atividades administrativas da organização.
2. Organização e implementação de documentação para a empresa empregadora. Em outras palavras, o fluxo de trabalho de preparação.
3. Elaboração do orçamento administrativo. Monitoramento de resíduos, otimizando custos.
4. Administração do pessoal administrativo - o escritório, o secretariado, o AHO (escritório administrativo).
5. Participação na seleção de pessoal diretamente para unidades administrativas.
6. Monitorar a conformidade com os regulamentos de proteção de trabalho, regulamentos de incêndio, precauções de segurança.
7. Organização da atividade de estruturas de comunicação interna - as regras para a interação de departamentos, sistemas de informação, funcionários e unidades estruturais.
8. Configurando processos de negócios e sua melhoria subsequente.
9. Apoio metodológico da empresa: o desenvolvimento de padrões de serviço, regulamentos, bem como o monitoramento de sua implementação.
10. Gestão de compras (equipamentos, suprimentos, papelaria, móveis de escritório, etc.).
11. Interação com organizações, parceiros apoiando as atividades da empresa empregadora, licitação.

Deveres funcionais de um funcionário: versão nº 3

E a última versão dos deveres do diretor administrativo:

1. Acompanhamento da execução integral e atempada pela sociedade gestora, locador das instalações do escritório (se relevante) das disposições dos acordos celebrados com eles. Em particular, para garantir a vida da empresa.
2. Planejamento, orientação e acompanhamento das atividades dos trabalhadores da AHO, bem como contratação de empresas que trabalham em benefício da empresa empregadora (água, alimentos, limpeza, etc.).
3. Garantir o bom funcionamento da organização.
4. Organização de reparação, restauração, reestruturação de escritórios, instalações industriais (inclusive com o envolvimento de empreiteiros). Coordenação dessas ações com o locador, empresa gestora, etc.
5. Organização de empregos para novos trabalhadores.
6. Fornecer à empresa novos móveis, eletrodomésticos, equipamentos e suprimentos.
7. Procura e organização de concursos.
8. Manutenção de contratos com empreiteiros, fornecedores de serviços necessários.
9. Pagamento de contas, financiamento de projetos administrativos.
10. Fluxo de trabalho com empreiteiros, parceiros, senhorio.
11. Organização de transporte de funcionários, entrega de documentação.
12. Organização de trabalhos.

Direitos Especialistas

A descrição do trabalho é necessária para garantir ao especialista o desempenho de suas funções oficiais. Os direitos padrão de um diretor administrativo são os seguintes:

• A capacidade de tomar as ações necessárias para eliminar situações de conflito.
• Emitir (dentro dos limites da competência oficial) ordens que vinculem funcionários subordinados.
• Apresentar propostas à alta administração para a imposição de sanção disciplinar, a contratação de novos empregados, a liberação de trabalhadores das funções de trabalho.
• Concluir acordos com parceiros e contratados para a compra de equipamentos e materiais necessários. Realização de operações bancárias relevantes.
• Conduzir negociações no âmbito da sua autoridade em nome de toda a empresa empregadora.

A pedido do empregador, a lista acima de direitos de um funcionário pode ser expandida.

Responsabilidade de um funcionário

Esta seção da descrição do trabalho fornece informações sobre a responsabilidade disciplinar, criminal e administrativa do diretor do AXO. O seguinte é padrão aqui:

• Responsabilidade disciplinar por violação de regulamentos trabalhistas internos, descumprimento de ordens de uma alta administração, bem como deveres estipulados pela descrição do cargo.
• Para a comissão de ações (inação), cuja responsabilidade ocorre sob o Código de Ofensas Administrativas, Código Penal da Federação Russa.
• Por causar danos materiais tanto para a empresa empregadora quanto para seus funcionários. Responsabilidade está sob o Código Civil da Federação Russa.

O diretor administrativo, como qualquer outro funcionário, deve seguir rigorosamente os requisitos de sua descrição de trabalho. Antes do início do desempenho das tarefas, o colaborador deve se familiarizar com o conteúdo deste documento, assegurá-lo com sua assinatura. A descrição do trabalho apresentada acima reflete, em termos gerais, todos os aspectos das atividades do vice-diretor da ACh em uma grande empresa, em um empreendimento.