Takrif istilah
Diyakini bahawa di Rusia buat kali pertama, berbanding dengan amalan asing, sistem pengurusan dokumen ditubuhkan, tujuannya adalah untuk menetapkan prosedur untuk mendokumentasikan aktiviti pengurusan di dalam negeri. Pada tahun 1973, sistem sedemikian dinamakan Perkhidmatan Kastam Negeri Bersepadu, yang bermaksud "keadaan bersatu. sistem penyimpanan rekod. " Secara keseluruhan, USSR membangunkan 16 sistem bersatu.
Penyeragaman dokumen adalah hasil penyusunan semula aliran dokumen sistem yang bersangkutan yang memenuhi standar tertentu. Mengurangkan korespondensi dan mengurangkan kerumitan menyusunnya, serta keinginan untuk mengelakkan pertindihan data, dianggap isu-isu penting yang perlu ditangani dalam kerja pengurusan. Hasil yang berkesan dapat dicapai melalui penyatuan dan penyeragaman maklumat mengenai kandungan dan bentuk.
Penyeragaman dokumen adalah pembentukan bentuk standard yang sama untuk tujuan protokol yang sama, yang membantu penggunaan kertas dengan lebih berkesan dalam pencetakan akta dan keputusan. Standardisasi memudahkan aliran kerja perakaunan, serta dokumentasi pengarsipan.
Terma yang serupa
Takrifan yang hampir sama ialah "penyatuan", yang merupakan proses membawa sesuatu, termasuk tindakan yang didokumentasikan, ke dalam satu bentuk atau sistem yang sama, yang membawa kepada pengurangan set permulaan objek yang dipersoalkan. Penyatuan, standard dan penyeragaman dokumen membawa kepada pembentukan keseragaman rasional dalam mana-mana bidang aktiviti, terutama dalam dokumentasi. Pengurangan pelbagai bentuk data yang tidak wajar dan penubuhan struktur tunggal berlaku melalui struktur bahasa, butiran, maklumat perakaunan dan simpanannya. Rantai dokumen kelebihan dikeluarkan dari masa ke semasa untuk mengelakkan unsur-unsur duplikasi yang tidak perlu.
Penyatuan dokumen membolehkan anda membuat imej tunggal dari bentuk dokumen pentadbiran yang melaksanakan fungsi dan tugas format pengurusan. Pendekatan ini akan membawa kepada kerja dengan sejumlah besar dokumen untuk menormalkannya dalam sistem pengeluaran, serta mempercepat pertukaran data perniagaan.
Meningkatkan kecekapan
Sistem perkeranian tunggal mempromosikan pemprosesan operasi, mengurangkan masa yang dibelanjakan untuk bekerja dengan dokumen yang memberi kesan kepada seluruh kakitangan perkeranian: dari pekerja biasa kepada pengurus.
Objek penyeragaman dokumen boleh menjadi komposisi dan bentuk mereka. Penyatuan komposisi dokumen adalah peruntukan dan penyatuan keseluruhan dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas pengurusan. Hasil daripada tindakan sedemikian, diharapkan dapat mengurangkan komposisi dokumen.Penyatuan borang adalah pemilihan dan penyatuan penunjuk maklumat, termasuk butir-butir yang sesuai dengan tujuan dokumen, serta definisi keperluan umum untuk penciptaan dan pelaksanaannya. Dalam kerja pejabat, penyatuan boleh berlaku baik sebagai tahap penyeragaman dan sebagai proses bebas.
Inti penyeragaman
Undang-undang Persekutuan "Pada Penyelesaian Teknikal" No. 184 menentukan prinsip takrifan: penyeragaman dokumen adalah kerja holistik yang bertujuan untuk menetapkan peraturan untuk kegunaan sukarela mereka, sebagai akibat daripada maklumat mana yang harus diselaraskan dalam bidang produksi dan peredaran produk, serta peningkatan daya saing perkhidmatan.
"Standard" boleh dipanggil dokumen yang menunjukkan ciri-ciri produk, peraturan pelaksanaan pelbagai proses dalam pengeluaran, ciri ciri pengangkutan dan penyimpanan, kerja atau perkhidmatan. Standard ini termasuk keperluan tertentu untuk istilah, pelabelan, simbolisme, pembungkusan, label.
Dokumen normatif mengenai standardisasi mengandungi peraturan dan keperluan yang optimum untuk reka bentuk, penyediaan, penyimpanan dan perakaunan dokumen perniagaan, yang telah diluluskan dengan cara yang ditetapkan dan disyorkan untuk kegunaan berulang dalam kerja pejabat. Standardisasi (secara ringkas) adalah pembentukan dan kelulusan peraturan seragam yang dikemukakan kepada dokumen untuk menyelaraskannya.
Standardisasi melibatkan pendirian keperluan asas untuk dokumen dalam norma undang-undang. Terima kasih kepada proses ini, pembentukan banyak dokumen berlaku mengikut satu peraturan, yang lebih mudah bagi para penerima untuk melihat. Penyeragaman dokumen adalah hasil penyatuan atau bentuk tertinggi.
Elemen proses biasa
Transformasi boleh dikaitkan dengan jenis dokumen tertentu (GOST ditandakan dengan nombor), struktur dan peraturan reka bentuk, unsur-unsur sistem dokumentasi bersatu (DCL). Sistem sedemikian terdiri daripada gabungan bentuk dokumen yang saling berkaitan yang memberikan idea bermaklumat mengenai beberapa jenis aktiviti ekonomi dan pengurusan. USD berdasarkan peraturan dan keperluan seragam, mempunyai data yang diperlukan untuk menguruskan sebarang bidang aktiviti.
Sistem dokumentasi biasa dianjurkan sedemikian rupa untuk memenuhi keperluan mendokumentasikan aktiviti tertentu, dan dokumen sistem penyeragaman adalah hasil dari proses membawa dokumen ke bentuk dan sistem tunggal, apabila keseragaman berlaku, dan set template dokumen yang tidak wajar, butiran dan petunjuk mereka dikurangkan. Dalam proses penyeragaman, terdapat peralihan kepada keseragaman rasional dalam alur kerja.
Tahap Kelulusan dan Kategori Berkaitan
Standardisasi adalah satu bentuk kelulusan undang-undang hasil penyatuan, yang merupakan gabungan negara. piawaian dan satu bentuk dokumen yang disertakan.
USD dibahagikan kepada:
- negeri piawaian;
- bentuk dokumen yang diseragamkan;
- garis panduan untuk kegunaan mereka.
Butiran dokumen terpadu digunakan sesuai dengan tugas sasaran dan tahap kelulusan yang ditetapkan. Terdapat pembahagian dokumen penyeragaman di Persekutuan Rusia ke dalam kategori:
- Jabatan (bahagian mengikut cawangan). Ia digunakan untuk mendokumenkan proses pengurusan yang lazim kepada semua perusahaan, tanpa mengira aktiviti dan norma undang-undang. Kelulusan berlaku di peringkat persekutuan.
- Bentuk dokumen firma, organisasi dan perusahaan. Ditakrifkan secara tempatan.
- All-Russian. Pencipta borang tersebut adalah Agensi Arkib Persekutuan, Kementerian Kewangan Rusia, Perkhidmatan Negara Persekutuan. statistik, Bank Negara Persekutuan Rusia.Bentuk dokumen ini adalah wajib untuk digunakan dalam semua organisasi, tanpa mengira bentuk pemilikan dan subordinasi (contohnya, rekod perakaunan untuk perakaunan dan imbuhan, yang telah diluluskan oleh keputusan Jawatankuasa Negeri RF pada 5 Februari 2004).
- Bentuk dokumen entiti konstituen Persekutuan. Kelulusan mereka berlaku di peringkat serantau, serantau atau tempatan. Bentuk sedemikian lazim dalam subjek yang berkaitan dengan Persekutuan Rusia.
Maklumat sokongan khusus
Sebagai tambahan kepada sistem pengurusan dokumen interdisipliner, bentuk dokumen sistem standardisasi negara digunakan, yang mencerminkan ciri-ciri kegiatan industri tertentu. Ciri-ciri sedemikian dibahagikan kepada:
- Keperluan data tambahan untuk menyelesaikan fungsi pengurusan pelan tipikal (contohnya pemecatan / penerimaan kakitangan pendidikan atau kesihatan).
- Aktiviti lain untuk operasi yang mana industri yang sama dan peraturan pengurusannya dianjurkan. Dokumentasi khusus mungkin termasuk:
- resipi;
- sejarah perubatan;
- cuti sakit;
- lembaran saksi;
- panduan;
- inventori kes (arkib);
- kad;
- hal ehwal baik (pengeluaran eksplorasi);
- penyataan prestasi;
- jadual (dokumentasi latihan).
Definisi dokumentasi
Isu ini ditangani oleh jabatan dan organisasi yang diberi kuasa khusus, contohnya, negara Rusia. perpustakaan menjaga penentuan komposisi dokumentasi yang terdapat di semua perpustakaan negara. Bentuk dokumen sektoral adalah sifat normatif jika mereka berada dalam rangka sistem jabatan (seperti notarial atau kehakiman), template serupa juga digunakan dalam organisasi tertentu yang terlibat dalam kegiatan serupa (misalnya, perubatan atau asuransi).
Penggunaan dokumen piawai dalam perusahaan memungkinkan untuk mengurangkan kos penyusun, pemprosesan, pengilangan, pemprosesan dokumen dan pemindahan mereka. Oleh itu, aliran dokumen dalam organisasi dipercepatkan. Penyusunan semula kandungan dokumen meningkatkan kualiti tugas pengurusan. Komposisi dokumen itu ditetapkan dalam Borang Lembaran Kerja (satu dokumen pengawalseliaan yang terdiri daripada senarai dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas-tugas kegiatan pengurusan firma yang mempunyai status hukum), dan bentuk transformasi dokumen ditetapkan dalam Album Dokumen. Lembaran masa mengatur proses dokumentasi, mewujudkan skema visual untuk perakaunan untuk semua jenis aktiviti. Lembaran masa dibentuk untuk menubuhkan peraturan tertentu untuk menetapkan tempat dan masa, serta pembuat keputusan.
Ciri-ciri yang menonjol
Jenis-jenis dokumen penyeragaman mengenai album borang-borang dokumen (koleksi template untuk bentuk bersatu yang diperlukan untuk pengurusan dokumentari di institusi) dibentangkan:
- contoh rujukan (di atas kertas) yang disimpan di jabatan atau pejabat pejabat;
- rakan sejawatan elektronik yang terdapat di setiap tempat kerja.
Ciri khas pembentukan dokumen-dokumen ini adalah:
- keseragaman penciptaan peraturan kandungan dokumen, pengecualian maklumat pendua;
- terminologi dan konvensyen umum, yang membolehkan anda membandingkan petunjuk dari pelbagai peringkat pengurusan dan sistem yang sedang dipertimbangkan;
- pembentukan model seragam untuk pembinaan bentuk dokumen tertentu.
Prinsip dan asas penyeragaman dokumen
Suruhanjaya CMEA menggambarkan penyeragaman komposit, di mana terdapat penubuhan yang sengaja dan penerapan sistem keperluan yang berkaitan untuk kedua-dua objek dan unsur-unsurnya untuk memberikan penyelesaian yang optimum untuk masalah tertentu. Kelulusan dokumen adalah berdasarkan keperluan negara.piawaian dan peraturan CMEA, ISO dan organisasi antarabangsa lain yang bekerja dalam bidang penyatuan dan penyeragaman dokumen.
Perubahan mendadak dalam kandungan biasa dokumen boleh menjejaskan penstrukturan psikologi pekerja organisasi. Oleh itu, proses penukaran perlu diteruskan dengan lancar, hanya mempengaruhi perubahan paling penting semasa mengekalkan peraturan dan asas dokumen piawai nasional, serta tanpa menyebabkan kerosakan ekonomi. Pertama, perubahan minimum diperkenalkan, dan kemudian perubahan radikal. Penukaran piawaian yang sepadan membolehkan semua peserta dalam proses menyeragamkan aliran kerja mereka sepenuhnya.
Pemprosesan maklumat
Mencari dokumen yang lazim dan mencipta satu templat yang diterima secara umum memudahkan kaedah pemprosesan data manual, kerja menjadi lebih cekap, kos pelan kewangan dikurangkan, dan masa yang digunakan sebelum ini untuk melatih kakitangan pengurusan dikurangkan, yang mengakibatkan dinamik positif yang tidak dapat dinafikan. Adalah penting untuk memberi perhatian kepada kepatuhan terhadap keperluan am untuk dokumen pengurusan dalam keadaan fungsi sistem kawalan automatik, apabila kesan penyatuan dan penyeragaman semua dokumen meningkat dengan ketara.
Mengarsipkan, yang mengkaji asas sains teoritis dan praktikal sains arkib, mempengaruhi peningkatan bentuk dokumen. Automasi proses penyeragaman bermula dengan klasifikasi skema dokumen dalam ekonomi negara, dan kemudian diteruskan dalam bidang pengurusan, di mana ia mencapai bentuk efektif sekarang. Sekarang proses ini mempengaruhi organisasi antarabangsa dan kebangsaan, 10 organisasi asing sedang berusaha untuk memudahkan aliran kerja hubungan perdagangan luar negeri, termasuk Suruhanjaya Perdagangan Luar Negeri, Jawatankuasa Pembangunan Perdagangan ECE, Organisasi Antarabangsa untuk Standardisasi, dan lain-lain.