Jika seseorang kini berpendapat bahawa salam dalam e-mel tidak begitu penting dan ia bodoh untuk bimbang mengenainya, itu salah. Bagaimana anda memulakan e-mel menentukan nada dan boleh mengubah persepsi penerima. Ia juga boleh mempengaruhi sama ada dia terus membaca. Jadi, ini sangat penting.
Sesetengah orang berasa tersinggung dengan ucapan palsu
"Ramai orang memberi perhatian kepada apa yang anda lakukan dengan nama mereka dan cara anda mendekati mereka," kata Barbara Pachter, seorang pakar etika perniagaan yang bercakap dengan Business Insider. - Jika anda menghina seseorang pada penerimaan, orang ini tidak boleh membaca lebih lanjut. Ia juga boleh menjejaskan pandangan orang ini terhadap anda. "
Pachter dan Will Schwalbe, yang bersama-sama dengan David Shipley menulis buku "Send: Mengapa Orang Menulis Jadi Sangat Buruk dan Bagaimana Melakukannya Lebih Baik," berkongsi pandangan mereka mengenai beberapa salam elektronik biasa.
Sudah tentu, cara yang ideal untuk memulakan e-mel bergantung pada apa yang anda tulis. Tetapi secara umum, penulis berpendapat: apabila anda menghantar teks perniagaan kepada seseorang yang anda hampir atau tidak sepenuhnya tahu, terdapat pilihan rujukan yang selamat, dan ada yang harus dielakkan.
"Halo, (nama) ..."
Jika anda mahu membuatnya lebih formal, anda boleh menggunakan nama akhir orang itu: "Halo, Puan Gillette ... Saya suka versi ini kerana ia sangat mesra dan tidak berbahaya," kata Schwalbe.
Ini juga merupakan tarikan kegemaran Barbara Pachter. Dia mengatakan ini adalah cara yang selamat dan biasa untuk menjangkau seseorang sama ada anda mengenali orang ini atau tidak. Jika ragu-ragu, anda sentiasa boleh menggunakan "halo" dengan nama.
"Hei!"
Ia bagus apabila anda menulis kepada rakan-rakan, tetapi teknik tidak formal tidak boleh digunakan di tempat kerja. Ini tidak profesional - terutamanya jika anda menulis kepada seseorang yang anda tidak pernah jumpa.
Schwalbe bersetuju: "Saya tidak akan pernah melupakan amaran nenek saya:" Hei, untuk kuda. "
Selamat siang
Ini adalah pengganti yang baik untuk "Hello, [name]" jika anda tidak tahu nama penerima. Tetapi anda harus sentiasa cuba melakukan segala-galanya untuk mengetahui nama itu.
"Tuan / puan yang dihormati atau terhormat (nama belakang)"
Sambutan "Kekasih" dan "sayang" adalah rumit kerana mereka tidak selalu buruk atau salah, tetapi kadang-kadang mereka mungkin kelihatan terlalu formal.
"Sayang, (nama)"
Sekali lagi, ini bukanlah teknik yang paling teruk di dunia, tetapi ia agak kuno.
Rakan yang dihormati
"Jika anda tidak tahu nama saya atau tidak mahu menggunakannya, kami mungkin bukan kawan," kata Schwalbe.
"Kegemaran (kedudukan)"
Ia kedengaran sangat serba boleh. Dan jika anda cuba mencari tahu apa alamatnya, lebih baik mengambil satu langkah lagi dan mengetahui siapa orang ini. Anda hanya perlu membuat penyelidikan lebih sedikit untuk ini.
"Para wanita dan lelaki yang dihormati"
Terlalu formal! "Anda memberitahu penerima anda bahawa anda tidak tahu siapa dia," kata Pachter. "Jadi mengapa pembaca tertarik dengan apa yang ingin anda katakan?" Schwalbe menambah: "Salam ini terlalu keras. Ia seperti pengarang yang berasa buruk atau mengadu. "
"Hai ..."
Tidak buruk, tetapi sedikit tidak formal jika anda bercakap dengan seseorang yang anda tidak tahu dengan baik.
"Selamat pagi / petang / petang"
Mungkin ia tidak akan berlaku pada pagi, petang atau petang apabila penerima membuka mesej. Ia juga mungkin dalam zon waktu yang berbeza. Encik / Puan [nama keluarga]. Terlalu sukar dan tiba-tiba. Penerima mungkin berfikir bahawa ia sedang dibetulkan.
"Tuan / Puan (nama)"
Pachter mengatakan bahawa kanak-kanak kecil berkata kepada guru mereka: "Cik Susan, bolehkah anda membantu saya dengan masalah matematik ini?" Ini tidak sesuai di dunia perniagaan.
(Nama)
Teknik ini tidak rasmi dan tiba-tiba. Dan jika anda menambah tanda seru, itu hanya menjengkelkan. "Menindik sedikit untuk permulaan - seolah-olah seseorang menjerit kepada anda," kata Schwalbe. "Walaupun tanpa tanda seru, itu agak keren. Lebih baik menyapa nama daripada memulakan dengan nama. "
Yo!
Benar-benar perlu menjelaskan mengapa ucapan ini tidak sesuai?
(Nama dengan ralat)
Eja nama penerima dengan betul. "Banyak yang tersinggung jika mereka mengeja nama mereka secara tidak tepat," kata Pachter. - Adalah perlu untuk memeriksa ejaan dalam tandatangan orang itu. Anda juga boleh melihat alamat e-mel. Bagi ramai orang, nama pertama atau nama terakhir sepadan dengan alamat.
"Tuan-tuan, ..."
Ini seksisme, kata Pachter. Apabila bercakap dengan sekumpulan orang, tulis "Hello everyone."
"Hai, (nama samaran)"
Tidak dibenarkan memanggil William "Will" atau Jennifer "Jenny." Anda harus selalu menggunakan nama penuh jika orang itu tidak memberikan nama samaran atau tidak menggunakannya dalam tandatangan surat mereka sendiri.
"Semuanya ..."
Ini terlalu mendadak. Di sini sekali lagi: jika anda menulis dalam kumpulan, maka anda boleh menggunakan "Hello everyone." Selamat jaga !!! Jangan terlalu bersemangat. Ini tidak profesional dan mungkin tidak sesuai.