Siapa kakitangan pentadbiran syarikat?

Hari ini, aktiviti buruh dalam perkhidmatan pentadbiran struktur sering dianggap sebagai peringkat permulaan kerjaya atau sebagai kerja untuk pelajar tahun pertama, yang, sebagai peraturan, tidak memerlukan persiapan yang serius. Apa yang dimaksudkan dengan konsep ini kakitangan pentadbiran? Siapa yang berkaitan kepada kategori yang sesuai? Mengapa? Jawapan kepada soalan-soalan ini dan lain-lain soalan yang sama penting boleh didapati dalam proses membaca artikel ini.

Ciri umum

Walaupun hakikat itu kakitangan pentadbiran sering membayangkan hanya permulaan pertumbuhan, ramai orang membina kerjaya yang berjaya dan menerima pengiktirafan profesional dalam bidang ini. Pekerja tersebut tidak akan memanggil kerja ini tidak memerlukan kelayakan yang sesuai dan sangat mudah. Apakah tanggungjawab yang biasanya dilakukan oleh perkhidmatan? Kakitangan pentadbiran menjalankan beberapa tugas yang berkaitan dengan organisasi proses perniagaan asas. Antaranya ialah perkara berikut:

• Pemeteraian rekod.
• Kawalan dari segi pelaksanaan perintah dan arahan ketua untuk jabatan dan bahagian yang berlainan.
• Kakitangan pentadbiran terlibat dalam menyediakan perkhidmatan sosial, rumah tangga, ekonomi dan bahan dan teknikal kepada struktur.
• Pertubuhan dan pembaikan berikutnya di pejabat, jika perlu.
• Pertubuhan penempatan semula.
• Kakitangan pentadbiran ialah pekerja yang diperlukan untuk berinteraksi dengan perkhidmatan operasi.
• Interaksi dengan tuan-tuan tanah.
• Pertubuhan dan acara korporat berikutnya. Adalah penting untuk menambah bahawa dalam kes ini kakitangan pentadbiran hanya menyediakan bantuan tambahan.

Adalah penting untuk diperhatikan bahawa senarai ini boleh disusun dan ditambah bergantung kepada keperluan dan tugas syarikat.

Aspek praktik isu ini

Seperti yang ternyata, kakitangan pentadbiran adalah pekerja yang bidangnya termasuk pelaksanaan fungsi pengurusan atau prestasi kerja yang berkaitan dengan isu pengurusan organisasi dalam istilah teknikal.

Oleh itu, dalam organisasi kerajaan, jabatan kakitangan, yang mengurus kakitangan dan memilih personel, sering kali dimasukkan ke dalam jabatan pentadbiran, jabatan pentadbiran perniagaan, dan sebagainya. Walau bagaimanapun, amalan sedemikian berkenaan dengan organisasi besar-besaran harta swasta tidak meluas - di sini jabatan pengurusan adalah struktur bebas, sudah tentu, diketuai oleh ketua. Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa dalam kakitangan pentadbiran Selalunya, pembantu pengurus peribadi dan pembantu jabatan tidak termasuk. Jadi, mereka mengaitkan, sebagai peraturan, kepada kakitangan unit struktur yang diberikan dan adalah bawahan kepada kepala yang sepadan. Tugas mereka dikurangkan secara langsung untuk menyelesaikan isu-isu unit ini. Menonjolkan perkara yang sama kumpulan kakitangan pentadbiran rakan sekerja menyelesaikan masalah seluruh organisasi.

Harus diingat bahawa jumlah pekerja pentadbiran syarikat bergantung pada struktur dalaman, saiz dan luas kegiatannya. Contohnya, banyak persatuan negeri, syarikat pengurusan perusahaan berskala besar atau pegangan besar yang mengasingkan kakitangan pentadbiran di jabatan bebas. Sebagai peraturan, ia dipanggil jabatan pentadbiran atau jabatan umum.Jabatan ini adalah sebuah organisasi yang kompleks, ketua yang menganjurkan pengurusan kakitangan dan melaporkan kepada ketua syarikat.

Institusi negeri

Jabatan pentadbiran institusi negeri boleh merangkumi jabatan-jabatan berikut mengenai cara aktiviti bebas:

• Sokongan dokumentasi.
• Protokol-organisasi.
• Jabatan Kawalan.
• Sokongan isi rumah.
• Perkhidmatan awam dan sebagainya.

Adalah penting untuk diperhatikan bahawa dalam struktur komersial yang besar kerja. Kakitangan pentadbiran dalam kes ini mewakili jabatan perniagaan. Ia termasuk pengurus pejabat, setiausaha, kakitangan penyelenggaraan (pemandu, pembersih, kurir). Kepala kategori yang bersangkutan bertanggungjawab sepenuhnya untuk kerja jabatan.

Di dalam syarikat-syarikat yang mempunyai struktur kompleks yang merangkumi beberapa pejabat, kakitangan pentadbiran dan teknikal, sebagai peraturan, dibentuk menurut skim tunggal. Kerja-kerja beliau diawasi oleh aktiviti-aktiviti pengarah pentadbiran. Tugasnya terdiri daripada pengurusan dan koordinasi aktiviti-aktiviti struktur pentadbiran secara menyeluruh. Pengarah pentadbiran adalah bawahan kepada ketua jabatan pentadbiran, serta pengurus pejabat unit struktur dan pejabat bebas.

Syarikat kecil

Kakitangan pentadbiran dalam syarikat kecil yang mempunyai tujuan komersial, sebagai peraturan, terdiri daripada satu pekerja. Kedudukannya dirujuk sebagai pengurus pejabat atau setiausaha. Jika ini tidak hadir, fungsi pentadbiran tertentu (contohnya, penyediaan dokumen, pengurusan dokumen atau pesanan pejabat) diberikan kepada pekerja muda tertentu sebagai beban tambahan.

Secara tradisinya kakitangan pentadbiran termasuk setiausaha, pembantu jabatan, pembantu peribadi kepada ketua, ketua jabatan pentadbiran. Di samping itu, senarai ini termasuk pengurus pejabat dan pengarah pentadbiran. Adalah penting untuk diperhatikan bahawa ini termasuk beberapa kakitangan kakitangan penyelenggaraan (contohnya, kakitangan pentadbiran dan teknikal untuk keselamatan elektrik) Dalam bab berikutnya, adalah sesuai untuk mempertimbangkan jawatan pentadbiran yang paling biasa.

Pengurus pejabat

Seperti yang ternyata, mencirikan kakitangan pentadbiran dibahagikan kepada sfera pentadbiran dan teknikal. Pengurus pejabat kepunyaan kumpulan pertama. Dalam cara lain, dia dipanggil pengurus pentadbiran atau pentadbir kanan. Pengurus pejabat melaporkan kepada pengarah pengambilan atau pengarah eksekutif. Dalam bulatan bawahannya hanya pekerja yang menyokong fungsi strukturnya. Matlamat utama pentadbir kanan adalah memastikan fungsi pejabat yang mencukupi dan operasi lancarnya. Pengurus pejabat bagaimana kakitangan sokongan pentadbiran melakukan fungsi berikut:

• Menyediakan kawalan ke atas ketersediaan dan pengendalian peralatan pejabat.
• Perbelanjaan belanjawan untuk sokongan pejabat.
• Memastikan pemprosesan tepat pada masanya surat-menyurat yang dihantar dan dihantar, penyerahannya mengikut tujuannya.
• Penyertaan dalam inventori kompleks hartanah pejabat.
• Melaksanakan kawalan ke atas tarikh akhir bagi pelaksanaan sekuriti dan pelaksanaan yang berwibawa.
• Organisasi dan pengawalan pekerjaan pekerja bawahan, di antaranya, sebagai peraturan, operator telepon, setiausaha, pengemudi, pembersih dan pengawal keamanan.
• Kawalan dan sokongan sistem fail syarikat.
• Tiket tempahan, menyediakan sokongan visa dan bilik tempahan untuk pekerja syarikat.

Keperluan berikut mengenai pengalaman dan kelayakan adalah relevan untuk pengurus pejabat:

• Pendidikan yang sesuai (khusus sekunder atau lebih tinggi).
• Pengetahuan tentang satu atau lebih bahasa asing yang diinginkan.
• Pengetahuan cemerlang mengenai teknologi komputer.
• Pengetahuan mengenai teknologi pejabat.
• Pengalaman kerja dalam bidang pentadbiran sekurang-kurangnya setahun.
• Kebolehan, daya tahan tekanan, kebolehan dalam hal organisasi.

Ketua Jabatan Undang-Undang

Ketua jabatan ini melaporkan secara eksklusif kepada pengarah umum. Bawahannya termasuk semua pegawai jabatan undang-undang. Tujuan aktiviti ketua adalah pembentukan dan pengurusan selanjutnya bagi perkhidmatan undang-undang syarikat. Pekerja yang mempersoalkan fungsi berikut:

• Pemilihan dan latihan lanjut pegawai undang-undang.
• Pembubaran struktur organisasi perusahaan.
• Pembentukan piawaian perbadanan dalaman.
• Penciptaan aliran kerja mengikut piawaian undang-undang korporat yang dibangunkan.
• Pertubuhan latihan undang-undang untuk pekerja syarikat.
• Kepakaran undang-undang projek pelbagai dokumentasi undang-undang, persiapan yang dijalankan di perusahaan.
• Organisasi penyusunan kesimpulan sesuai dengan masalah hukum yang timbul dalam perjalanan struktur.
• Perwakilan kepentingan perusahaan dalam badan kehakiman, serta persatuan awam dan negara dalam kajian masalah hukum.
• Memantau dan mengambil langkah-langkah untuk memulihkan hutang mengikut perjanjian yang telah dilaksanakan sebelum ini.

Keperluan untuk pakar dari segi kelayakan dan pengalaman:

• Pendidikan undang-undang (sebaiknya lebih tinggi).
• Pengalaman dalam bidang khusus yang berkaitan selama lebih dari lima tahun.
• Pengetahuan bahasa Inggeris pada peringkat purata.
• Pengalaman dalam perundingan dan penyelesaian pra-percubaan isu.
• Kesediaan untuk perjalanan dan perjalanan perniagaan.
• Pengetahuan dalam bidang perundangan berikut: sivil, cukai, pentadbiran, korporat, timbang tara dan cabang undang-undang lain.

Kakitangan Pentadbiran Keselamatan Elektrik

Kakitangan elektrik yang menjalankan kerja pemasangan elektrik diklasifikasikan ke dalam kategori berikut:

• Pekerja pentadbiran dan teknikal adalah pengurus dan pakar yang menjalankan tugas yang berkaitan dengan organisasi operasi dan penyelenggaraan, pemasangan, pembaikan dan pentauliahan berhubung dengan pemasangan elektrik.
• Pekerja operasi - kakitangan yang menyediakan pengurusan penyelenggaraan dan operasi pemasangan elektrik. Ini termasuk pemeriksaan, penyediaan tempat kerja, pertukaran operasi, kemasukan dan penyeliaan pekerja yang berikutnya, prestasi kerja mengikut operasi semasa.
• Personil pembaikan - kakitangan yang menyediakan pembaikan dan penyelenggaraan, pentauliahan, pemasangan, dan ujian peralatan.
• Kakitangan operasi dan pembaikan - kakitangan pembaikan yang dilatih dan terlatih khas untuk memberi perkhidmatan kepada tumpuan operasi dalam jumlah tertentu pemasangan elektrik yang diberikan kepadanya.

Peguam

Seringkali, seorang peguam dipanggil penasihat undang-undang dengan cara yang berbeza. Dia melaporkan kepada pengarah umum atau ketua jabatan yang berkaitan. Bawahan peguam adalah kerani jabatan ini. Matlamat utama aktiviti beliau adalah untuk memberi sokongan kepada kerja jabatan undang-undang. Tugas utama pakar adalah perkara-perkara berikut:

• Pembangunan dokumentasi undang-undang.
• Memberi panduan metodologi untuk aktiviti undang-undang syarikat.
• Pelaksanaan langkah-langkah untuk mengukuhkan disiplin kewangan, kontrak dan buruh.
• Perundingan kakitangan struktur dari segi isu profesional, bantuan dalam penyediaan dokumentasi dan tindakan pengawalseliaan orientasi hartanah.

Penasihat undang-undang melaksanakan fungsi berikut:

• Penyertaan dalam pembangunan dokumentasi dan kontrak undang-undang.
• Penyertaan dalam pertikaian undang-undang.
• Memberi nasihat kepada pekerja dan pengurusan syarikat mengikut aspek undang-undang.
• Penyertaan dalam pengesahan literasi dokumentasi, serta kontrak dari sudut pandangan undang-undang.
• Mengekalkan sistem fail kontrak.
• Memberi bantuan kepada kakitangan jabatan yang berkaitan dalam pembangunan pelbagai jenis projek.

Dispatcher

Penghantar melaporkan terus kepada ketua pengeluaran, tetapi tidak memiliki bawahan. Matlamat utama kerjanya adalah peraturan operasional proses produksi dan kegiatan lain dari struktur. Pengirim melaksanakan fungsi berikut:

• Mengawasi ketersediaan stok yang diperlukan untuk proses produksi divisi perusahaan yang tidak terganggu (komponen, bahan, pengangkutan, peralatan)
• Pertubuhan kawalan operasi ke atas proses pengeluaran, penghantaran produk siap, prestasi kerja atau perkhidmatan mengikut jadual proses pengeluaran.
• Menjalankan jurnal penghantaran, pembentukan laporan pelaporan dan dokumentasi teknikal lain dari segi proses pengeluaran.

Dalam hal seorang penghantar, keperluan berikut mengenai kelayakan dan pengalaman adalah relevan:

• Kehadiran pendidikan vokasional menengah.
• Pengetahuan dalam bidang perancangan pengeluaran di perusahaan.
• Rintangan tekanan, keramahtamahan.

Setiausaha Agung

Dengan cara lain, kedudukan itu boleh dirujuk sebagai pembantu peribadi atau rujukan setiausaha. Pekerja melaporkan kepada Pengarah Sumber Manusia atau Ketua Pengarah. Tiada bawahan Ketua Setiausaha. Matlamat utama kerja rujukan setiausaha adalah untuk menyediakan sokongan pentadbiran berkualiti tinggi kepada struktur pengarah. Pembantu peribadi melakukan tugas-tugas berikut:

• Memastikan aliran kerja yang betul.
• Pertubuhan hari pengarah dalam pelan kerja.

Penolong setiausaha terutamanya melaksanakan fungsi berikut:

• Penjadualan untuk Ketua Pegawai Eksekutif, organisasi mesyuarat perniagaan dan perjalanan perniagaan.
• Menyunting, menerjemahkan dan melaksanakan surat dan dokumentasi perniagaan.
• Memberi kawalan kepada korespondensi dan panggilan telefon yang masuk.
• Penyediaan dan pelaksanaan surat perniagaan, laporan, dokumentasi lain.
• Pertubuhan interaksi antara pengarah dan pekerja lain struktur.
• Kawalan kualiti penyediaan, kompilasi yang betul, penyelarasan dan kelulusan dokumentasi yang dikemukakan untuk tandatangan terus kepada pengarah organisasi.
• Pertubuhan kerja penerimaan Pengarah Besar.
• Memenuhi arahan individu kepala.
• Pengiring kepala di perjalanan perniagaan.

Keperluan sebenar untuk pengalaman dan kelayakan dalam kes ini adalah:

• Kehadiran pendidikan tinggi.
• Pengetahuan tentang bahasa asing (sebaik bahasa Inggeris).
• Penggunaan PC yang sangat baik.
• Standard tinggi mengenai etika perniagaan.
• Sekurang-kurangnya dua tahun pengalaman kerja.
• Penampilan yang boleh dipamerkan, keramahtamahan.