Apakah peraturan aliran kerja asas?

Pengurusan dokumen adalah salah satu bidang penting dalam kerja dengan kertas kerja untuk kerja pengurusan. Sehingga mereka boleh pergi dengan cara yang paling singkat dan mencapai destinasi akhir secepat mungkin, aliran kerja harus diatur dengan sewajarnya sesuai dengan peraturan alur kerja yang ditetapkan.

Konsep

Oleh pengurusan dokumen difahami proses, akibatnya terdapat penyusunan, koordinasi, penerimaan dan pemindahan, pengiriman mereka.

Sebaliknya, ia mewakili pergerakan dan pergerakan sekuriti dari saat ia berlaku sehingga mereka dikirim ke arsip (atau diterima).

Semua dokumentasi boleh diwakili dalam tiga kategori:

• masuk datang dari persekitaran luaran;
• keluar memasuki persekitaran luaran;
• dalaman dicipta dalam perusahaan itu sendiri dan kekal dalam hadnya.

Kategori yang dibentangkan menentukan aliran dokumen dalam syarikat yang mempunyai orientasi yang berbeza (mendatar dan menegak).

Antara bentuk aliran kerja utama, berikut adalah mungkin.

Prinsip asas

Terdapat 4 prinsip aliran kerja asas.

Pelanggaran sekurang-kurangnya salah satu prinsip membawa kepada kemusnahan seluruh sistem peredaran dokumen.

Peraturan utama

Pertimbangkan aturan asas aliran kerja.

Mengurusnya adalah proses teknologi yang sukar, dicirikan oleh pelbagai parameter yang berkaitan dengan keseluruhan kerja organisasi. Ciri utama alur kerja adalah jalan pergerakan, yang meliputi semua situasi di jalan pergerakan dokumen dari saat penciptaannya (atau dari penerimaan) hingga saat permohonan. Ia adalah masa yang sangat penting untuk melewatkan kertas di jalan ini. Oleh itu, peraturan utama mengekalkan alur kerja organisasi: pemindahan sebenar mereka sepanjang laluan terpendek dan paling langsung dengan perbelanjaan minimum.

Peraturan lain

Semasa menganjurkan kerja, anda mesti mengikut peraturan asas berikut untuk mengatur alur kerja:

• pengurangan terbesar dalam kes-kes yang tidak perlu dan tidak rasional memindahkan dokumen (kerana pengecualian operasi teknologi untuk kertas pemprosesan dan unit pengurusan yang tidak akibat daripada keperluan perniagaan syarikat itu sendiri);
• pengecualian atau pembatasan pulangan terbesar dokumen (semasa pemprosesan - pelaksanaan dan penerbitan, semasa persediaan mereka - pengesahan dan kelulusan, dll.);
• konsistensi tumpuan dan pemprosesan kategori utama dokumen, dengan syarat setiap pergerakan itu perlu ditentukan.

Pelaksanaan prinsip-prinsip ini membolehkan anda untuk mewujudkan mekanisme utama organisasi syarikat - pengkhususan, keupayaan untuk melaksanakan operasi teknologi homogen.

Pematuhan peraturan am alur kerja membolehkan anda membuat pemprosesan kertas yang lebih baik dari peralatan pengurusan dengan:

• aliran kerja biasa, penghapusan operasi kitaran yang berkaitan dengan penyediaan dan pemprosesan kertas;
• aliran dokumen, memastikan pergerakan seragam mereka dan mempromosikan beban kerja yang berkadar.

Peraturan No. 1 - Penerimaan dan Pengiriman Berpusat

Di antara peraturan kerja kertas dan alur kerja, yang paling penting ialah keperluan untuk pemusatan. Dalam erti kata lain, mana-mana kertas organisasi, kedua-dua masuk (tanpa mengira kaedah penghantaran) dan keluar (kecuali yang diterima atau dihantar melalui faks dan e-mel dan disambungkan kepada penghibur tertentu), mesti diproses dalam satu perkhidmatan yang bertanggungjawab - sekretariat atau pentadbiran unit (pejabat). Oleh itu, anda boleh menyelesaikan beberapa masalah sekaligus:

• untuk membebaskan baki perkhidmatan dan jabatan organisasi dari tindakan teknikal (menyemak dokumen masuk, membuka atau menutup sampul surat, menandakan mel atau faks)
• untuk meningkatkan produktiviti menggunakan peralatan pejabat di pejabat (copier, faks, tanda dan mesin lain yang digunakan untuk pemprosesan dokumen).

Dalam bentuk kerja pejabat berpusat, pemprosesan kertas tertumpu kepada perkhidmatan pejabat, dan jabatan struktur dikecualikan daripada fungsi pejabat (pendaftaran dan perakaunan, storan fail, dll.).

Satu bentuk alur kerja yang terdesentralisasi membayangkan bahawa dalam unit struktur organisasi ada kerja pejabat dengan mereka. Biasanya borang ini dibenarkan dalam kes pemecahan wilayah organisasi.

Dalam bentuk campuran, sebahagian daripada kertas kerja dilakukan oleh perkhidmatan perkeranian, dan sebahagian oleh unit. Selalunya, dalam bentuk bercampur, beberapa dokumen didaftarkan, dipantau, disusun dalam perniagaan dan disimpan oleh perkhidmatan pejabat. Ini adalah terutamanya sekuriti yang diperoleh oleh pengurusan dan meneruskan darinya. Dokumen mengenai isu-isu yang berada dalam kecekapan jabatan dicatat, dikawal, dilaksanakan dan disimpan dalam bahagian-bahagian struktur syarikat.

Peraturan No. 2 - Tidak Termasuk Pengembalian yang tidak masuk akal

Aliran dokumen harus diatur sedemikian rupa sehingga mereka tidak kembali ke khidmat (jabatan), yang telah berlalu. Satu-satunya pengecualian adalah situasi yang dibenarkan oleh keperluan perniagaan. Contohnya, dokumen untuk tandatangan seorang pengurus tidak dapat dielakkan melalui setiausahanya dua kali, kerana dia secara khusus merupakan perantara antara pengurus dan ketua.

Peraturan aliran kerja No. 3 - kajian awal untuk masuk

Dalam jumlah jisim dokumen yang masuk, anda perlu memilih yang paling asas dan penting untuk organisasi dan mengkaji mereka terlebih dahulu. Jika maklumat yang terkandung di dalamnya boleh dipertimbangkan oleh timbalan atau pekerja lain yang kompeten, lebih baik untuk menghantar dokumen secara langsung kepada beliau, memintas pengurus. Dalam usaha untuk mendapatkan kaedah pemindahan tepat, mereka mesti diperiksa oleh pekerja pejabat yang kompeten yang mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi, fungsi unit, dan kecekapan pengurus dan pekerja.

Kaedah nombor 4 - pendaftaran dokumen berlaku sekali

Jika dia memasuki jabatan pengurusan perniagaan (sekretariat), didaftarkan, dan setelah belajar pengurus (atau timbalan) berada di salah satu jabatan, dia tidak perlu didaftarkan semula. Sekiranya kertas itu, memintas pihak pengurusan, memasuki jabatan, ia juga didaftarkan sekali secara khusus di jabatan. Dalam erti kata lain, mana-mana dokumen hanya boleh mempunyai satu nombor pendaftaran yang diberikan kepadanya sama ada dalam perkhidmatan perakaunan atau secara langsung.

Peraturan No. 5 - resolusi dokumen dengan tepat menunjukkan tarikh, pelaku dan orang yang bertanggungjawab

Walaupun keputusan dibuat oleh pengurus syarikat, setiausaha mesti mengekalkan proses ini dan dapat mempengaruhinya.Dalam erti kata lain, dia harus memastikan bahawa teks keputusan dibentangkan dengan betul yang mungkin, tidak termasuk soalan-soalan yang mungkin dilakukan oleh pelaku.

Peraturan No. 6. Pengasingan aliran dokumen

Aliran dokumen adalah koleksi satu jenis atau destinasi yang mempunyai laluan yang sama. Tiga aliran biasanya dikongsi: masuk, keluar, dan dalaman (tidak dibuat untuk melampaui sempadan organisasi). Setiap aliran dokumen biasanya mempunyai sublevels (aliran paras kedua). Misalnya, aliran "Dokumen Masuk" merangkumi tiga jenis: kertas kerja dari syarikat induk, dari bahagian dan pejabat perwakilan, serta syarikat rakan kongsi, rayuan orang lain, dll.

Dalam alur kerja dokumen keluar dan dalaman, sublevels diedarkan dengan cara yang sama. Surat-surat yang terhad (Rahsia Perdagangan, Rahsia, dan sebagainya) biasanya terletak secara berasingan. Perkhidmatan keselamatan organisasi mengawal kerja mereka.

Proses perakaunan

Pertimbangkan kaedah asas alir kerja perakaunan.

Saiznya dinyatakan oleh jumlah sekuriti yang diterima oleh organisasi dan dilaksanakan olehnya untuk jangka waktu tertentu. Saiz aliran kerja merujuk kepada bilangan salinan dokumen dalaman yang sah yang tiba. Apabila mengira saiz aliran kerja, salinan kertas yang dibuat dengan pengenalan pelbagai cara teknikal juga diambil kira.

Indikator perakaunan dibuat dalam bentuk ringkasan, data rujukan mengenai saiz dokumen. Borang mereka sedang dibangunkan oleh organisasi. Sebagai contoh, sesebuah organisasi boleh menetapkan frekuensi untuk mengira dokumen: setiap bulan, sekali seminggu, sekali setahun, setiap suku tahun. Kajian kualitatif dan kuantitatif proses kerja boleh diterima pakai.

Petunjuk yang diperoleh dalam mengira saiz aliran kerja digunakan dalam menentukan bilangan pekerja dan struktur perkhidmatan pengurusan dokumen. Dan juga untuk mengkaji beban kerja beberapa organisasi kontraktor dan bahagian struktur.

Oleh itu, dalam rangka artikel ini, peraturan asas untuk mengatur alur kerja yang diterapkan oleh perusahaan dipertimbangkan.