Pertubuhan rekod kakitangan di perusahaan bukan tugas sukar tetapi teliti. Ia diselesaikan dengan melancarkan proses kakitangan secara berturutan, yang dikawal selia oleh undang-undang yang terpakai.
Secara umum, penyelenggaraan dokumentasi kakitangan tidak hanya menyelamatkan syarikat daripada pemeriksaan oleh pihak berkuasa pengawalseliaan, tetapi juga membolehkan pekerja untuk mengelakkan masalah, contohnya, dengan memperoleh pencen atau kemungkinan memohon jaminan sosial yang lain. Ia sering berlaku kerana pematuhan rekod tidak wajar di tempat kerja, orang perlu menghabiskan banyak masa, kewangan dan saraf untuk membuktikan kepada mana-mana pihak berkuasa hak untuk menerima faedah, elaun dan bayaran lain. Oleh itu, setiap pengurus perlu ingat bahawa mengekalkan rekod kakitangan dan organisasi kerja pejabat yang sepatutnya adalah salah satu tugas utama yang bertanggungjawab terhadap kakitangannya dan kerajaan.
Artikel ini akan membincangkan mengenai ketepatan penubuhan proses ini, serta mengenai semua nuansanya. Kemudian kemungkinan akan mendapat jawapan kepada persoalan bagaimana untuk mengatur rekod personil dari langkah awal demi langkah dan tidak membuat kesilapan.
Konsep dan Definisi
Sebelum anda memahami persediaan proses ini, anda harus menentukan konsep asas. Oleh itu, rekod kakitangan - ini adalah proses mengatur perakaunan pekerja, yang dikaitkan dengan pendaftaran rasmi pengambilan, bergerak dari satu kedudukan ke tempat lain dan pembebasan kakitangan, serta perakaunan hubungan buruh perusahaan dan kakitangannya.
Pengurusan rekod HR adalah aktiviti yang menyediakan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen HR.
Oleh itu, menjadi jelas bahawa pengurusan HR dan rekod kakitangan adalah dua fenomena saling berkaitan yang bertujuan untuk melaksanakan dasar kakitangan perusahaan.
Matlamat dan objektif
Tujuan rekod kakitangan adalah untuk mewujudkan sistem kerja pengurusan rekod kakitangan yang berkesan dan pendaftaran hubungan buruh yang betul antara majikan (perusahaan) dan pekerja (personel) secara langsung.
Tetapi tugas-tugas yang rekod kakitangan dirancang untuk menyelesaikan adalah berikut - mengawal selia hubungan antara majikan dan pekerja perusahaan dan mewujudkan rangka kerja undang-undang untuk hubungan buruh.
Setelah memahami apa perakaunan sumber manusia, anda boleh mula mempertimbangkan bagaimana untuk menyusun rekod kakitangan dari langkah awal demi langkah.
Peringkat organisasi rekod kakitangan
Jadi, sebelum anda mula mengorganisasikan rekod kakitangan langkah demi langkah dari awal, anda memerlukan pelan tindakan yang jelas, dibahagikan kepada peringkat. Ini akan membantu untuk tidak terlepas pukulan penting dalam proses ini.
Oleh itu, organisasi rekod kakitangan secara amnya melibatkan langkah-langkah berikut:
- Penciptaan perkhidmatan kakitangan (jabatan) dalam hal syarikat merancang untuk menggunakan sejumlah besar pekerja, atau memberikan tugas perakaunan kepada spesialis khusus jika perusahaan berencana untuk memiliki sejumlah kecil personil.
- Pembangunan dokumentasi peraturan asas (dalam bidang pengurusan kakitangan perusahaan).
- Pertubuhan kerja pejabat (penentuan siapa dan bagaimana akan membuat dokumentasi, membangunkan borang pesanan mengenai isu-isu kakitangan, mengekalkan jurnal pelaporan, dll.).
- Automasi rekod kakitangan (jika perlu).
- Mengenal pasti cara untuk mengawal ketepatan perakaunan (pengawalseliaan dan penugasan kuasa kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk perakaunan yang betul).
Setiap peringkat ini mempunyai tugas dan subtugas tertentu. Ia perlu untuk dipertimbangkan semuanya.
Siapa yang perlu menyimpan rekod?
Seperti yang dinyatakan sebelum ini, terdapat dua cara untuk menentukan siapa yang akan terlibat dalam mengekalkan rekod kakitangan di perusahaan. Secara umum, ia bergantung pada berapa banyak orang yang dirancang untuk bekerja untuk mencapai matlamat mereka (sebagai peraturan, matlamat perusahaan adalah untuk menganjurkan aktiviti komersil untuk keuntungan).
Untuk syarikat besar, penciptaan perkhidmatan kakitangan atau jabatan kakitangan yang lengkap adalah disyorkan. Bagi perusahaan kecil, tugasan tugas kakitangan ke akauntan atau setiausaha dibenarkan. Walau bagaimanapun, terdapat pilihan ketiga - pemindahan rekod perakaunan untuk penyumberan luar kepada organisasi khusus.
Apabila membuat perkhidmatan atau jabatan, anda perlu membuat dokumen pengawalseliaan tertentu, iaitu peruntukan perkhidmatan (jabatan) dan perihalan pekerjaan pekerja. Dalam hal menugaskan tugas kepada seorang akauntan atau setiausaha, diperlukan untuk mendaftarkan fungsi personel dalam keterangan kerja pegawai terpilih. Jika terdapat keperluan seperti ini, disarankan agar anda menghantar seorang akauntan atau setiausaha kepada kursus Sumber Manusia. Ini akan membantu meningkatkan kemahiran pekerja yang akan diamanahkan dengan tugas-tugas kakitangan. Tetapi jika ia telah memutuskan untuk bekerjasama dengan organisasi pihak ketiga mengenai isu memindahkan tugas perakaunan kepada mereka, maka kontrak diperlukan.
Pembangunan dokumentasi kakitangan mandatori
Terdapat beberapa dokumen yang wajib dibimbing oleh mereka yang mengekalkan rekod kakitangan dan pengurusan rekod. Pertama sekali, dokumen sedemikian adalah senarai kakitangan. Ia adalah dokumen yang memaparkan komposisi, bilangan kakitangan dan gaji pekerja, serta tajuk pekerjaan. Di dalam jadual kakitangan, jawatan pekerja dibahagikan kepada unit, yang memungkinkan untuk membuat analisis kuantitatif dan kualitatif bagi keseluruhan perusahaan.
Langkah seterusnya adalah pembangunan bentuk pesanan personel yang standard, yang akan memaparkan maklumat tentang kemasukan, pindah ke jawatan lain, menghantar cuti dan pemberhentian pekerja perusahaan.
Dokumen mandatori seterusnya adalah peraturan buruh dalaman. Mereka memaparkan perkara utama yang mengawal aktiviti buruh semua pekerja perusahaan. Menurut dokumen ini, jika pekerja melanggar peraturan yang digambarkan dalam dokumen itu, dia boleh dihukum dengan mendisiplinkannya.
Dokumen rekod kakitangan lain juga merupakan perjanjian model mengenai kesimpulan hubungan buruh antara perusahaan dan pekerja. Kontrak pekerjaan boleh menjadi jenis yang sama atau bekerja untuk setiap kedudukan secara berasingan. Di samping itu, syarikat itu mestilah membangunkan helaian masa, yang akan memaparkan waktu sebenar yang mana pekerja akan menerima upah.
Anda juga harus ingat jadual percutian di perusahaan. Dokumen ini dimajukan tidak lewat daripada dua minggu sebelum akhir tahun ini. Jadual percutian memaparkan pelan kalendar untuk menghantar orang pada cuti wajib. Apabila membuat perancangan sedemikian, perlu diingatkan bahawa kakitangan harus dihantar bercuti sedemikian rupa sehingga ketiadaan serentak pekerja tertentu tidak melibatkan pemecahan dalam proses buruh perusahaan.
Kita tidak sepatutnya melupakan perkembangan peraturan mengenai imbuhan.Dokumen ini mencerminkan proses gaji kepada kakitangan organisasi, dan juga mengawal pengiraan pembayaran tambahan, misalnya, elaun, insentif atau bonus. Peringkat terakhir adalah pembangunan peraturan mengenai unit perusahaan dan perihalan pekerjaan para pakar dan pekerja. Di samping itu, adalah disyorkan untuk membangunkan peraturan mengenai data peribadi. Setelah dokumen pengawalseliaan siap, anda boleh mula menyusun dokumen.
Kerja perkeranian
Kertas kerja termasuk penyelenggaraan dokumentasi yang berkaitan dengan penerimaan, pergerakan dan pembebasan kakitangan.
Mandatori adalah perlakuan fail peribadi yang ditubuhkan untuk setiap pekerja perusahaan. Ia termasuk kad rekod peribadi, permohonan untuk kemasukan, salinan pasport, salinan dokumen pendidikan, sijil pemeriksaan perubatan, salinan ID ketenteraan (jika ada) dan dokumen lain yang dihasilkan dalam perjalanan kerja pekerja . Dan juga satu lagi tugas yang sangat penting ialah mengisi buku kerja.
Sebagai tambahan kepada semua perkara di atas, dokumen lain juga boleh dibangunkan yang secara langsung berkaitan dengan spesifik perusahaan, memastikan operasi yang betul dalam bidang rekod kakitangan.
Apa majalah yang patut dalam pengurusan HR?
Pertama sekali, anda perlu memulakan majalah berikut:
- familiarization dengan peraturan jadual buruh dalaman;
- pendaftaran pesanan kakitangan;
- pendaftaran pesanan untuk pekerjaan;
- pendaftaran pesanan untuk percutian tetap;
- pendaftaran cuti sakit;
- pendaftaran kontrak pekerjaan;
- perakaunan untuk pekerja yang dipinjamkan;
- pengesanan masa;
- merangkumi pergerakan buku kerja;
- perakaunan kad peribadi;
- cek perakaunan.
Sebagai tambahan kepada jurnal itu sendiri, sebagai tambahan kepada mereka, arahan dapat dikembangkan untuk mengisi mereka. Dan juga semua dokumentasi yang didaftarkan dalam jurnal ini disimpan dalam folder berasingan mengikut tatanama yang diluluskan.
Automasi Perakaunan
Oleh kerana jelas dari maklumat di atas, rekod kakitangan adalah proses yang sangat teliti yang memerlukan perhatian khusus daripada pekerja yang bertanggungjawab untuk mengekalkan isu ini. Oleh itu, hari ini ia dapat dipermudah oleh automasi.
Terdapat banyak program yang memudahkan kerja pegawai pegawai dan mengurangkan kemungkinan membuat sebarang kesilapan. Sebagai peraturan, perusahaan perlu memasang versi perisian berlesen itu. Walau bagaimanapun, perlu diperhatikan bahawa pembelian program sedemikian akan membayar untuk dirinya sendiri dalam masa yang singkat dan tidak akan membenarkan ralat yang serius dalam kerja. Secara umum, program sedemikian menyelesaikan masalah berikut:
- mengekalkan rekod kakitangan mengikut undang-undang buruh;
- penyusunan dan pelaporan mengenai isu kakitangan;
- membuat kelulusan tepat pada masanya semua proses kakitangan dengan jabatan bil atau perakaunan.
Salah satu program yang paling popular dan dicari hari ini ialah 1C dengan konfigurasi "Pengurusan Sumber Manusia".
Apa yang perlu dilakukan sekiranya tidak mustahil untuk mengorganisasikan rekod kakitangan secara berturut-turut dari awal?
Sekiranya syarikat terpaksa menghadapi masalah seperti itu, tidak mungkin untuk mewujudkan proses kakitangan secara bebas, maka tidaklah sukar untuk menyelesaikan keadaan sedemikian. Untuk tujuan ini, terdapat syarikat-syarikat yang dapat menyediakan perkhidmatan sedemikian.
Pakar syarikat perunding akan menjalankan audit dan membangunkan pakej dokumen yang diperlukan. Pada umumnya, pertubuhan sedemikian dipanggil untuk menyelesaikan masalah tersebut:
- Pilih sistem pengurusan kakitangan yang optimum di perusahaan.
- Membangunkan dokumen kawal selia dalaman.
- Membangunkan arahan dan peraturan yang diperlukan.
Di samping itu, pakar-pakar seperti itu boleh, jika perlu, memimpin penciptaan perkhidmatan pengurusan kakitangan dan jabatan pengurusan dokumen. Secara umum, penglibatan pakar pihak ketiga membantu pengurusan untuk menubuhkan kerja ke arah ini. Ini sangat berguna untuk perusahaan secara keseluruhan, terutamanya apabila menciptanya.
Kesimpulannya
Meringkaskan artikel ini, perlu diingat bahawa perakaunan kakitangan dan pengurusan kakitangan adalah proses saling berkaitan dimana dasar kakitangan perusahaan sepenuhnya bergantung pada kualiti organisasi yang pertama.
Tidak semestinya seseorang mengabaikan isu-isu kakitangan, kerana bukan sahaja kegiatan organisasi bergantung kepada mereka, tetapi lebih sering nasib pekerja. Kita hanya perlu membayangkan betapa marah orang-orang itu yang tidak dapat menerima persaraan mereka yang layak atau apa-apa bayaran lain disebabkan oleh prestasi tugas mereka yang tidak berkualiti oleh pegawai kakitangan.
Setelah mempertimbangkan persoalan bagaimana menyusun rekod kakitangan dari langkah awal demi langkah, kita boleh mula melaksanakan suatu program untuk menetapkan proses ini dalam perusahaan. Perkara yang paling penting adalah tidak mengabaikan cadangan Kod Buruh, keputusan Kementerian Buruh, Goskomstat, Rosarkhiv dan jabatan-jabatan kerajaan yang lain.
Selepas semua proses kakitangan di dalam telah disesuaikan, jangan lupa. Adalah penting untuk diingati bahawa pekerja yang terlibat dalam rekod kakitangan hendaklah dihantar, sekurang-kurangnya sekali, ke kursus dalam pentadbiran sumber manusia, untuk meningkatkan kemahiran mereka. Dan juga harus melakukan audit rutin proses perakaunan dalam bidang personil. Ini akan membantu untuk mengekalkan kerja ke arah ini.