Penyimpanan dokumen dalam organisasi. Tempoh penyimpanan dokumen organisasi

Aktiviti penting bukan satu organisasi, syarikat, perusahaan, malah negara tidak mustahil tanpa alur kerja yang diperkemas. Dokumen, serta keperluan untuk pergerakan, penciptaan atau resit mereka sebelum kembali, tamat atau lampiran kes itu, telah memasuki kehidupan seseorang dari saat menulis. Dipelihara dari zaman purba, mereka mengesahkan dokumentasi pelbagai bidang kehidupan individu atau hal ehwal awam.

Sejarah kerja pejabat di Rusia

Dokumen pertama yang mencatat kehidupan negara Rusia kuno adalah sejarah. Mereka menceritakan mengenai perjanjian yang diselesaikan antara Rusia dan Byzantium, mencerminkan peristiwa sejarah. Juga hubungan diplomatik dicatat dalam surat. Di samping itu, mereka juga bercakap tentang pelbagai perjanjian, terutamanya antara peniaga. Surat, bergantung kepada tujuan, boleh menjadi penghakiman dan petunjuk.

Semua dokumen ditulis pada kulit, yang pada masa itu dianggap sebagai bahan yang sangat mahal. Hingga akhir tempoh perpecahan feudal Rusia, terlalu awal untuk bercakap mengenai konsep kerja pejabat sebagai satu sistem.

Sejarah kerja pejabat di negara Rusia terdiri daripada masa: pra-revolusi, Soviet dan pasca-Soviet.

Pra-revolusi

Kertas kerja pra-revolusi dibangunkan pada abad XVI - abad XX. Tahap ini, pada gilirannya, dibahagikan kepada beberapa periode:

1. Perintah kerja perkeranaan mula terbentuk setelah pembentukan negara Rusia berpusat. Ia dilakukan di pondok-pondok (diperintahkan, labial, zemstvo). Sistem itu sendiri telah dibangunkan dalam pesanan - institusi pusat. Oleh itu nama tempoh itu. Ciri khas kerja perkeranian pentadbiran adalah kemunculan "kakitangan" yang berasingan bagi orang yang terlibat dalam menyediakan projek, membuat pertanyaan, mengatur penyimpanan kertas, menyalin draf.
2. Aliran kerja kolej dibangunkan selepas pembaharuan pentadbiran pusat. Kolej-kolej mula menggunakan buku pendaftaran dan arkib yang teratur. Penyimpanan dokumen mengikut cara yang ditetapkan adalah pertama kali dianjurkan dengan tepat semasa tempoh kerja pejabat kolej.
3. Eksekutif (dalam XIX - abad ke-20 awal). Telah dibangunkan semasa pembaharuan. Sistem pentadbiran baru adalah berdasarkan prinsip perpaduan komando - pelaksanaan eksekusi perintah eksekutif, serta hierarki - pembahagian tanggungjawab yang ketat antara pegawai dari pelbagai pangkat dan kedudukan.

Kerja perkuburan Soviet

Kerja pejabat Soviet mula terbentuk dari Oktober 1917 dan diteruskan hingga 1991. Sepanjang tempoh ini, pihak berkuasa berusaha untuk menjadikan sistem ini sebagai rasional yang mungkin. Percubaan telah dibuat untuk memperkenalkan standard dalam bekerja dengan dokumen rasmi. Senarai dokumen pengurusan tipikal di perusahaan telah dikumpulkan, yang telah menetapkan tempoh penyimpanan untuk dokumentasi sedemikian. Pada tahun tujuh puluhan, satu sistem kerja pejabat bersatu dibuat khusus, yang membentuk bentuk seragam dan kaedah bekerja dengan dokumen.

Post-Soviet

Kerja pejabat zaman pasca-Soviet telah berkembang sejak tahun 1991, dan berkembang hingga sekarang. Pada 90-an abad ke-20 di Persekutuan Rusia mula memperbaiki rangka kerja perundangan dan pengawalseliaan yang menetapkan keperluan untuk dokumentasi.

Penyimpanan dokumen di perusahaan

Dalam proses aktiviti firma, institusi, perusahaan, ada aliran besar dokumen, kertas diterima dan dibuat. Apabila keperluan untuk kegunaan mereka dalam aktiviti harian untuk menyelesaikan masalah dan masalah semasa hilang, terdapat keperluan pengumpulan dan pemeliharaan maklumat. Di samping itu, sangat penting untuk memastikan akses mudah dan pantas ke data yang diperlukan pada bila-bila masa, walaupun selepas beberapa hari, bulan atau tahun selepas kertas keluar dari peredaran. Sekiranya arkib tidak disusun dengan betul dan tarikh akhir tidak dihormati, masalah selanjutnya mungkin timbul dengan mencari kertas yang betul. Carian dan pemakaian dokumen yang cepat untuk tujuan yang dimaksudkan adalah mungkin hanya dengan pengedaran yang jelas dari mereka ke dalam kumpulan, pengasingan, misalnya, dalam bisnis.

Buku rujukan sistematik khas, yang menentukan tatacara pengedaran sekuriti dalam kes-kes, adalah nomenklatur kes.

Konsep "tatanama hal ehwal" dan "perniagaan"

Nomenklatur kes disebut pengelas paling mudah nama-nama kes, yang membolehkan anda dengan cepat menyusun kertas untuk mencari cepat jika perlu, menunjukkan jangka hayat dalam bentuk yang ditetapkan. Pengelas seperti ini sangat penting dalam menganjurkan kelancaran operasi syarikat atau institusi perbandaran.

Kes adalah dokumen yang diletakkan di bawah satu sampul atau gabungannya yang berkaitan dengan isu atau jenis aktiviti tertentu. Dalam kes, adalah dilarang untuk menduplikasi versi draf sekuriti yang diulang atau hilang kepentingan, dengan jangka hayat piawai yang tamat tempoh.

Nomenklatur urusan - dokumen pelbagai guna yang:

• Ini adalah asas untuk meletakkan dokumen dalam folder, mencari kertas yang diperlukan.
• Menunjukkan pengindeksan dokumen dan kes.
• Menyatakan jangka hayat dokumen.
• Ia adalah sejenis manual untuk peringkat pertama peperiksaan.
• Ia adalah dokumen yang mengambil kira simpanan sementara (sehingga sepuluh tahun).
• Ini adalah asas untuk pembentukan inventori dokumen yang akan disimpan secara kekal dan sementara.
• Ia adalah tempat penyimpanan tindakan untuk memusnahkan hal ehwal perusahaan dengan tempoh penyimpanan yang telah luput (pemusnahan kertas).

Jenis barangan di perusahaan

Terdapat tiga jenis nomenclature. Tatanama piawai adalah dokumen pengawalseliaan yang membentuk komposisi kes-kes yang dimulakan dalam kerja perkeranian organisasi jenis yang sama.

Nomenklatur anggaran adalah sifat penasihat; ia menetapkan satu set kes tertentu (dengan indikasi indeks mereka) yang dimulakan semasa fungsi organisasi yang digunakan oleh tatanama.

Tatanama berasingan hal ehwal perusahaan tertentu dibentuk oleh kakitangan sokongan dokumen dan pengurusan dokumen organisasi. Proses ini melibatkan ketua-ketua bahagian struktur, kerana mereka mempunyai idea tentang pembangunan perusahaan yang dirancang, yang membolehkan anda untuk menyediakan dengan berkesan jenis-jenis sekuriti yang mungkin muncul dalam organisasi dalam masa terdekat.

Peraturan asas untuk menyimpan dokumentasi

Sejumlah besar kertas, pelbagai dari segi nilai dan kepentingan yang diwakili, dibentuk dalam proses mana-mana perusahaan. Jenis-jenis sekuriti yang menyimpan dokumen-dokumen dalam organisasi harus dianjurkan, prosedur dan tempoh penyimpanan ditunjukkan dalam pelbagai undang-undang undang-undang peraturan, yang mungkin berkaitan dengan undang-undang korporat organisasi individu, undang-undang pengarkiban, dan undang-undang perakaunan. Undang-undang mengenai perakaunan dan arkib adalah sama dengan undang-undang yang dikeluarkan oleh majlis konstituen atau kepimpinan organisasi tertentu.

Tindakan perundangan asas dalam bidang ini adalah undang-undang "Pada Urusan Arsip di Persekutuan Rusia", yang mulai berlaku pada tanggal penerbitan - 25 Oktober 2004.Adalah tindakan perundangan yang mengawal pelbagai jenis hubungan dalam bidang pengurusan arkib demi kepentingan penduduk awam negara, masyarakat dan kerajaan, serta hubungan dalam penyusunan penyimpanan kertas, tanpa mengira bentuk pemilikan perusahaan.

Berdasarkan h. 1 Perkara. 17 Undang-undang No. 125-FB, usahawan, organisasi swasta dan negeri wajib memelihara dokumen-dokumen arkib sepanjang tempoh penyimpanannya, termasuk kertas kerja personil. Bergantung kepada status perusahaan komersil, prosedur untuk memenuhi kewajipan menyimpan sekuriti dan tempoh penyimpanan dokumen dalam organisasi ditubuhkan. Institusi komersil mempunyai hak untuk menamatkan penyimpanan dokumen apabila tamat tempoh.

Dokumen perakaunan

Perkara 17 Undang-undang No. 129-FE menetapkan tempoh penyimpanan am untuk dokumen, kertas perakaunan dan laporan perakaunan. Mengikut akta itu, perusahaan diwajibkan untuk memastikan penyimpanan dokumen perakaunan untuk sekurang-kurangnya lima tahun kalendar dari pertama bulan Januari tahun berikutnya yang mana kertas itu bertarikh.

Untuk menentukan terma bagi jenis dokumen tertentu, anda perlu merujuk kepada tindakan sedemikian sebagai senarai standard tempoh penyimpanan dokumen yang diluluskan oleh Arkib Persekutuan pada 6 Oktober 2000. Apa yang penting, tarikh yang dinyatakan dalam senarai tidak bermula dari tarikh versi akhir kertas atau penerbitan rasmi dokumen itu, tetapi dari awal bulan Januari tahun kalendar berikutnya. Walau bagaimanapun, jika ketua syarikat itu mengeluarkan perintah dengan mengambil kira spesifik aktiviti tersebut, maka jangka hayat kertas dapat ditingkatkan dibandingkan dengan periode yang menetapkan senarai.

Pulangan cukai dan kertas pengiraan cukai lain

Tempoh masa di mana perusahaan atau institusi perbandaran dikehendaki mengekalkan laporan potongan cukai didirikan dalam perenggan 170 senarai di atas. Oleh itu, tempoh penyimpanan dokumen dalam organisasi, apabila ia datang untuk pulangan cukai untuk tahun kalendar terakhir, sekurang-kurangnya satu dekad, setiap suku tahun disimpan untuk sekurang-kurangnya lima tahun kalendar berikutnya, tempoh bulanan mesti disimpan untuk sekurang-kurangnya satu tahun kalendar - maklumat ini ditunjukkan oleh senarai tempoh simpanan dokumen. Dalam ketiadaan laporan untuk tahun kalendar, jenis pengisytiharan lain hendaklah disimpan selama sekurang-kurangnya sepuluh tahun. Oleh itu, jenis pelaporan lain harus dilindungi sekurang-kurangnya lima tahun kalendar. Laporan untuk bulan kalendar jika tiada laporan suku tahunan disimpan mengikut prinsip yang sama.

Dokumen yang disebabkan oleh cukai dan yuran yang dikira tidak ditakrifkan dalam undang-undang. Walau bagaimanapun, subperenggan perenggan kelapan dari artikel pertama 23 Kanun Cukai Persekutuan Rusia menunjukkan bahawa pembayar cukai mesti menyimpan dokumen selama empat tahun: perakaunan dan perakaunan cukai, apa-apa dokumen lain yang membuktikan keuntungan, perbelanjaan, pembayaran dan pemotongan cukai dan fi lain. Perkara yang sama menetapkan senarai dokumen yang menunjukkan tempoh penyimpanan. Ia dipaparkan di laman web rasmi kerajaan Persekutuan Rusia dan Rosarchive.

Tempoh penyimpanan dokumentasi di perusahaan

Hayat rak dokumen adalah jangka masa yang ditetapkan oleh perundangan Persekutuan Rusia dan nilai-nilai yang dipilih oleh peperiksaan, di mana mereka mesti disimpan sehingga kemusnahan mereka.

Hasil daripada aktiviti perusahaan dan institusi, makalah makna yang berbeza dicipta. Senarai standard penyimpanan dokumen membenarkan pemusnahan dokumen yang telah menyelesaikan tugas. Tetapi ada orang-orang yang tidak kehilangan kepentingan mereka untuk beberapa tahun. Dan jenis ketiga, mengandungi maklumat yang ketara saintifik atau praktikal. Jenis ini mempunyai jangka hayat tetap.

Oleh itu, tempoh storan khas untuk dokumen boleh:

• sementara sehingga 10 tahun;
• sementara selama sepuluh tahun;
• kekal.

Di bahagian-bahagian yang terlibat dalam kerja rujukan, kes tetap selama dua tahun, tanpa mengira status perniagaan: simpanan tetap dan sementara (lebih sepuluh tahun). Dalam arkib organisasi mereka diserahkan selepas masa ini.

Tidak kira bentuk di mana dokumentasi dibuat (kertas atau elektronik), tempoh penyimpanan dokumen tidak berubah. Nilai penentuan tempoh penggunaannya bergantung pada maklumat yang terkandung di dalamnya. Isu ini adalah pemeriksaan nilai.

Pemeriksaan nilai dokumen adalah penubuhan penting di mana penentuan tempoh penjimatan mereka bergantung. Peperiksaan dijalankan untuk menentukan mana-mana kertas kerja yang paling sesuai untuk menyediakan negeri, masyarakat, sains dan individu dengan data yang diperlukan. Untuk dokumen yang telah dipilih untuk storan sementara, anda harus menentukan berapa lama masa yang diperlukan. Tugas penting pemeriksaan sekuriti juga dianggap untuk menentukan tempoh penyimpanan dokumentasi.

Oleh itu, tugas-tugas peperiksaan nilai yang berikut menunjukkan:

• Pemindahan untuk penyimpanan tetap ke arkib negeri Persekutuan Rusia dokumentasi yang penting untuk politik, ekonomi, ekonomi, sains, budaya negara, pemilihan awal untuk ini.
• Dokumen yang mengekalkan nilai praktikal, tetapi tidak mewakili nilai saintifik dan sejarah, dipilih untuk storan sementara.
• Mereka yang telah kehilangan nilai dan tidak mempunyai nilai saintifik dipilih untuk pemusnahan.
• Penubuhan tempoh penyimpanan dokumen, mengubahnya.

Semasa peperiksaan, kualiti organisasi tatanama fail, arkib dan penubuhan hayat rak dokumen juga diperiksa.

Cara menganjurkan simpanan sekuriti di perusahaan

Dengan kedatangan teknologi elektronik, tidak perlu menggunakan seluruh bangunan untuk arkib; beberapa bilik akan mencukupi jika ia datang ke sebuah organisasi besar dengan sejarah sepuluh tahun. Tetapi dalam mana-mana, ada keperluan untuk mengatur penyimpanan dokumen dalam organisasi.

Terdapat beberapa pilihan untuk cara anda menyusun arkib elektronik:

1. Tempatan - cara penyimpanan yang berpatutan, yang terdiri daripada mengumpul dokumen dalam satu folder pada komputer atau, jika syarikat itu mempunyai rangkaian tempatan, membuat folder rangkaian khas dan menetapkan hak akses kepadanya. Kelemahan kaedah penyimpanan ini adalah kekurangan jaminan keselamatan, keperluan untuk mengawal masa penyimpanan secara bebas, menyediakan alat tontonan (kami bercakap mengenai program untuk melihat dokumen, imej, video, lukisan dan kertas lain) dan pengesahan tandatangan elektronik.
2. Arkib elektronik khas - sistem pengurusan dokumen elektronik khusus atau arkib elektronik. Sistem storan sedemikian tidak mengulangi kekurangan di atas dari arkib tempatan. Iaitu, EDMS menyediakan tontonan, mengawal masa penyimpanan stok sekuriti, membolehkan anda mendapatkan maklumat mengenai tandatangan elektronik. Minus - perkhidmatan itu dibayar.
3. Di awan - cara yang menjanjikan untuk menyimpan dokumen, mereka boleh disimpan secara langsung dalam perkhidmatan dalam talian dan tidak mengambil ruang pada komputer organisasi. Pekerja sentiasa mempunyai peluang untuk beralih kepada dokumentasi yang diperlukan, perkhidmatan ini akan menyediakan tontonan dengan alat yang sesuai dan menyediakan data mengenai sijil keselamatan - hanya ada akses kepada rangkaian.

Perundangan tidak mengawal selia kaedah simpanan yang harus digunakan. Senarai dokumen dengan tarikh menunjukkan hanya rangka masa peraturan. Hanya penting untuk mematuhi peraturan pemindahan dokumen, bentuk pelaksanaan yang betul dan sijil untuk tandatangan.