Sekuriti perlu ditangani dengan berhati-hati, kerana kerosakan menyebabkan banyak kesan buruk. Ia akan mengambil masa untuk pulih. Untuk mengelakkan ini, perlu memastikan penyimpanan dokumen yang betul di rumah. Anda boleh menggunakan pelbagai kaedah untuk ini.
Ciri-ciri Penyimpanan
Pertubuhan penyimpanan dokumen di rumah mempunyai ciri-ciri tersendiri. Keselamatan mesti diambil kira. Kertas mesti disembunyikan dari pandangan dan dilindungi daripada kerosakan. Sekiranya kanak-kanak tinggal di rumah, maka dokumen mesti diletakkan supaya tidak dapat diakses oleh mereka. Anda boleh memilih peti besi untuk rumah, serta mezanin, rak atas kabinet.
Sila ambil perhatian bahawa desktop bukan tempat yang selamat. Kopi dimanjakan kerana kopi atau draf tidak disengajakan. Tetapi jika mereka diletakkan dalam kotak dengan kunci atau bahagian rahsia, maka ini akan melindungi daripada kerosakan.
Di mana untuk menyimpan dokumen di rumah? Terdapat banyak pilihan, tetapi perlu diingat bahawa tempat itu mesti boleh diakses oleh pemiliknya. Selalunya terdapat situasi apabila anda perlu segera mendapatkan beberapa kertas kerja. Dalam kecemasan, setiap hitungan kedua. Sekarang ada elemen dalaman berfungsi untuk ini, termasuk tempat bersembunyi istimewa. Mereka adalah rak dengan laci, buku, peti besi, soket, tiruan.
Menyusun Dokumen
Kertas boleh dibahagikan mengikut kriteria berikut:
- Kepada pangsapuri. Terdapat resit disimpan untuk air, gas, elektrik.
- Komunikasi Bahagian ini akan mengandungi kontrak dan penerimaan melalui telefon, televisyen dan Internet.
- Pinjaman Ini termasuk kontrak dan cek.
- Perkhidmatan Sosial. Sekiranya perkhidmatan organisasi-organisasi ini digunakan, maka dokumen-dokumen dari mereka hendaklah diletakkan secara berasingan.
- Salinan. Adalah dinasihatkan untuk membuat salinan dokumen dalam jumlah 5 buah. Lebih baik mengimbasnya.
- Dokumen peribadi. Ini termasuk pasport, sijil.
- Perubatan. Adalah perlu untuk secara berasingan menyusun kertas yang berkaitan dengan kesihatan.
- Foto Mereka mesti diletakkan dalam sampul surat.
- Arahan dan jaminan. Sekiranya perlu, anda boleh mencari kertas yang betul;
- Dokumen yang jarang digunakan.
Dokumen format kecil biasanya merupakan hardcover. Jika mereka sering digunakan, sebagai contoh, pasport, sijil, anda harus menyimpannya dalam folder kecil dengan pemisah.
Pilihan penyimpanan dokumentasi
Sekiranya terdapat banyak sekuriti, soalan timbul, bagaimana untuk menyimpan dokumen di rumah? Idea boleh berbeza, perkara utama ialah segala-galanya dipelihara. Jika tidak, banyak masa akan dibelanjakan untuk mencari.
Untuk simpanan, peti besi, folder, kabinet digunakan. Kertas hendaklah diletakkan di dalamnya mengikut kriteria yang perlu: tujuan, tarikh atau jenis. Oleh itu, lebih mudah untuk mencari kertas yang diperlukan.
Folder
Folder untuk menyimpan dokumen di rumah dianggap pilihan yang sangat baik. Ia akan menyesuaikan banyak fail dengan kertas. Kebanyakan produk ini dalam format A4, jadi mereka hebat untuk menyimpan sijil, sijil, kontrak.
Untuk kemudahan, anda boleh menandakan dokumen dengan inskripsi, sebagai contoh, "kerja", "bank", "perumahan". Oleh itu, lebih mudah untuk mencari dokumen yang diperlukan. Anda boleh melampirkan senarai semua kandungan ke fail pertama. Adalah dinasihatkan untuk melekatkan cek dan resit kepada helaian A4. Adalah lebih baik untuk menetapkan sudut supaya tidak merosakkan dokumen.
Beg bimbit
Dokumen boleh disimpan di rumah menggunakan portfolio khas. Ia biasanya mempunyai banyak cawangan. Item boleh dibeli di kedai alat tulis.Peranti ini datang dalam reka bentuk yang berbeza, termasuk klasik dan juga asal. Memilih yang betul akan mudah.
Portfolio untuk menyimpan dokumen di rumah mungkin mengandungi pelbagai kertas. Kelemahannya adalah tidak mustahil untuk menukar laman dan tontonan percuma. Oleh itu, untuk kemudahan, adalah wajar untuk membuat inskripsi dan nota.
Album foto
Penyimpanan dokumen di rumah mungkin dalam peranti ini. Mereka mesti mempunyai cadar magnetik. Sebagai contoh, resit untuk pembayaran boleh diletakkan di dalamnya, untuk menetapkan gam yang tidak diperlukan. Pada setiap daun akan ada tempat untuk nota, yang sangat mudah.
Sampul surat
Kertas kantung sangat bagus untuk menyimpan dokumentasi yang perlu diarkibkan. Kertas-kertas semacam ini jarang diperlukan, tetapi terlalu awal atau tidak untuk membuangnya. Selepas menandakan, anda boleh memasukkannya ke dalam kotak atau di rak.
Anda boleh membuat sampul sendiri. Kertas, gam dan aksesori yang kuat digunakan untuk ini. Ia akan mengubah sesuatu yang praktikal jika anda menggunakan imaginasi anda dan melakukan kerja dengan cekap. Dengan sampul ini jangan risau tentang integriti kertas.
Kotak
Mereka digunakan untuk menyimpan banyak perkara, dan dokumen tidak terkecuali. Anda boleh meletakkan banyak kertas di dalamnya, anda hanya perlu meletakkannya dengan betul untuk mencari sesuatu yang anda perlukan pada bila-bila masa. Adalah dinasihatkan untuk menyusunnya ke dalam folder terlebih dahulu.
Untuk menyimpan pasport, diploma dan dokumen lain yang tidak standard dalam penutup keras, lebih baik menggunakan sampul tebal untuk ini. Kini banyak aksesori lain yang dijual, kebanyakannya dikunci. Kotak untuk menyimpan dokumen di rumah juga dianggap sebagai perkara yang mudah, kerana ia melindungi kertas daripada akses percuma.
Peti besi
Peti keselamatan rumah dianggap peralatan yang paling boleh dipercayai. Di sana anda boleh meletakkan buku kerja, wang, setem. Sesetengah reka bentuk mempunyai beberapa sel, yang membolehkan anda meletakkan banyak nilai.
Apabila membeli peranti ini, berikut harus dipertimbangkan:
- Jumlah dagangan, kehadiran rak, daftar tunai.
- Saiz, berat.
- Pemandangan istana.
Terdapat peti besi dengan kunci elektronik atau kunci, jadi menyimpan dokumen di rumah akan selamat. Kod mesti dimasukkan secara berasingan. Kos untuk peti besi yang dibuka dengan kunci sedikit kurang. Jika ramai orang akan mempunyai akses kepada peranti itu, maka anda harus memilih dengan kunci.
Peti besi mempunyai beberapa rak yang boleh diperbaiki pada tahap yang berbeza untuk penyimpanan folder yang mudah. Sesetengah aksesori mempunyai petak dalaman untuk anjing laut. Anda harus memilih peranti dengan sijil, kerana ini mengesahkan pematuhan mereka terhadap kualiti.
Jenis peti keselamatan berikut boleh didapati:
- Boleh dipakai. Boleh digunakan untuk rumah, dan juga untuk pelbagai organisasi.
- Padat. Digunakan untuk menyimpan borang, meterai, setem, kunci, barang berharga.
- Tahan api. Mereka digunakan untuk dokumen rahsia, mereka dianggap paling selamat, kerana mereka melindungi semua kandungan.
- Capacious. Mereka digunakan di syarikat-syarikat besar di mana ramai orang bekerja.
Sebelum pelepasan, peti besi diuji untuk kekuatan. Biasanya mereka diperbuat daripada bahan-bahan mereka, yang akan melindungi kertas daripada tekanan mekanikal. Harga peranti bergantung pada ciri teknikal dan tahap perlindungan.
Tempoh penyimpanan
Terdapat dokumen yang mesti disimpan sepanjang hayat. Dan ada yang boleh dibuang selepas beberapa bulan. Kertas untuk hartanah, pengangkutan dan pembelian lain mesti disimpan sepanjang tempoh pemilikan. Resit pembelian mesti ditinggalkan selama 1 tahun. Jaminan akan disimpan selagi tempoh sahnya sah.
Pemeriksaan mengenai membayar perkhidmatan peguam, doktor, guru harus disimpan selama 3 tahun. Kemudian anda boleh membuat salinannya, dan menghapuskan asal. Dalam kes litigasi, kertas mungkin berguna. Adalah perlu untuk mengekalkan perjanjian mengenai utiliti awam, di Internet, di televisyen.Resit untuk bil utiliti disimpan selama 3-5 tahun.
Rekod perubatan yang mesra keluarga mesti boleh diakses. Cek dari klinik swasta mesti disimpan selama sekurang-kurangnya 2 tahun. Mereka mungkin dikehendaki dalam tuntutan litigasi dan insurans. Semua dokumen mesti diletakkan di tempat yang selamat, disusun secara berkala, dan menghapuskan semua yang tidak perlu. Hanya pada masa itu segala-galanya akan teratur dengan sekuriti.
Cadangan
Setiap lokasi storan dokumen mempunyai kelebihan dan kelemahannya. Untuk memastikan bahawa semua kertas adalah teratur, peraturan berikut harus dipertimbangkan:
- Agar tidak merosakkan dokumen, mereka harus disimpan dari air dan matahari.
- Adalah dinasihatkan untuk membuat folder dengan salinan fotokopi sekuriti, dan memindahkannya kepada saudara-mara atau orang lain yang boleh dipercayai. Ia juga perlu meninggalkan dokumen dalam bentuk elektronik pada pemacu denyar. Ini akan membolehkan anda dengan cepat memulihkan asal dalam kes kerosakan.
- Tidak perlu menyimpan kad pesakit luar di rumah, kerana ini dianggap sebagai pelanggaran undang-undang Persekutuan Rusia. Dia diiktiraf sebagai dokumen undang-undang, dia ditinggalkan di dalam pendaftaran hospital.
- Oleh kerana pemeriksaan pudar dari masa ke masa, adalah dinasihatkan untuk fotokopi mereka untuk pembelian besar.
- Adalah tidak diingini untuk mengekalkan iklan yang tidak perlu, akhbar, kad perniagaan di rumah. Kertas mesti disusun serta-merta dan diletakkan di tempat yang selamat.
- Agar dokumentasi perlu dilakukan, mereka perlu diaudit setiap tahun. Semua yang tidak perlu sepatutnya dibuang, dan selebihnya harus ditempatkan untuk simpanan selanjutnya.
Anda boleh menyimpan dokumen di rumah dengan banyak cara. Daripada semua yang ada, ia pasti akan dapat memilih yang paling sesuai. Adalah penting untuk mengingati bukan sahaja mengenai keselamatan, tetapi juga mengenai ketersediaan sekuriti. Jika anda meletakkannya dengan betul, anda akan sentiasa mempunyai dokumen yang betul.