Sebelum menyusun mesej, anda perlu ingat bagaimana etika surat perniagaan dan surat peribadi berbeza. Perkara yang paling penting adalah untuk melihat tahap keyakinan dalam penyampaian topik yang dipilih. Penerima alamat mungkin akan disertakan dengan masalah ini atau yang akan cuba terlibat dalam menyelesaikan masalah yang timbul jika dia merasakan komunikasi langsung di garisan surat. Itulah sebabnya orang-orang yang mengetahui etika moden penulisan perniagaan tidak termasuk dalam teks seperti akronisme, seperti "meneruskan dari fakta", "anda harus" atau lebih terlupa "Saya dengan ini memberitahu anda".
Ciri-ciri yang menonjol
Orientasi perniagaan dan definiteness tujuan matlamat, konsistensi dalam kenyataan fakta, spesifik cadangan dan permintaan, dan kandungan maklumat mesej mengenai tindakan dan perbuatan telah dipelihara. Surat perniagaan mula dikompilasi dengan cara yang lebih santai, namun mereka tidak memperoleh ekspresi emosional, epithets dan perbandingan dari ciri-ciri korespondensi peribadi; etika lama penulisan perniagaan masih berlaku di sini. Dan hanya kerana tujuan mesej sedemikian adalah, seperti sebelum ini, untuk mengemukakan cadangan, yang mana jawapan tertentu mesti semestinya mengikutinya, pengaruh pengarang surat perniagaan haruslah sangat bagus, memandangkan ia memberi motivasi kepada penerima untuk bertindak secara spesifik. Selain itu, teks itu disusun sedemikian rupa sehingga pandangan pandang penulis tidak mewakili sikapnya sendiri terhadap masalah itu, tetapi kepentingan yang saling menguntungkan dalam penyelesaiannya.
Etika surat perniagaan menetapkan tidak menggunakan kata ganti "I", seperti biasa dalam surat-menyurat peribadi, tetapi penekanan pada kata ganti lain - "anda" juga sesuai di sini. Sekiranya mesej perniagaan ditulis tanpa kesilapan, dicetak dengan tepat, teks itu ditempatkan mengikut semua peraturan dan keperluan yang sedia ada, dan oleh itu bukan hanya mudah dibaca, tetapi juga dengan keseronokan, surat-surat mestilah mempunyai kesinambungan. Walaupun hari ini ia sangat diperlukan untuk menguraikan frasa aneh yang dipintal, mencari subjek dan predikat untuk mendapatkan ke bawah makna mereka. Peraturan penulisan perniagaan berubah dengan cepat sekarang. Apa nada yang baik untuk menulis dengan tangan. Kemudian ia mungkin untuk memastikan bahawa mesej itu tidak dibuat di bawah salinan karbon. Berapa banyak keperibadian yang dapat dilihat dalam mesej ini, dan penghormatan sentiasa ditambah dengan hubungan antara penerima dan pengarang. Adalah kasihan bahawa adat ini sudah habis-habisnya, dan hampir semua huruf kini telah menjadi elektronik.
Peraturan moden
Surat perniagaan, contohnya yang akan dibentangkan di bawah, mewakili surat-menyurat dengan perbuatan bertamadun moden. Hari ini, tidak ada peraturan yang berbeza yang harus diikuti. Walaupun, berbanding dengan bahasa rasmi yang wujud di negara ini lima puluh tahun yang lalu, peraturan ini kelihatan lebih seperti nuansa atau kehalusan khusus. Pertama sekali, kerana peraturan penulisan perniagaan menentukan, anda mesti menggunakan ucapan dalam alamat peribadi kepada penerima sebelum teks bermula. Walaupun syarikat-syarikat dan mana-mana organisasi tidak begitu kecil kini mempunyai sambungan dalaman format ISQ, di mana jawapannya mengikuti soalan, soalan selepas jawapan dan dalam surat-menyurat yang cepat ini, alamat dengan nama tidak perlu setiap masa. Bagaimanapun, pelaksanaan surat perniagaan yang betul menunjukkan tumpuan individu, dan oleh itu, rayuan peribadi diperlukan.
Subjek huruf dalam koresponden moden biasanya diletakkan di dalam bidang yang berasingan, dan ia harus diisi secukupnya, iaitu, berdasarkan kandungannya.Betul merumuskan subjek surat itu - dapatkan separuh kejayaan, kerana ini adalah perkara pertama yang dilihat oleh penerima. Kata-kata yang tepat akan membantu dia untuk menyesuaikan dengan cara yang betul dan melihat maklumat yang diterima dengan cepat dan lengkap. Dan anda pasti perlu memaklumkan kepada penerima tentang menerima jawapannya - ini nada yang baik, menunjukkan penghormatan kepada rakan sekerja dan rakan kongsi, ini dilakukan seratus dua ratus tahun yang lalu, dan kemudian anda tidak tergesa-gesa untuk hidup dan tahu dengan tepat bagaimana menulis surat perniagaan. Hari ini anda perlu membalas mesej dengan cepat, yang membantu e-mel - komunikasi berlaku dengan cepat. Sekiranya anda tidak boleh menjawab dengan segera, anda masih perlu menghantar mesej mengenai penerimaan respons, di mana anda menunjukkan masa sesi komunikasi seterusnya.
Masa dan tempat
Perlu diingat bahawa secara psikologi, sempadan sambutan pada masa dalam nilai kritikal adalah empat puluh lapan jam. Ini adalah jika tiada fungsi mesin penjawab. Apabila dua hari berlalu, penerima sudah pun yakin bahawa suratnya dibiarkan tanpa pengawasan atau, paling tidak, hilang. Peraturan surat perniagaan mengandungi perkara ini: jangan sekali-kali menangguhkan jawapannya, kerana ini adalah kehilangan pelanggan yang sangat diperlukan, dan pasangan akan mulai bimbang dan memikirkan memecahkan semua jenis hubungan. Walau bagaimanapun, ini adalah pelanggaran etika surat-menyurat perniagaan. Sekiranya anda perlu menghantar maklumat yang sama, anda boleh meluaskan senarai mel. Meletakkan semua alamat dalam satu "ke" lapangan sangat mengurangkan masa penghantaran, dan ketelusan dikekalkan dalam perkongsian: setiap orang yang menerima surat melihat senarai terbentuk.
Janji besar untuk meneruskan perkongsian adalah frasa sopan "terima kasih terlebih dahulu." Seperti yang ditulis dalam surat perniagaan dan di bahagian mana ia diletakkan - semua orang memutuskan untuk dirinya sendiri. Sudah tentu, penerima akan melihatnya selepas maklumat itu telah diperoleh dan impuls untuk bertindak. Pada akhir surat, di hadapan blok hubungan adalah tempat terbaik untuk frasa ini. Dengan cara ini, mengenai maklumat hubungan: ia sepatutnya dalam setiap surat, bukan sahaja pada yang pertama. Nombor telefon, kedudukan dan semua yang lain tidak boleh dipaksa melihat. Membuat surat perniagaan tidak bergantung pada tempoh surat-menyurat. Peraturan mesti selalu diikuti. Dan agar tidak meneka sama ada penerima menerima surat tersebut, terdapat fungsi permintaan. Hanya dalam kes ini anda boleh pastikan ia dibaca. Sejarah koresponden mesti dipelihara, anda tidak boleh menulis respons dengan mesej baru. Walau bagaimanapun, apabila menghantar keseluruhan pita komunikasi untuk menyelesaikan masalah tertentu, perlu diingatkan bukan sahaja subordinasi, tetapi juga kerahsiaan. Jika maklumat peribadi terdapat dalam surat-menyurat, ia mesti dipadamkan sebelum dibaca oleh pihak ketiga.
Pilihan pertama dan pengenalan
Bagaimana cara menulis surat perniagaan supaya penerima langsung akan berminat dengan mesej ini, dan minatnya tidak pudar sampai akhir pembacaannya? Terdapat tiga mata yang hampir ajaib bagi mereka yang menggunakannya. Pertama sekali, ini adalah topik yang dilihat oleh seseorang sebelum dia membuka e-mel. Ia bergantung kepada beliau sama ada ini akan berlaku, sama ada penerima mahu membiasakan diri dengan mesej itu. Titik kedua adalah frasa pengantar pertama, yang menetapkan orang untuk membaca. Dan tentu saja, akhir itu penting. Frasa "terima kasih terlebih dahulu" berfungsi dengan baik. Seperti yang ditulis dalam surat perniagaan, akhir adalah masa yang paling penting, terdapat sejumlah besar pilihan untuk frasa terakhir, perkara utama adalah memilih nada yang betul. Dari demokrasi "Apa yang kamu katakan?" kepada pegawai "Apa pendapat anda mengenai isu ini?"
Sekarang mari kita cuba menguraikan surat contoh perniagaan.
Pilihan 1
Subjek: Surat Perniagaan
Tarikh: 02 Jun, Jumaat
Dari: Ivan Petrov
Kepada: Anna Sidorova
Hello, hello!
Kami menjemput anda untuk temu bual dengan majikan pada 12 Jun pada pukul 14.00. Memandangkan akan ada pemohon lain, dan majikan merancang mengadakan mesyuarat selama dua jam, lebih baik tidak terlambat.
Salam
Ivan Petrov.
Pilihan kedua dan kata laluan
Subjek: Surat perniagaan. Bertemu dengan majikan
Tarikh: 02 Jun, Jumaat
Dari: Ivan Petrov
Kepada: Anna Sidorova
Hello, hello!
Kami menyemak semula resume anda dengan teliti dan menjemput anda untuk temu bual dengan majikan pada 12 Jun pada pukul 14.00. Memandangkan pemohon lain juga akan ditemuramah, dan majikan merancang mengadakan mesyuarat selama dua jam, lebih baik tidak terlambat. Dan tolong, tentukan dalam jawapan sama ada anda akan datang, dan juga amaran terlebih dahulu jika anda tidak boleh melawat kami pada masa ini.
Salam
Ivan Petrov.
Berikut adalah surat perniagaan tipikal mengenai mesyuarat, dan mengikut kedua-dua pilihan yang dibentangkan, ia segera menjadi jelas di mana mereka lebih efektif. Dalam varian kedua, perhatian penerima ditarik ke subjek surat itu, dan dia segera memahami apa yang akan dibincangkan. Di samping itu, dia akan mudah mencari surat ini dalam masa sepuluh hari, pada waktu pertemuan itu, hanya dengan melihat tajuk itu, walaupun dia menerima lima puluh hingga seratus huruf setiap hari. Subjek sempurna mengenal pasti mesej tersebut. Maksudnya, surat ini tepat mengenai mesyuarat itu, dan bukannya mengenai dokumen, bukan tentang pembayaran, bukan tentang pelanggan dan sebagainya - segala sesuatu jelas ditunjukkan. Ungkapan pengantar sedikit menentukan keadaan, menambah rasa saling menghormati para pengadil: pertama dihormati dan menulis "dipertimbangkan dengan teliti", ditambah dengan hasil - wawancara, dan yang kedua harus bersyukur untuk ini. Ia juga mengandungi sebab untuk surat itu. Ungkapan terakhir mewajibkan penerima untuk menulis jawapan.
Kedudukan perniagaan
Peraturan umum untuk menulis surat perniagaan berlaku untuk surat-menyurat apa pun, baik huruf di mana pertemuan dirundingkan, atau ini adalah surat penolakan kepada pasangan yang gagal. Struktur hampir selalu sama, ia hanya boleh diingati, tetapi kandungannya mencirikan pengarang, dan pada orangnya syarikat itu ia mewakili sebagai seorang pengantara yang beradab, benar dan kompeten. Koresponden sangat kerap dilakukan secara emosional dan kompleks, kerana komunikasi melalui cara elektronik telah menjadi salah satu yang utama dan, secara prinsipnya, merupakan sebahagian daripada kerja seseorang perniagaan.
Mereka menulis kepada rakan sekerja tentang kerja, mereka menulis kepada pengurusan, rakan niaga, dan pelanggan. Mereka menulis kepada orang yang terkenal dan mereka yang, mungkin sekali, tidak akan dapat melihat sesuatu. Pada dasarnya tidak terdapat keperluan untuk menyusun surat perniagaan menurut model tunggal, buku teks masih belum ditulis, tetapi etika komunikasi perniagaan telah dikembangkan, kerana ini sebenarnya adalah enjin bisnis yang sukses. Surat perniagaan adalah kad perniagaan sebuah syarikat yang mencerminkan kedudukan rasminya. Ia bergantung pada koresponden sama ada kerjasama itu akan menjadi selesa dan produktif, dan sama ada ia akan berlaku sama sekali. Oleh itu, mengikuti peraturan yang baik dalam setiap mesej adalah kunci kejayaan.
Surat Menyurat Perniagaan
Peraturan dan norma-norma korespondensi perniagaan secara elektronik adalah sama seperti komuniti perniagaan yang beroperasi dalam mana-mana interaksinya - ini adalah perbualan telefon, berunding dan sebagainya. Terdapat beberapa ciri tersendiri yang meletakkan korespondensi elektronik setanding dengan cara komunikasi perniagaan yang telah lama ditubuhkan, dan di atas semua - ini adalah penting pada masa itu. Walau bagaimanapun, prinsip-prinsipnya tetap sama dan tidak bergantung sepenuhnya kepada bagaimana perhubungan perniagaan dijalankan - sama ada surat elektronik atau di atas kertas.
1. Penentang mesti saling menghormati kedua-dua individu dan posisi perniagaan satu sama lain.
2. Penentang sentiasa berminat untuk kepentingan perniagaan masing-masing.
3. Kerahsiaan sentiasa dihormati.
4. Pertukaran maklumat mesti disertakan dengan ketepatan waktu.
Adakah prinsip ini diperhatikan jika medan Subjek tidak direka atau tidak jelas dan diformat dengan betul? Tidak. Pengirim tidak menghargai masa penerima, dan dia tidak melaksanakan tugasnya dengan cepat. Pelanggan atau rakan kongsi pada topik tertentu akan dengan serta-merta menghargai kandungan mesej dan keutamaan bacaan. Ia juga penting untuk mengetahui cara memulakan surat perniagaan. Ini adalah ucapan peribadi. Ini menentukan keyakinan para pedagang, memberikan tumpuan peribadi tertentu. Mengabaikan nama penerima tidak dapat diterima kerana dianggap salah.
Menangani
Di sini segala-galanya perlu dipikirkan terperinci terkecil. Bidang "Ke", "Salin" atau - yang lebih penting - "Bcc" adalah alat yang paling penting untuk komunikasi etika dan kecekapannya. Persekitaran perniagaan moden telah membangunkan asas-asas asas mengenai penggunaan bidang ini. Sekiranya nama itu berada dalam ruang "kepada", penerima mesti menjawab surat ini, penghantar jawapan ini sedang menunggu, kerana surat itu mungkin ditanya soalan. Sekiranya terdapat beberapa nama dalam bidang yang sama, ini bermakna penghantar akan menerima respons dari setiap penerima. Jika nama itu berada dalam medan "Salin", tidak perlu dijawab, hanya pengirim yang memerlukan anda untuk menjadi terkini. Walau bagaimanapun, jika bahan surat itu berminat dan membuat anda berpartisipasi dalam surat-menyurat, maka anda memerlukan frasa khas pada mulanya, yang akan menjadi tanda rasa yang baik. Contoh frasa dalam surat perniagaan jika nama penerima ditampakkan dalam medan "salinan": "Biar saya juga bercakap mengenai isu ini ...", "Izinkan saya menyertai perbincangan ..." atau, lebih demokratis, "Maaf untuk mengganggu ...".
Etika secara halus menunjukkan keadaan ketika nama penerima berada di lapangan "Bcc." Dalam kes ini, etika perniagaan lebih terdedah berbanding sebelum ini, kerana ini dianggap sebagai instrumen maklumat rahsia dan kawalan. Tiada siapa yang melihat penerima ini. Tetapi mereka melihat semua orang dan segala-galanya. Banyak syarikat dalam korespondensi korporat melarang alat ini kerana mereka teliti tentang etika perniagaan. Satu-satunya masa yang dibenarkan adalah menerusi jemputan massa (ulang tahun, acara korporat, mesyuarat penting atau rundingan), di mana item akan pergi ke banyak alamat, tetapi tiada penerima akan melihat alamat e-mel orang lain. Secara semulajadi, penerima dari bidang Bcc tidak pernah masuk ke dalam surat-menyurat.
Keterangan
Format, struktur, kelantangan, bahasa - semua ini berkaitan dengan kerja yang betul dengan maklumat. Keanehan dan sifat penyerahannya juga merupakan alat, penunjuk keinginan untuk bersesuaian dan keupayaan untuk menyusun teks yang kompeten huruf - dengan hormat dan sebaik mungkin berkenaan dengan penerima. Teks ini dianggap paling baik dalam jumlah yang sesuai dengan satu skrin, iaitu, format A4 format. Lampiran yang dihantar dengan huruf tidak boleh melebihi tiga megabyte, kerana mereka tidak boleh dilewatkan oleh pelayan mel penerima. Fail yang dihantar tidak akan menyebabkan masalah kepada penerima jika pengekodan rar zip atau universal digunakan. Teks jawapannya harus diletakkan di atas, dan bukan di bawah, iaitu pada permulaan surat, yang akan menyelamatkan penerima dari pencarian.
Jawapannya, seperti yang telah disebutkan di atas, tidak boleh ditulis sebagai surat baru, anda mesti menyimpan sejarah surat-menyurat supaya penerima tidak mencari mesej asal. Bahasa penulisan perniagaan hendaklah semudah dan mudah dimengerti, dengan minimum penggunaan kosa kata, kosa kata, bahasa inggeris, akronim dan singkatan profesional. Walau bagaimanapun, adalah mungkin untuk menggunakan semua ini dalam syarikat semasa surat-menyurat, kerana dengan cara ini kedua-dua kecekapan dan kelajuan komunikasi meningkat dengan ketara, dan oleh itu ia dianggap boleh diterima dan sepenuhnya beretika. Korespondensi dalaman biasanya terdiri daripada singkatan dan slang terdiri hampir sepenuhnya. Tetapi dalam komunikasi dengan rakan kongsi luar atau pelanggan perniagaan, kes seperti itu hampir tidak pernah berlaku.
Sedikit mengenai istilah
Ia kadang-kadang mustahil untuk dilakukan tanpa istilah, terutamanya dalam syarikat-syarikat khusus. Satu lagi soalan adalah bahawa kata-kata yang diperlukan yang dimasukkan ke dalam konteks perniagaan perlu dijelaskan, dan para ahli dalam bidang ini harus diajar cara menggunakannya. Sebagai contoh, pelanggan mahu mengiklankan produk mereka di Internet, dan seorang pengurus yang menjual perkhidmatan ini menulis frasa yang benar-benar tidak difahami kepada orang luar dengan giliran seperti "kata kunci", "spanduk kontekstual" dan sebagainya. Walau bagaimanapun, anda tidak boleh melakukannya tanpa mereka, dan oleh itu anda perlu melatih klien.
