Perniagaan negeri dan bidang pekerjaan pejabat adalah cawangan terpenting dalam kehidupan awam di mana-mana negeri. Maklumat yang didokumentasikan adalah data undang-undang. Aktiviti membuat undang-undang menyumbang kepada pembinaan undang-undang sivil dan ketenteraman dan kebajikan, yang sangat penting.
Konsep maklumat yang didokumenkan
Kedudukan sebegini, pada pandangan pertama, tidak banyak digunakan dalam perundangan, tetapi pada masa yang sama ia sangat penting. Berdasarkan perundangan persekutuan, maklumat yang didokumenkan adalah sejenis set data tertentu yang direkodkan pada medium ketara untuk tujuan keselamatan.
Selain itu, bahan ini mengandaikan kehadiran butiran mengenai sumber yang ada asalnya, yang secara amnya membolehkan untuk menentukan sifat data atau media mereka, tanpa mengira bentuk pembentangan. Tanpa mereka, konsep maklumat yang didokumenkan sebenarnya kehilangan maknanya. Syarat-syarat semestinya menjalankan dua fungsi asas - maklumat dan pensijilan keselamatan. Dalam erti kata lain, dalam satu tangan, mereka mengandungi data yang diperlukan, dan sebaliknya, menjadikannya mustahil untuk memalsukan dokumen.
Organisasi Antarabangsa untuk Standardisasi
Pengurusan maklumat yang didokumentasikan dikendalikan oleh pelbagai tindakan undang-undang, dekri persekutuan, perintah, dokumen pengawalseliaan antarabangsa. Jadi, Organisasi Antarabangsa bagi Standardisasi (ISO) terus mengambil bahagian secara langsung dalam pembangunan dogma, peraturan dan peraturan mengenai pembentukan, penyimpanan, penggunaan maklumat. Perkembangan dibuat ke arah menghapuskan pelanggaran percanggahan dalam kandungan realiti, dalam pembentukan keperluan untuk bentuk persembahan data.
Tanda-tanda maklumat yang didokumenkan
Tanda pertama dan yang paling penting ialah kehadiran pembawa bahan. Oleh itu, sama ada objek dunia sekitar boleh bertindak, termasuk objek dan bidang fizikal di mana tindakan atau maklumat tertentu dipaparkan. Data yang sama boleh dirakam pada media yang berbeza. Ia juga benar bahawa bahan-bahan yang berlainan boleh didokumentasikan di laman web yang sama.
Ciri yang paling penting bagi maklumat yang didokumenkan adalah keupayaan untuk mengenal pasti bahan yang dirakam. Ini disediakan menggunakan peranan sokongan props. Kehadiran mereka membantu untuk mewujudkan tujuan data, sifat mereka, sumber, masa dokumentasi. Dalam sesetengah kes, butiran memberikan tahap perlindungan tertentu sampel tertentu dalam bentuk tandatangan digital elektronik yang dilampirkan.
Ciri ketiga maklumat yang didokumenkan adalah keupayaan untuk memilih pelbagai variasi dan bentuk yang menyampaikan kandungannya. Ia juga boleh disimpan di pelbagai media dalam pelbagai bentuk tanpa kehilangan kandungan dan butirannya. Iaitu, penyimpanan maklumat yang didokumenkan mencadangkan kemungkinan menyalinnya. Bahan-bahan semacam itu boleh wujud dalam pelbagai modifikasi.
Pengurusan Maklumat Dokumen
Menurut versi Organisasi Antarabangsa bagi Standardisasi, maklumat yang didokumenkan adalah data yang mesti disimpan dan digunakan di bawah kawalan khas. Dalam bidang subordinasi, secara langsung, pembawa sifat material di mana bahan ini disimpan.Set keperluan bagi pengurusan maklumat yang didokumenkan dibentangkan di bahagian No. 7 ISO 9001: 2015. Sekiranya anda cuba meringkaskan dan menggambarkan tesis kewajipan ini, mereka akan mempunyai bentuk berikut:
- analisis secara teratur mengenai tahap kebolehcapaian maklumat setakat yang perlu, di tempat yang perlu, dan pada masa yang diperlukan;
- penilaian berterusan tahap keselamatan data yang didokumenkan;
- menyelesaikan isu mengenai organisasi proses pengedaran, pencarian, kawalan akses dan penggunaan maklumat;
- penilaian terhadap kesan proses yang berkesan untuk melindungi dan menyimpan dokumen dari pelbagai kesalahan, contohnya, apakah kebolehbacaan mereka terjamin;
- pengesahan pematuhan dengan kaedah penyitaan dan penyimpanan.
Yang berlaku?
Bentuk maklumat yang didokumenkan bergantung pada sifat mediumnya. Terdapat beberapa jenis utama. Yang paling biasa:
- kertas;
- rakaman bunyi;
- bahan video;
- maklumat berdokumen elektronik.
Varieti data pada media ketara
Maklumat, di luar versi banyak penyelidik, di luar kriteria keteraturan dan tahap organisasi dibahagikan kepada didokumenkan dan tidak didokumentasikan. Apakah perbezaan antara mereka?
Dokumentasi adalah bentuk organisasi yang khusus, bentuk kewujudan maklumat. Tujuan kewujudan jenis data ini adalah berkaitan dengan kebajikan masyarakat dan kedaulatan undang-undang. Jenis maklumat yang didokumentasikan mungkin berbeza. Lagipun, semuanya bergantung pada kriteria klasifikasi yang digunakan sebagai asas.
Untuk kriteria kebolehaksesan, maklumat adalah:
- dengan akses terhad;
- bahan rahsia negeri;
- jenis rahsia;
- dengan akses tanpa had, awam.
Jika boleh, ia berlaku:
- bebas diedarkan;
- data yang pendedahannya dilarang dengan ketat;
- Maklumat yang dikemukakan mengikut undang-undang persekutuan;
- bahan, pendedahan yang mungkin dilakukan dengan persetujuan dari kalangan orang tertentu.
Hartanah Maklumat yang didokumenkan
Maklumat yang didokumentasikan adalah data yang wujud dalam keadaan objektif tertentu dan mempunyai beberapa ciri.
Ciri-cirinya termasuk:
- watak tetap, iaitu, memiliki sumbernya, masa dokumentasi dan kewajipan untuk menyimpan;
- kaitan - keupayaan untuk memenuhi kehendak pengguna yang berpotensi, untuk memenuhi permintaan;
- nilai - data sesuai untuk tujuan;
- kesempurnaan - nisbah optimum antara maklumat yang diterima dan yang diperlukan;
- utiliti - tahap keperluannya;
- kebolehpercayaan - memaparkan tahap objektivitas maklumat;
- kebaruan - kaitan, kerana bahan yang didokumenkan merupakan penjelasan maklumat yang mungkin menjadi ketinggalan zaman atau terhenti sah;
- ketepatan masa;
- Kebolehcapaian - keupayaan pengguna untuk menerima data secara bebas;
- keselamatan - kekurangan akses yang tidak dibenarkan;
- ergonomik - nisbah optimum kelantangan dan bentuk data untuk pengguna tertentu;
- kecukupan - korespondensi maklumat kepada realiti, kesediaan untuk mencerminkan keadaan objektif sebenar.
Melindungi maklumat yang didokumenkan dalam undang-undang Rusia
Tiga sumber undang-undang persekutuan menyediakan penetapan maklumat yang didokumenkan. Sumber pertama memberikan tafsiran sempit. Ia menyatakan bahawa maklumat yang didokumenkan adalah rakaman data penting menggunakan medium bahan melalui proses mendokumentasikan data yang diperlukan, di mana terdapat butir-butir yang memungkinkan untuk mengenal pasti, menetapkan atau menentukan medium materialnya (undang-undang maklumat, Perkara No. 2).
Satu lagi sumber mempunyai tafsiran yang lebih luas.Ia menyatakan bahawa dokumen bermaksud kehadiran media dengan maklumat yang direkam mengenai teks, bunyi atau sifat grafik. Kandungannya ditujukan untuk penghantaran ke tujuan yang dimaksudkan pada masa tertentu.
Contoh data yang didokumenkan
Maklumat yang didokumentasikan adalah tindakan undang-undang, kertas, arkib yang disimpan untuk pelbagai tujuan. Maklumat yang disimpan dalam kebanyakan kes adalah bertujuan untuk kegunaan awam. Contohnya termasuk:
- tindakan undang-undang, kerangka peraturan;
- dokumen yang mengandungi maklumat mengenai keadaan kecemasan alam sekitar, demografi, kebersihan-epidemiologi, alam meteorologi;
- dokumen yang terkandung dalam koleksi perpustakaan dan pelbagai sistem maklumat lain;
- maklumat media massa dan maklumat awam yang lain mengikut undang-undang Persekutuan Rusia.
Berdasarkan yang tersebut di atas, adalah perlu diperhatikan bahawa dalam jumlah dokumen dan maklumat yang didokumenkan adalah unsur yang paling penting dalam keselamatan negeri dan kebajikan awam. Ia sering kali merupakan repositori maklumat penting yang penting untuk negeri ini. Itulah sebabnya jenis maklumat ini perlu disimpan dengan berhati-hati, dengan mengambil kira keperluan yang ditetapkan oleh undang-undang negara.