Adalah penting bagi ketua-ketua organisasi untuk menganjurkan kerja-kerja pekerja supaya ia membawa pulangan teratas dan sepenuhnya mendedahkan potensi mereka. Untuk melakukan ini, anda perlu tahu bagaimana cara mewakilkan pihak berkuasa, yang digunakan untuk meningkatkan prestasi syarikat tanpa merosakkan keadaan semasa.
Definisi
Delegasi diwujudkan sebagai pembahagian hak dan kewajipan seragam antara subjek sistem. Prinsipnya dirumuskan pada awal abad kedua puluh oleh P. M. Kerzhentsev.
Delegasi adalah pemberian kuasa untuk melaksanakan tugas kepada orang yang bertanggung jawab dengan tugas serentak kepadanya tanggungjawab untuk hasilnya. Delegasi membolehkan anda mengagihkan tugas-tugas di antara pekerja dengan betul dan digunakan untuk mencapai matlamat utama organisasi.
Tanggungjawab terletak pada komitmen pekerja untuk melakukan pekerjaan dengan cara yang berkualiti dan membawanya ke kesimpulan yang memuaskan. Pekerja bertanggungjawab dalam bidang aktiviti mereka kepada pihak berkuasa yang lebih tinggi.
Kuasa (kuasa) bertindak sebagai hak terhad untuk menggunakan sumber yang terlibat untuk melaksanakan tugas tertentu. Setiap kedudukan dalam organisasi disertai dengan kuasa tertentu. Perubahan jawatan juga membawa kepada penggantian kecekapan pekerja.
Permohonan
Delegasi adalah pemindahan kuasa dan tanggungjawab tertentu kepada pekerja syarikat dan juga pengedaran pelbagai fungsi di antara mereka. Satu perbuatan dilakukan yang mentakrifkan tugas-tugas yang mewakilkan rasmi sebagai pemimpin yang dapat dengan cepat menyelesaikan semua isu semasa dan dengan mahir menggunakan pekerja yang paling mampu mengatasi setiap jenis tugas tertentu.
Matlamat
Perwakilan kuasa digunakan untuk mencapai matlamat tertentu oleh organisasi, seperti:
- hubungan "faktor manusia" - meningkatkan aktiviti dan kepentingan pekerja peringkat rendah;
- peningkatan dalam kecekapan (kecekapan) pekerja disebabkan oleh peningkatan kelayakan mereka dan pemerolehan kemahiran baru;
- memunggah pengurusan kanan dengan membebaskan masa untuk menyelesaikan isu-isu strategik, operasi dan pengurusan.
Delegasi tugas
Tugas-tugas berikut adalah sesuai untuk delegasi:
- rutin;
- isu yang tidak penting;
- kerja persediaan;
- kerja khusus.
Tetapi tidak semua tugas boleh dipindahkan kepada pekerja biasa. Tugas setiap pemimpin adalah untuk menyelesaikan tugas-tugas yang dapat mempengaruhi aktiviti masa depan organisasi.
Ini adalah persoalan tentang sifat amanah, dan masalah strategik bukan standard, dan situasi yang tidak dijangka yang memerlukan penyelesaian segera.
Oleh itu, tidak diwakilkan:
- menetapkan matlamat;
- pengurusan bawahan;
- tugas berisiko;
- kerja yang luar biasa;
- membuat keputusan strategik dan pengurusan;
- Tugas sulit
- pembangunan dasar organisasi.
Keperluan untuk Subjek Perwakilan
Dalam proses memindahkan arahan, kedua atasan dan pekerja mungkin menghadapi beberapa masalah.Pengurusan yang berkesan untuk perwakilan kuasa adalah mungkin hanya dengan menganalisis semua rintangan sedia ada dan kemungkinan yang mempengaruhi pentadbiran dan pemantauan aktiviti semasa.
Masalah yang kadang-kadang timbul dengan pengarah atau ketua jabatan dan menghalang delegasi:
- takut kehilangan kedudukan semasa dan kuasa yang berkaitan;
- keraguan tentang kesediaan pekerja lain, ciri penilaian rendah aktiviti mereka;
- harga diri yang berlebihan, ambisius yang berlebihan;
- keraguan diri, takut bahawa tindakannya akan disalah faham.
Masalah yang kadang-kadang dikenalpasti oleh pekerja dalam menjalankan tugas yang ditetapkan:
- ragu mengenai ketepatan keputusan yang digunakan;
- kekurangan pengalaman;
- ketidaksepakatan asas dengan bos;
- keengganan untuk memimpin penghibur lain, terutama mengenai penalti.
Sekiranya kesulitan, pengurus yang kompeten mesti terlebih dahulu menangani halangan peribadi yang menghalang peraturan kerja yang efektif, dan kemudian memeriksa dengan teliti masalah-masalah bawahan. Analisis situasi akan menunjukkan kesilapan pengurusan yang mungkin dan membolehkan anda membuat keputusan yang bermaklumat dan berpengetahuan, sebagai contoh, dari segi penggantian pelaku atau melepaskannya beban yang tidak perlu, atau dari segi kesulitan yang bersifat psikologi, baik kita dan pelaku.
Proses perwakilan
Setiap pemimpin harus berusaha untuk memastikan bahawa ketika mengatur proses kerja, ia secara merata merancang tanggung jawab kerja di seluruh tim, menggunakan kekuasaan dan tidak memberikan tanggung jawab untuk proses menyelesaikan tugas.
Perwakilan dalam organisasi dibahagikan kepada beberapa peringkat:
Peringkat I - pemindahan arahan kepada pelaksana;
Peringkat II - menyediakan kontraktor dengan kuasa dan sumber;
Peringkat III - kata-kata tanggungjawab pekerja yang menunjukkan hasil yang perlu dalam pelaksanaan.
Semasa mengawal aktiviti bawahan, satu pertengahan adalah penting. Penjagaan yang berlebihan boleh mengakibatkan genangan dan kekurangan inisiatif pekerja. Sekiranya anda tidak mengawal proses ini, hasilnya akan jauh dari yang diingini kerana aliran kerja tidak teratur. Adalah perlu untuk mewujudkan maklum balas terlebih dahulu dan mencapai penghormatan dan kuasa tinggi di kalangan pekerja.
Seringkali, pentadbir melakukan dosa dengan memindahkan kerja yang tidak diingini dan tidak menarik pada bawahan mereka, terutama jika mereka sendiri hanya mengenali topik ini secara dangkal. Tetapi ini tidak selalu betul, kerana bos masih bertanggungjawab terhadap aliran kerja. Sekiranya ketua sendiri tidak mempunyai petunjuk apa keputusan yang diharapkan di pintu keluar, bagaimanakah dia dapat mengawal aktiviti bawahan? Jawapannya jelas.
Atasan yang berpengalaman lebih suka mempercayakan pekerja dengan tugas yang sedikit lebih rumit berbanding sebelumnya. Tugas-tugas semacam ini membantu dengan sepenuhnya mendedahkan potensi bawahan. Walau bagaimanapun, dalam kes ini, lebih baik untuk mengeluarkan pesanan di atas kertas untuk meningkatkan motivasi pekerja.
Apabila mengedarkan kecekapan dalam sistem organisasi, sangat penting untuk mempertimbangkan aspek-aspek berikut:
- kuasa-kuasa itu harus sepenuhnya mematuhi pelan tugas yang ditetapkan, matlamat yang menentukan skop kuasa, dan bukan sebaliknya;
- Kuasa semua pekerja sepatutnya dihubungkan ke kompleks tanpa komprehensif dan memastikan keseimbangan keseluruhan struktur;
- semua pihak berkuasa mestilah jelas dan konkrit supaya pekerja sentiasa mengetahui apa yang diperlukan oleh mereka dan apa sumber yang tersedia kepada mereka.
Penanganan kuasa yang betul meningkatkan kecekapan seluruh organisasi. Pekerja mendapat pemahaman yang jelas tentang kerja yang diberikan kepada mereka dan matlamat yang ditetapkan untuk mereka, dan dengan itu mencapai hasil yang terbaik.
Faedahnya
Secara umum, proses delegasi dicirikan oleh kehadiran dua aspek positif:
- Masa kepala dibebaskan untuk menyelesaikan masalah yang memerlukan penyertaan diri. Terdapat peluang untuk menumpukan perhatian kepada perancangan prospek pertumbuhan syarikat dan strategi pentadbiran.
- Delegasi adalah salah satu cara terbaik untuk memotivasi pekerja yang kreatif dan maju yang ingin berkembang dan belajar. Ia boleh digunakan untuk latihan sebelum mendapat kedudukan yang lebih tinggi. Membantu membangunkan pekerja pengetahuan baru, kemahiran dan kebolehan yang digunakan untuk aktiviti yang lebih berjaya.
Prinsip Perwakilan
Untuk pendekatan yang tersusun untuk mewakilkan pihak berkuasa, adalah disarankan untuk mematuhi prinsip-prinsip di bawah. Jika tidak, kegagalan mereka boleh membawa kepada kesukaran dalam pengurusan dan, akibatnya, untuk operasi sistem yang tidak memuaskan secara keseluruhannya.
Prinsip Pengertian Fungsian
Ia berdasarkan kesedaran penuh dan jelas oleh setiap pengurus mengenai integriti struktur organisasi: apa hak dan kewajipan setiap entiti sistem dikurniakan, yang mana maklumat dan hubungan perkhidmatan dibuat di antara mereka, arah dan hasil kerja mereka. Dengan kata lain, pentadbir yang berpengalaman selalu tahu apa yang diharapkan dan dari siapa sebenarnya.
Prinsip skalar
Ia berdasarkan pemisahan tugas yang jelas. Setiap kontraktor mestilah tahu siapa yang dia harus melaporkan secara langsung untuk hasil kerjanya, dan kegiatannya yang mana dia harus mengawal secara bebas. Prinsip ini menandakan rantaian hubungan rasmi antara bawahan dan pemimpin seluruh sistem organisasi. Garis yang lebih ekspresif ini, pengurusan dan komunikasi yang lebih berkesan antara pekerja. Mana-mana orang bawahan memerlukan pemahaman yang tepat mengenai siapa yang mewakilkan pihak berkuasa kepadanya dan kepada siapa memindahkan perkara-perkara yang tidak termasuk dalam skop kecekapannya.
Prinsip Tahap Pihak Berkuasa
Menggabungkan dua prinsip di atas. Setiap pekerja harus sedar tentang jumlah kuasa yang diberikan kepadanya dan menyelesaikan masalahnya sendiri dengan masalah yang sesuai dengan tahap kekuasaannya, dan tidak merujuk isu-isu ini kepada pengurusan yang lebih tinggi.
Jika tidak, kebuntuan mungkin timbul apabila pengurus sekali lagi terpaksa menghadapi masalah yang telah diwakilkan kepada orang bawahan. Apabila menggunakan peraturan ini, bukan sahaja pemindahan kuasa, tetapi juga delegasi tanggungjawab harus dilakukan.
Prinsip Berdasarkan Keputusan yang Diharapkan
Menunjukkan bahawa semua aktiviti organisasi memerlukan perancangan yang teliti. Semua tugas harus mempunyai tujuan yang jelas dan hasil yang diharapkan. Jika tidak, pengurus hanya tidak dapat mengagihkan tugas-tugas di antara pekerja dengan cekap, tidak mempunyai idea lengkap sama ada orang bawahan memiliki kuasa yang mencukupi untuk kerja yang diberikan kepada mereka.
Prinsip perpaduan perintah
Ia berdasarkan hubungan rapat antara kontraktor dan pengurus. Semakin tinggi tahap kerjasama, semakin kuat rasa tanggungjawab peribadi seorang bawahan dan semakin kecil kemungkinannya menerima pesanan yang bertentangan. Adalah penting bahawa tugas itu diwakilkan kepada pekerja oleh hanya seorang bos untuk mengelakkan kekeliruan dan situasi di mana "tangan kiri tidak tahu apa yang dilakukan tangan kanan."
Prinsip liabiliti tanpa syarat
Walaupun apabila memberi arahan kepada bawahan, kuasa dan tanggungjawab untuk hasil kerja yang dilakukan secara serentak dipindahkan, ini bukan sebab untuk menghapuskan kewajiban yang dikenakan ke atasnya dari kepala. Ia adalah bos yang memutuskan untuk mewakilkan tugas itu, jadi dia masih bertanggungjawab untuk kerja bawahan dan pelaksanaan tugas itu. Para pelaku bertanggungjawab terhadap kerja yang dilakukan, dan pengurus bertanggung jawab atas tindakan bawahan.Prinsip ini amat penting apabila mewakilkan kuasa negara dan yang lain dengan tahap kuasa yang tinggi.
Prinsip korelasi kuasa dan tanggungjawab
Menunjukkan bahawa pihak yang diwakilkan mesti mematuhi kewajipan yang diberikan kepada bawahan. Sekiranya skop kuasa kurang daripada tanggungjawab, maka kontraktor tidak dapat melaksanakan sepenuhnya kerja yang dipindahkan kepadanya;
Setiap pentadbir mestilah secara cekap menyusun perwakilan kuasa dan tanggungjawab. Prinsip-prinsip yang dibincangkan di atas akan membantu beliau dalam hal ini.
Jenis Pihak Berkuasa
Dalam sistem organisasi, mengikut matlamat dan keperluan semasa, pelbagai jenis kuasa boleh dibezakan. Mereka ditentukan oleh aktiviti-aktiviti jabatan dan fungsi umum mereka.
Linear
Kuasa-kuasa ini dipindahkan secara langsung dari pengurus kepada kontraktor dan seterusnya mengikut skim ini. Seorang ketua yang berkuasa linear dapat membuat keputusan dalam batas kecekapannya tanpa koordinasi sebelumnya dengan bos lain. Skim berurutan kuasa ini membentuk hierarki tahap pentadbiran.
Selain itu, delegasi pihak berkuasa dan tanggungjawab hanya berlaku apabila mengambil kira prinsip perpaduan perintah dan, pada masa yang sama, piawaian pengurusan. Adapun prinsip perpaduan komando, ia dipertimbangkan di atas.
Prinsip ini menunjukkan bahawa setiap pekerja dikuasai oleh hanya seorang pemimpin, dan pekerja melaporkan hanya kepada ketua terdekatnya. Dan kadar pengurusan ialah bilangan pekerja yang melaporkan kepada pemimpin tertentu.
Walau bagaimanapun, dengan peningkatan ketara dalam bilangan litar dalam skim kepimpinan, terdapat kelembapan yang kuat dalam pertukaran operasi maklumat. Oleh itu, terdapat keperluan untuk memperkenalkan kuasa lain ke dalam struktur organisasi.
Ibu pejabat
Untuk menentukan apa kategori tenaga kerja yang ada, anda mesti terlebih dahulu menganalisis jenis peralatan kakitangan, yang mana yang berikut dibezakan:
- Alat penasihat digunakan untuk menyelesaikan tugas khusus. Ia boleh berfungsi secara sementara dan berterusan.
- Attendant - digunakan untuk melaksanakan perkhidmatan tertentu (sebagai contoh, jabatan sumber manusia).
- Peribadi - subkategori peranti penyajian. Dibentuk apabila disewa oleh ketua pembantu atau setiausaha. Semua ahli di sini mempunyai kuasa rasmi tinggi.
Oleh itu, kuasa yang boleh dipindahkan ke mana-mana peranti dibahagikan:
- Penasihat - digunakan oleh ibu pejabat penasihat, yang haknya dibatasi oleh saranan profesional.
- Kelulusan mandatori - dilanjutkan kepada pertimbangan oleh pengurus keputusan mereka bersempena dengan radas.
- Selari - digunakan dalam kes di mana peranti boleh membatalkan keputusan kepimpinan, digunakan untuk mencegah pelanggaran berat. Sebagai contoh, penggunaan kuasa selari adalah wajar apabila membeli-belah untuk jumlah yang besar, apabila dua tanda tangan diperlukan.
- Fungsian - pada tahap tertinggi, boleh membenarkan tindakan tertentu, dan membatalkan. Penggunaannya meluas, terutamanya dalam bidang seperti kawalan pekerjaan dan kaedah perakaunan.
Penggunaan peranti tambahan membantu untuk mempermudah struktur pengurusan syarikat-syarikat dengan sejumlah besar pekerja. Terima kasih kepada interaksi yang rapat dan berstruktur dengan betul dari semua subjek syarikat, keberkesanan organisasi secara keseluruhannya meningkat. Untuk kepimpinan yang berkesan, aspek-aspek lain harus diambil kira: prinsip perwakilan kuasa, keperluan, ciri, jenis, dll.
Menggunakan delegasi adalah penting kepada mana-mana pengurus.Ia membantu mengatur proses kerja dengan cekap, dengan jelas membahagikan hak dan kewajipan semua pekerja. Pelakon lebih mudah untuk bekerja apabila mereka tahu apa yang diperlukan daripada mereka dan apa hasil yang mereka harus capai. Di samping itu, delegasi merupakan faktor penting yang digunakan untuk meningkatkan kecekapan setiap pekerja dan membebaskan masa tambahan bagi pengurus untuk menyelesaikan tugas-tugas strategik yang penting, yang mengakibatkan peningkatan produktiviti dan produktiviti keseluruhan sistem.