Malah syarikat terkaya yang memiliki produk yang paling kos efektif, berfikir tentang simpanan yang munasabah. Hanya dalam kes ini, dia akan mempunyai lebih banyak cara dan peluang untuk mengekalkan perniagaannya sendiri dan pembangunan selanjutnya.
Bukan rahsia lagi bahawa semakin besar perusahaan, semakin besar kosnya. Selain itu, barang-barang belanjawan sekunder, termasuk pencetakan dokumen, bersama-sama menduduki bahagian singa. Dan memandangkan kadar pertukaran dolar semasa, fail bercetak boleh benar-benar "emas".
Berapa banyak wang yang diperlukan untuk mencetak dokumen?
Menurut statistik yang diterbitkan oleh Hewelett-Packard, setiap perusahaan yang boleh diklasifikasikan sebagai perniagaan sederhana dan besar membelanjakan kira-kira 6% dari keuntungannya atas kos kertas. Kepada beberapa, peratusan ini, sebagai peratusan, kelihatan kecil, tetapi tidak sama sekali.
Sekiranya pendapatan purata bulanan syarikat adalah 10 juta Rubles, maka kos kira-kira 600 ribu Rubles untuk mencetak dokumentasi! Sangat sukar untuk memanggil angka itu kecil atau tidak penting.
Cukup mengoptimumkan kos percetakan akan membantu perkhidmatan baru dan belum sangat popular - cetak penyumberan luar.
Apakah yang dimaksudkan dengan penyumberan luar cetak dan bagaimana ia berfungsi
Perkhidmatan ini akan membantu menjimatkan wang hanya untuk perusahaan sederhana, besar dan sangat besar dengan aliran kerja dalaman dan luaran yang besar. Penyumberluaran cetak kadang-kadang disebut sebagai "penyelenggaraan salinan".
Mengira angka sebenar kos percetakan kadang-kadang bukan hanya sukar, tetapi hanya luar biasa. Ini berlaku kerana pembelian dibuat oleh jabatan yang berbeza:
- Pejabat (kertas) diperoleh oleh pengurus pejabat, setiausaha, mana-mana pekerja AXO yang lain.
- Jabatan IT bertanggungjawab untuk pembelian dan pembaikan peralatan percetakan yang tepat pada masanya.
- Kartrij isi ulang, seperti mana-mana bahan habis-habisan lain, dijaga oleh jabatan pembelian.
Di bandar-bandar dan wilayah yang berlainan, berpuluh-puluh, ratusan dan bahkan beribu-ribu pekerja menduplikasi kerja setiap hari dari hari ke hari. Peralatan pejabat dari semasa ke semasa memerlukan bukan sahaja pelarasan atau pengisian bahan bakar, tetapi juga pembaikan. Kos meningkat apabila dana syarikat digunakan secara tidak sengaja: pencetak tamat dan kontrak kelihatan pudar, lembaran percetakan "ujian", apabila anda perlu menyemak kebolehkerjaan peralatan percetakan, dll.
Penyumberan luar percetakan tidak lebih daripada perkhidmatan percetakan yang komprehensif. Semua manfaatnya adalah bahawa pelanggan membayar hanya untuk salinan dokumen yang dibuat.
Bagaimanakah perakaunan percetakan disimpan dan bagaimana untuk menghapuskan kaunter salinan dari pencetak?
Mengenai semua teknologi percetakan baru, kaunter salinan yang dihasilkan disediakan. Adalah mungkin untuk mengambil pembacaan dari kaunter ini secara manual, atau mungkin juga dalam mod automatik.
Kaedah manual, yang menyediakan pencetakan biasa halaman konfigurasi, bukanlah yang paling mudah, tetapi yang paling tepat. Penggunaan pelbagai perisian yang membantu memantau pencetak (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, dan lain-lain) adalah popular.
Semua program yang disenaraikan memaparkan jumlah dakwat yang terkandung di dalam kartrij, kehadiran helaian bercetak, masa anggaran sehingga kartrij diganti, dan sebagainya.
Satu tolak penting bahawa kaedah automatik mempunyai integrasi wajib dengan Internet. Tidak setiap institusi awam atau swasta akan berisiko mengabaikan data dalaman.
Faedah jelas menggunakan
Terlepas dari kaedah yang dipilih, cetak outsourcing boleh dipanggil cara yang lebih efektif untuk perakaunan proses percetakan dokumen. Di samping itu, ia membolehkan anda bekerjasama dengan pembekal perkhidmatan cetakan yang lain dan mengoptimumkan waktu kerja jabatan IT, yang tidak hanya dilakukan dalam penyelenggaraan pencetak biasa, tetapi juga dalam mengisi bahan bakar, menyiapkan dan membaikinya.
Dalam kes ini, anda boleh melupakan kecekapan kuantitatif kartrij, ciri teknikal mereka, mengisi bahan bakar.
Format perkhidmatan ini menyediakan pembayaran apabila selesai kerja, iaitu wang yang dibayar untuk dokumen cetakan berkualiti. Seperti perjanjian lain, perjanjian penyumberan luar menyediakan tarikh akhir yang jelas untuk penyediaan perkhidmatan, kos dan masa pembayaran mereka.
Sebuah syarikat yang telah menyimpulkan kontrak sedemikian sepenuhnya melepaskan diri dari banyak kebimbangan kecil: membeli kertas, peralatan dan bahan habis barang lain, tidak bimbang tentang membaiki peralatan, menjimatkan elektrik dan mencetak dokumen untuk keperluan peribadi pekerja.
Cap apa yang tidak akan dibayar?
Memang, perjanjian itu hanya memberikan cetakan yang berkualiti. Lembaran cetak berkualiti tidak boleh termasuk:
- pelbagai titik di atas kertas;
- jalur dan jejak;
- pelbagai bunyi luaran;
- kesesakan kertas dan kerosakan mekanikal;
- penyelewengan imej;
- zarah toner.
Apakah cara untuk membayar perkhidmatan ini?
Kos satu salinan dokumen yang dibayar oleh pelanggan, sudah termasuk semua perbelanjaan untuk pembaikan bahan, penyelenggaraan dan peralatan.
Rakan niaga boleh menawarkan beberapa cara yang mungkin untuk membayar perkhidmatannya:
- Selalunya, syarikat memasuki perjanjian tradisional yang termasuk kos setiap salinan.
- Perusahaan besar dengan aliran kerja yang besar berminat dengan kontrak harga tunggal. Dengan kata lain: untuk penggunaan peralatan yang tidak terhad, syarikat membayar tarif tunggal bulanan.
- Pelanggan yang mengetahui keperluan kecil mereka dengan lebih baik menggunakan kontrak harga tetap. Dalam kes ini, bayaran bulanan mandatori termasuk had halaman pada harga istimewa, dan jika syarikat mencetak lebih daripada standard yang dinyatakan, dokumen yang dicetak yang dibuat melebihi norma, dibeli pada harga biasa.
Perangkap dan kontra tersembunyi
Walaupun banyak kelebihan perkhidmatan, ia mempunyai banyak kelemahan yang tersembunyi:
- Oleh kerana kos perkhidmatan yang tinggi, adalah disarankan untuk menggunakan hanya organisasi besar. Harga adalah semata-mata untuk kartrij asal dan alat ganti untuk peralatan mereka.
- Setiap vendor memberikan perkhidmatan semata-mata untuk produknya, dan peralihan kepada pencetak jenama yang berbeza boleh menyebabkan penny yang cantik. Memandangkan keadaan semasa dalam pasaran mata wang global, pergantungan kepada pengeluar asing tidak boleh dipanggil selamat. Bukan satu peralatan pejabat dan kos penyelenggaraan percuma itu risiko sedemikian.
- Apabila memasang peralatan, menegaskan laser. Hakikatnya adalah lebih mudah dan lebih mudah untuk menyimpan rekod cetak yang jelas.
- Sesetengah pencetak tidak termasuk kaunter cetak.
- Tiada vendor menganggap percetakan pada format selain A4. Jika organisasi perlu mencetak dokumen dalam format A3, maka ia akan dikira sebagai helaian 2 A4.
- Beralih ke penyumberan luar percetakan pejabat adalah proses yang panjang. Amalan menunjukkan bahawa penyelarasan semua klausa kontrak boleh diseret sehingga dua bulan, sementara organisasi akan mengalami kesulitan yang besar dengan pemindahan cawangan di kawasan. Pakar perhatikan bahawa, secara purata, proses memperkenalkan perkhidmatan boleh mengambil masa yang lama (3 hingga 6 bulan). Pengurus cawangan di kawasan boleh bertentangan dengan inovasi. Mungkin terdapat banyak sebab, tetapi yang paling umum di antara mereka adalah kepentingan peribadi dalam bekerja dengan pembekal tertentu.Bagi pegawai tersebut, pemusatan akhbar hanya boleh bermimpi dalam mimpi yang dahsyat, dan ini boleh menjadi masalah yang serius. Sebelum membuat keputusan yang serius - peralihan kepada percetakan pejabat penyumberan luar, berfikir dengan teliti dan menganalisis situasi dengan alur kerja di syarikat.
Cuba untuk mengira kos percetakan pejabat setiap bulan, suku dan tahun. Angka itu mestilah tepat! Pada masa yang sama, pertimbangkan semua kos tersembunyi (penggunaan tenaga, jumlah masa yang dibelanjakan untuk mencetak printer, mencetak fail peribadi oleh pekerja, dan sebagainya). Lihat tawaran penyumberan luar percetakan pejabat hari ini. Jangan sekali-kali memilih vendor, dipandu dengan harga yang sangat rendah. Kerjasama sedemikian penuh dengan sakit kepala. Pengalaman dan reputasi penting, bilangan projek yang berjaya.