Audit proses perniagaan: bila dan bagaimana untuk menjalankannya? Proses Perniagaan - Contoh

Untuk bertahan dalam persaingan sengit, sangat penting bagi sebuah syarikat moden untuk segera bertindak balas terhadap perubahan pasaran dan menggunakan sumber yang tersedia secara rasional. Bagaimanapun, dari masa ke masa, kecekapan berkurangan - sebahagian daripada tindakan dan prosedur menjadi usang, jabatan mula menduplikasi tugas masing-masing. Itulah sebabnya mengapa proses pengurusan perniagaan tepat pada masanya sangat penting. Mengetahui kelemahan perusahaan, pihak pengurusan boleh mengambil langkah yang sesuai dan mengoptimumkan kerja.

Definisi

Proses perniagaan adalah rantaian yang tersambung secara logik, secara berkala mengulangi operasi di mana sumber organisasi digunakan untuk memproses objek (hampir atau secara fizikal). Dalam erti kata lain, ini adalah segmen tertentu kerja perusahaan dengan hasil sebenar dan boleh diukur.

Audit dalaman proses perniagaan adalah analisis semua jenis aktiviti syarikat: pengeluaran, perdagangan, sosial. Tugasnya adalah untuk menentukan seberapa efektif struktur unit utama syarikat dan saluran fungsi pemindahan maklumat.

Bila dibelanjakan

1. Selepas pengenalan dokumentasi dan arahan baru. Sebagai contoh, apabila memasang perisian lain. Dalam kes ini, adalah lebih baik untuk menjalankan pemeriksaan tidak lama lagi, tetapi selepas beberapa ketika, diperlukan untuk "masuk" dan ujian. Kedalaman pengesahan bergantung kepada skala perubahan dan kepentingan proses ini untuk syarikat.

2. Audit terjadual. Ia dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan, sekurang-kurangnya 1 kali setahun.

3. Audit tidak berjadual. Ia dianjurkan atas permintaan pengurusan kanan atau pengurus yang bertanggungjawab untuk proses perniagaan tertentu. Keperluan sedemikian mungkin timbul jika:

• kerosakan utama berlaku;
• aduan daripada klien proses (luaran dan dalaman) diterima secara berkala;
• Terdapat cadangan dan idea untuk meningkatkan proses.

Merumuskan, kita boleh mengatakan bahawa audit proses perniagaan diperlukan dalam semua kes apabila berlaku perubahan dalam syarikat.

Jenis Proses Perniagaan

Dalam teori pengurusan moden, pembahagian proses ke dalam utama dan tambahan umumnya diterima. Kumpulan pertama termasuk semua yang membolehkan organisasi mendapat wang dan mencapai matlamat tertentu:

• pengeluaran barangan / penyediaan perkhidmatan;
• pemasaran dan jualan;
• perkhidmatan logistik dan penghantaran;
• komunikasi dengan pembekal dan pengantara;
• perakaunan cukai;
• sokongan pelanggan.

Menyokong, pada gilirannya, adalah proses yang menjamin pelaksanaan inti, menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan. Ini adalah fungsi dalaman, seperti pengurusan kakitangan, perakaunan, dan memastikan keselamatan objek.

Proses perniagaan: contoh dan perihalan

Adalah penting untuk diperhatikan bahawa setiap syarikat tertentu mempunyai senarai proses perniagaan tersendiri, dengan mengambil kira saiz dan spesifik aktivitinya.

Unsur utama dari mana-mana PSU termasuk:

• data input;
• sumber (orang, peralatan, infrastruktur, perisian);
• kriteria (keperluan pelanggan, standard, undang-undang);
• dokumen dan rekod (bayaran, permohonan, pesanan, resit, invois);
• data output (produk, bahagiannya, atau maklumat yang diperlukan);
• pengukuran hasil (audit, pemantauan, analisis).

Di samping itu, setiap proses mesti mempunyai pemilik yang bertanggungjawab untuk keputusan akhir.

Mari kita lihat bagaimana proses perniagaan dapat diterangkan. Kami mengambil contoh dari dua sfera yang benar-benar berbeza dalam intipati mereka.

Syarikat pertama menjual francais.Dalam kerjanya dengan pelanggan, 4 proses perniagaan utama dapat dibezakan. Sebaliknya, masing-masing terdiri daripada beberapa operasi.

1. Kelayakan. Petugas: proses permohonan. Tahap ini membolehkan anda membuat corong dan menilai keberkesanan pemasaran. Pekerja memproses permohonan yang diterima dan memindahkannya ke status "Berkualifikasi" atau "Penolakan". Semua permohonan yang berkelayakan akan jatuh ke dalam BP-2.
2. Dijual. Tugas: membuat persembahan, bekerja dengan bantahan, menerima sumbangan dan memindahkan projek kepada kurator. Untuk meningkatkan kecekapan kerja, sistem motivasi pekerja, rancangan dan ramalan jualan sedang dibangunkan. Urus niaga secara automatik datang dari BP-1 atau dicipta secara manual oleh pengurus. Selepas pemindahan ke kurator, projek itu pergi ke BP-3.
3. Pelancaran. Tugas: pelantikan kurator, permulaan kerja dan penyediaan laporan. Proses perniagaan ini menyediakan pelancaran francais langkah demi langkah. Fungsi baru ditambah: penetapan dokumen, pemberitahuan kepada pelanggan, menarik pekerja baru dan kontraktor.
4. Royalti. Tugas: tepat pada masanya untuk menerima sumbangan (Royalti). Sebaik sahaja selepas pelancaran, proses perniagaan baru dibuat secara automatik dan tarikh pembayaran seterusnya ditetapkan. Pelan sokongan francaisi juga disediakan.

Contoh kedua adalah agensi pengiklanan kitaran penuh yang menghasilkan produk percetakan, iklan luar, bahan pelekat diri, serta aksesori hotel. Berikut adalah 3 proses asas:

1. Carian. Ia adalah perlu untuk mencari pelanggan yang berpotensi, mewujudkan hubungan dan mengaturkan mesyuarat. Di samping itu, anda perlu mengetahui di mana pelanggan datang (dari pangkalan data, Internet atau sumber lain), skala kempen yang dirancang (dalam seribu rubel), dan, jika perlu, alasan penolakan.
2. Dijual. Atas permintaan, cadangan komersil dihantar, maka invois dikeluarkan. Bentuk pembayaran ditunjukkan (100%, pascabayar, surat jaminan). Kemudian pesanan masuk ke produksi (BP-3). Selepas penghantaran dan menerima maklum balas, matlamat utama adalah untuk membuat jumlah maksimum jualan berulang.
3. Pengeluaran. Setelah menerima pesanan, pengurus pengeluaran mengesahkan tarikh akhir (tarikh akhir). Operasi teknologi dilakukan - prepress, percetakan, pemprosesan selepas akhbar. Jika pelanggan berpuas hati dengan hasilnya, projek itu kembali ke BP-2, jika tidak, ia akan kembali ke permulaan proses untuk semakan.

Ia adalah paling mudah untuk menggambarkan proses perniagaan syarikat dalam bentuk skematik, menunjukkan hubungan utama di antara mereka (contohnya, peralihan dari persembahan pertama ke peringkat penjualan). Anda juga boleh memberikan maklumat dalam format jadual:

Dokumentasi

Audit terdiri daripada jawatan utama yang berikut:

1. Perintah tingkah laku. Dokumen ini diluluskan oleh pengurusan kanan dan mengandungi maklumat mengenai sebab-sebab audit (dirancang / tidak berjadual), matlamat, kemudahan, anggota suruhanjaya. Pengurus Audit segera dilantik, serta terma untuk pembangunan dan kelulusan program.

2. Dokumen kerja juruaudit. Ini termasuk semua nota yang dibuat oleh juruaudit semasa audit, serta soal selidik lengkap, keputusan tinjauan, borang wawancara, ujian, dan sebagainya. Sebagai tambahan, syarikat itu menyimpan dokumen pengawalseliaan yang menyatakan keperluan untuk dokumen kerja. Mereka harus mengandungi:

• tarikh dan tempat kompilasi, nama pemeriksa;
• sumber dan kaedah mendapatkan maklumat (wawancara, pemerhatian, soal selidik);
• penerangan terperinci proses perniagaan yang dikaji;
• keputusan semua audit terdahulu.

Dokumen kerja diisi dalam kedua-duanya secara sewenang-wenang dan dalam bentuk yang telah ditetapkan - sebagai contoh, dalam bentuk jadual, graf, teks, dll.

3. Pelan audit. Ia termasuk beberapa bahagian utama: mengumpul dan merumuskan maklumat, menjalankan analisis mendalam, kesimpulan, membangunkan cadangan dan cadangan, menyusun laporan dan membentangkan hasil. Pada permulaan audit, tujuannya, perihalan proses perniagaan yang disiasat, serta tahap dan kegiatan pengesahan utama ditunjukkan. Untuk setiap peringkat, adalah perlu untuk menentukan tugas utama, kaedah untuk mengumpul dan menganalisis data, tarikh akhir, sumber dan yang bertanggungjawab untuk hasilnya.

4. Laporan. Dokumen ini meringkaskan kerja yang dilakukan, mengenal pasti kekuatan dan kelemahan perusahaan. Bahagian pertama memberikan kesimpulan umum, dan yang kedua mengandungi maklumat terperinci mengenai sumber yang dibelanjakan dan hasilnya.

5. Laporan Juruaudit. Memaparkan penemuan dan cadangan yang paling penting untuk mengoptimumkan proses perniagaan.

Ahli

Bergantung kepada kerumitan organisasi, strukturnya, bilangan pekerja dan spesifik perniagaan, ia bergantung kepada siapa yang akan menjalankan audit. Pertimbangkan peserta yang diperlukan dalam audit.

1. Inisiator dan orang yang meluluskan audit. Sebagai peraturan, ini adalah salah satu pemimpin perusahaan atau timbalan mereka.
2. Suruhanjaya Audit. Keperluan mandatori untuk peserta - pendidikan tinggi dan pengalaman kerja sekurang-kurangnya tempoh tertentu.
3. Ketua suruhanjaya itu. Kedudukan ini ditugaskan kepada pekerja salah satu bahagian bebas syarikat (jabatan yang secara langsung bawahan kepada pemilik perusahaan dan tidak terlibat dalam proses perniagaan utama - perkhidmatan keselamatan, perkhidmatan pembangunan strategik, dll.). Kadangkala pakar pihak ketiga terlibat.
4. Orang yang telah diaudit. Mereka boleh menjadi pekerja organisasi yang mempunyai maklumat yang diperlukan untuk pengesahan.

Dalam syarikat yang bereputasi sering membuat komisen khas untuk mengawal audit.

Prosedur

Pengauditan proses perniagaan dijalankan mengikut keperluan yang jelas. Kitaran perniagaan utama syarikat disiasat - bekalan, pengeluaran, jualan, pelaburan (melabur dalam pemodenan dan pengembangan), serta pengurusan.

Peringkat 1: Mempelajari Corak Umum

Audit dalaman bermula dengan pengumpulan maklumat asas mengenai aktiviti perusahaan, struktur dan aktiviti unit. Pada asasnya, ia diperolehi daripada dokumen perusahaan - pelan strategik, peraturan pengurusan, keterangan kerja, kod, dan lain-lain. Semua data dimasukkan ke dalam laporan, yang menunjukkan:

• struktur organisasi;
• senarai proses perniagaan utama;
• huraian kerja unit: nama, fungsi, dokumen masuk dan keluar, hasil aktiviti.

Selalunya, selepas melaporkan, wawancara dilakukan dengan kakitangan. Ini membolehkan anda mengesan ketidaktepatan pada peringkat awal, untuk melihat perbezaan antara keadaan sebenar dan bagaimana pekerja sendiri mewakili organisasi.

Tahap 2: Analisis Proses Perniagaan Terperinci

Pada peringkat ini, adalah perlu untuk menerangkan urutan dan ciri-ciri pelbagai operasi dalam perusahaan. Untuk kemudahan, jadual dikumpulkan yang menerangkan setiap proses perniagaan secara individu.

Di samping itu, rajah terperinci dan carta aktiviti dikumpulkan yang mencerminkan struktur organisasi syarikat, urutan arahan kerja, interaksi antara pekerja jabatan yang sama dan jabatan yang berlainan. Keseluruhan prosedur perlu didokumenkan. Sekiranya boleh, disyorkan untuk menyusun rakaman audio dan video.

Peringkat 3: Pemodelan

Tujuan dari tahap ini adalah untuk menstratkan maklumat mengenai syarikat dan prosesnya dalam bentuk grafik visual. Model ini harus menunjukkan struktur proses perniagaan, ciri pelaksanaannya, serta urutan alur kerja.

Pertama, model struktur disediakan yang memaparkan interaksi jabatan, dokumentasi, struktur proses perniagaan (dari kumpulan-kumpulan umum hingga tugas-tugas swasta). Di samping itu, ia menunjukkan bagaimana data, sumber dan dokumen dipindahkan antara peserta utama.

Model selesai adalah konsisten dengan arkitek, pengaturcara utama dan pakar organisasi.

Pada peringkat ini, skim aliran kerja terperinci telah dibangunkan. Untuk ini, setiap dokumen diberikan nombor pendaftaran / kod uniknya sendiri. Dalam bentuk ringkas, ia kelihatan seperti ini:

Jika semasa pemeriksaan apa-apa penyelewengan ditemui, adalah perlu untuk menentukan dengan jelas sebab mereka. Ia boleh sama ada luaran atau dalaman, objektif atau subjektif (sebagai contoh, motivasi pekerja yang rendah).

Peringkat 4: Penyediaan laporan dan pembentangan keputusan

Berdasarkan maklumat yang diterima, komisen perlu membuat cadangan dan saran untuk memperbaiki proses. Dalam kes ini, adalah perlu untuk menjawab soalan-soalan utama:

• Apakah kesan sampingan yang negatif yang boleh saya hadapi?
• Adakah saya perlu mengemas kini semua dokumentasi?
• Berapa lama masa yang diperlukan untuk melihat kesan perubahan?

Seterusnya, pengurus menyediakan laporan dan kesimpulan, serta persembahan hasilnya. Oleh itu, audit proses perniagaan membolehkan pemilik syarikat mengetahui tentang "kelemahan" dan masalah dalam organisasi. Pada masa yang sama, sudut pandang 2 sisi diambil kira pada satu masa - mengesahkan dan dapat diverifikasi.

Penambahbaikan dan pembangunan proses perniagaan mungkin termasuk langkah untuk latihan tambahan pekerja, pembangunan perisian, cadangan untuk mempromosikan perubahan kakitangan dan kakitangan.

Kaedah audit dan sumber maklumat

Memulakan perniagaan dan perubahan penting dalam perusahaan memerlukan penggunaan maklumat yang paling tepat dan boleh dipercayai. Ini adalah terutamanya ramalan matematik, perbandingan dan pengiraan semula data. Sumber data adalah dokumen:

• anggaran, log pelaksanaan kerja;
• dokumen untuk membuat pesanan;
• kontrak bekalan;
• invois;
• kad untuk mengira kos pengeluaran;
• kad inventori;
• daftar perakaunan;
• laporan mengenai ketibaan dan pengeluaran sumber bahan, kad perakaunan gudang;
• penyata bank, dokumen tunai / debit tunai, dll.

Ia juga perlu untuk mengumpul maklumat tentang petunjuk proses - bukan hanya nilai yang tepat, tetapi juga bagaimana nilai-nilai yang dihitung dikira, apakah langkah-langkah yang diambil dalam hal penyimpangan. Data ini boleh diperolehi dalam proses pemantauan kemajuan kerja, serta dalam wawancara dengan pekerja, pelanggan dan pembekal.

Petunjuk Prestasi Utama

Bergantung pada tujuan yang mana audit proses perniagaan dijalankan, pelbagai kriteria dan kaedah penilaian digunakan.

Menggunakan kad skor seimbang, anda boleh melihat dengan segera di mana masalah masalah kerja timbul. Tempoh yang paling sukar dalam hal ini adalah permulaan perniagaan, apabila tiada apa-apa untuk membandingkan petunjuk dengan. Itulah sebabnya banyak syarikat muda melibatkan pakar luar dalam audit yang boleh menilai kemungkinan risiko lama sebelum mereka secara serius mengganggu kerja perusahaan.