Laiks ir vērtīgs resurss, kas cilvēkam ir. Īpaši lielu vērtību tas iegūst lielu un tehniski sarežģītu projektu ieviešanas periodā. Turklāt vairākums pieejamo laiku izmanto ļoti neracionāli. Sakarā ar to tiek samazināta cilvēku efektivitāte un veiktā darba efektivitāte. Tā rezultātā ir ļoti svarīgi izvairīties no kopīgām kļūdām, pārvaldot savu laiku.
Trūkst sistemātiska uzdevumu saraksta
Bieži vien darbinieks saskaras ar situāciju, kad viņam šķiet, ka viņš aizmirsa veikt ārkārtīgi svarīgu darba daļu. Rezultātā ir apdraudēta visa projekta veiksme. To veicina viena no visbiežāk pieļautajām kļūdām - sistemātiska uzdevumu saraksta trūkums.
Lielisks problēmas risinājums var būt viena no specializētajiem ikdienas žurnāliem iegūšana un instalēšana darba datorā, kas ne tikai saglabās konkrētu gadījumu nosaukumus, bet arī ļaus jums izveidot detalizētu to aprakstu, kā arī var informēt jūs par uzdevuma izpildes datumu.
Mērķu trūkums
Katram darbiniekam ir precīzi jāsaprot, ko viņš vēlas sasniegt beigās. Pretējā gadījumā viņš nevarēs sasniegt stratēģiskus panākumus notiekošajā biznesā. Pareizi uzstādīti mērķi ļaus ne tikai iegūt konkrētu rezultātu, bet arī kontrolēt visa projekta gaitu. Lai to izdarītu, ir jānosaka sev ne tikai gala, bet arī starpposma uzdevumi.
Trūkst uzdevuma prioritātes
Daudzu darba dienu veido milzīgs skaits steidzamu uzdevumu. Tā rezultātā bieži tiek ignorētas patiešām svarīgas lietas, kas nosaka ne tikai atsevišķa darbinieka, bet arī visa uzņēmuma panākumus.
Lai no tā izvairītos, jāizmanto tā saucamā uzdevumu prioritātes matrica. Tas ļaus jums noteikt, kuras no problēmām vispirms ir jāatrisina, un kuras var atlikt uz vēlāku laiku. Tas var ievērojami palielināt darbinieku produktivitāti. Prakse rāda, ka cilvēki, kuri nekavējoties steidzas risināt jaunu problēmu, atliekot iepriekš pabeigtu biznesu, zaudē ļoti daudz laika.
Ārpus uzmanības novēršanas
Kā parādīja pētījumi, mūsdienu uzņēmumu darbinieki dažādu uzmanības novēršanas dēļ zaudē līdz 2 stundām dienā. Mēs runājam par tālruņa zvaniem, viedtālruņu lietojumprogrammām, palīdzību kolēģiem viņu problēmu risināšanā, kā arī par citiem jautājumiem, kas liek pārtraukt uzdevumu izpildi.
Izklaidībai ir ļoti kaitīga īpašība. Pat pēc tam, kad cilvēks atgriezīsies darbā, viņam būs jāpavada 10–15 minūtes, lai “iesaistītos” uzdevuma risināšanā. Galu galā tiek tērēts ļoti daudz laika.
Lai no tā izvairītos, vajadzētu ne tikai ierobežot sevi no tālruņa un datora ietekmes (ja pats darbs ar to nav saistīts), bet arī brīdināt kolēģus par uzmanības novēršanas nepieņemamību darba laikā.
Prokrastinācija
Visbiežāk šo kļūdu pieļauj tie, kuri baidās par viņiem uzticēto uzdevumu mērogu. Tā rezultātā viņi mēģina atvēlēt maksimāli daudz laika, lai sāktu darbu pie projekta. Tas noved pie pastāvīga aizkavēšanās liela un patiesi svarīga uzdevuma risināšanā.
Pareizais problēmu risinājums, kas saistīts ar šādu projektu īstenošanu, ir uzdevumu sadrumstalotība mazākos, kā arī posmu izveidošana to risināšanai. Tā rezultātā cilvēks varēs pārliecinoši progresēt darba izpildē.Tas pozitīvi ietekmēs viņa darba efektivitāti un noteiktu mērķu sasniegšanu.
Ielieciet visu uz sevi
Pārāk daudz darbinieku un, galvenais, mazie un vidējie vadītāji savas darbības laikā pieļauj nopietnu kļūdu. Viņi pārāk daudz plecu pie pleca. Tajā pašā laikā daudzi no viņiem atzīmē, ka viņi uzņemas pārāk daudz problēmu risinājumu, jo nav pārliecības par padoto spēju kvalitatīvi atrisināt problēmu.
Dažos gadījumos tiešām ir labāk uzņemties atbildību par projekta īstenošanu, tomēr pastāvīga visu jauno funkciju uzlāde vienai personai ilgtermiņā nav devusi panākumus. Galu galā pat ļoti labs darbinieks ir samazinājis efektivitāti. Viņa darba kvalitāte pasliktināsies, un par attīstību nevar būt runas.
Pareiza pieeja vadītājam nebūs darba apgrūtinājums pašam. Viņam vajadzētu deleģēt vairāk uzdevumu saviem darbiniekiem. Turklāt viņš var tos labi vadīt vai kontrolēt darba veikšanas procesu. Ja darbinieks netiek galā ar elementāru profila uzdevumu risināšanu viņam, tad ir vērts padomāt par viņa uzturēšanās uzņēmumā lietderību.
Pārāk augsts darba temps un pastāvīga nodarbinātība
Daži darbinieki saņem morālu gandarījumu no izpratnes, ka viņi ir pārāk pieprasīti un pastāvīgi aizņemti. Turklāt viņu galdā ir haoss, viņiem nav laika atrisināt visus viņiem uzticētos uzdevumus. Turklāt viņi biežāk tiek iesaistīti projektos, kurus viņi uzskata par svarīgiem, nevis tiem, kas uzņēmumam ir ļoti svarīgi. Tā rezultātā viņi daudz laika pavada nenozīmīgu, mazu, bet darbietilpīgu uzdevumu risināšanai.
Nav nepieciešams runāt par šo darbinieku augsto efektivitāti. Viņiem noteikti jāpielāgo darba grafiks. Dažiem uzdevumiem nepieciešama padziļināta analīze un apzināta lēmumu pieņemšana. Rezultātā labāk ir koncentrēties uz svarīga darba veikšanu, atvēlot tam tik daudz laika, cik tas patiešām prasa.
Daudzuzdevumu veikšana
Daudzi lepojas ar spēju darīt vairākas lietas vienlaikus. Praksē izrādās, ka šādi darbinieki ir neefektīvi. Fakts ir tāds, ka viņi visu savu uzmanību nekoncentrē uz kādas noteiktas problēmas risināšanu. Viņiem pastāvīgi jādomā par vairākiem uzdevumiem vienlaikus. Tā rezultātā viņi slikti atrisina abas problēmas uzreiz.
Turklāt vairāku uzdevumu izpilde vienlaikus rada papildu laika izmaksas 20 līdz 40% apmērā.
Atteikšanās no pārtraukumiem
Ir ievērojams skaits darbinieku, kuri cenšas strādāt bez pārtraukumiem un pat bez pusdienām. Tādējādi, viņuprāt, tiek ietaupīts daudz laika, ko var tērēt noteiktu darba pienākumu veikšanai.
Faktiski pētījumi liecina, ka bez traucējumiem cilvēka darbspējas pakāpeniski samazinās. Tā rezultātā līdz darba dienas vidum viņš nespēja atrisināt viņam uzticētos uzdevumus tik efektīvi kā no rīta.
Ja iespējams, veiciet īsus 5 minūšu pārtraukumus katru stundu. Jums vajadzētu arī atvēlēt pietiekamu laiku ēšanai. Fakts ir tāds, ka atpūtas laikā smadzenes darbojas nedaudz savādāk. Tā rezultātā var rasties jaunas idejas, kā attīstīt uzņēmumu vai veiksmīgi risināt nopietnu problēmu.
Nepareiza uzdevumu plānošana
Katram cilvēkam ir savi unikāli bioritmi. Tā rezultātā daži cilvēki labāk risina problēmas no rīta, bet citi tūlīt pēc saulrieta. Pareizā pieeja būtu sarežģītāko un energoietilpīgāko uzdevumu plānošana periodam, kad sniegums ir visaugstākajā līmenī. Vienkāršas lietas jāatstāj laikam, kad nav vajadzīgas nopietnas radošās spējas.