Viens no ievērojamiem vadītāju pienākumiem ir milzīga skaita un visdažādāko dokumentu parakstīšana. Šis vienkāršais, no pirmā acu uzmetiena, darbs dažreiz prasa daudz laika un sniedz tālu no patīkamākajām emocijām. Bet ir cienīgs risinājums - faksimils, tas ir īpašs zīmogs, kas precīzi kopē parakstu. Kāpēc man vajadzīgs šāds zīmogs un kur to iegūt?
Faksimils ir cienīga alternatīva roku parakstīšanai
Daudzās organizācijās pilnvarot parakstīt oficiālus dokumentus ir ne tikai ģenerāldirektors, bet arī viņa vietnieks vai vietnieki. Tomēr pat ar šādu atbildības sadalījumu vadības komanda ne vienmēr spēj savlaicīgi un personīgi piestiprināt personiskos parakstus visiem dokumentiem, kuriem tas nepieciešams. Tika atrisinātas šādas problēmas, un tika izgudrots faksimila spiedogs. Tas ir zīmogs, kas visprecīzāk atkārto ar roku rakstīto parakstu. Vārds "faksimils" burtiskā tulkojumā no latīņu valodas (fac simile) nozīmē - "to izdarīt". Kas ir īpaši jauki, katrs ieinteresētais vadītājs šodien var pasūtīt šādu zīmogu. Mēģināsim izdomāt, kāpēc tas ir vajadzīgs, un kādos dokumentos to ir lietderīgi izmantot.
Kam vajadzīgs zīmogs-paraksts?
Faksimils ir būtisks aizņemtu vadītāju pavadonis. Šāda drukāšana ļauj sertificēt daudzus svarīgus dokumentus ar maksimālo ātrumu vai pilnvarotas personas prombūtnes vietā darba vietā. Citiem vārdiem sakot, faksimils ir neaizstājama lieta uzņēmumiem ar lielu darba plūsmu un vadītājiem, kuri bieži dodas komandējumos / prombūtnē no biroja citu iemeslu dēļ. Kas ir īpaši ērti, personai, kas atstāj zīmogu personīgā paraksta formā, var tieši pilnvarot sertificēt šīs kategorijas dokumentus, vai kādam no viņa palīgiem. Šeit rodas diezgan sarežģīts jautājums - kā, saņemot faksimilu, būt pārliecinātiem, ka darbinieks, kuram ir tiesības to izmantot, nepārsniegs savas pilnvaras? Ideāls gadījums ir, ja zīmoga parakstu izmanto tikai tieši tā īpašnieks. Bet bieži tas tā nav, un šajā gadījumā ir rūpīgi jāpārdomā, kurš no darbiniekiem ir atļauts atļaut izmantot faksimilus.
Likumu vēstules
Pašreizējos Krievijas Federācijas tiesību aktos nav sīki izstrādātu un visaptverošu noteikumu un noteikumu par jebkādu aizstājēju izmantošanu autora parakstam. Tomēr, izpētot vairākus normatīvos dokumentus, var secināt, ka faksa apzīmogojumus un spiedogus var izmantot likumos un pušu vienošanās noteiktajos gadījumos. Šajā gadījumā otrajā variantā šis punkts (iespēja aizstāt parakstu ar drukāšanu vai citu kopēšanas metodi) jāformulē atsevišķi. Ir svarīgi saprast, ka faksimils ir pilnīgs ar roku rakstīta autogrāfa analogs. Attiecīgi uz dokumenta uzliktais spiedogs piešķir papīram tādu pašu juridisko nozīmi un nozīmīgumu kā pilnvarotās personas paraksts. Faksimilu nav pieļaujams izmantot dokumentiem, kuru parakstīšana ir pamatota ar pušu materiālām sekām un saistībām. Finanšu dokumenti, pārsūdzības un pieprasījumi nodokļu dienestam un federālajām organizācijām, kā arī rēķini, pilnvaras un parakstu paraugi vienmēr jāpilda ar roku rakstītā formā.
Kad ir lietderīgi izmantot faksimilus?
Jebkura organizācija var pieņemt atsevišķus noteikumus un noteikumus par līdzekļu izmantošanu dokumentu sertificēšanai, aizstājot ar roku rakstītu parakstu. Šajā gadījumā faksimilu lietošana jāveic saskaņā ar konsultēšanas normām, kas noteiktas hartā un citos uzņēmuma normatīvajos dokumentos.Arī oficiālajā dokumentācijā jums jāprecizē to personu saraksts, kurām atļauts uzglabāt un lietot šo zīmogu. Kādus dokumentus var izmantot faksimiliem? Teorētiski tie ir visu veidu dokumenti, kuru parakstīšana neuzņemas atbildību. Vēlams, lai dokumentu tekstā tiktu norādīta šīs sertifikācijas versijas iespējamība. Atcerieties, ka dokumentu faksimils ir tikpat spēcīgs kā reāls paraksts. Ja nepieciešams, ar šo metodi apstiprināto vērtspapīru atcelšana būs tikpat grūta kā manuāli parakstītu vērtspapīru atcelšana. Ja ir nepieciešams parakstīt dažus dokumentus un pārvaldnieks nespēj šo darbu paveikt personīgi, to var izdarīt bez faksimila. Alternatīva ir pagaidu pilnvaras izsniegšana darbinieka vārdā, kurš ir pilnvarots sertificēt vajadzīgo dokumentācijas veidu.
Kā saņemt faksa zīmogu?
Jebkurā organizācijā, kas piedāvā štancēšanas pakalpojumus, jūs varat pasūtīt zīmoga izgatavošanu, kas kopē personisko parakstu. Līdzīgi uzņēmumi šodien ir pieejami visās diezgan lielajās pilsētās. Jebkura dokumenta iesniegšana faksimila pasūtīšanai nav nepieciešama. Kas ir īpaši jauki, zīmogi un zīmogi, kas atkārto personīgo parakstu, parasti ir lēti (500–800 rubļu robežās), un tos var izgatavot pēc dažām dienām.