Personāla uzskaites organizēšana uzņēmumā nav grūts, bet rūpīgs uzdevums. Tas tiek atrisināts, secīgi uzsākot personāla procesus, kurus regulē piemērojamie likumi.
Kopumā pareiza personāla dokumentācijas uzturēšana ne tikai glābj uzņēmumu no pārvaldes iestāžu veiktajām pārbaudēm, bet arī ļauj darbiniekiem izvairīties no problēmām, piemēram, ar pensiju saņemšanu vai iespēju pieteikties citām sociālām garantijām. Bieži gadās, ka nepareizas lietvedības dēļ darba vietā cilvēkiem ir jāpavada ļoti daudz laika, finanšu un nervu, lai jebkurai iestādei pierādītu viņu tiesības saņemt pabalstus, pabalstus un citus maksājumus. Tāpēc katram vadītājam vajadzētu atcerēties, ka personāla uzskaites uzturēšana un pareiza biroja darba organizēšana ir viens no galvenajiem uzdevumiem, par kuru izpildi viņš ir atbildīgs pret savu personālu un valsti.
Šis raksts runās par šī procesa nodibināšanas pareizību, kā arī par visām tā niansēm. Tad būs iespējams saņemt atbildi uz jautājumu, kā soli pa solim organizēt personāla uzskaiti no nulles un nepieļaut kļūdas.
Jēdzieni un definīcijas
Pirms saprotat šī procesa iestatīšanu, jums jādefinē pamatjēdzieni. Tātad, personāla uzskaite - tas ir darbinieku grāmatvedības organizēšanas process, kas ir saistīts ar oficiālu nomas reģistrēšanu, pārvietošanos no viena amata uz citu un personāla atbrīvošanu, kā arī uzņēmuma un tā personāla darba attiecību uzskaiti.
HR dokumentu pārvaldība ir darbība, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar HR dokumentiem.
Tādējādi kļūst skaidrs, ka personāla vadība un personāla uzskaite ir divas savstarpēji saistītas parādības, kuru mērķis ir īstenot uzņēmuma personāla politiku.
Mērķi un uzdevumi
Personāla uzskaites mērķis ir izveidot efektīvu, funkcionējošu personāla lietvedības sistēmu un darba attiecību pareizu reģistrēšanu starp darba devēju (uzņēmumu) un darbinieku (personālu) tieši.
Bet uzdevumi, kas personāla lietvedībā ir izstrādāti, ir šādi - regulē attiecības starp darba devēju un uzņēmuma darbiniekiem un izveido darba tiesisko regulējumu.
Saprotot, kas ir cilvēkresursu uzskaite, jūs varat sākt apsvērt, kā soli pa solim no jauna organizēt personāla uzskaiti.
Personāla lietvedības organizācijas posmi
Tātad, pirms sākat organizēt personāla uzskaiti soli pa solim no nulles, jums ir nepieciešams skaidrs rīcības plāns, kas sadalīts posmos. Tas palīdzēs nepalaist garām svarīgus punktus šajā procesā.
Tātad personāla ierakstu organizēšana parasti ietver šādus soļus:
- Personāla dienesta (departamenta) izveidošana gadījumā, ja uzņēmums plāno nodarbināt lielu skaitu darbinieku, vai grāmatvedības pienākumu uzticēšana konkrētam speciālistam, ja uzņēmumā plānots neliels darbinieku skaits.
- Normatīvās pamatdokumentācijas izstrāde (uzņēmuma personāla vadības jomā).
- Biroja darba organizēšana (kas un kā sastādīs dokumentāciju, pasūtījuma veidlapu izstrāde personāla jautājumos, atskaites žurnālu uzturēšana utt.).
- Personāla ierakstu automatizācija (ja nepieciešams).
- Grāmatvedības precizitātes kontroles metožu identificēšana (regulēšana un pilnvaru piešķiršana amatpersonām, kas atbild par pareizu grāmatvedību).
Katrā no šiem posmiem ir noteikti uzdevumi un apakšuzdevumi. Ir nepieciešams tos visus apsvērt.
Kam būtu jāveic uzskaite?
Kā minēts iepriekš, ir divi veidi, kā noteikt, kas tiks iesaistīts personāla ierakstu uzturēšanā uzņēmumā. Kopumā tas ir atkarīgs no tā, cik cilvēku tiek plānots nodarbināt viņu mērķu sasniegšanai (parasti uzņēmuma mērķis ir organizēt komerciālas darbības peļņas gūšanas nolūkā).
Lieliem uzņēmumiem ir ieteicams izveidot personāla dienestu vai pilnvērtīgu personāla nodaļu. Nelieliem uzņēmumiem personāla pienākumus var uzticēt grāmatvedim vai sekretāram. Tomēr pastāv arī trešā iespēja - grāmatvedības ierakstu nodošana ārpakalpojumiem specializētām organizācijām.
Izveidojot pakalpojumu vai nodaļu, jums būs jāizveido noteikti normatīvie dokumenti, proti, noteikums par pakalpojumu (nodaļu) un darbinieku amatu apraksti. Ja pienākumus uztic grāmatvedim vai sekretāram, personāla funkcijas būs jāreģistrē izvēlētā darbinieka amata aprakstā. Ja ir tāda nepieciešamība, ieteicams sūtīt grāmatvedi vai sekretāru uz HR kursiem. Tas palīdzēs uzlabot to darbinieku prasmes, kuriem uzticēs pienākumus personāla jautājumos. Bet, ja tika nolemts sadarboties ar trešo personu organizācijām jautājumā par grāmatvedības pienākumu nodošanu tām, tad ir nepieciešams līgums.
Personāla obligātās dokumentācijas izstrāde
Ir virkne dokumentu, no kuriem obligāti jāvadās tiem, kas uztur personāla uzskaiti un dokumentu pārvaldību. Pirmkārt, šāds dokuments ir personāla saraksts. Tas ir dokuments, kurā parādīts darbinieku sastāvs, personāla skaits un darbinieku algas, kā arī amatu nosaukumi. Personāla tabulā darbinieku amati ir sadalīti vienībās, kas ļauj veikt kvantitatīvu un kvalitatīvu visa uzņēmuma analīzi.
Nākamais solis ir personāla pasūtījumu standarta formas izstrāde, kurā būs redzama informācija par uzņēmuma darbinieku uzņemšanu, pārcelšanu citā amatā, nosūtīšanu atvaļinājumā un atlaišanu.
Nākamais obligātais dokuments ir iekšējie darba noteikumi. Tie parāda galvenos punktus, kas regulē visu uzņēmuma darbinieku darba aktivitātes. Saskaņā ar šo dokumentu, ja darbinieks pārkāpj dokumentā aprakstītos noteikumus, viņu var sodīt, disciplinējot viņu.
Vēl viens personāla ierakstu dokuments ir paraugnolīgums par darba attiecību noslēgšanu starp uzņēmumu un darbinieku. Darba līgumi var būt viena veida vai sagatavoti katram amatam atsevišķi. Turklāt uzņēmumam ir jāizstrādā laika uzskaites lapa, kurā būs redzamas faktiskās stundas, par kurām darbinieks saņems algu.
Jums vajadzētu atcerēties arī atvaļinājumu grafiku uzņēmumā. Šis dokuments ir izstrādāts ne vēlāk kā divas nedēļas pirms gada beigām. Atvaļinājumu grafikā tiek parādīts kalendāra plāns cilvēku nosūtīšanai uz obligātajām brīvdienām. Sastādot šādu plānu, ir jāatceras, ka personāls ir jānosūta atvaļinājumā tā, lai noteiktu darbinieku vienlaicīga prombūtne nenozīmē pārtraukumu uzņēmuma darba procesā.
Mums nevajadzētu aizmirst par atalgojuma noteikumu izstrādi.Šis dokuments atspoguļo organizācijas darbinieku algas izmaksas procesu, kā arī regulē papildu maksājumu, piemēram, piemaksu, stimulu vai prēmiju, aprēķināšanu. Pēdējais posms ir noteikumu par uzņēmuma vienībām izstrāde un speciālistu un darbinieku amatu apraksti. Turklāt ieteicams izstrādāt regulu par personas datiem. Kad normatīvie dokumenti bija sagatavoti, jūs varat sākt kārtot dokumentus.
Kancelejas darbs
Papīra darbs ietver ar personāla uzņemšanu, pārvietošanu un atbrīvošanu saistītās dokumentācijas pareizu uzturēšanu.
Obligāta ir tādu personisko lietu veikšana, kuras tiek izveidotas katram uzņēmuma darbiniekam. Tajā iekļauta personāla uzskaites karte, pieteikums uzņemšanai, pases kopija, izglītības dokumentu kopijas, medicīniskās pārbaudes sertifikāts, militārā identifikācijas dokumenta kopija (ja tāda ir) un citi dokumenti, kas tiek ģenerēti darbinieka darba laikā . Un arī vēl viens un ļoti svarīgs uzdevums ir darba grāmatu aizpildīšana.
Papildus visiem iepriekšminētajiem var izstrādāt arī citus dokumentus, kas ir tieši saistīti ar uzņēmuma specifiku, nodrošinot pareizu darbību personāla ierakstu jomā.
Kādiem žurnāliem vajadzētu būt personāla vadībā?
Pirmkārt, jums jāsāk šādi žurnāli:
- iepazīšanās ar iekšējā darba grafika noteikumiem;
- personāla pasūtījumu reģistrēšana;
- nodarbinātības pasūtījumu reģistrēšana;
- regulāru atvaļinājumu pasūtījumu reģistrēšana;
- slimības atvaļinājuma reģistrācija;
- darba līgumu reģistrēšana;
- norīkoto darbinieku uzskaite;
- laika uzskaite;
- darba grāmatu aprites uzskaite;
- personisko karšu uzskaite;
- grāmatvedības pārbaudes.
Papildus pašiem žurnāliem kā to papildinājumu var izstrādāt instrukcijas to aizpildīšanai. Un arī visa dokumentācija, kas reģistrēta šajos žurnālos, tiek glabāta atsevišķās mapēs saskaņā ar apstiprināto nomenklatūru.
Grāmatvedības automatizācija
Kā kļuva skaidrs no iepriekšminētās informācijas, personāla uzskaite ir ļoti rūpīgs process, kam nepieciešama īpaša uzmanība no darbiniekiem, kuri ir atbildīgi par šī jautājuma uzturēšanu. Tāpēc šodien to var vienkāršot ar automatizācijas palīdzību.
Ir daudz programmu, kas vienkāršo personāla virsnieku darbu un samazina kļūdu pieļaušanas iespējamību. Parasti uzņēmumam jāinstalē šādas programmatūras licencētas versijas. Tomēr ir vērts atzīmēt, ka šādas programmas iegāde īsā laikā atmaksāsies pati par sevi un nepieļaus nopietnas kļūdas darbā. Parasti šādas programmas atrisina šādas problēmas:
- personāla uzskaites uzturēšana saskaņā ar darba likumdošanu;
- apkopošana un ziņošana par personāla jautājumiem;
- savlaicīgi apstiprinot visus personāla procesus norēķinu nodaļā vai grāmatvedībā.
Viena no populārākajām un pieprasītākajām programmām mūsdienās ir 1C ar konfigurāciju “Personāla vadība”.
Ko darīt, ja nav iespējams patstāvīgi organizēt personāla uzskaiti soli pa solim no nulles?
Ja uzņēmumam bija jāsaskaras ar šādu problēmu, kad nav iespējams patstāvīgi izveidot personāla procesus, tad šādu situāciju nav grūti atrisināt. Šiem nolūkiem ir uzņēmumi, kas spēj sniegt šādu pakalpojumu.
Konsultāciju firmu speciālisti veiks auditu un izstrādās nepieciešamo dokumentu paketi. Parasti šādas organizācijas tiek aicinātas risināt šādas problēmas:
- Izvēlieties optimālo personāla vadības sistēmu uzņēmumā.
- Izstrādāt iekšējos normatīvos dokumentus.
- Izstrādājiet nepieciešamās instrukcijas un noteikumus.
Turklāt šādi speciālisti vajadzības gadījumā var vadīt personāla vadības dienesta un dokumentu pārvaldības nodaļas izveidi. Kopumā trešo personu speciālistu iesaistīšana palīdz vadībai izveidot darbu šajā virzienā. Tas ir ļoti noderīgi uzņēmumam kopumā, it īpaši, veidojot to.
Secinājums
Apkopojot šo rakstu, ir vērts atzīmēt, ka personāla uzskaite un personāla vadība ir savstarpēji saistīti procesi, kuros uzņēmuma personāla politika būs pilnībā atkarīga no pirmā organizācijas organizācijas kvalitātes.
Nekādā gadījumā nedrīkst aizmirst personāla problēmas, jo no tām ir atkarīgas ne tikai organizācijas aktivitātes, bet biežāk arī darbinieku liktenis. Atliek tikai iedomāties, cik sašutuši ir cilvēki, kuri nevar saņemt pelnīto pensiju vai citus maksājumus sakarā ar to, ka personāla darbinieks nekvalitatīvi pilda savus pienākumus.
Apsverot jautājumu par to, kā soli pa solim organizēt personāla uzskaiti no nulles, mēs varam sākt īstenot programmu šī procesa izveidošanai uzņēmumā. Vissvarīgākais ir nenovārtīt Darba kodeksa ieteikumus, Darba ministrijas, Goskomstat, Rosarkhiv un citu valdības departamentu lēmumus.
Kad visi personāla procesi ir noregulēti, nezaudējiet tos. Ir svarīgi atcerēties, ka darbinieki, kuri nodarbojas ar personāla uzskaiti, vismaz reizēm ir jānosūta uz personāla administrēšanas kursiem, lai uzlabotu viņu prasmes. Un arī jāveic regulāra grāmatvedības procesu revīzija personāla jomā. Tas palīdzēs turpināt darbu šajā virzienā.