Mūsdienās bizness attīstās straujāk. Laiks nosaka naudu un otrādi. Jo mobilāki ir uzņēmuma darbinieki, jo spēcīgāka ir tā pozīcija tirgū. Tāpēc automašīna ir kļuvusi ne tikai par pārvietošanās līdzekli, bet arī par veidu, kā gūt peļņu un gūt panākumus.
Pašlaik personīgās automašīnas lietošana oficiāliem mērķiem tiek izmantota daudzos uzņēmumos, kur personālam ir ceļojošs darbs. Vadītāji arī izmanto privātus transportlīdzekļus, lai atrisinātu dažādus darba jautājumus uz ceļa.
Veidi, kā reģistrēt attiecības ar darbinieku par transporta izmantošanu
Šajā rakstā tiks izdomāts, kā to dokumentēt. Attiecības tiek veidotas ar darbinieku, kurš savu automašīnu dažādos veidos izmanto oficiālu pienākumu veikšanai.
Pirmkārt, jūs varat darba līgumā norādīt klauzulu par īpašuma izmantošanu un maksāt kompensāciju, kā paredzēts likumā.
Otrkārt, jūs varat arī sastādīt un parakstīt līgumu ar darbinieku (kas tiek saukts par civiltiesībām), norādot sava transporta nomu ar vadības palīdzības sniegšanu un tehnisko izmantošanu. Tajā pašā laikā ievērojot normas par personīgās automašīnas izmantošanu oficiāliem mērķiem.
Katras iespējas priekšrocības un trūkumi
Katrai opcijai ir priekšrocības un trūkumi. Apsvērsim tos sīkāk.
Atšķirība no citiem transporta līdzekļu iegūšanas veidiem ir tāda, ka šajā gadījumā automašīna tiek darbināta gan darba ņēmēju, gan viņu personīgo lietu vajadzībām. Attiecīgi maksājumi par darbinieka automašīnas izmantošanu var būt mazāki par nomu, kas tiek domāts saskaņā ar auto nomas līgumu ar vadītāju. Bet, kā rāda prakse, personīgā auto darbību nosaka tā izmantošanas apjoms: parasti tie ir komandējumi, kur ir vieglāk nokļūt ar savu automašīnu, vai arī šīs ir vietas, kur sabiedriskais vai cits transports neiet. Dažādās biznesa sanāksmēs bieži tiek izmantota automašīna. Kur vēl varētu būt nepieciešami personīgie pārvadājumi? Piemēram, darbinieka darbība ir saistīta ar pastāvīgu pārvietošanos pa pilsētu no viena klienta uz otru. Ja to darīsit ar kājām, tas nedarbosies, jo tiek pavadīts daudz laika. Uzņēmumam ir izdevīgi nolīgt cilvēku ar mašīnu. Viņam būs laiks apiet klientus, un uzņēmums viņam atlīdzinās izdevumus.
Arī personīgās automašīnas vadīšana darba tiesisko attiecību ietvaros var tikt uzskatīta par darbinieka veikto dienesta pienākumu izpildi. Kompensācija par personīgās automašīnas izmantošanu oficiāliem mērķiem, kas pienākas darbiniekam, nebūtu jāapliek ar nodokli. Bet šīm kompensācijām, kā likums, darba likumdošanā ir savas nianses. Civillikums dod iespēju pusēm izvēlēties. Tas ļauj jums apsvērt dažādas iespējas un maksājuma summas, kas saistītas ar automašīnas darbību, lai visi ieinteresētie dalībnieki būtu apmierināti. Bet tas liek domāt, ka nodokļu kompensācijas un iemaksas tiks atņemtas no kompensācijas summas.
Uzņēmuma automašīnas personīga lietošana
Nav svarīgi, kura metode tiek izvēlēta, uzņēmumam ir labāk, ja darbinieks ceļo ar savu transportu.Uzņēmumam nevajadzēs segt lielu izdevumu nasta par automašīnas iegādi vai nomu, attiecīgi šī perioda izmaksas nepalielināsies. Samazināsies izdevumi uzturēšanai un lietošanai: daļēji maksā uzņēmums, daļēji maksā darbinieks (transporta īpašnieks), kurš to izmanto savām vajadzībām. Papildus atkritumu samazināšanai uzņēmums samazina dokumentu un darba izmaksas automašīnas lietošanas uzskaitei.
Darbinieka un darba devēja attiecības regulē darba likumdošanas normas, paredzot kompensācijas maksājumus par transportlīdzekļa nolietojumu, tā nolietojumu un piesavināšanos, kas ir saistīti ar paša darbinieka automašīnu, kas tiek izmantota oficiālajām vajadzībām. Tāpēc ir jāizdod pasūtījums par uzņēmuma automašīnas izmantošanu personīgām vajadzībām.
Kā jau tika atzīmēts, noteikumus par izmaksu atdošanu darbiniekam un kompensācijas apmēru paredz darba likumdošana, un, ja tādu nav, nosaka darba līguma puses, kas tiek noslēgts rakstveidā. Tad grāmatvedim rodas jautājums: kā pareizi sastādīt aktu par darbinieka paša veiktu transportu?
Samaksa par personīgās automašīnas izmantošanu oficiāliem mērķiem
Kā alternatīva, par pamatu tiek ņemta esošā normatīvā dokumentācija par kompensācijas maksājumiem par jūsu pašu automašīnas izmantošanu, piemēram, kuru apstiprinājusi Krievijas Federācijas valdība (tā attiecas tikai uz maksājumu standartiem, bet ne uz to lielumu):
- Iekšlietu struktūru darbinieki.
- Ieslodzījuma vietu sistēmu organizāciju un struktūru darbinieki, Valsts ugunsdzēsības dienestu federālie ugunsdzēsības dienesti, narkotiku kontroles iestādes un muitas iestādes.
- Federālās valdības darbinieks.
Neskatoties uz to, ka dokumentācija ir adresēta dažādām personu apakškategorijām, iecelšanas un kompensācijas izmaksas principi ir vienādi:
- Kompensāciju izmaksā darbiniekiem, kuriem ir ceļojošs darbs.
- Pamats tam, lai darbinieks izmantotu savu automašīnu oficiālajām vajadzībām, ir vadības kārtība.
- Darbiniekiem, kuri personiskos transportlīdzekļus izmanto oficiālajām vajadzībām, izmantojot tā īpašnieka pilnvaras, kompensācijas maksājumi tiek uzkrāti tādā pašā veidā.
- Lai samaksātu kompensāciju par personīgās automašīnas izmantošanu oficiālajiem mērķiem, darbiniekam jāiesniedz iesniegums, kurā jānorāda, kuras darba saistības ir izpildītas un cik ilgi viņu pašu automašīna ir izmantota.
Ja viss ir pareizi noformēts, tad ar kompensācijas maksājuma saņemšanu nebūs problēmu. Apskatīsim, kādu dokumentu paketi darbiniekam vajadzētu savākt.
Darbinieku sniegta dokumentācija
Ar paziņojumu darbinieks iesniedz citu nepieciešamo dokumentāciju:
- Personīgās automašīnas reģistrācijas sertifikāta vai transportlīdzekļa pases (PTS) kopija, pilnvara, kas nodrošina tiesības vadīt automašīnu.
- Kravas pavadzīmi, nepieciešamo informāciju un iebraukšanas grafiku pieņem iestādes, kas īsteno valsts politiku un normatīvos aktus transporta jomā.
- Dokumentācija, kas apstiprina, ka jūsu automašīna tiek izmantota oficiālajām vajadzībām (degvielas pārbaude, tehniskās apkopes sertifikāti).
Grāmatvedim ir jāaizpilda arī pavadzīme, jo tas ir primārais dokuments, kas apstiprina darbinieka personīgā transporta izmantošanu oficiālām vajadzībām. Šīs lapas forma tika apstiprināta ar Krievijas Federācijas Valsts statistikas komitejas lēmumu. Citas organizācijas var izmantot savas formas pavadzīmi vai citu dokumentu, kas apstiprinās degošu materiālu izmaksas. Jānorāda visa likumā noteiktā informācija:
- dokumenta nosaukums;
- izdošanas datums;
- dokumenta organizēšana;
- uzņēmējdarbība un tās saturs;
- mērvienības;
- atbildīgo personu amati;
- norādīto personu paraksti.
Turklāt jums jānorāda konkrēta transportlīdzekļa atrašanās vieta. Pretējā gadījumā var būt grūti maksāt kompensāciju. Kad tiek piemērota vienota forma, ir mazāk konfliktu.
Visai sniegtajai dokumentācijai jāapstiprina darbība uzņēmuma vajadzībām, nevis darbinieka vajadzībām. Bet jāpatur prātā, ka lēmumu par personīgās automašīnas izmantošanu oficiālajiem nolūkiem pieņem vadītājs noteiktā laika posmā, vienlaikus ņemot vērā:
- Nepieciešamība vadīt automašīnu, lai izpildītu darba saistības, kas saistītas ar biežiem komandējumiem.
- Transportlīdzekļa darbības laiks oficiālām vajadzībām.
- Līdzekļu summa, kas uzņēmumam piešķirta par darbu.
Uzņēmuma izmaksu atgūšana
Personīgās automašīnas izmantošana biznesa vajadzībām rada dažādas izmaksas, taču ne visas no tām uzņēmums atlīdzinās. Saskaņā ar mūsu pašu transporta izmantošanas praksi piesavināšanās starp darbinieku un uzņēmumu ir jāsadala šādi: darbiniekam ir paredzēts atgriezt piesavināšanos degvielas un smērvielu iegādei, ja fakts ir apstiprināts dokumentācijā (čeki, kvītis utt.). Kompensācija tiek izmaksāta atsevišķi ar uzskaitītā piesavināšanās atlīdzību.
Darbiniekam kompensācija netiek izmaksāta šādās situācijās:
- atvaļinājuma laikā;
- komandējuma laikā;
- īslaicīgas invaliditātes periodā, ko apstiprina slimības atvaļinājums;
- citos gadījumos, kad automašīna nedarbojas.
Darbojoties ar savu transportlīdzekli (pēc tam, kad ir aizpildīta piekrišana personīgo automašīnu izmantot oficiālajām vajadzībām atbilstoši modelim), darbinieks nesaņems atsevišķu samaksu par palīdzību tā vadīšanā un uzturēšanā. Pati sava transportlīdzekļa darbība tiek veikta darba pienākumu ietvaros, par kuriem darbiniekam ir tiesības uz atlīdzību, kas ir alga. Kompensācijas maksājumu aprēķins par automašīnas izmantošanu ir analogs nomas maksājumam, kas ietver transportlīdzekļa nolietojumu.
Ja transportlīdzekļa nomas līgums paredz īri, tas parasti tiek aplikts ar iedzīvotāju ienākuma nodokli. Iedzīvotāju ienākuma nodoklis netiek iekasēts tikai no kompensācijas par darbinieka personīgās automašīnas ekspluatāciju un par izdevumiem, kas viņam radušies. Tas tiks sīkāk aprakstīts zemāk.
Izdevumu atspoguļojums grāmatvedībā
Kompensācijas maksājumu uzskaite par sava transportlīdzekļa vadīšanu oficiālām vajadzībām un piesavināšanās atlīdzība, kas saistīta ar personīgā transportlīdzekļa izmantošanu, tiek uzskaitīta kontā 302 12 “Citi maksājumi”.
Grāmatvedībā uzņēmumi, izmantojot personisko automašīnu oficiāliem mērķiem, norāda tikai divus norīkojumus:
- Kompensācijas summas kreditēšana un izdevumu atlīdzināšana pēc fakta.
- Kompensācijas izmaksa darbiniekam noteiktajā apmērā.
Budžeta vai autonoma fiziskās audzināšanas un sporta uzņēmuma grāmatvedības nodaļā veic šādus operācijas satura uzskaites ierakstus:
- Izdevumu atspoguļojums kompensācijas izmaksai.
- Kompensācijas jautājuma ieviešana no iestādes kases.
- Darbiniekam tika veikts pārskaitījums uz bankas karti.
Bet, ja darbinieka personīgā automašīna oficiāliem mērķiem tiek izmantota saskaņā ar darba līgumu, izmantojiet kontu 302 24 “Īre un norēķini par to”. Ailē “Kredīts” šajā kontā ir norādīta īres maksas ieskaitīšana, bet ailē “Debets” - tā ieskaitīšana darbinieka kontā vai izdošana no uzņēmuma kases.
Budžeta vai autonoma fiziskās audzināšanas un sporta uzņēmuma grāmatvedības nodaļā veic šādus operācijas satura uzskaites ierakstus:
- Maksa par auto nomu.
- Nomas maksa tika samaksāta no iestādes kases.
- Pārskaitīts darbiniekam uz bankas karti.
Bet ir vērts atzīmēt, ka par nodokļu saistībām par vienkāršotiem darījumiem nav ierakstu. Tas būtu jāapliek ar nodokļiem un personīgās automašīnas izmantošana oficiāliem mērķiem.
Kādās situācijās iedzīvotāju ienākuma nodokli iekasē par kompensāciju?
Tagad parunāsim par nodokļiem. Visu peļņu, ko gūst privātpersonas, ieskaitot uzņēmumu darbiniekus, apliek ar nodokli no iedzīvotāju ienākumiem. Visi nodokļu veidi, ko paredz darba likumdošana, ir atbrīvoti no nodokļiem.
Tas ir, ar nodokli neapliekama summa ir tā, kas norādīta līgumā par personīgās automašīnas izmantošanu oficiālajiem mērķiem. Šajā gadījumā jābūt dokumentācijai, kas apstiprina nodokļu maksātāja īpašumā esošo transportlīdzekli. Arī ar dokumentu palīdzību būs nepieciešams apstiprināt transportlīdzekļa faktisko darbību uzņēmuma interesēs un ar to saistīto atkritumu daudzumu.
Bet ne darba, ne nodokļu likumos nav:
- Dokumentu saraksts, kas var apstiprināt jūsu paša transportlīdzekļa darbību.
- Noteikumi, kas aizliedz uzņēmuma vadītājam atlīdzināt darbiniekiem par piesavināšanos, kas radusies, pildot darba saistības.
No tā izriet, ka pats uzņēmuma vadītājs var izveidot noteikumus, lai noteiktu beznodokļu kompensācijas maksājumus darbiniekiem, kuri dienesta vajadzībām izmanto personīgo automašīnu, nodrošinot viņu pašu lielumu.
Ja darbinieki darbā izmanto personīgās automašīnas, kompensācija par to netiek aplikta ar nodokli, bet ar šādiem nosacījumiem:
- transporta izmantošana un kompensācija tiek noteikta rakstiski (tiek sastādīts atsevišķs līgums vai tas ir paredzēts darba līgumā)
- darbinieki iesniedza dokumentus automašīnai (reģistrācijas apliecība, nosaukums);
- organizācija sastāda maršruta lapas.
Apdrošināšanas prēmijas
Aprēķinot apdrošināšanas prēmijas, jāatceras, ka tās tiek iekasētas no maksājumiem un prēmijām, kas tiek uzkrātas privātpersonai darba attiecību un civiltiesisko līgumu ietvaros. Kompensācijas maksājumu par transportlīdzekļa izmantošanu darbam aprēķināšana summas ietvaros, kas noteikta līgumā starp darba devēju un darbinieku, nav atlīdzība, atlīdzība par darba vai citu saistību izpildi, materiālais labums. Attiecīgi uz šādu kompensāciju netiek piemērota apdrošināšanas prēmija.
Ja organizācijas darbinieks izmanto dienesta automašīnu, kamēr nav pavadzīmju un citu apliecinošu dokumentu, tad šādai personai būs ekonomisks ieguvums tādā apmērā, kādā tā tiek lēsta. Šim ienākuma veidam tiek piemērots iedzīvotāju ienākuma nodoklis, ja uzņēmuma automašīnu izmanto personiskām vajadzībām.
Papildus amatpersonu paskaidrojumiem kļūst skaidrs, ka automašīnas nodrošināšanai ar pilnvara palīdzību īpašumtiesības netiek nodotas, un šo automašīnu nevar uzskatīt par pilnvarnieka īpašumu. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Civilkodeksa 185. pantu pilnvara ir rakstisks pilnvarojums, ko viena persona izdod pārstāvībai trešās personas priekšā.
Ar nodokli netiek aplikti arī kompensācijas maksājumi saskaņā ar darba līgumu par sava transportlīdzekļa vadīšanu, kas darbiniekam tiek nodrošināti pārvaldīšanai ar pilnvara starpniecību. Jāatceras, ka autovadītājs ir atbildīgs par uzņēmuma automašīnas izmantošanu personiskām vajadzībām.
Norēķinus saskaņā ar auto nomas līgumu ar vadītāju nevar uzskatīt par kompensācijas maksājumu darbiniekam, kuram ir piešķirta pilnvara vadīt transportlīdzekli.Tādējādi nav priekšmets apdrošināšanas prēmijām par papildu budžeta līdzekļiem.
Kad nepieciešama pavadzīme?
Daudzi grāmatveži uzdod jautājumu: “Vai kompensācijas maksājumiem par mana transporta līdzekļa izmantošanu ir nepieciešama pavadzīme?”. Tajā pašā laikā visi zina, ka šāda lapa liek aizpildīt Federālo likumu “Autotransporta un pilsētas sauszemes elektriskā transporta harta”, kas aizliedz pārvadāt bagāžu, kravas, pasažierus ar sabiedrisko transportu (autobusi, trolejbusi, tramvaji), automašīnas un kravas automašīnas bez atbilstošas pavadzīmes. transportu, tāpat kā rīkojoties ar uzņēmuma automašīnu personīgām vajadzībām. Kravas pavadzīme ir iekļauta juridisko personu īpašumā esošās automašīnas darbībai nepieciešamo dokumentu sarakstā.
Ko par to saka transporta likumi? Iestādes un uzņēmumi, kas izmanto transporta līdzekļus pasažieru un preču pārvadāšanai, neiztiks bez pavadzīmes. Ja automašīnu personīgi ekspluatē viņu pašu vajadzībām, tad šāda lapa nav jāsastāda, kā tas tiek pieņemts iepriekšminētajos normatīvajos aktos juridiskām personām un uzņēmējiem, kuri izmanto transportlīdzekļus.
Pavadzīme, kad izmantojat darbinieka personīgo automašīnu
Līdzīgs viedoklis ir arī attiecībā uz darbinieka personīgās automašīnas izmantošanu dienesta vajadzībām. Bet šeit tā izpildes nepieciešamību nosaka nevis transporta tiesību akti, bet gan darba un nodokļu tiesību normas, kas uzliek par pienākumu apstiprināt paša darbinieka transportlīdzekļa oficiālo darbību. Lai apstiprinātu atkritumus, pērkot degvielu un smērvielas vispārējo ražošanas darbu vajadzībām, mums ir nepieciešams pareizi sagatavots pavadzīme, kurā norādīts faktiskais degvielas patēriņš. Informācija, kas neļauj pārbaudīt degvielas un smērvielu izmaksas kā vispārēju ražošanu, var nonākt kontrolieru rokās.
Apkopojot, jāatzīmē sekojošais. Lai maksājumi par darbinieka paša transporta līdzekļa izmantošanu būtu kompensējoši, ir jāievēro procedūra personīgās automašīnas izmantošanai oficiālos nolūkos:
- Automašīnas darbība ir saistīta ar darba saistību izpildi.
- Kompensācijas maksājumus izdod, pamatojoties uz darba devēja rīkojumu. Norādīto izmaksu atlīdzināšanas summa ir saistīta ar ekonomiski pamatotiem izdevumiem.
Ja šie noteikumi netiek ievēroti, ir vērts parakstīt līgumu vai vienošanos ar darbinieku par personīgās automašīnas izmantošanu dienesta vajadzībām ar vadītāju un ņemt vērā visus nodokļus un nodevas.