Mūsdienu komerciālo attiecību apstākļos starp ražotāju un pircēju var rasties situācija, kad maksājums par saņemtajām precēm vai pakalpojumiem tiek saņemts novēloti uzņēmuma kontā. Kavēšanos var izraisīt dažādi faktori. Klientu parādi, klienti var uzkrāties. Tas noved pie apgrozījuma cikla palēnināšanās, uzņēmuma nespējas finansēt savu darbību.
Lai izvairītos no negatīvām sekām, uzņēmuma vadībai ir pienākums debitoru kontrole. Tas ļauj veikt nepieciešamos pasākumus, lai to savlaicīgi samazinātu. Katram finanšu vadītājam būtu jāzina, kā šis process notiek.
Debitoru jēdziens
Debitoru un kreditoru kontrole veic jebkurš uzņēmums neatkarīgi no tā darbības jomas. Tas ir nepieciešams, lai nodrošinātu apstākļus normālai visu uzņēmuma sastāvdaļu darbībai.
Parādnieku parāds ir daļa no organizācijas apgrozāmā kapitāla. Tie ir līdzekļi, kuru īslaicīgi nav uzņēmuma kontā. Tos kādu laiku izmanto parādnieki (parādnieki) savās darbībās. Tās ir uzņēmuma īpašuma tiesības, kas ir viens no pilsoņu objektiem.
Tipiskākais debitoru parādu piemērs ir uzņēmuma darījuma partneru parādi, kuri pēc preču nosūtīšanas, darbu veikšanas vai pakalpojumu veikšanas nemaksāja to noteikto vērtību. Retāk uzņēmums saņem šādas īpašuma tiesības ārpuslīgumisko saistību gadījumā, piemēram, ja fiziskām vai juridiskām personām tiek nodarīts būtisks kaitējums.
Kontroles nepieciešamība
Strādājot ar klientiem, dabiski parādījās jautājums par viņu parāda kontroli. Tas prasa rūpīgu, uzmanīgu izpēti. Debitoru un kreditoru uzskaite un kontrole attiecas uz jautājumiem par organizācijas finansiālo stabilitāti, tās drošību. Arī šāda procedūra ietekmē uzņēmuma tīrās peļņas, kapitāla apgrozījuma un biznesa rentabilitātes saņemšanu. Tāpēc šādu analīzi nevar atstāt novārtā.
Debitoru kontrole ļauj uzņēmuma vadībai savlaicīgi reaģēt uz problēmām, kas rodas šajā jomā. Ja darījuma partneri nemaksā savus parādus savlaicīgi, uzņēmums nevar savlaicīgi iegādāties ražošanai nepieciešamos materiālus, apmaksāt savus parādus par citu organizāciju sniegtajiem pakalpojumiem.
Apgrieztais cikls šajā gadījumā palēninās. Uzņēmuma tīrā peļņa samazinās. Visi finanšu stabilitātes un stabilitātes rādītāji samazinās. Tā rezultātā organizācija neizdosies. Lai to novērstu, būtu jāievieš analītiķi un vadība debitoru un kreditoru kontrole.
Kontroles trūkuma sekas
Debitoru analīze un kontrole jāveic katrā objektā. Ja vadība nepievērš pienācīgu uzmanību šim jautājumam, rodas vairākas nopietnas problēmas.
Uzņēmums zaudē skaidru naudu. Ja pircējs saņem atliktu termiņu bez pamatota iemesla un parāda atmaksas iespējas, pat tiesā to atmaksāt nebūs iespējams. Tas ir nopietns kaitējums jebkurai organizācijai.
Samazinās arī finanšu stabilitātes rādītāji. Uzņēmums nespēs galu galā samaksāt savas nodokļu saistības, maksāt algas darbiniekiem utt. Resursu izmantošanas efektivitātes rādītāji ir samazināti.Apgrozībā esošie fondi faktiski īslaicīgi nepiedalās ražošanas darbībās. Tos varētu novirzīt uz uzņēmuma attīstību, taču šobrīd šī kapitāla nav.
Pieaugot debitoru parādiem, uzņēmums pakāpeniski zaudē savu biznesa reputāciju un produktu konkurētspēju.
Kontroles mērķi
Debitoru uzskaite un kontrole sasniegt noteiktus mērķus. Darījuma partneru parādu pārvaldība ir nepieciešama, lai ierobežotu to apmēru līdz pieņemamam līmenim. Tāpat kontrole ļauj izvēlēties pārdošanas nosacījumus, kas garantē savlaicīgu maksājuma saņemšanu pēc preču vai pakalpojumu pārdošanas.
Debitoru analīze ļauj jums izveidot īpašu pieeju katram klientam. Vienai pircēju grupai ir nepieciešama atlaižu sistēma, bet otrai, gluži pretēji, piemaksas.
Arī kontrole ļauj ātri pieprasīt parāda atdošanu, samazināt budžeta parādu. Pārvaldnieks varēs novērtēt izmaksas, kas saistītas ar parādu pārvaldīšanu, nokavētajām iespējām, iesaldējot apgrozībā esošos līdzekļus.
Parādu klasifikācija
Grāmatvedības un debitoru parādu kontrole jāietver parādu sadalīšana neparedzētos un nokavētajos. Pirmajā kategorijā ietilpst klientu saistības, kuru līgumā noteiktais atmaksas termiņš vēl nav pienācis. Šajā grupā ietilpst arī parādi, kuru kalpošanas laiks nepārsniedz 1 mēnesi. Tie ir saistīti ar parasto norēķinu procesu (tas ir norādīts līgumā).
Nokavētā parāds ietver naudas summu, kuru pircējam jau vajadzēja iemaksāt pārdevēja kontā, taču tas nenotika. Šajā gadījumā uzņēmums var iesūdzēt savu darījuma partneri.
Pastāv arī tāda lieta kā šaubīgs parāds. Šajā gadījumā preču vai pakalpojumu piegādātājs nav pārliecināts, ka pircējs samaksās savu parādu. Tomēr nevajadzētu jaukt apšaubāmos un sliktos parādus. Pēdējā veida debitorus var debetēt no uzņēmuma bilances, jo noilguma termiņš jau ir pagājis. Apšaubāmos parādus uzņēmums uzskaita, līdz tie kļūst bezcerīgi.
Kontroles metodes
Debitoru kontrole uzņēmumā izgatavots, pamatojoties uz norēķinu ar pircējiem un klientiem uzskaiti. Šo darbu obligāti veic analītiķi pirms gada pārskata sagatavošanas.
Tomēr ar parādu inventarizāciju vienreiz gadā nepietiek. Problēmas var rasties un uzkrāties vairāku mēnešu laikā. Tāpēc kontroles pasākumi jāveic regulāri. Vislabāk ir pievērst uzmanību šim jautājumam reizi mēnesī. Dažiem uzņēmumiem cilvēciskā faktora dēļ ieteicams inventarizēt darījuma partneru parādus divreiz mēnesī.
Pārdošanas vadītājus vajadzētu motivēt ar naudas savākšanas no klientiem principu. Ir nepieciešama arī debitoru finanšu kontrole. Tas ļauj atgriezties apgrozībā ievērojamu līdzekļu daudzumu.
Notikumi
Debitoru kontroles sistēma pamatojoties uz noteiktām darbībām. Tos nosacīti iedala divās grupās. Pirmajā kategorijā ietilpst organizatoriski pasākumi, bet otrajā - dažādu parādnieku parāda rādītāju novērtēšana.
Organizatorisko darbību veikšanai tiek iecelts darbinieks, kurš ir atbildīgs par uzraudzību. Visbiežāk tas var būt iekšējais revidents vai revidents.
Pēc tam vadītājs nosaka galvenos datumus, kad tiks novērtēti attiecīgie rādītāji. Tiek izstrādāti nosacījumi atlikšanas piešķiršanai, kā arī tā dokumentācija. Regulu kontrolē persona, kas ir atbildīga par revīziju.
Pārdošanas vadītāju motivācijā jāņem vērā debitoru parādu summa. Visiem darījuma partneriem tiek noteikti kredītlimiti. Par parādu stāvokli jābūt atbildīgam komercdirektoram.
Tehniskais atbalsts
Lai izpildītu debitoru parādu iekšējā kontrole, daudzi uzņēmumi izmanto īpašas datorprogrammas. Tie ievērojami vienkāršo datu apstrādes procesu. Mūsu valsts uzņēmumos vispopulārākā ir programma 1C. Ar tās palīdzību jūs varat izveidot parādnieku reģistru, kā arī uzraudzīt viņu parāda saistību novecošanos.
Ja vadītāji šādā programmā veiks ierakstu par parādiem, viņi varēs izsekot, kuri pircēji ir parādus uzkrājuši salīdzinoši nesen un kuri jau ir ievērojami novecojuši.
Šim nolūkam ir nepieciešams ģenerēt atbilstošu ziņojumu. Tajā debitoru parādi tiks sakārtoti pēc to rašanās datuma. Pārskatā var parādīties darījuma partneri, kuru parāds izveidojās pirms nedēļas, divām nedēļām, mēneša un gada. Ņemot vērā uzņēmuma darbības veidu, iegūtos datus klasificē kā vecus vai jaunus parādus.
Rezultātu rādītāji
Debitoru kontrole ir balstīta uz noteiktiem rādītājiem. Tā ieviešanas laikā katram darījuma partnerim (izmantojot programmu) ir jāsagatavo parāda budžets. Katra mēneša beigās tiek aprēķināta iekasēšanas likme. Tas ļaus mums novērtēt apmaksāto preču daļu no kopējā nosūtīto preču apjoma.
Balstoties uz līgumu noteikumiem ar darījuma partneriem, tiek sastādīts parāda atmaksas plāns. Tiek uzraudzīta darījuma partnera parāda apgrozījuma dinamika.
Balstoties uz iegūtajiem datiem, tiek aprēķināts arī parādnieku parāda apgrozījuma ilgums. Šī analīze ļauj novērtēt kredītkontroles efektivitāti, noteikt darījuma partneru uzticamības pakāpi.
Iekšējās problēmas
Debitoru kontrole jāvada pieredzējušam analītiķim. Tajā pašā laikā ir iespējams atrast iekšējas problēmas, kas varētu būt izraisījušas parādus. Varbūt darbinieki, kas ir atbildīgi par pārdošanu, neievēro noteiktos atlikto maksājumu nodrošināšanas standartus. Notiek arī fakti par uzņēmuma darbinieku acīmredzamo krāpšanu.
Tā, piemēram, lai mēneša laikā saņemtu prēmiju, par pārdošanu atbildīgais darbinieks cenšas pārskatā iekļaut vairāk pārdošanas līdzekļu. Tāpēc viņš var lūgt klientam produktu iegādāties fiktīvi. Tas ir, klients nepārskaita līdzekļus, bet it kā būtu nosūtījis preču sūtījumu. Šie līdzekļi tiek ieskaitīti pircējam. Pārvaldnieks saņem savu prēmiju, un klients saņem iespēju piesaistīt papildu līdzekļus apgrozībā. Turklāt klients par to var arī samaksāt noteiktu prēmiju pārdošanas vadītājam. Šajā gadījumā uzņēmums zaudē.
Kredīta limits
Debitoru kontrole var atgriezt apgrozībā ievērojamu naudas daudzumu. Lai novērstu iespējamo kaitējumu uzņēmuma darbībai, tiek izmantota pieeja, kas ietver kredītlimita noteikšanu. Šis ir debitoru līmenis, kas uzņēmumam būs drošs.
Turklāt kredītlimits tiek noteikts gan organizācijai kopumā, gan katram darījuma partnerim atsevišķi. Līdzīgu ierobežojumu var noteikt arī katrai tirdzniecības nodaļai. Tos izšķir pēc nozares principa. Kredīta limits tiek noteikts saskaņā ar ieņēmumiem par pēdējo mēnesi, ko vienība rada. Šo rādītāju apstiprina organizācijas izpilddirektors.
Debitoru kontrole nepieciešami katram uzņēmumam. Tas ļauj palielināt organizācijas rentabilitāti un finansiālo stabilitāti.