Sutarčių saugojimo procesas yra susijęs su tam tikromis problemomis. Taip atsitinka, kad norint nustatyti dokumento tipą, tipą, terminą ir laikymo sąlygas sunaikinimo būdas yra gana sudėtingas. Visus aukščiau išvardintus veiksnius reglamentuoja įstatymai, tačiau ta pati sutartis skirtingose situacijose gali turėti skirtingus galiojimo laikotarpius, todėl dažnai kyla problemų nustatant saugojimo trukmę. Efektyviam ir tinkamam apskaitos tvarkymui būtina aiškiai suprasti šios srities teisės aktų tvarką ir reikalavimus, kad būtų išvengta baudų ar nuobaudų. Žemiau pateikiamas pardavimo sutarčių saugojimo laikotarpis organizacijoje.
Sandėliavimo tikslas
Pastovios prieigos sutartys reikalingos ne tik tuo laikotarpiu, kai tęsiasi jų galiojimas. Po to jie reikalingi iš jų išgauti bet kokią informaciją. Dauguma ginčytinų situacijų, kai viena ar kita šalis nevykdo savo įsipareigojimų, išsprendžiamos teisme ar ikiteisminio proceso metu pateikiant sutartį.
Be to, įmonėje galima atlikti valstybinių reguliavimo institucijų patikrinimus. Jie gali prašyti dokumentų tam tikram laikotarpiui, tokiu atveju netinkamai laikant organizacijoje, pažeidžiant jų sunaikinimo sąlygas, gali būti skiriamos sankcijos kaip gana įspūdingos baudos. Visų pirma, kalta vadovybė, nekontroliuojanti šio proceso.
Taigi darome išvadą, kad sutartys ir kiti organizaciniai bei administraciniai dokumentai turėtų būti saugomi tinkamai ir griežtai sutartu laikotarpiu.
Sandėliavimo sąlygos ir rūšys
Darbo sutarčių saugojimo laikotarpiai organizacijoje skiriasi. Pagal visos Rusijos dokumentų klasifikatorių, jie klasifikuojami kaip organizaciniai ir administraciniai dokumentai. O jų galiojimo sąlygos klasifikuojamos taip pat, kaip ir visų dokumentų galiojimo laikas. Organizacijoje paskirstykite šiuos sutarties saugojimo laikotarpius:
- nuolatinis;
- ilgalaikis (daugiau nei 10 metų);
- trumpalaikis (iki 10 metų imtinai).
Tokia sistema, kuri, atrodo, kyla iš pačių dokumentų logikos, nėra labai patogu naudoti. Tai dažnai sukelia painiavą ir sukelia rimtų klaidų biuro darbe.
Standartinė saugojimo sistema
Įprastesnis saugojimo sistemos tipas. Paprastai daugelyje įmonių sutartys yra suskirstytos į keletą rūšių: pagrindinės (tiesiogiai susijusios su pagrindine įmonės veikla), ekonominės ir darbo.
Pvz., Koks yra paslaugų sutarčių saugojimo laikotarpis organizacijoje? Pirmosios dvi dokumentų kategorijos neliečiamos ne ilgiau kaip penkerius metus. Darbo sutarčių galiojimo laikas taip pat ne ilgesnis kaip penkeri metai. Tačiau yra ir išimčių. Pvz., Jei nėra asmeninės sąskaitos, tada šis dokumentas turės būti saugomas 75 metus. Nuomos sutarčių saugojimo terminas organizacijoje priklauso nuo laikotarpio, kuriam jos sudaromos.
Modelių ir departamentų sąrašai
Standartiniame sąraše pateikiami dokumentai, kurie yra platinami daugumoje organizacijų, tuo tarpu departamentų dokumentuose yra informacijos, sukurtos šiai konkrečiai agentūrai.
Yra įvairių rūšių dokumentai. Sąrašai yra norminiai dokumentai, naudojami nustatant dokumentų galiojimo laiką ir parenkant juos vėliau saugoti ar sunaikinti.
Sudarant bylų nomenklatūras ir nustatant sutarčių saugojimo terminus, dažniausiai naudojami tipiniai sąrašai, kuriuos tvirtina valstybinės įstaigos, taip pat atitinkamos ministerijos ir departamentai. Tiekimo sutarčių galiojimo laikas organizacijoje yra 5 metai pasibaigus jų galiojimo laikui.
Archyvavimas
Jau pasibaigusios dokumentacijos perkėlimo į archyvą procedūra gali turėti nedidelių skirtumų įvairiose organizacijose. Kai kuriais atvejais yra įprastas būdas, kai dokumentai suklijuojami ir sudedami į metalinę spintelę, išdidžiai vadinamą archyvu. Kitos organizacijos turi archyvą, archyvarą ir patvirtintą reikalų nomenklatūrą, o visas procesas vyksta pagal norminius dokumentus. Tai yra, yra tam tikros dokumentų pateikimo, jų registravimo taisyklės ir pan.
Abi galimybės turi teisę egzistuoti, reikia atsižvelgti į organizacijos specifiką, darbo eigos apimtį ir darbuotojų skaičių. Didelės didelės organizacijos su dideliu personalu atveju, nenaudodamas tinkamos dokumentų saugojimo sistemos, jis jose tiesiog paskęs. Bendroji taisyklė, kurios visos organizacijos stengiasi laikytis, neatsižvelgiant į nuosavybės formą ir darbuotojų skaičių, yra laikas perkelti dokumentus į archyvą.
Darbuotojai privalo pateikti dokumentus į archyvą ne anksčiau kaip praėjus tam tikram laikotarpiui, kuris nepriklauso nuo to, kada jie faktiškai pasibaigė. Ir paprastai toks archyvavimas įvyksta metų pradžioje. Tai yra, net jei sutartis pasibaigė vasario mėnesį, vis tiek turite palaukti iki kitų metų, kad perkeltumėte ją į saugyklą. Koks yra verslo sutarčių galiojimo laikas organizacijoje? Mažiausias leidžiamas laikotarpis yra 5 metai.
Sutarties saugojimo laikotarpio pradžia
Tai labai sunkus klausimas, nes būtent dėl šios datos įvyksta daugiausia klaidų. Daugelyje įmonių sutarčių saugojimas yra tas pats ir prasideda tų kalendorinių metų, kuriais šis dokumentas nebegalioja, pradžioje. Pvz., Yra sutartis, kurios galiojimo laikas pasibaigė 2010 m. Liepos 15 d. Reikalaujama saugoti penkerius metus, tačiau ji negali būti sunaikinta 2015 m. Liepos 15 d., O tik pradedant 2016 m. T. y., Terminas prasideda nuo 2011-01-01, o ne nuo praėjusių metų liepos. Paprastai siekiant sumažinti klaidų skaičių, prie ankstesnio termino pridedami vieneri metai. Ir tik pasibaigus sutarčiai organizacijoje, dokumentas gali būti sunaikintas.
Sandėliavimo specifika
Kaip jau minėjome, yra specialių rekomendacinių dokumentų, nustatančių perkėlimo į archyvą ir saugojimo taisykles ir terminus. Dar kartą primename, kad dokumentai turėtų būti saugomi sausoje, vėdinamoje patalpoje su tam tikru temperatūros režimu. Aplankai su dokumentais turėtų būti išdėstyti uždarose ar atvirose lentynose. Jei reikia, archyve turėtų būti specialūs seifai, skirti saugoti dokumentus, pažymėtus „komercine paslaptimi“. Nors niekas netikrina dokumentų saugojimo proceso, tikrinimo metu lengvai nustatoma, kad nėra tam tikrų failų, todėl tinkamai nustatyti taupymo sistemą yra įmonės interesai. Taigi, sutarties saugojimo laikotarpis organizacijoje yra pasibaigęs, o dokumentą reikia sunaikinti. Kaip tai padaryti teisingai?
Sunaikinimas
Neįmanoma taip sunaikinti dokumentų. Pirmiausia turite įsitikinti, kad jų galiojimo laikas praėjo. Tik po to sunaikinti įmanoma, tačiau čia yra spragų, į kurias reikia atsižvelgti, kad nepatektų į inspektorių nuobaudas. Procedūra atrodo maždaug taip. Darbuotojai atrenka visus dokumentus, kurių terminas jau praėjęs, tada sudaroma inventorizacija, galva siunčiama ataskaita, surašomas sunaikinimo aktas, dokumentą pasirašo vyriausiasis ir atsakingi asmenys. Tuomet aplankai skiriami sunaikinimui.Nuolat saugoti sutartis ir kitus dokumentus archyve yra beprasmiška, todėl norint nesipainioti su dokumentais, būtina reguliariai atlikti šią procedūrą.
Atsakomybė ir įgyvendintojai
Pagrindinė atsakomybė už viską, kas susiję su visų rūšių sutarčių ir kitų organizacijos dokumentų saugumu, be abejo, tenka vadovui. Būtent jis yra baudžiamas rubliu, kai patikrinimų metu nustatomi pažeidimai. Kitas sąrašas yra vyriausiasis buhalteris, teisininkas ir darbuotojas, atsakingas už dokumentų saugą. Tačiau šiuos asmenis, už padarytą netinkamą elgesį, nubaus pats vadovas, jis pirmasis tai suvokia. Praktiškai mažose įmonėse sutarčių kontrolės ir saugojimo sistema yra paskirta apskaitos skyriui, o buhalteris savo ruožtu paskiria atsakingą asmenį. Kartais už dokumentų saugą atsakingu asmeniu paskiriamas organizacijos teisinis patarėjas. Bet tai nėra labai patogu, nes advokatas gali būti atsakingas tik už sutartis ir paprastai yra labai paviršutiniškai susipažinęs su kitais dokumentais. Šį procesą lengviausia nustatyti, jei yra koks nors asmuo, kuriam suteikta atsakomybė ir valdžia. Tai užtikrina maksimalų tikslumą ir tikslumą tvarkant dokumentus.
Apskaitos ir saugojimo sistemos pavyzdys
Norėdami geriau suprasti sutarčių ypatybes ir galiojimo laiką organizacijoje, galite išanalizuoti pagrindinius dalykus mažame pavyzdyje. Yra darbuotojas (paprastai darbuotojas iš apskaitos), kuris yra atsakingas už sutarčių su rangovais laikymą. Jis juos įdeda į atskirą aplanką, kur jie yra galiojimo laikotarpiu. Kai sudaroma sutartis, ji perkeliama į kitą aplanką. Tokiu atveju paprastai sudaromas aprašymas arba registras, kuriame yra dokumentų sąrašas ir leidžiama sekti jų judėjimą. Be to, ten nurodomas saugojimo laikotarpis, po kurio jie sunaikinami. Pasibaigus reguliavimo laikotarpiui, dokumentai sunaikinami jau aprašyta tvarka.
Visos įmonės organizacinės ir administracinės dokumentacijos, ypač sutarčių, saugumui reikalingas apgalvotas, dėmesingas ir tikslus požiūris, kad būtų išvengta problemų. Bendras visoms įmonėms ir organizacijoms yra saugojimo organizavimo įstatymų principas. Tai pašalina nuobaudas už patikrinimus. Vidaus dokumentai (aktai, aprašai, registrai, įvairių rūšių sutartys) savo forma gali skirtis skirtingose organizacijose, tačiau tai neturi esminės reikšmės.