Laikas yra vertingas resursas, kurį turi žmogus. Ypač didelę vertę jis įgauna įgyvendinant didelius ir techniškai sudėtingus projektus. Be to, dauguma naudojasi turimu laiku ypač neracionaliai. Dėl to sumažėja žmogiškasis ir atlikto darbo efektyvumas. Dėl to labai svarbu vengti bendrų klaidų tvarkant savo laiką.
Trūksta sistemingo darbų sąrašo
Dažnai darbuotojas susiduria su situacija, kai jam atrodo, kad jis pamiršo atlikti nepaprastai svarbią darbo dalį. Dėl to rizikuoja viso projekto sėkmė. Tai palengvina viena iš labiausiai paplitusių klaidų - sisteminio darbų sąrašo nebuvimas.
Puikiu problemos sprendimu gali būti įsigytas ir įdiegtas darbiniame kompiuteryje vienas iš specializuotų dienos žurnalų, kuris ne tik išsaugos konkrečių atvejų pavadinimus, bet ir leis sudaryti išsamų jų aprašą, taip pat galės informuoti apie artėjimą prie šios ar kitos užduoties termino.
Trūksta tikslų
Kiekvienas darbuotojas turi tiksliai suprasti, ko galų gale nori pasiekti. Priešingu atveju jis negalės pasiekti strateginės sėkmės vykstančiame versle. Tinkamai iškelti tikslai leis ne tik gauti konkretų rezultatą, bet ir kontroliuoti viso projekto eigą. Tam reikia išsikelti ne tik galutines, bet ir tarpines užduotis.
Trūksta užduoties prioriteto
Daugelio darbo dieną sudaro daugybė skubių užduočių. Dėl to dažnai ignoruojami tikrai svarbūs dalykai, lemiantys ne tik atskiro darbuotojo, bet ir visos įmonės sėkmę.
Norint to išvengti, reikia naudoti vadinamąją užduoties prioritetų matricą. Tai leis jums nustatyti, kurią iš problemų pirmiausia reikia išspręsti, o kurią atidėti iki vėlesnių. Tai gali žymiai padidinti darbuotojų produktyvumą. Praktika rodo, kad žmonės, kurie iškart skuba išspręsti naują problemą, atidėję anksčiau baigtą verslą, praranda didžiulį laiką.
Išorinis išsiblaškymas
Kaip parodė tyrimai, šiuolaikinių kompanijų darbuotojai dėl įvairių blaškymosi praranda iki 2 valandų per dieną. Mes kalbame apie telefono skambučius, išmaniųjų telefonų programas, pagalbą kolegoms išspręsti jų problemas, taip pat apie kitas problemas, kurios verčia nutraukti užduočių vykdymą.
Atsiribojimas turi labai žalingą savybę. Net ir grįžęs į darbą, jis turės skirti 10–15 minučių „įsitraukti“ į užduoties sprendimą. Galiausiai iššvaistoma labai daug laiko.
Norint to išvengti, reikėtų ne tik apsiriboti telefono ir kompiuterio įtaka (jei pats darbas su tuo nesusijęs), bet ir įspėti kolegas apie blaškymosi nepriimtinumą darbo metu.
Prokrastinacija
Dažniausiai šią klaidą daro tie, kurie bijo dėl jiems paskirtų užduočių masto. Todėl jie bando skirti maksimalią laiko dalį projekto darbui pradėti. Tai lemia nuolatinį vėlavimą išspręsti didelę ir tikrai svarbią užduotį.
Teisingas problemų, susijusių su tokių projektų įgyvendinimu, sprendimas yra užduočių suskaidymas į mažesnes, taip pat jų sprendimo etapų sukūrimas. Dėl to žmogus galės užtikrintai žengti į priekį atlikdamas darbus.Tai teigiamai paveiks jo darbo efektyvumą ir siekiant konkrečių tikslų.
Viską užsidėkite sau
Per daug darbuotojų ir, svarbiausia, mažų bei vidutinių vadovų daro didelę klaidą savo veiklos procese. Jie per daug gula ant pečių. Tuo pačiu metu daugelis iš jų pažymi, kad jie imasi per daug problemų sprendimo dėl nepasitikėjimo pavaldinių sugebėjimu kokybiškai išspręsti problemą.
Kai kuriais atvejais tikrai geriau prisiimti atsakomybę už projekto įgyvendinimą, tačiau nuolatinis visų naujų funkcijų atlikimas vienam asmeniui ilgainiui neatnešė jokios sėkmės. Galų gale net labai geras darbuotojas sumažino efektyvumą. Jo darbo kokybė pablogės ir apie jokius pokyčius negali būti kalbos.
Teisingas vadovo požiūris nebus darbo našta sau. Jis turėtų perduoti daugiau užduočių savo darbuotojams. Be to, jis gali juos nukreipti arba kontroliuoti darbų atlikimo procesą. Jei darbuotojas nesusitvarko su jam skirtų elementarių profilio užduočių sprendimu, tuomet verta pagalvoti apie jo buvimo įmonės personalo galimybėmis.
Per didelis darbo tempas ir nuolatinis užimtumas
Kai kurie darbuotojai gauna tam tikrą moralinį pasitenkinimą supratę, kad yra per daug paklausūs ir nuolat užimti. Be to, ant jų stalo yra netvarka, jie neturi laiko išspręsti visų jiems paskirtų užduočių. Be to, jie dažniau įtraukiami į tuos projektus, kuriuos laiko svarbiais, o ne į tuos, kurie yra labai svarbūs įmonei. Dėl to jie daug laiko praleidžia spręsdami nereikšmingas, mažas, bet daug darbo reikalaujančias užduotis.
Nereikia kalbėti apie aukštą šių darbuotojų efektyvumą. Jiems būtinai reikia pakoreguoti darbo grafiką. Kai kurioms užduotims reikalinga nuodugni analizė ir pagrįstas sprendimų priėmimas. Galų gale geriau sutelkti dėmesį į svarbų darbą, skiriant jam tiek laiko, kiek iš tikrųjų reikia.
Daugiafunkcinis darbas
Daugelis didžiuojasi galimybe padaryti kelis dalykus vienu metu. Praktiškai paaiškėja, kad tokie darbuotojai yra neveiksmingi. Faktas yra tas, kad jie neskiria viso savo dėmesio tam tikros problemos sprendimui. Jie nuolatos turi galvoti apie kelias užduotis vienu metu. Dėl to jie blogai išsprendžia abi problemas vienu metu.
Be to, įgyvendinant keletą užduočių iš karto atsiranda papildomų išlaidų nuo 20 iki 40%.
Atsisakyti pertraukų
Nemažai darbuotojų bando dirbti be pertraukų ir net be pietų. Taigi, jų manymu, sutaupoma daug laiko, kurį galima skirti tam tikrų darbo pareigų atlikimui.
Iš tikrųjų tyrimai rodo, kad be pertraukų žmogaus galimybės palaipsniui mažėja. Dėl to iki darbo dienos vidurio jis negalėjo išspręsti jam paskirtų užduočių taip efektyviai, kaip ryte.
Jei įmanoma, darykite trumpas 5 minučių pertraukėles kas valandą. Taip pat turėtumėte skirti pakankamai laiko valgymui. Faktas yra tas, kad poilsio metu smegenys veikia šiek tiek kitaip. Dėl to gali būti generuojamos naujos idėjos plėtoti įmonę ar sėkmingai išspręsti rimtą problemą.
Neteisingas užduočių planavimas
Kiekvienas asmuo turi savo unikalius bioritmus. Dėl to kai kurie žmonės problemas geriau išsprendžia ryte, o kiti iškart po saulėlydžio. Tinkamas požiūris būtų suplanuoti pačias sudėtingiausias ir daug energijos reikalaujančias užduotis laikotarpiui, kai atlikimas yra aukščiausio lygio. Paprasti dalykai turėtų būti palikti laikotarpiui, kai nereikia rimtų kūrybinių sugebėjimų.