Dizaino esmė yra sukurti strategiją konkretiems tikslams pasiekti. Kuriamas modelis, pagal kurį šie ar tie veiksmai palaipsniui priartinami prie galutinio rezultato. Bet pats projekto planavimas reikalauja kruopščios analizės ir detalizavimo, kad problemos sprendimo strategija apimtų optimalių priemonių ir metodų, kurie padidins sėkmės galimybes pasiekti tikslus, naudojimą.
Planavimo samprata ir tikslas
Dar prieš pradedant tiesioginį dizainą, formuojama koncepcija, principai ir modelis, pagal kuriuos bus kuriamas veiksmų planas. Tai yra pagrindas, kuriuo remiantis kuriama tikslingų žingsnių, kuriais siekiama rezultatų, sistema. Rezultatas suprantamas kaip pagrindinis tikslas, kuriam yra kuriamas projektavimo sprendimas. Iš pradžių sukuriamas organizacinės struktūros karkasas, pagal kurį tvirtinama darbo tvarka, seka ir pobūdis. Taip pat keliamos projekto planavimo užduotys, kuriose taip pat gali būti atskleista materialinių ir techninių išteklių naudojimo taktika. Tiesioginis planavimas apima visus dizaino sprendimo sukūrimo etapus, tačiau tai nereiškia, kad jie turėtų būti kuriami pagal vieną modelį. Kiekviename etape gali būti taikomas individualus požiūris, atsižvelgiant į darbo veiksmų specifiką ir jų įgyvendinimo sudėtingumą. Tačiau projekto etapai turėtų būti struktūrizuojami bendroje planavimo sistemoje.
Bet kuriuo atveju projektas bus kuriamas pabrėžiant galutinio rezultato pasiekimą. Tik tokiu atveju bus galima pasikliauti kuriant optimalią kokybės valdymo strategiją. Svarbų vaidmenį vaidina įvestiniai duomenys, kurie gali įvesti taisykles, principus ar apribojimus, kurių svarba paaiškės įgyvendinus projektą. Kartu turėtų būti nustatytas projekto planavimo tikslas - sukurti optimalų užduoties vykdymo veiksmų modelį.
Domenų planavimas
Vienas iš pradinių planavimo etapų, kurio metu nustatoma dalis pagrindinių projekto parametrų. Šiuo atveju dalykinė sritis suprantama kaip tikslų ir uždavinių visuma, kurios pasiekimas turėtų būti įgyvendinamas projekto užbaigimo procese. Be to, jei konkrečios laipsniško judėjimo link tikslo kryptys nustato gana aiškius pasiekimo taškus pagal išmatuotus parametrus, tada tiriamoji sritis yra apibrėžiama kaip platesnė galutinio tikslo infrastruktūra. Tai taip pat gali turėti įtakos veiksniams, kurie pasireikš gaminio ar sukurto technologinio sprendimo veikimo metu. Ką tiksliai pradiniame etape projekto planavime galima atsižvelgti į dalyko sritį? Šis modelis leidžia atlikti šias užduotis:
- Remiantis tikslų analize, nurodoma dabartinė kontrolės sistemos būklė.
- Pagrindinių projektinio sprendimo parametrų paaiškinimas.
- Išsamus sėkmės ir nesėkmės kriterijų formulavimas.
- Apribojimų prielaidų analizė ir derinimas.
- Tarpinių ir galutinių projekto rezultatų įvertinimo parametrų nustatymas.
Planavimo procesų sudėtis
Vystant planą, jo kūrėjai pereina nuo bendro tikslų formulavimo ir techninio pagrindimo prie detalaus veiklos, kurią reikės atlikti norint pasiekti konkrečius tikslus, aprašymo.Ir vėl negalima manyti, kad plano organizacinės struktūros formavimo sistema yra uždara net ir po pradinių duomenų integracijos. Net negavus išorės naujos informacijos, gali reikėti papildomos informacijos arba paaiškinti ankstesnius duomenis. Dėl tos pačios priežasties projekto planavimo procesai turi ciklišką savybę. Operaciją reikia kartoti atsižvelgiant į atnaujintus duomenis.
Tuo pačiu metu kiekvienoje iteracijoje iš pradžių turėtų būti aiški vykdymo seka - tiek atskirais etapais, tiek pagal bendrojo planavimo modelį. Specifiniai procesai apima:
- Projekto turinio struktūros plėtra, nurodant pagrindinius projekto etapus.
- Didelių užduočių suskaidymas į mažas - detalizavimas ir suskaidymas į atskirus procesus.
- Parengti sąmatos projektą, kuriame bus atsižvelgiama į reikiamus išteklius tiek planavimui, tiek projekto plėtrai.
- Konkrečių darbo veiklų sąrašo sudarymas. Sudaroma dokumentų bazė, kurioje bus nurodyti darbo parametrai, jų technologinės priklausomybės ir kt
- Darbinės veiklos išdėstymas bendroje planavimo struktūroje. Jų įgyvendinimo konfigūracijos pakeitimo galimybių nustatymas.
Atsižvelgiant į vykdymo sudėtingumą, projekto planavimo sistemą gali sudaryti skirtingi palaikomieji procesai. Tarp labiausiai paplitusių jų yra kontrolės ir kokybės standartų kūrimas, pavaldumo ir atsakomybės statuso nustatymas, reikalingos žiniasklaidos priemonių parengimas ir komunikacija. Taip pat planuojant gali kilti poreikis naujiems procesams, kurie nenumatomi tikslų ir uždavinių formulavimo etape.
Grafiko sudarymo etapai
Nepaisant pasirinktos planavimo taktikos, valdymo skyriui reikės sukurti struktūrą su darbo turiniu, nurodant riziką ir apribojimus. Bet nebus įmanoma nustatyti konkretaus judėjimo siekiant tikslo modelio, neplanuojant projekto, kurį sudaro šie žingsniai:
- Darbo apimties nustatymas naudojant sąrašą. Operatyvinis sąrašas, atspindintis užduoties vykdymo vienu ar kitu būdu žingsnių seką.
- Kiekvienai užduočiai ir pridedamam darbui yra priskiriami vykdymo laiko parametrai, atsižvelgiant į išeikvotų išteklių apribojimus. Šiame etape paprastai naudojamas užduočių išskaidymo metodas, lygiagrečiai įvertinant darbo trukmę.
- Tikslingas etapas išteklių bazės prieinamumui ir apimčiai nustatyti. Galima atsižvelgti į išsamų išteklių rūšių sąrašą, įskaitant informacinius, technologinius, darbo ir finansinius.
- Ribų nustatymas. Paprastai tai taikoma išoriniams veiksniams, atsižvelgiant į sezoną, logistinius procesus, atsitiktinius įvykius ir kt.
Šioje plano struktūroje verta pabrėžti etapus, susijusius su rizika ir apribojimais. Projektų valdymo planavimo kokybė priklausys nuo iš pradžių patvirtintų reagavimo į tam tikrus veiksnius būdų. Visų pirma, yra du atsakymo būdai - aktyvus ir pasyvus. Pirmuoju atveju projekte išdėstoma veiksmų taktika, sumažinanti pačią riziką. Pasyvus strateginis atsakymas grindžiamas rizikos prisiėmimu, taip pat kompensacija už neapibrėžtą žalą dėl jų įgyvendinimo padarinių.
Planų rengimo metodai
Sukūrus valdymo strategiją, galima taikyti keturis plėtros metodus, kurių kiekvienas gali būti pritaikytas keliuose projekto planavimo etapuose
- Konceptualus. Šiuo atveju projektavimo sprendimas gali būti laikomas priemone siekiant bendro tikslo, kurio įgyvendinime dalyvaus visi sistemos dalyviai.Remiantis koncepcine strategija, projektas yra suskirstytas į kelis atskirus etapus, kurių kiekvienas apibūdina konkrečią užduotį su savo pasiekimų taktika, apribojimais ir reikiamais ištekliais.
- Strateginis planavimas. Tai pagrįsta numatytais tikslais ir uždaviniais, numatant alternatyvių būdų, kaip pasiekti rezultatus, analizę. Šis planas pasižymi tuo, kad atsižvelgiama į daugybę įvairių veiksnių ir projekto plėtros niuansų, kurių metu įvertinamos skirtingų kelių teigiamos ir neigiamos pusės tikslui pasiekti. Pagrindiniai tinkamumo kriterijai yra įgyvendinimo terminai, projekto išlaidos ir organizacinės pastangos.
- Taktinis planas. Jis pasižymi dideliu išsamumu ir tobulina strateginius tikslus. Vystymo metu gali būti pataisyti individualūs projekto planavimo procesai, terminai, darbų apimtys ir išeikvoti ištekliai.
- Operacijų planas. Paprastai jis naudojamas kaip pagalbinis sprendimas bendrojo planavimo proceso metu. Ji sukurta trumpalaikės analizės laikotarpiui, atsižvelgiant į nustatytus nukrypimus nuo planuojamų parametrų.
Išteklių planavimo ypatybės
Logistinė, informacinė ir organizacinė pagalba rengiant ir įgyvendinant projektus yra labai svarbi. Jie daugiausia lemia atskirų žingsnių konfigūraciją ir seką bei operacijas kelyje siekiant pagrindinių ir tarpinių užduočių. Todėl verta atskirai apsvarstyti projekto planavimo metodą nuo išteklių bazės paskirstymo padėties. Taigi šio planavimo modelio struktūrinė plėtra bus pagrįsta išteklių klasifikavimu pagal išsamumą. Reikia nedelsiant nustatyti, ar įgyvendinant atskirą etapą galima visiškai ar iš dalies atsisakyti tų pačių materialinių ir techninių priemonių. Čia turės įtakos ir racionalaus vartojimo bei išteklių perskirstymo principas, kai kompetentingas planavimas leis efektyviai vartoti, pavyzdžiui, kurą vienose vietose, o taupyti jį kitose.
Esminis projekto išteklių planavimo veiksnys yra poreikis, kuris nustatomas atsižvelgiant į išlaidų intensyvumą. Darbo etapas priklausys nuo panaudotų žaliavų kiekio. Dėl to kartu su konkrečios operacijos atlikimo trukme taip pat bus nurodoma reikiamo išteklių bazės vertė. Žinoma, atsižvelgiant į užduoties pobūdį, vienai operacijai gali būti išleidžiami kelių rūšių ištekliai.
Projekto planavimo etapai
Dalyvauja kontrolės procesų grupė, kuri užbaigia planavimą, palikdama papildomos medžiagos ir patarimų, kaip įgyvendinti projektą. Šioje dalyje atsižvelgiama į atlikėjo ar atlikėjų komandos koordinavimo, reagavimo ir lyderystės savybes. Taigi projekto įgyvendinimo planavimas apima šių etapų plėtrą:
- Komandos formavimas. Dalyvauja reikalingų profilių specialistai ir ekspertai, kurie iš principo turi technologijas panašioms užduotims atlikti.
- Sandorio šalių pasirinkimas. Tai gali būti tam tikrų prekių tiekėjai, partneriai ar trečiųjų šalių komandos, teikiančios tam tikras paslaugas, būtinas projektui įgyvendinti.
- Atliktų darbų kokybės kontrolės sąlygų sudarymas. Gali būti parengtas techninių sąlygų rinkinys, sutelkiant dėmesį į galiojančius standartus tikslinėje srityje.
- Sukurti koordinavimo modelį tarp skirtingų projekto įgyvendinimo proceso dalyvių.
Projekto rizikos planavimas
Iš anksto buvo sukurta reagavimo į riziką modelio svarba. Konkretus jų apdorojimo modelis gali būti pagrįstas šiais reagavimo mechanizmais:
- Rizikos tikimybės nustatymas. Gali būti naudojama interesų sistema arba individuali, turinti savo vertinimo kriterijus.
- Rizikos pobūdžio nustatymas.
- Konkrečios rizikos įtakos visam projektui apskaičiavimas.
- Rizikos klasifikavimas pagal prioritetą pagal poveikį projektui.
- Sukurti priemonių rinkinį, kuris užkirstų kelią konkrečiai grėsmei projektui. Planuojant darbą šia linkme numatyta sukurti atsakingų už kiekvieną įvykį paskyrimo sistemą.
- Parengti pavyzdinius veiksmus, siekiant pašalinti rizikos įvykio padarinius.
Dažnos planavimo klaidos
Įvairių plano sudarymo veiksnių ir parametrų daugybė klaidingų skaičiavimų gali įvykti tik projektuojamo produkto ar sprendimo veikimo metu. Tačiau yra ir modelio klaidų, su kuriomis geriau iš anksto susieti parengtą projekto medžiagą:
- Taikant neteisingus tikslus. Paprastai klaidos šioje dalyje išreiškiamos netikslia ar visiškai neteisinga formuluotė.
- Neišsamių duomenų naudojimas. Projektų valdymo klaidos yra ypač dažnos inžinerijos pramonėje, kur tikėtina, kad dėl sudėtingų bandymo procesų pažeidimų bus gauti neišsamūs ar neteisingi duomenys.
- Pajungti siaurą specialistų grupę. Dažnai į darbą įtraukiami tik planuotojai, kurie susijusias užduotis sprendžia per partnerius, o tai savaime sumažina rezultato kokybę.
- Planavimo įforminimas. Dažna problema, kai atskiri procesai vykdomi ne dėl aiškių konkrečių tikslų, o norint pabaigti tam tikrą darbo dalį, neakcentuojant tolesnio poveikio.
Išvada
Projektavimo proceso dalyviams labai svarbi plano struktūros įvaizdžio vizija įgyvendinant veiksmus, kurie priartina prie galutinio tikslo. Tai leidžia atsižvelgti į daugybę niuansų ir veiksnių, kurie vienokiu ar kitokiu laipsniu turi įtakos darbo eigai. Todėl parengiamas tolesnio vystymosi koncepcijos parengimo strateginis šaltinis. Mažiausiai suformuluoti užduočių vykdymo principai. Tik laikydamiesi tokio požiūrio galime tikėtis sėkmingo galutinių tikslų pasiekimo. Be to, išsami planavimo analizė leidžia žymiai optimizuoti projektą, o tai naudinga ekonominiu požiūriu klientui.