LNA organizacijoje tai yra privalomų dokumentų, reglamentuojančių įmonės vidaus struktūrą, rinkinys. Santrumpa iššifruojama taip: vietinis norminis aktas. Dokumentacija galioja tik ją paskelbusioje įmonėje, ji taikoma tik darbuotojams. Dauguma LNA reglamentuoja darbo eigos ypatybes, atlyginimo apskaičiavimo tvarką ir tarifus, nors tai neišnaudoja visos įvairovės.
Bendras vaizdas
Įmonės LNA nėra tironija ar savivalė, o teisinė dokumentacija, pagrįsta galiojančiais įstatymais ir visiškai jai pavaldi. Visos nuostatos, įtrauktos į tokį dokumentų rinkinį, turi atitikti įvairių lygių kodeksų ir teisės aktų reikalavimus. Prieštaravimas Konstitucijai ir žmogaus teisių bei laisvių pažeidimas yra nepriimtini. Bendrovė, leidusi tai įvykti formuodama savo VLA, atsako teismams, kai šis faktas nustatomas.
LNA plėtojama dalyvaujant teisininkams, personalo specialistams ir kitiems specialistams, kurie vadovauja visai įmonei ir ypač jos padaliniams. Bendrovei LNA tampa vietiniais įstatymais, visiškai paneigiančiais žmonių elgesį įmonėje. Dokumentaciją kuria už tai atsakingi įmonės specialistai ir tvirtina įmonės vadovas, po to ji naudojama reguliuoti įvairias veiklos sritis. Būtent per LNA nustatoma, kaip elgtis tam tikroje situacijoje.
Viskas turi būti teisinga
Žinant, kas tai yra LNA, reikėtų suprasti, kokios yra galimybės, kokia atsakomybė kyla skirtingiems žmonėms. Pavyzdžiui, darbuotojas, oficialiai peržiūrėjęs vietos dokumentus, tačiau pažeidęs jos deklaruotas elgesio taisykles, gali būti patrauktas atsakomybėn. Žinodamas tai, asmuo gauna paskatą laikytis nustatytų standartų darbo vietoje.
Tuo pačiu metu oficialus įvadas į LNA yra metodas darbuotojams skatinti. Dokumentuose nurodoma, kokiomis sąlygomis kuris iš darbuotojų gali tikėtis nuolaidų ar lengvatų. Žinodami savo pranašumus, žmonės nori efektyviai dirbti, kad pasiektumėte geriausią rezultatą.
Ką mes veikiame?
Specialistai, ypač darbuotojai, užtikrinantys aukštos kokybės darbo eigą, turėtų ypač gerai žinoti, kas tai yra - LNA. Ne kiekvienas įmonėje priimtas popierius priklauso šiai dokumentų klasei. Tai apima tik teisinius, organizacinius aktus, patvirtintus tinkama tvarka. Paprastai tai yra instrukcijos, nuostatai. Dažnai LNA vaidmenį įmonėje vaidina taisyklės ir nuostatai.
Žinant, kas yra LNA, šį supratimą galima pritaikyti praktikoje, įvertinant bendrą dokumentų apimtį įmonėje. Tuo pačiu metu verta atsiminti apie kai kuriuos būdingus šios grupės dokumentų skirtumus nuo viso kito, kas yra įmonėje. Informatyviausias informacijos šaltinis yra 2007 m. Paskelbto Aukščiausiojo Arbitražo teismo plenarinio posėdžio sprendimas Nr. 48. Tada susitikimas buvo skirtas LNA nustatymo problemai spręsti.
O jei išsamiau?
Norėdami suprasti, kas tai yra - LNA, galite, jei nurodysite minėtą rezoliuciją. Daugiausia dėmesio skiriama valstybinio lygio dokumentams, tačiau galima nubrėžti paraleles su konkretaus juridinio asmens kanceliarijos darbu.Remiantis tokia analize, atrodo teisinga nustatyti būdingiausius skiriamuosius požymius, kurie lemia LNA kitų dokumentų fone.
Viena iš svarbiausių sąlygų yra popieriaus kūrimo procedūra. Būtina laikytis oficialios tvarkos. Dokumente turėtų būti standartai, bendrosios taisyklės, reglamentuojančios tam tikrų asmenų veiklą ar įmonėje vykstančius procesus. LSA nurodytos užduotys turi atitikti šio dokumento nuostatas. Viena iš pagrindinių sąlygų yra pakartotinio naudojimo galimybė. Geri LNA pavyzdžiai yra pagrindinės veiklos užsakymai.
Kas atsitiks?
Privaloma LNA - tai įsakymai, reglamentuojantys įmonės veiklą. Tai apima įvairius oficialius administracinius dokumentus, skirtus sąveikai organizuoti darbo vietoje. Be faktinių užsakymų, galite išleisti instrukcijas, paskelbti taisykles ir patvirtinti darbo reglamentus. Dažnai priklausymo VLA sąlygos atitinka susirinkimo, susirinkimo metu surašytus dokumentus, taip pat darbo proceso metu surašytus užrašus, aktus, susitarimus, susirašinėjimą.
Kaip iššifruota, LNA yra skirta darbo procesui normalizuoti. Todėl visi tokio tipo dokumentai turėtų būti vykdomi viena forma. Tai nustatyta tvirtinant biuro darbo įmonėje instrukcijas. Ne mažiau svarbu deklaruoti detalių priskyrimo tvarką, kuri leidžia naršyti po visą įmonės VLA.
Tvarka visame kame
Norint užtikrinti, kad visos įmonėje privalomos LNA būtų ne tik dekoruotos tuo pačiu stiliumi, bet ir suprantamos visiems darbuotojams, joms formuoti turėtų būti vadovaujamasi specialiomis formatavimo taisyklėmis. Tie, kurie kiekvienoje organizacijoje rekomendavo derinti individualiai, tvirtinti, vertinant visų suinteresuotų šalių nuomonę. Skyriaus, atsakingo už bendro įmonės stiliaus formavimą, nuomonė laikoma įtikinamiausia. Dažnai pačių pirmųjų dokumentų priėmimo etape įmonės išleidžia popierių, kuriame reglamentuojama, kokios spalvos, šriftai ir kitos savybės turėtų būti taikomos rašant tekstą.
Tokios smulkmenos kitiems gali neatrodyti per daug svarbios, nes VLA aiškinimo esmė yra norminiai aktai, tai yra, skirti sureguliuoti personalo elgesį. Ir vis tiek nenuvertinkite stilistinio dizaino vienybės. Tai sukuria teigiamą įspūdį, leidžia suprasti, kaip rimtai įmonė imasi darbo proceso ir reikalauja smulkmenų. Visa tai leidžia sukonfigūruoti darbuotojus (be išimties) dirbti, kelti kolektyvinį atsakomybės jausmą.
Dėl pavyzdžių
Analizuojant privalomą VLA organizacijoje, visų pirma, būtina atkreipti dėmesį į karinių operacijų (pagrindinio verslo) tvarką. Tai yra dokumentas, nustatantis pagrindines vyresniosios vadovybės direktyvas. Kasmet pirmasis dokumentas, priimtas naujiems kalendoriniams metams, yra eiliškumas geležinkelio tvarka, sunumeruotas pirmąją dieną ir nurodant pirmąją ateinančių metų darbo dieną. Jei įmonės darbuotojai nepaiso tokiame akte nurodytų reikalavimų vykdymo, darbdavys turės galimybę patraukti jį atsakomybėn.
Dažniausiai VNA, privalomos darbdaviui, oficialiai skelbiamos popierine forma. Tai tinka ir šiuolaikinėms įmonėms, vykdančioms darbo eigą elektroniniu formatu. Taip yra dėl dabartinių reikalavimų susipažinti. Reikalaujama, kad darbuotojai laikytųsi LNA tik tuo atveju, jei jiems buvo duota kopija atidžiai perskaityti, dėl to atsakingas darbuotojas surenka parašus, kuriuose nurodoma pareigybė, iššifravimas, taip pat supažindinimo data. Tik užpildžius tokį sąrašą, dalyvaujant visiems įmonėje dirbantiems asmenims, galima reikalauti, kad darbuotojai įvykdytų nustatytus apribojimus ir taisykles.
Kai kurios savybės
Viena iš galimybių supažindinti personalą su VLA yra suteikti kiekvienam ir visiems elektroninį skaitmeninį parašą. Procedūra yra gana brangi, tačiau kai kuriais atvejais ji tikrai pateisina save. Bendrovės, organizuojančios tokio pobūdžio darbo eigą, neturi jaudintis dėl popierinių dokumentų spausdinimo. Bet visi kiti turi vesti specialų žurnalą, kad galėtų susipažinti su LNA. Tai yra nustatytos formos dokumentas, nustatantis, kuris iš darbuotojų tą dieną buvo supažindintas su kokiu vietiniu aktu.
Organizuodami popierinius dokumentus didelėje įmonėje, pagrįsta pasirinkti pagrindinį žurnalą, skelbiamą federaliniu lygiu. Dabar tokias formas galima parduoti daugelyje parduotuvių - tiek knygynuose, tiek raštinėse, tiek specializuotose - dirbant su įmonėmis ir padedant organizuoti darbo eigą. Mažai įmonei toks pinigų švaistymas atrodo gana nepateisinamas, todėl jūs galite patys susikurti žurnalą net iš paprasto nešiojamojo kompiuterio. Tačiau čia pirmiausia reikėtų įsiklausyti į vadovybės nuomonę. Vieni siekia kuo protingiau išleisti lėšas, kiti yra suinteresuoti nemažas sumas investuoti į darbo proceso planavimą atsižvelgiant į sėkmingos įmonės statusą.
Atsakomybė ir įsipareigojimai
Paprastai už pagrindinės veiklos užsakymus, LNA, įvairius norminius dokumentus, priimtus konkrečiai situacijai, nemažai dokumentų yra atsakingi už biurų skyrių. Tačiau personalo įsakymus ir asmens bylas, kitus su įdarbinimu susijusius popierinius ir elektroninius dokumentus turėtų saugoti įmonės apskaitos skyrius. Mažose įmonėse atsakomybė už abi veiklos sritis gali būti priskirta tam pačiam personalui, kuris turės būti aiškiai nurodytas atliekant darbo pareigas, nes paprastai buhalteriai neturėtų saugoti darbo užmokesčio, o kanceliarijos darbuotojai - personalo dokumentus.
Kai kurie įsakymai, susiję su darbu su personalu, vis dar yra susiję su biuro tarnautojų sritimi. Tai taikoma laisvos formos dokumentams.
Mes disponuojame įmone
LNA apima užsakymus. Daugelyje kompanijų dažniausiai sutinkama tokios formos dokumentų, reglamentuojančių įmonės darbą. Tuo pačiu įsakymo rangas yra žemesnis už pagrindinio vadovaujančio asmens - generalinio direktoriaus ar kito asmens, užimančio aukščiausias pareigas - išduotą įsakymą. Užsakymas yra dokumentas, reglamentuojantis visos įmonės darbą, pavaldus visiems įmonės darbuotojams, tiesiog negali būti jokių išimčių. Bet įsakymą išduoda skyriaus vedėjas, jis galioja tik tiems asmenims, kurie pagal pareigybių hierarchiją yra jam pavaldūs.
Įsakymas (daugeliu atvejų) yra dokumentas, kuriame aprašomi tie įrenginiai, kurie anksčiau buvo gauti iš aukštesnio oficialumo lygio asmenų. Paprastai jie priimami siekiant nustatyti visas operatyvines užduotis, kurių sprendimas yra nurodytas kaip prioritetas.
Mes kuriame teisingai
Kad LNA įmonėje būtų tokios pačios formos, struktūrizuota ir standartizuota, jų projektavimo reikalavimai turėtų būti nustatyti instrukcijose, taikomose biurų skyriui. Tokie dokumentai aiškiai nustato, kaip tiksliai įmanoma sukurti LNA. Prieš išvardydami visus reikalavimus, kuriuos turi atitikti LNA, visi naudojami terminai turėtų būti surašyti instrukcijose ir pateikti išsamius apibrėžimus, kad būtų išvengta darbo proceso neatitikimų atsižvelgiant į paskelbtą dokumentą. Vadovaujantis apibrėžimais (jų formulavimui verta kreiptis į visuotinai pripažintą praktiką federaliniu lygmeniu), galima išvengti daugybės incidentų.
Darbo eigos teisingumas LNA atžvilgiu turi būti nustatytas kuo aiškiau nurodant instrukcijas. Jame turėtų būti nustatyta registracijos tvarka, aiškiai pažymėti visi dokumentų projektų tvirtinimo etapai ir laikotarpis, per kurį ji turėtų būti patvirtinta. Instrukcijoje turėtų būti pateikti reikalavimai supažindinti personalą su dokumentu.
Laikas pasitarti
Neįmanoma įsivaizduoti įmonės darbo be reguliaraus susitikimų, susitikimų organizavimo. Tinkamam tokio įvykio vedimui būtina paskirti asmenį, atsakingą už protokolo sudarymą, fiksuojantį viską, kas vyksta bendraujant su kolegomis. Protokolai yra trumpi, išsamūs, tačiau bet kokia forma juos patvirtinus jie tampa LNA. Parengdami trumpą dokumentų formą nurodykite aptartas užduotis, priimtus sprendimus svarstomais klausimais. Antrasis variantas apima pažodžiui pažodžiui visko, kas pasakyta, fiksavimą.
Gana įprasta organizuoti išorinį susitikimą, kuriame dalyvauja ne tik įmonės įdarbinti žmonės, bet ir kitų įmonių bei vyriausybinių agentūrų atstovai. Bet vidinei paprastai pakanka trumpos formos. Moderniausios firmos, turinčios gerą techninę įrangą, gali sau leisti kurti vidinius protokolus elektronine forma. Bet išoriniai vis tiek turės būti spausdinami, jei įmonės, kurių atstovai dalyvavo renginyje, neturi specialaus susitarimo, reglamentuojančio galimybę keistis dokumentais elektroniniu būdu.
Svarbu žinoti
Jei įmonė yra labai maža, ji retai turi galingą įrangą, ji neturi galimybių aprūpinti viso personalo elektroniniais parašais. Esant tokiai situacijai, protinga surašyti bet kokius protokolus popierine forma, laiku surinkti viso personalo parašus, kad būtų patvirtinta, jog darbuotojai yra susipažinę su dokumentu. Bet jei yra EDS darbuotojams, kurių susipažinimą reikia patvirtinti konkrečiu atveju, pakanka užpildyti dokumentus ir išsiųsti elektroniniu paštu, tada išsiųsti parengtą ir patvirtintą dokumentą EDMS, tai yra, sisteminiam dokumentų saugyklai.
Daugelis šiuolaikinių kompanijų aktyviai plėtoja elektroninį dokumentų valdymą, be kita ko, būtina atkreipti dėmesį į elektroninį dizainą, saugoti protokolus, supažindinti personalą su šiais dokumentais. Ne kartą atlikti šia tema atlikti tyrimai aiškiai parodo: kuo didesnis įmonės efektyvumas ir kuo mažesnė klaidų tikimybė, tuo efektyviau derinami elektroniniai popieriaus darbai, tuo pačiu sumažėja popierinių dokumentų apimtis.