Verslo procesų klasifikacija. Verslo procesų samprata ir tipai

Verslo procesus galima klasifikuoti skirtingai, atsižvelgiant į tai, ką reikia laikyti pagrindiniu kriterijumi. Dažniausiai jie kalba apie procesus, susijusius su įmonės organizacine struktūra. Tokiais atvejais pagrindinis kriterijus yra funkcinė apkrova. Remiantis šiuo principu, įprasčiausia verslo procesų klasifikacija yra tokia:

1. Pagrindiniai - yra susiję su pagrindinių įmonės produktų (prekių ar paslaugų) gamyba:

produkto vertės pridėjimas;
produkto sukūrimas;
pajamos;
tuos, kuriuos klientas nori mokėti.

2. Pagalbinė arba vidinė - administracinė ir ekonominė pagalba:

HR valdymas
finansų valdymas;
logistikos valdymas ir kt.

3. Vadovai - žmogiškieji ištekliai, įmonių valdymas, kokybės valdymas ir tt:

strateginis;
planavimo procesai;
kontroliuojantis.

Kai kurie šaltiniai vadina šią klasifikaciją ir apibūdina ją kaip struktūrinius verslo procesus. Priešakyje yra įmonės struktūra.

Kitos verslo procesų klasifikacijos

Procesus galima sugrupuoti pagal jų sudėtingumą:

Vienprocesai yra vienaląsčiai kartojantys veiksmai.
Integruoti procesai yra veiksmų grandinės, sukurtos iš vienprocesinių procesų.
Susiję procesai yra nuoseklios vienprocesų grandinės pagal algoritmus.

Verslo procesų tipai pagal hierarchijos principą:

Individualūs horizontalūs procesai yra atskirų darbuotojų veiksmai.
Kryžminis funkcinis horizontalusis procesas - ribinė „kaimyninių“ skyrių darbuotojų sąveika.
Horizontalieji procesai - horizontalioji sąveika.
Vertikalūs procesai - vertikali sąveika (gryna hierarchija).
Integruoti procesai - darbuotojų veiksmų grandinė vertikaliai ir horizontaliai tuo pačiu metu.

Funkciniai verslo procesai yra sugrupuoti pagal įmonės padalinius ir jų funkcijas: tai gali būti sandėlio, logistikos, finansiniai ir valdymo procesai. Šioje klasifikacijoje vienas iš svarbiausių punktų yra „jungčių“ tarp departamentų - proceso grandinių skyrių - koordinavimas ir aprašymas. Dažniausiai vieno skyriaus proceso rezultatas yra įėjimas į kito skyriaus procesą. Susitarti „ant kranto“ apie tai, kaip matomas įėjimas į „priimančią“ pusę, ir suderinti šią viziją su „paleidimo“ skyriumi - būtina ir būtina sąlyga efektyviam proceso „kaimynų“ sąveikai.

Kas yra verslo procesas?

Šaltiniuose paprasčiausiai kyla problemų dėl verslo proceso sampratos: nėra universalios ir aiškios formuluotės. Reikėjo, kad daugelis autorių tiesiog vengia tokių paaiškinimų ir apsimeta, kad viskas jau aišku - pagal nutylėjimą. Ši taktika nėra blogas pasirinkimas, nes sugalvojęs savo alternatyvias receptūras, tokias kaip „verslo subjektas“, gali sukelti chaosą ir painiavą dėl sudėtingo proceso metodo ir visko, kas su juo susijęs. Remiantis tuo, kas išdėstyta, verslo proceso pagrindų apibrėžimai yra šie:

Procesas - tobulėjimas, eiga, įvykių eiga. Tai yra „įėjimo“ pavertimas „išėjimo“.

Verslo procesas - tai žmonių, einančių komandoje, seka, fiksuota terpėje analizei, reguliavimui ir optimizavimui.

Ypač svarbios detalės yra neatsiejama bendrojo apibrėžimo dalis, jas galima pavadinti pagrindinėmis verslo proceso savybėmis:

Be žmonių nėra verslo procesų. Jei mes kalbame apie veiksmus, kuriuos atlieka automatinės mašinos ar programinė įranga, tai yra technologinė grandinė arba specifikacija.Be to, galutinis proceso rezultatas visada nesikeičia, be jokių variantų. Jei yra santuoka, tada dėl technologijos pažeidimų. Verslo procese rezultatas gali skirtis priklausomai nuo tam tikrų sąlygų, nurodytų grandinėje (pasirinkimo galimybių „šakės“).

Verslo procese visada dalyvauja daugiau nei vienas asmuo. Net jei veiksmai yra suplanuoti vienam (atskiras horizontalus procesas), procese visada yra numanomi „kolegos“, pavyzdžiui, klientai.
Be aprašymo nėra verslo proceso. Kartais procesai apibūdinami „kaip yra“, kartais - „kaip turi būti“. Abiem atvejais tai labai kūrybingas reikalas.
Jokie verslo procesų tipai negali būti 100% tobuli. Visada yra galimybė optimizuoti - bent jau nedelsiant, bent jau ateityje. Pataisa ir tobulinimas, atsižvelgiant į žmogiškąjį veiksnį, ypač į mokslo ir technologijų pažangą, yra vienas iš pagrindinių proceso požiūrio pranašumų, palyginti su kitomis valdymo sistemomis.
Verslo procesų tobulinimas yra nuolatinis ir begalinis - kažkas panašaus į šį šūkį tiks visiems, rimtai įsitraukiantiems į proceso modeliavimą.

Kliento vertės kūrimo procesai

Pirmasis pagrindinių verslo procesų požymis yra tas, kad jie sukuria pagrindines įmonės pajamas. Jie sukuria vertę išoriniam klientui. Anksčiau pagrindiniu procesu buvo laikoma viena įmonės produktų kūrimo grandinė, tačiau dabar pagrindinių procesų vaizdas yra daug platesnis. Į šią proceso grupę dabar įeina:

tiekėjų santykių valdymas;
tiesioginė produkto gamyba;
produkto pristatymas klientui;
rizikos valdymas;
ryšių su klientais valdymas;
kuriant naujus produktus.

Verslo procesų palaikymas

Palaikantys arba vidiniai verslo procesai dažnai vadinami palaikančiaisiais. Klaidinga manyti, kad mes kalbame apie svarbios „antros klasės“ veiksmus. Įmonėje visos funkcijos yra lygios ir vertingos. Skirtumas tik tas, kad tokie procesai neatneša vertės išoriniam klientui, jis nemokės už juos. Pavyzdžiui, viešbutyje gyvenančiam klientui nerūpi šio viešbučio žmogiškųjų išteklių skyriaus darbai. Tačiau visas viešbučio personalas turi reikalų: geri personalo darbuotojai gali suteikti rimtos naudos personalo darbo kokybei. Kitaip tariant, palaikantys verslo procesai sukuria pridėtinę vertę įmonės galutiniam produktui, tačiau neprideda vertės.

Kartais sunku nuspręsti, kokiai klasifikacijai priklauso kai kurie verslo procesai. Pavyzdžiui, žmogiškųjų išteklių valdymą sudaro keli sudėtingi komponentai. Naujų darbuotojų įdarbinimo procesas yra tik vidinis. Kalbant apie darbuotojų mokymą ir tobulinimą, šie procesai yra tiesiogiai susiję su strateginių iniciatyvų valdymu. Kompetentingų procesų diferencijavimo sėkmės raktas yra teisinga ir išsami organizacinė struktūra.

Kontrolės procesai

Įvestis į kontrolės procesus dažniausiai yra vidinių ir išorinių ataskaitų duomenys. Jie turi savo verslo procesų klasifikaciją. Juos galima suskirstyti į dvi dideles grupes:

Strateginiai procesai, skirti įmonės plėtrai, jos konkurencingumui ir dabartinei veiklai.
Grynai valdymas, skirtas valdyti įmonės veiklą.

Kontrolės procesai yra vieninteliai procesai, kuriems gali būti taikoma tipinė struktūra. Proceso modelis yra tas pats, tačiau valdymo objektai yra skirtingi: tai gali būti personalo valdymas, finansų valdymas, planavimo valdymas ir tt Kalbant apie standartinį verslo procesų valdymo modelį, jis yra toks:

Planavimas - informacijos rinkimas ir analizė, veiksmų plano sudarymas.
Komunikacijos - paaiškinimai, darbuotojų motyvacija ir palaikymas prieš pradedant darbą.
Veiksmų plano įgyvendinimas.
Darbo stebėjimas pagal plano sąlygas ir punktus.
Kontrolė - atliktų veiksmų palyginimas ir analizė su planu.
Tolesnių veiksmų plano koregavimas, rezultatų įvertinimas.

Kodėl reikia aptverti sodą, ar proceso valdymo esmė

Kodėl reikia apibūdinti tai, ką visi jau gerai žino? Šis klausimas kartu su sunkiu atodūsiu dažniausiai skamba skyriuose proceso metodo įgyvendinimo pradžioje. Proceso valdymo diegimo nauda ir argumentai yra žinomi ir labai apčiuopiami. Verslo procesus reikia aprašyti, analizuoti ir optimizuoti siekiant:

Efektyvus verslo tyrimas ir nuolatinis tobulinimas (įskaitant vadybą).
Matomumas, kuris padės išsamiai suprasti visų rūšių darbus žmonėms iš išorės.
Biurų „karų“ tarp departamentų minimizavimas, nes galima užregistruoti ir koordinuoti visus horizontalių procesų „užpakalinius“ skyrius.
Realių darbo procesų aiškumas, suprantamumas ir matomumas visiems darbuotojams. Esant nustatytiems verslo procesams, neįmanoma „išplėšti“ nei viršininkų, nei auditorių, nei kolegų.
Sumažinti įmonės priklausomybę nuo darbuotojų, ypač žvaigždžių, asmeninės kompetencijos. Standartizuotuose procesuose nėra vardų, yra tik pozicijų pavadinimai ir priskiriami veiksmai.
Procesų atkartojimui šakose.

Proceso metodo įgyvendinimas ir palaikymas yra daug paprastesnis, nei atrodo daugeliui darbuotojų ir įmonių vadovų. Šis stereotipas susiformavo, deja, dėl daugybės rinkoje esančių žmonių, save vadinančių konsultantais, kurie iš tikrųjų yra „proceso šarlatanai“ su hipertrofuota diagnostika apie sunkumus ir klaidas pakeliui į procesus.

Geriausias būdas įdiegti proceso valdymą yra tai padaryti pačiam. Svarbiausia - tikėti savo jėgomis ir dirbti apgalvotai bei lėtai, tokiems dalykams greitis nereikalingas.

Apie tipinius procesus

Kiekvienoje organizacijoje, nepriklausomai nuo jos profilio, galima suskaičiuoti keliasdešimt veiksmų iš eilės. Todėl verslo procesų klasifikacija to negali padaryti. Kitas klausimas yra, kaip grupuoti organizacijoje vykstančius veiksmus ir operacijas, kad viskas būtų logiška ir suprantama. Tam puikiai pasitarnautų standartinių procesų modeliai, kurių pagalba būtų galima nustatyti visas gamybos ir administracines sekas.

Bet, deja (o gal ir laimei), standartinių proceso modelių praktiškai nėra. Net tos pačios pramonės įmonėms, kurių gamybos ciklai yra panašūs, tipiniai verslo procesai (tokie kartais siūlomi konsultacijų rinkoje) jokiu būdu neatitiks tikrojo proceso vaizdo. Nebent, žinoma, bendrovės užduotis yra įdiegti tikrai veiksmingą proceso metodą, o ne oficialų oficialų atsakymą akcininkams „Mes visi esame kaip žmonės“.

Nusirašykite kitų tipų verslo procesus neveiks. Tiksliau, paaiškės, bet galų gale jis bus ne tik lygus nuliui, bet ir daug blogiau: diskredituojant tiek proceso požiūrį, tiek įmonės vadovybę jų „įprastomis idiotiškomis atrakcijomis dėl blogos galvos, kuri neduoda poilsio“ (pažodinė logistiko citata) įmonės po to, kai jis buvo priverstas sudaryti viso skyriaus procesus). Be abejo, verslo procesai organizacijoje nenori tokių žodžių.

Pagrindiniai proceso valdymo ypatumai

Pradėkime nuo mažo klausimo. Jei nuspręsite gaminti, pavyzdžiui, kėdes, tada visos operacijos, įskaitant spalvos pasirinkimą, kojų pjovimą ir pan., Tilps į verslo proceso grandinę. Klausimas: koks bus proceso rezultatas šios grandinės pabaigoje? Paruošta išmatos? Dideli pardavimai? Bet ne. Ant jūsų visiškai naujos kėdės patenkintas (ar nepatenkintas) vartotojas sėdi su savo nuomone, kuria turėtumėte būti tikras, kad domitės reguliariai.

Štai jis - esminis skirtumas tarp proceso požiūrio ir kitų valdymo sistemų: ne taburetė, o vartotojas, sėdintis ant šios taburetės.Jei kalbėsime apie įmonės biuro valymo procesą, tada grandinės gale bus ne „švarus biuras“, o darbuotojai, patenkinti švara ir tvarka šiame biure. Perėjimas nuo „gaminame labai geras kėdes“ į „vartotojai patenkinti mūsų gaminiais, giria ir perka daugiau“.

Kitaip tariant, pagrindinis kriterijus vertinant įmonės veiklą visais atžvilgiais yra klientų nuomonė, o ne jų pačių mintys apie save (paprastai žymiai pervertintos). Prekių ar paslaugų vartotojai yra išoriniai ir vidiniai.

Su išorės klientais viskas aišku - tai pirkėjai, tačiau kartais darbuotojams labai sunku priprasti prie vidinių klientų išvaizdos. Tipiškas pavyzdys yra paveikslėlis, kurį galima pamatyti apskaitos skyriuose. Tokių skyrių darbuotojai yra įpratę atsiskaityti tik vadovo ir finansiniame audite.

Iš pradžių jiems sunku priprasti prie to, kad jų darbo kokybę vertina kolegos iš kaimyninių skyrių: sąskaitos faktūros ar sąskaitos faktūros išrašymo greičio iš pradžių sukelimas tik sukelia šoką ir protestus. Vienintelis gydymas tokiose situacijose yra išsamūs paaiškinimai ir kantrybė. Ypač vertingi paaiškinimai gaunami iš įmonės vadovybės.

Kaip apibūdinti procesą

Kaip minėta aukščiau, kurti verslo procesus yra įdomus darbas. Svarbi sąlyga yra parodyti darbuotojams, kad ji yra:

Ne taip sunku, kaip gali pasirodyti.
Be galo įdomu ir įdomu.

Ne taip svarbu, kas tiksliai surinks išsamią informaciją ir kiekvieno proceso dalyvio - konsultanto, paskirto darbuotojo ar visos proceso vykdytojų komandos - seka (geriausia išeitis). Svarbiausia neskubėti ir rinkti išsamią ir maksimaliai išsamią informaciją, norint ją paversti grafine prezentacija. Galima ir teksto versija, šiuo atveju nėra griežtų reikalavimų, tačiau paveikslas veikia geriau nei teksto „siena“. Tai ypač aktualu, kai verslo procesai aprašomi daugybei žmonių.

Verslo procesų aprašymo algoritmas:

Surinkite proceso dalyvius.
Apibrėžkite proceso pavadinimą ir tikslą.
Pirmasis ir paskutinis veiksmas yra nustatyti proceso pradžią ir pabaigą.
Apibrėžkite įvestį ir viską, ką reikia įvesti (medžiagą, informaciją, kitus išteklius).
Nustatykite išėjimą (viską, ką reikėtų gauti kaip rezultatą).
Įvardykite verslo procesų etapus.
Įvardykite proceso savininką, kuriam suteikiama valdžia ir atsakomybė.
Tiksliai nustatykite ir suderinkite (labai svarbu!) Kiekvieno etapo atlikėją.
Paaiškinkite kiekvieno etapo laiką, išvardykite visus reikalingus patvirtinamuosius dokumentus ir formas.

Verslo procesų detalumo laipsnis gali skirtis. Tai priklauso nuo skaitytojų grupės, kuriai jie yra apibūdinami. Atrodo, kad geriausias pasirinkimas bus aiškus pradedančiajam, kuris atvyko į naują vietą ir pasinėrė į naujas pareigas. Verslo proceso mokymasis su susijusiais klausimais ir mentoriaus paaiškinimais būtų puikus mokymo vietoje pavyzdys.

Viename puslapyje bus naudinga atskirai nurodyti pagrindinius padidintos versijos procesus - „pakelkite paveikslėlį“, kad pamatytumėte visą proceso kraštovaizdį.

Mitai, klaidos ir patarimai

Rimta ir dažna klaidinga mintis yra manyti, kad verslo procesai turi būti pelningi. Tai tiesa, jei procesas susijęs, pavyzdžiui, su tiesioginiu pardavimu. Negalima kalbėti apie pelną kituose procesuose - formuojant personalo ataskaitas ar tarpinį prekių siuntimą. Pridėtinė vertė nėra pelno siekimas.
Nereikia rašyti didžiulių lapų su kuo detalesnėmis detalėmis. Net baisu žiūrėti į tokius „šedevrus“, jau nekalbant apie mokymąsi ar optimizavimą. Lakoniškumas ir paprastumas yra svarbiausi verslo procesų projektavimo reikalavimai.
Nepainiokite įmonių verslo procesų ir IT procesų, kurie neturi nieko bendra vienas su kitu, išskyrus vardus. Pagalvokite, kad IT procesai yra tik visiški vardai, daugiau nieko.
Nėra prasmės sugalvoti savo „autorių teisių“ būdų vaizduoti procesus. Geriausia naudoti įprastas sistemas, tokias kaip BPMN2.0 arba IDEF3, kurios sumažina klaidas ir padeda standartizuoti jūsų procesus taip, kad jie būtų suprantami plačiai vartotojų auditorijai.
Dažna klaida yra apibūdinti verslo procesus „tokius, kokie yra“ ir dėl to nusiraminti. Rezultatas yra „aprašymas vardan aprašymo“. Menininkai pamiršta, kad grafinių procesų kūrimas yra tik priemonė pagrindiniam tikslui pasiekti: patobulinimai, optimizavimas, mažesnės išlaidos, padidėjęs pelningumas ir kt. Verslo procesų rašymas yra tik pradžia. Įdomiausia prasideda vėliau.
Analizuodami ir koreguodami verslo procesus, jokiu būdu neturėtumėte ignoruoti išorinio konteksto, ypač šiandien greitai besikeičiančiame pasaulyje. Sandorio šalys, konkurentai, krizės, mokesčių pokyčiai - išorinėje aplinkoje nėra smulkmenų.
Stereotipai, susiję su japonų „legendomis“ apie liesą gamybą, „Toyota“ gamybos principus, kaizen sistemą ir kt. Neišmanydami apie japonų kokybės vadybos esmę, konsultantai ar patys darbuotojai bando savo naują verslo proceso sistemą pritaikyti japonų trafaretui. . Užsienio trafaretai niekada niekam nepadėjo, ypač Japonijos pokyčiai, kurie pirmiausia siejami su kultūros ir mentaliteto ypatumais.
Per daug dėmesio skiriama antrinėms detalėms: išsamus įmonės pietų užsakymo proceso aprašymas vargu ar suvaidins kokį nors vaidmenį gerinant įmonės efektyvumą. Būtina aprašyti ir optimizuoti visus veiksmus visuose departamentuose, tačiau prioritetai turi būti žinomi ir jų laikomasi.